На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Понятие номенклатуры дел, ее структура

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 15.12.2012. Сдан: 2012. Страниц: 14. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
 РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«УФИМСКАЯ ГОСУДАРТСВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ  И СЕРВИСА» 

                                                                 Кафедра туризма и гостеприимства 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа
По дисциплине «Документационное обеспечение управления СКСТ»
на тему «Понятие номенклатуры дел, ее структура» 
 
 

Выполнила: студентка 
СЗП-3 шифр 09.07.046
Арсланова М.В. 

Проверил:
преподаватель
Хисамутдинова А.Ф. 
 

Уфа – 2012
 

      СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………...3
    Общая характеристика номенклатуры дел……………………………….5
    Разработка номенклатуры дел……………………………………………..8
Практическая  часть. Штатное расписание предприятия сферы   СКСТ……..18
Заключение……………………………………………………………………….21
Список использованной литературы…………………………………………...23 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     После исполнения документы определенно  время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстрее  находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т. е группировка их в дела. Государственный  стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку».
     Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.
     Номенклатура  дела – систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
     Номенклатура  дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
    номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
    каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
    номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
    номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
    номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
     Всякий  процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно  организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.
     Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в  соответствии с номенклатурой дел.
     Правильное  формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в  постоянно растущем документом массиве  предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации  делопроизводства. 
 

 

    ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
 
     Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие  из которых:
    охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
    раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
    конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
    систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.
     Виды  номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
     Типовая номенклатура дел составляется для  организаций, однородных по характеру  деятельности и структуре, устанавливает  для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным  документом.
     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
     Независимо  от существования типовой и примерной  номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
     В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации  в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
     При наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в  конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех  дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут объединяться или  разъединяться в зависимости  от объема документации или специфики  работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или  примерной номенклатурой, переносятся  в конкретную номенклатуру дел без  изменений. Таким образом, наличие  типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
     При разработке сводной номенклатуры дел  необходимо придерживаться следующих  правил:
    все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);
    каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение индекс, который включает:
      индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
      порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).
     При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается  степень важности вопросов, взаимосвязь  документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается  группа дел, которая включает документы  вышестоящих организаций, далее  группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово – отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.
     В номенклатуру дел не включаются:
    печатные издания;
    брошюры;
    справочники;
    реферативные журналы;
    экспресс-информация и т.д.
     Как в номенклатуре дел структурных  подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:
    новые дела, которые включены в номенклатуру;
    переходные дела;
    должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
    факт передачи дел на государственное хранение.
     В конце календарного года номенклатура дел предприятия обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.
     Номенклатура  дел, как организации, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется.
 

    РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
 
     Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
    определение круга документов для включения в номенклатуру;
    составление заголовков (наименований) дел;
    разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
    определение сроков хранения дел;
    определение системы индексации и установления индексов дел;
    оформление и удостоверение номенклатуры дел.
     Определение круга документов для включения  в номенклатуру.
     Основное  требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц.
     В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой – либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
     В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так  называемые переходящие дела). Они  вносятся в номенклатуру каждого  года на протяжении всего срока решения  вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися  после начала года в результате появления  в деятельности организации новых  вопросов. Для таких дел в конце  каждого раздела номенклатуры предусматривается  несколько резервных номеров.
     Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).
     Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
     Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также  указание подлинности, копийности и  т.д. В заголовках дел не употребляются  формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.
     Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
     Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Уфа», «Дело об организации довузовской подготовки в УГАЭС».
     При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится  дело, указываются в именительном падеже.
     Термин  документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2012 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
     Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.
     В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу  она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать  следующее:
    если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с фирмой «Флайт-тур» о выполнении контракта по обеспечению жителей города туристическими путёвками»;
    если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например: «Переписка с рекламными агентствами региона об изготовлении и выпуске различных видов реклам»;
    если однородные корреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в её заголовке это отразить, например, «Переписка с юношескими спортивными клубами городов Поволжья об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадах и чемпионатах».
     В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается  лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Молодежь и бизнес».
     Свои  особенности имеют заголовки  дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.
     При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указывают вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора Университета по УР за 2012 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2012 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета», «отчёты об отгрузке товаров».
     В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовой отчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)».
     Заголовки дел формулируются на основе определений  документируемых участков работы и  вопросов деятельности организации. При  этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.
     Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где  составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а  также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту  «адресат» и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.
     Основным  признаком, который обязательно  следует отразить при составлении  заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы  дела.
     Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы  документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы  одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы  за несколько лет. Географический признак  используется реже, как правило, в  тех случаях, когда в деле сгруппированы  документы нескольких авторов или  корреспондентов, объединенных признаком  территории, на которой они расположены.
     Элементы  заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или  виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности.
     Разработка  классификационной  схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.
     В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации  дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.
     Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.
     Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после  этого – месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
     При большом количестве однородных корреспондентов  дела можно размещать в алфавитном порядке наименований. Корреспондентов  или географических названий, например:
     - «Переписка с ВУЗами Астраханской области»;
     - «Переписка с ВУЗами Волгоградской области»;
     - «Переписка с ВУЗами Самарской области» и т.д.
     Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. В этом случае разделами  сводной номенклатуры дел будут  служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным  расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.
     В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами  номенклатуры являются управленческие функции или основные направления  деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое  обеспечение, кадры, документационное обеспечение.
     Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных  подразделениях, так как только в  этом случае достигается быстрый  поиск конкретного дела и необходимых  документов.
     Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными.
     Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие  функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и  т.п.).
     Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
     Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством  в 2011 году, исчисляется с 1 января 2012 года.
     Индексация  дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.
     Если  организация небольшая и не имеет  структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в  номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
     В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер  дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что  дело было сформировано в структурном  подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».
     Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним  и тем же индексом.
     Порядок оформления и удостоверения  номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.1.
     Форма номенклатуры представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количество томов, сроки хранения и примечания.
     номенклатура  дело делопроизводство
 
 
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА
Индекс  дела Заголовок дела Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и 3статьи по Перечню Примечание
01-02 Устав фирмы   Пост., ст. 37  
01-03 Штатное расписание   Пост., ст. 52  

 
     В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для  заведения дополнительных, не предусмотренных  заранее дел в случае их появления.
     Вторая  графа – название заголовков дел.
     Каждое  дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании  делопроизводственного года. Поэтому  третья графа – количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда.
     В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.
     В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
     В конце года в номенклатуре заполняется  итоговая запись о категориях и количествах  заведенных и включенных в номенклатуру дел.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.