Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат/Курсовая Порядок составления служебных документов

Информация:

Тип работы: Реферат/Курсовая. Добавлен: 05.12.2012. Сдан: 2011. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    Содержание
1. Понятие реквизита. Полный список реквизитов..............................................3
2. Порядок оформления дел. Сдача дел в архив...................................................7
3. Протокол.............................................................................................................14
Список литературы................................................................................................15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа.
       Состав  реквизитов насчитывает 29 наименований и приведен в государственном  стандарте (Полный список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-97). Реквизиты располагаются  на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. К  наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной деловой практике относятся:
номера и наименования реквизитов даны по ГОСТ Р 6.30-97
и Изменению N 1 ГОСТ Р 6.30-97
03. эмблема организации  или товарный знак 
06. наименование  организации
07. справочные данные об организации
08. наименование  вида документа
09. дата документа
10. регистрационный  номер документа 
11. ссылка на  регистрационный номер и дату  документа
13. гриф ограничения  к доступу
14. адресат  
15. гриф утверждения  документа 
16. резолюция
17. заголовок к тексту
18. отметка о  контроле  (индекс предприятия  связи, почтовый адрес, телефон,  телеграфный адрес, факс, e-mail, название  банка и номер счета в банке).  
19. текст документа 
20. отметка о  наличии приложения 
21. подпись 
23. визы согласования документа
24. печать 
26. отметка об  исполнителе
27. отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело
28. отметка о  поступлении документа в организацию
29. идентификатор  электронной копии документа
       Просматривая  этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 3 реквизита из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (нименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.
Полный список реквизитов документов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный  герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта  Российской Федерации;
03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации; 
05 - код формы  документа; 
06 - наименование  организации; 
07 - справочные  данные об организации; 
08 - наименование  вида документа; 
09 - дата документа; 
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа; 
12 - место составления  или издания документа; 
13 - гриф ограничения  доступа к документу; 
14 - адресат; 
15 - гриф утверждения  документа; 
16 - резолюция; 
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о  контроле;
19 - текст документа; 
20 - отметка о  наличии приложения;
21 - подпись; 
22 - гриф согласования  документа; 
23 - визы согласования  документа; 
24 - печать;
25 - отметка о  заверении копии; 
26 - отметка об  исполнителе;
27 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;
28 - отметка о  поступлении документа в организацию; 
29 - отметка для  автоматического поиска документа.  

Для изготовления бланков документов используют следующие  реквизиты:
01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
При оформлении документов используют следующие реквизиты:
09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Порядок оформления  дел.
      Оформление  дела — это подготовка дела к  хранению в соответствии с установленными правилами.
      Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
      Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения  организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
      Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная  надпись. Она составляется на отдельном  листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.
      Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
      Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
      После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
      Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения  дела в одной организации, дата поступления  дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
      Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое  проставляется на основании заверительной  надписи дела.
      Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации  после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
      Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и номер дела.
       Составление описей дел.
        На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
      Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
      Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
      В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.
      Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок  дела (тома, части), полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число  листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
      В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
      Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии  нескольких томов (частей) каждый из них  также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и  присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.
      В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер  дел по описи.
      Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей  передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного  учреждения. Он печатается в четырех  экземплярах, заверяется руководителем  службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
      В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация  обязана в установленные сроки  сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
      Порядок передачи дел в  архив.
      В архив организации передаются все  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
      Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  организации, как правило, не передаются.
      Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
      При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
• отношение  на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних  дат документов;
• описи  в трех экземплярах, утвержденные ЭПК  архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются  на государственное хранение впервые;
• справку  о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).
      Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
      Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача  дел оформляется актом. Организация-сдатчик  и государственный архив расписываются  на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
      Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
      Архивное  хранение документов в электронной  форме.
      Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
      База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.
      Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
      Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной  карточке документа номера дела, в  которое помещается документ, автоматически  определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
      По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
      Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.