На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Контрольная Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.

Информация:

Тип работы: Контрольная. Предмет: Менеджмент. Добавлен: 07.08.2010. Сдан: 2010. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Факультет заочного образования
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»
Выполнил студент
ПАВЛОВ П.Н.
Шифр Э - 02 - 76 - М
Специальность 0060800 «Экономика и управление на предприятии»
НОВОСИБИРСК
2005
ОГЛАВЛЕНИЕ

1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации
2 Практические задания
Используемая литература
1 Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации

Систематизация документов
В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от квалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых при работе с документами.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Организационный аспект включает разработку оптимальной структуры службы делопроизводства.
Практика выработала три формы организации работы с документами - централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта форма является наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизация возможна только в небольших учреждениях.
При децентрализованной форме организации каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов. Эта форма характерна для тех учреждений, где аппарат территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.
Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном звене выполняются операции по созданию, систематизации, хранению документов.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах. Они являются основными средствами передачи информации, отражают планы, программы учреждения, выступают как предмет и результат труда.
Документы классифицируются по ряду признаков:
· по месту составления - внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);
· по содержанию - организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;
· по особенностям происхождения - служебные и личные;
· по срочности - срочные (доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой « срочно») и несрочные;
· по стадиям создания документа - черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски;
· по степени сложности - простые (содержат один вопрос) и сложные (два и более);
· по способу фиксации - письменные, графические, акустические, фото и кинодокументы;
· по видам - типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные;
· по наименованию - устав, приказ, договор, акт, план и т.д.;
· по степени гласности - обычные, секретные и для служебного пользования;
· по срокам хранения - долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;
· по юридической силе - подлинные и подложные документы;
· по роду деятельности документы классифицируются на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.
Система документации - это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Имеются межотраслевые, отраслевые системы документации, в которых отражается специфика той или иной деятельности.
Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) формируются в отдельные дела по видам документов и хронологии.
Документы коллегий группируются в два дела:
1. Протоколы и решения коллегии;
2. Документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, заключения, проекты решений и др. документы).
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, группируются в отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· заявление о приеме на работу; направление или представление;
· анкета, листок по учету кадров, автобиография;
· документы об образовании;
· выписка из приказа о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении);
· дополнения к личному листку по учету поощрений;
· справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного назначения, которые группируются отдельно от личных дел).
Копии приказов о поощрении, изменении фамилии, о взыскании и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Лицевые счета служащих и рабочих группируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления, жалобы граждан следует формировать в два дела раздельно:
· предложения и заявления по улучшению работы данной фирмы, учреждения;
· заявления граждан по личным вопросам.
Документы в этих личных делах следует располагать в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которую заносят повторные заявления (жалобы) и дополнительные документы.
Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела.
Авторские свидетельства, патенты на изобретения, рационализаторские предложения, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты и т.д. группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному виду документа. Причем порядок расположения их в деле определяется правилами, которые предусматривают группировку документов в следующем порядке:
· внутренняя опись документов, находящихся в деле;
· рационализаторское предложение-заявление с описанием сущности предложения и с приложением в необходимых случаях эскизов, чертежей, схем;
· копия справки, выданной заявителю о получении от него рационализаторского предложения;
· копия письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения;
· решение о принятии или отклонении рацпредложения;
· переписка по рационализаторскому предложению.
Машинограммы (документы, полученные с факсов, принтеров) группируются на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
Переписка фирмы, организации группируется в дело за период календарного (учебного) года и систематизируется в хронологической последовательности: документ- ответ за документом запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса деле за предыдущий год, в котором хранятся ранее заведенные документы по этому вопросу.
Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями группируют по конкретным вопросам.
Основные принципы упорядочения и хранения документации
Ежегодно в предприятиях создаются десятки документов, которые отражают его многогранную деятельность. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. Другие документы представляют ценность в течение многих лет, есть документы, содержащие научную, практическую ценность и должны хранится постоянно. Такие документы сдают на архивное хранение. Сдаче дел в архив предприятия предшествует экспертиза их ценности, заключающаяся в определении политического, социально-культурного, научно-исторического и иного значения документов.
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.
Существуют два вида перечней:
· перечни документов с указанием сроков хранения;
· перечни документов, подлежащих передаче на Государственное хранение.
Экспертиза ценности проводится при:
· составлении номенклатуры дел;
· формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
· подготовке дел к последующему хранению;
· подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.
Принципы и критерии ценности документов.
Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплектности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документа.
К критериям происхождения относятся:
· роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций;
· время и место образования документов.
К критериям содержания (основного критерия) относятся:
· значимость событий, отраженных в документе;
· значение содержащейся в документе информации, ее повторения в других документах, целевое значение;
· вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
· наличие резолюций;
· особенности передачи дел;
· особенности материальной основы документа;
· особенности физического состояния документа.
Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (акты, договоры), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.
Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным. Например, документы обгорели, повреждены и т.п. Если документы представляют особую ценность по другим критериям, их передают на реставрацию, если же нет - уничтожают.
Для организации проведения экспертизы документов, для отбора и передачи их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организации отрасли (системы), а также в Министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в организациях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЦЭК и ЭК организации являются совещательным органом и работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и получают от ЭПК необходимые организационно-методические указания.
Основанием для работы ЭК, ЦЭК является Типовое положение, утвержденное Государственной архивной службой России.
Экспертная комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя предприятия в составе 3-5 человек. В состав ЭК включается заведующий ведомственным архивом (лицо ответственное за архив), а в состав ЦЭК представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы. Об ЭК разрабатывается специальное положение. Заседания ЭК протоколируются, решения утверждаются руководителем предприятия, а некоторых случаях и архивным учреждением.
ЭК предприятия осуществляет следующие функции:
· рассматривает проекты номенклатуры предприятия и его структурных подразделений;
· организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
· рассматривает описи на дела постоянного хранения, по и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.