На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат Теоретические аспекты развития систем документооборота и информационных систем: понятие и основные тенденции развития. Главные направления развития электронной документации, особенности ее движения, а также технологии и организации документационных работ.

Информация:

Тип работы: Реферат. Предмет: Менеджмент. Добавлен: 15.10.2010. Сдан: 2010. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


Тема: Направления развития информационных систем и систем документооборота в современных организациях

1. Основные теоретические аспекты развития систем документооборота и информационных систем

1.1 Понятие и тенденции развития информационных систем в современной организации

Построение эффективной информационной системы, организация прохождения информационных потоков должны охватывать все подразделения. В ходе построения информационной системы не оставлено без внимания такое важное направление деятельности, как обеспечение информационной безопасности, антивирусной защиты, предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации и других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы.
Должны быть разработаны соответствующие регламентирующие документы, а также инструкция по организации технической эксплуатации средств вычислительной техники и требования по мерам безопасности при работе со средствами вычислительной техники.
1.2 Основные направления развития электронной документации

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Бизнес-Адвокат. № 9. 2005. - С. 8.
Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.
Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Вместе с тем, ряд авторов считают, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.». Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. М., 2009. С. 266.
В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.
К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства.
Возникла проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.
Классическая правовая трактовка термина документ (от лат. documentum - доказательство) связана с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с материальным носителем документа. В электронных же документах каждая из этих составляющих относительно самостоятельна, что обусловлено особенностями их изготовления, обработки, хранения и передачи.
Эта особенность во многом определяет специфику правового статуса электронных документов. Батянов М.В., Лобачев В.В. Электронная цифровая подпись. Проблемы правового применения: доклад [Электронный ресурс] www.ict.edu.ru/vconf/index.php.
В качестве юридических признаков документа на машинном носителе выступают: машинный носитель информации; компьютерная информация; реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.
Для категории электронного документа особое значение имеет четкое законодательное урегулирование его реквизитов, т.к. именно они придают информации на материальном носителе статус документа.
Технология изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять функции реквизита.
Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.
Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной цифровой подписи или других аналогичных средств идентификации подобно передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу может быть подтверждена показаниями свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.
Таким образом, для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Сафиуллина З. А. Документ как ведущий носитель смысла в социально-коммуникативных процессах // Делопроизводство. - 2004. - № 1. С. 28.
Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.
Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения "юридической силы" или "доказательственной силы" документа на таком носителе, например, электронной цифровой подписи.
Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча. Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. - 2003. - № 3. С. 30.
В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.
Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.
Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.
Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск - материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.
Компакт-диски изготавливаются из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.
По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:
1. Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.
2. Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.
3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).
В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.
Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.
В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют: по геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.); по внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных материалов); по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи); по виду записываемого сигнала (для прямой записи аналоговых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).
К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий). Из этой группы в настоящее время наиболее используемыми для работы с документированной информацией являются магнитные диски.
Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты). Столяров Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство. - 2003. - № 3. С. 31.
Жесткий магнитный диск (винчестер) - это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него. Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.
Гибкий диск (флоппи-диск) или дискета - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости.
В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.
Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.
Пластиковая карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи.
Пластиковые карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные.
В простых картах имеется лишь магнитная память, позволяющая заносить данные и изменять их.
В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart -умный), кроме памяти, встроен ещё и микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными. Семилетов С. И. Документ как продукт технологического процесса документирования // Делопроизводство. - 2009. - № 3. С. 15.
Технологии и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.
На перфорированном документе информация записана путем перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки соответствующих участков материального носителя.
В зависимости от назначения документы на перфоносителях подразделяют на три типа: 1) для управления автоматическими устройствами при выполнении различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий; 2) для управления, обработки, преобразования информации при проектировании изделий на ЭВМ; 3) для использования в процессе обработки и преобразования.
Запись информации на перфорированных документах может быть выполнена на непрерывной ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой ленты, или на плоскости, на которой запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя перфорированные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).
Перфокарты и перфоленты можно сгруппировать в виды по следующим признакам: по каналу восприятия - перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам; по материальной основе - искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты); по предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки); по расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией; по способу кодирования - вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании; по способу обработки - перфокарты ручной и машинной сортировки; по целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.
Перфорационная карта, перфокарта - это перфорированный носитель информации в виде прямоугольной карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путем пробивки отверстий (перфораций) или вырезки ее соответствующих участков.
Существует большое число видов перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий. Кузнецова Т. В. Способы создания документов (документирование) и их развитие // Секретарское дело. - 2004. - № 8-9.
Перфорационная лента, перфолента - носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения.
Перфоленту можно использовать: а) при передаче или приеме телеграфных депеш; б) при работе на вычислительных машинах и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской, и т. д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ; в) как запись информации научного и технического характера и т. д. на различных машинах и приспособлениях.
В массиве документов особое место занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ.
Микрографический документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.
· Микрографические документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ - 500 и более лет.
· Микрофильм - уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.
· Микрофиша - плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.
· Микрокарта - носитель информации на фотопленке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ, изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают микрокарту на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т. е. в отраженном свете). В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой - микроизображение всего документа. Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы. № 1. 2000. С.19.
2. Организация документооборота на примере

2.1 Движение документации

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования управленческого труда. При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.С.76-77.
В соответствии с национальным стандартом Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В документообороте различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. - М., 2008. С. 49. .
Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк для письма; общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на три группы:
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором и его заместителями;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Входящие документы поступают в ООО через почту (заказные и простые письма), по средствам курьеров, а так же по каналам электрической связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).
Все входящие документы принимаются централизованно, секретарем, который сидит в приемной у Генерального директора. Получая входящий документ, секретарь проверяет правильность доставки документа по адресу, указанному на конверте.
Если на конверте имеется пометка «лично», то секретарь не вскрывает письмо, а в запечатанном виде передает, указанному лицу на конверте. Затем, если конверт адресован правильно и нет пометки «лично», он вскрывает письмо и в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на лицевой стороне в нижнем правом углу проставляет отметку о поступлении документа, которая включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.
Движение документов в учреждении:
2.2 Технология и организация документационных работ

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.
Технологии ДОУ
Документооборот:
- Обработка корреспонденции
- Введение в информационную базу
- Доведение до исполнителей
- Контроль исполнения
- Анализ и оптимизация
Оперативное хранение:
- Систематизация документов
- Экспертиза ценности и определение сроков хранения
- Учет по группам хранения
- Обработка для длительного хранения
Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. С. 87..
Постановка делопроизводства. Общей задачей всех подразделений ООО является организация хозяйственной деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана предприятия, сохранности и эффективности использова и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.