На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти готовые бесплатные и платные работы или заказать написание уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов по самым низким ценам. Добавив заявку на написание требуемой для вас работы, вы узнаете реальную стоимость ее выполнения.

Помощь студентам 

Работа дома! Много заказов.

Работа авторам

 

Результат поиска


Наименование:


Реферат/Курсовая Значение и роль информации в работе менеджера

Предмет:

Не определен

Год сдачи:

2012

Объем (страниц):

Уникальность по antiplagiat.ru:*

Дата публикации:

03.07.13

Описание (план):


     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА» 
 

     Кафедра управления персоналом 
 
 

     КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

     по  дисциплине Персональный менеджмент 

     вариант: № 6 
 

     Выполнила студентка  

     заочной формы обучения 

     специальности 080504.65  «Государственное и муниципальное управление»
      
2 курса    21 группы                _____________ / Ракова И.Г../
                                                            (подпись)           (Ф.И.О.) 
 
 
 

     Отметка ________________
     Рецензент работы
     _____________ кафедры _____________         _____________
           (должность)                                                   (И.О. Фамилия)          
 
 
 
 
 

     Оренбург
     2009 
 
 
 

1. Значение и роль  информации в работе  менеджера.
 Информация  является основой исследовательской функции менеджера. Информация – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуациях .Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о положении и процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений. Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности: 1) по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении не скольких самых разнообразных проблем);2) по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает); 3) по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения); 4)по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией); 5)по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений). Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90%.
Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону. 
 Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения .
Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т. п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация, как цель исследовательской деятельности, сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь, проводя исследование, отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.  На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может "захлестнуть". На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление. Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации..
В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл. К таким помехам прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?». Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Конечно, подобный подход «до добра» не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием. Препятствием обмену информацией могут служить и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка. Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии, как известно, отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнера, забегании вперед ,  недослушивании до конца , постоянном комментировании услышанного. Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений. В определенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянный контроль над ее содержанием, способами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной ин формации письменной. 

2. Общие требования к документам.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", 
"владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй 
(заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.    Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа 
("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа 
("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах  используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает","ВНИИДАД считает возможным").
Согласование  документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Текст документа печатается через 1,5 междустрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один междустрочный интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», 
«Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

При печатании  документов используют 8 стандартных  положений табулятора пишущей машинки: от границы левого поля для печатания реквизитов. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию,слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 
10 мм от верхнего края листа.

3. Назначение информационного обеспечения.
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных  ее частей, называемых подсистемами.Подсистема- это часть системы выделенная по какому-либо признаку.
    Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем
    Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и  правовое обеспечение.
Информационное  обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит  в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное  обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а так же методология построения баз данных. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:   к унифицированным системам документации;   к унифицированным формам документов различных уровней управления;   к составу и структуре реквизитов и показателей;   к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:    чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки ;    одни и те же показатели часто дублируются в разных документах ;    работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач ;    имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:   исключение дублирующей и неиспользуемой информации;   классификацию и рациональное представление информации. При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления . Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:1-й этап — обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:   понять специфику и структуру ее деятельности;    построить схему информационных потоков;    проанализировать существующую систему документооборота;   определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.  2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.
Для создания информационного  обеспечения необходимо:   ясное  понимание целей, задач, функций  всей системы управления организацией;   выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;    совершенствование системы документооборота;   наличие и использование системы классификации и кодирования;   владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;    создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.
4. Требования к тексту  документов.
Текст- главный  реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р 6.30-97 пункт , посвященный тексту документа, начинает с указания на язык текста. Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Но ГОСТ определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:        
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;        
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Приступая к  составлению документа, руководствуются  следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и  круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения  правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно. При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного  в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера. Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые  к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.  Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует  избегать использования в одном  предложении однокоренных слов, тавтологии. (Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.) Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. (Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать ; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.)
Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить  по "Словарю сочетаемости слов русского языка". Подобные примеры употребления словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.
Служебные документы  отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, филиалы завода направляют и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Также пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок.
Широкое распространение  в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. (Например: военно-морские силы – ВМС). Их написание ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка.
В специальной  литературе документы делятся в  зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.
В тексте документа  обычно выделяются две смысловые  части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой -выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Наибольшая повторяемость  текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или  однородных фирм.
и т.д.................


Скачать полный текст работы


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.