На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти готовые бесплатные и платные работы или заказать написание уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов по самым низким ценам. Добавив заявку на написание требуемой для вас работы, вы узнаете реальную стоимость ее выполнения.

Помощь студентам 

Работа дома! Много заказов.

Работа авторам

 

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Бланки документов: понятие и виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления

Предмет:

Не определен

Год сдачи:

2011

Объем (страниц):

Уникальность по antiplagiat.ru:*

Дата публикации:

04.09.2012

Описание (план):


 
 
 
 
 
Контрольная работа
Делопроизводство 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

,
Содержание 
 

    Бланки  документов: понятие и виды, варианты  и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления……………………….3
    Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды согласования и правила оформления……………….6
    Протоколы, их виды, состав реквизитов,  правила оформления……….7
    Экспертиза ценности документов: понятие, критерии, оценки документов, порядок проведения………………………………………..11
    Задача……………………………………………………………………...19
Литература……………………………………………………………………….20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Бланки  документов: понятие  и виды, варианты  и способы размещения реквизитов, правила  оформления и изготовления
 
    Определение понятия “бланк документа” дает ГОСТ Р 5114198 “Делопроизводство и архивное дело”. Согласно этому стандарту “бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа”. Определение стандарта не говорит нам о том, на каком носителе должен быть изготовлен бланк документа. Современные технологии позволяют использовать для изготовления документов не только бумагу и бланки документов, изготовленные типографским или иным способом, но и так называемые электронные шаблоны бланков документов. Независимо от того, какими бланками пользуется организация, в любом случае бланк должен быть построен правильно.
    Требования  к бланкам документов установлены  государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.
    Кроме того, раздел 2 стандарта устанавливает  состав реквизитов документов, в т. ч. и реквизитов бланка. Несмотря на то что национальные стандарты в настоящее время не являются документами, обязательными для применения, большинство организаций применяют положения стандарта при проектировании и разработке бланков документов и при оформлении документов. Кроме того, постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 приняты Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), которыми установлен перечень реквизитов, применяемых при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. В этом перечне присутствуют реквизиты, применяемые в бланках документов.
    Рассмотрим, прежде всего, положения стандарта  ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт устанавливает состав реквизитов бланков:
    Государственный герб Российской Федерации;
    герб субъекта Российской Федерации;
    эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    код организации;
    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
    наименование организации;
    справочные данные об организации;
    наименование вида документа;
    дата документа;
    регистрационный номер документа;
    ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    место составления или издания документа. [2, c. 112]
    Для таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа  и ссылка на регистрационный номер  и дату документа, в бланках проставляются  лишь специальные отметки, содержательная составляющая реквизитов вносится при  составлении и оформлении документа.
    Стандарт  устанавливает размеры служебных  полей в документах (левое –  не менее 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20 мм), а также виды бланков (общий бланк, бланк конкретного  вида документа и бланк письма). Стандарт предусматривает варианты расположения реквизитов бланка: угловой  и продольный.


    Стандарт  устанавливает также, что в организациях могут использоваться бланки организаций, структурных подразделений, должностных  лиц. Организации самостоятельно решают вопрос о том, какие виды бланков  использовать. В большинстве своем  организации используют бланк письма и бланк конкретного вида документа (бланк приказа и (или) распоряжения). В органах государственной власти, в органах местного самоуправления используются также должностные  бланки: писем и конкретных видов документов.
    Особого внимания требуют так называемые общие бланки. Потребность в этих бланках была тогда, когда для  изготовления документов использовались пишущие машины. Общий бланк давал  возможность изготавливать такие  виды документов, как протокол, акт, решение и др. Наименование вида документа печаталось на общем бланке при изготовлении документа (наименование вида документа указывалось под  названием организации). Сейчас, когда  для изготовления документов используются персональные компьютеры, есть возможность  использовать шаблоны бланков для  любого вида документов, в том числе  и для тех, для которых раньше использовался общий бланк. В  настоящее время общие бланки остаются только в тех организациях (как правило, это органы власти), которые готовят документы исключительно  на бланках, изготовленных типографским способом. 
 

2.Согласование как способ предварительной оценки проектов служебных документов. Виды согласования и правила оформления 

    Согласование  документа оформляется визой  на документе или грифом согласования.
    Визирование проекта документа проводится при  необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
    Представляемые  на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.
     Визы включают личные подписи визирующих и дату. Место расположения виз для внутренних документов – оборотная сторона последнего листа документа. В случае составления документа в 2-х экземплярах – оборотная сторона последнего листа 2-го экземпляра. На исходящих документах визы проставляются ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. [3, c. 49]
     Замечания, особые мнения и дополнения к проекту  документа оформляются на отдельном  листе. В этом случае виза оформляется  следующим образом:
Замечания прилагаются  
Начальник отдела
Личная  подпись ФИО
     Замечания оформляются в свободной форме  и направляются руководителю, подписывающему документ.
     Внешнее согласование документа оформляется  соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО; наименование должности лица, с которым  согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
     Например:
СОГЛАСОВАНО  
Заместитель генерального директора
по  информационным технологиям
ОАО «XXX»
 
_________________ _________________
(личная  подпись) (инициалы, фамилия)
   
   СОГЛАСОВАНО  
 
 Письмо  Росархива от --- № ---
 
     Гриф  согласования располагается ниже реквизита  «Подпись» в левом нижнем углу документа. 

    Протоколы, их виды, состав реквизитов,  правила оформления
 
    Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
    Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
    С появлением в нашей стране акционерных  обществ возросло внимание к этому  виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов.
    При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.
    Типовые требования к составлению  протокола.
    В обобщенном виде порядок составления  протокола сводится к следующему.
    При подготовке к заседанию или собранию:
    формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;
    определяется состав основных докладчиков;
    подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.
    Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.
 
 
 
    Заголовочная  часть протокола
    Протокол  оформляется на общем бланке организации  или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе:
     - фирменное наименование организации;
     - название вида документа;
     - дата;
     - индекс;
     - место составления документа. [1, c. 55]
    При оформлении всех реквизитов, включая  реквизиты бланка, нужно учитывать  определенные правила. Только это может  обеспечить документу юридическую  силу.
    Фирменное наименование – это полное наименование организации на русском языке, закрепленное учредительными документами.

      Особенности оформления протоколов.

     При проведении технического совещания (заседания) у генерального директора, главного инженера, либо зам. генерального директора  с участием специалистов и руководителей  нескольких структурных подразделений  ведется протокол секретарем-референтом или лицом, назначенным руководителем.
     В окончательном виде, со всеми необходимыми приложениями, протокол оформляется  в трехдневный срок после завершения совещания (заседания).
     Протокол  составляется с учетом следующих  реквизитов: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения совещания (заседания), а номером протокола – порядковый номер заседания с начала года.
     В заголовке протокола указывается название заседания, например: ПРОТОКОЛ технического совещания по рассмотрению вопроса ...
     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
     Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель  – фамилия и инициалы;
Секретарь – фамилия, инициалы.
Присутствовали: - фамилии и инициалы сотрудников предприятия, должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.
      Повестка  дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».
      Основная  часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
      Протоколы подписываются председателем  и  секретарем.
      К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются  как приложения.
      Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копий самого протокола или выписки  постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании  протокола.
        Содержание особого  мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола  после соответствующего постановления (решения).
     Допускается форма составления протокола, при  которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим  вопросам.
     Протоколы совещаний (заседаний), решения которых  связаны с деятельностью нескольких структурных подразделений, могут  размещаться на внутреннем сайте  ОАО «XXX» в разделе «Общая информация».
 

    4.Экспертиза ценности документов: понятие, критерии, оценки документов, порядок проведения   

    Основные  критерии экспертизы ценности.
    Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. Критерии экспертизы ценности -- это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
    Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
    Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной  в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан  необходимой информацией.
    В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
    отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
    отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
    выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
    установление или изменение сроков хранения документов. [3, c. 34]
    Критериями  оценки происхождения являются: роль и место организации в системе  государственного управления, значимость выполняемых функций, время и  место образования документов. Критерий происхождения позволяет разделить  все организации, учреждения и предприятия  примерно на три группы.
    К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую  научную, историческую и экономическую  ценность. Это центральные и местные  органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и  промышленные объединения, крупные  заводы и фабрики и др.
    Вторую  группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и  целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются  в государственные архивы, как  правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы  организаций этой группы, которые  не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
    Третью  группу составляют преимущественно  организации вспомогательного и  обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
    Критерии  оценки содержания - значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям содержания относятся:
    значимость отраженных в документах событий;
    значение информации, содержащейся в документе;
    повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
    вид документа;
    подлинность документа.
    Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
    организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
    справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период - от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
    Критерии  оценки внешних особенностей документа - это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. К критериям внешних особенностей относятся:
    форма фиксирования и передачи содержания;
    удостоверение и оформление документа;
    физическое состояние документа.
    Рассмотрим некоторые критерии.
    1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых  созданы документы. В процессе  деятельности общества создается  огромное количество учреждений, организаций и предприятий с  разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
    2. Значимость содержания документов. В общем массиве документации  имеются документы, отражающие  деятельность учреждения, и документы,  играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной)  работы учреждения.
    К первой группе документов, наиболее полно  отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих  органов.
    Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета и др.) и  теряют свое значение через год, три  или пять лет.
    3. Время и место образования  документов. Этот критерий является  важным для экспертизы. В истории  нашего общества были периоды,  насыщенные событиями особой  важности. Это периоды войн, революций,  реконструкции народного хозяйства.  При оценке документов, созданных  в особые периоды истории, важную  роль играет и место их создания. Критерий времени и места создания  документа предполагает совокупную  оценку нескольких характеристик  ретроспективной информации: ее  оригинальность, достоверность, историческую  значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время - «большое видится на расстоянии».
    4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.
    5. Юридическую силу имеют главным  образом правильно оформленные  документы (подлинники). Иногда юридической  силой обладают и копии, но  при условии правильно оформленных  реквизитов. Поэтому так важно  правильно оформлять документы  в процессе делопроизводства.
    6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ -- это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники.
    7. Поглощенность содержания. Этот  критерий применяется при экспертизе  плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и  отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов - годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
    8. Физическое состояние документа.  Этот критерий применяется в  отдельных случаях. Если документ  сильно поврежден, но имеет  особую ценность, он должен быть  реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.
    Экспертиза  ценности документов проводится на основе перечней -- систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.
    В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности  оценки документов.
    Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки  и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.
    Работа  по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
    Первый  этап проводится в текущем делопроизводстве:
    при разработке и составлении номенклатуры дел;
    при регистрации документов;
    при направлении исполненных документов в дела;
    при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
    Второй  этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
    Третий  этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы  постоянного хранения в государственный  архив.
    При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких  как:
    «значимость проблемы или объекта, отраженного в документах»,
    «принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта»
    «соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие.
    Специфические критерии ценности применяются и  при экспертизе аудиовизуальных  документов: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации.
    Порядок проведения экспертизы ценности документов.
    Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и  критериев из ценности в целях  определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.
    ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными  президентом, Правительством и Государственной  архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а  также длительность хранения остальных  документов определяется Типовыми перечнями  документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми  архивной службой минимальные сроки  хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и  не должны быть нарушены.
    В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых  категорий на основе Типового перечня  могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли  после их утверждения совместно  с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих  случаях:
    при составлении номенклатуры дел;
    при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
    при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
    в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.
    Экспертная  комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после  их утверждения руководителем организации  или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как  правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
    ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с  полистным рассмотрением дел  постоянного хранения и дел с  отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная  комиссия архивного органа) для дел  временного хранения. [3, c. 36]
    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение  к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
и т.д.................


Скачать полный текст работы


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.