На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

Информация:

Тип работы: Реферат. Предмет: Менеджмент. Добавлен: 11.12.2010. Сдан: 2010. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


30
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Реферат
Организация документооборота
Краснодар 2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Характеристики и принципы организации документооборота
2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов
2.1 Входящие документы
2.2 Исходящие и внутренние документы
3. Регистрация документов
3.1 Регистрационные формы
4. Информационно-справочная работа
5. Контроль исполнения документов
6. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации важный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
1. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
· последовательности перемещений документов;
· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
· технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).
В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
· оперативность движения документов;
· обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.
Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.
Документооборот -- технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.
К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
· разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;
· особенности маршрутов движения определенных групп документов.
По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.
Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.
В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.).
Схемы движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.
На рисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающие документы изображены прямыми линиями, а внутренние документы - линиями из точек.
Рисунок 1 - «Схема движения документов организации».
Труднее всего регламентировать маршруты движения внутренних документов, за исключением распорядительных документов.
Количественные характеристики документооборота:
* параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);
* время движения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа -- в отдельном подразделении).
Объем документооборота -- количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
При определении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой -- количество подлинников, в знаменателе -- количество копий.
Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).
Документооборот бумажных и электронных документов в организации должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.
2. ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ. ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.
2.1 Входящие документы
Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах -- секретарь.
При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки -- наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии XIя определении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.
Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.
После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.
После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.
2.2 Исходящие и внутренние документы
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:
* подготовка проекта документа;
* оформление и согласование (визирование) проекта;
* подписание проекта;
* регистрации документа;
* отправка из организации.
Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.
Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).
При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).
Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).
После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.
Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.
На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.
Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.
3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.
Регистрация документа -- это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).
При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.
Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, -- необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы.
Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.
Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам ввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах, например США, документы не регистрируют. Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.
В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.
Регистрации подлежат документы:
* поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;
* входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;
* важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);
* документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);
* ценная и заказная корреспонденция.
Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.
Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте - службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, изображенный на рисунке 2.
Рисунок 2 - «Регистрационный штамп»
Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующие перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.
Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.
Основные правила регистрации документов:
* однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);
* регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;
* входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие -- в день подписания, телеграммы -- немедленно после их получения, их сразу передают адресату.
Регистрационный индекс (номер) документа -- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года). Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа - 02-06/645.
Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).
3.1 Регистрационные формы
Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.
Журнальную форму используют в небольших организации (при объеме документооборота -- до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная -- исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1617 1819 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления
Входящий №
Дата документа
№ документа
Краткое содержание
Резолюция:
Срок исполнения
Исполнитель
Рисунок 3 - «Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки».
Исполнитель
Дата
Исходящий №
Куда (Кому)
Количество листов
Кем подписан
№ дела
Краткое содержание
Ход исполнения
Отметка об исполнении
Фонд №
Опись №
Дело №
Рисунок 4 - «Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки».
При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один -- для справочной картотеки, второй -- для контрольной картотеки, третий -- вместе с документом передают исполнителю.
Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.