Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

 

Повышение оригинальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Делопроизводство и документооборот на предприятии

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 08.02.13. Год: 2011. Страниц: 29. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Департамент образования и молодежной политики ХМАО – Югры
Автономное  учреждение среднего профессионального  образования
Ханты –  Мансийского автономного округа – Югры
Ханты –  Мансийский технолого – педагогический колледж 
 

Специальность 032002 Документационное обеспечение  управления и архивоведение 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Тема: Делопроизводство и документооборот на предприятии 

по дисциплине Документационное обеспечение управления 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:
студентка
3 курса  208 группы
Карелина  Елена 

Преподаватель:
Анохина
Валентина
Михайловна  
 

г. Ханты  – Мансийск, 2010
Содержание 
Введение
Глава 1. Документооборот в организации
1.1. Понятие делопроизводства, документа, документооборота.
1.2. Документопоток. Понятие, характеристики, учет
Глава 2. Этапы документооборота
2.1. Прием  и первичная обработка поступающих  документов службой ДОУ 
2.2. Предварительное  рассмотрение  документов службой  ДОУ
2.3.Регистрация  документов
2.4.Организация  внутреннего движения документов
2.5.Обработка  исполненных и отправляемых документов
Глава 3. Порядок и сроки хранения документов
3.1. Номенклатура  дел.
3.2.Формирование  дел.
3.3. Обеспечение  сохранности документов
Глава 4. Типы документов и их классификации
Глава 5. Исполнение документов
Глава 6. Подготовка дел к архивному хранению
Список литературы
Приложения  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.
       При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
       В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
     Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода  времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
     Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.
     Целью моей курсовой работы является рассмотрение ………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Документооборот в организации 

       Понятие делопроизводства, документа, документооборота
      Делопроизводство  представляет собой особый вид деятельности, связанный с обработкой документов. Оно осуществляется во всех учреждениях, в организациях и на предприятиях, где существуют документооборот  и где производится регистрация  получения и учет, изучение, анализ, изготовление и рассылка документов заявительного, информационного, уведомительного, распорядительного или иного  официального характера.
      Организация и порядок ведения делопроизводства в Российской Федерации регулируются  ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской  Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998г. № 28.
      Названный стандарт устанавливает термины  и определения которые обязательны  для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и  архивному делу. В частности, в  соответствии со стандартом:
      делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
      документированная информация (документ) признается как  информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 
      Внешние признаки документа отражают форму  и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. По форме выражения информации выделяют следующие виды документов: изобразительный, графический, аудиовизуальный, кинодокумент, фотодокумент, иконографический, фоновый, текстовой, письменный, рукописный, машинописный, документ на машинном носителе, видеограмма  документа.  По особенностям оформления – документы черновые и документы беловые. В зависимости от автора – документы личные, официальные, служебные. Официальные документы, кроме того, подразделяются  по юридической силе, которая зависит от компетенции органа или должностного лица, издавшего такой документ.
      Документооборот – движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Порядок движения документооборота определяется процессом управления в организации. Анализируя документооборот, можно понять, какова система управления в организации. Эти два явления взаимосвязаны и взаимозависимы. Документооборот является формальной основой деятельности организации и бизнеса в целом. Правильно налаженная система документооборота в организации поможет избежать ошибок и недоразумений.  
      Документооборот можно разделить на две большие  группы по видам документов : первая – организационно – распорядительная, в которую входят распоряжения, приказы, служебные записки, докладные, письма и т.д. ; вторая – технологическая, в которую входят документы, связанные  с осуществлением организацией своих  функций (бухгалтерская и налоговая  отчетность).
      В соответствии с масштабом документооборота можно выделить объем конкретного документооборота конкретного сотрудника организации, отдела организации, структурного подразделения, организации в целом, корпорации с определенным количеством филиалов, одной из отраслей управления или государства в целом.
      Как правило, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная  система документационного обеспечения  управления, рассматривают в качестве базовой единицы документооборот  организации как юридически независимого элемента, обладающего полным набором  технологических процессов. Возвращаясь  к тому, что документооборот отражает систему управления в организации, нужно отметить важную роль анализа  документооборота для совершенствования  аппарата управления. Проводя анализ документооборота, можно выбрать разные  по объему объекты исследования: один документ, документопоток, весь документопоток. Но наиболее удобным и чаще всего используемым объектом является документопоток. 
 
 

       Документопоток. Понятие, характеристики, учет 
 
     Документопоток  – движение документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально – множительной службой.
     В каждой организации одновременно присутствуют несколько потоков документов. Эти  потоки подразделяются по составляющей их документации. Документация в организации  по своему происхождению делится  на входящую, исходящую, внутреннюю. Соответственно потоки документов делятся на поток  входящих, поток исходящих и поток  внутренних документов организации. Что  же составляет каждый поток?
     Документы, поступающие в организацию извне, составляют поток входящей документации. Документы, направляемые организацией или предназначенные для отправки за ее пределы, составляют поток исходящей  документации. А поток внутренней документации составляют документы, движение которых локализовано внутри организации, т.е. не предназначенные для выхода за ее пределы.
     Под сущностью документопотока, его содержанием и предназначением понимают совокупность документов, входящих в его состав, совокупность информации, которую они содержат.
     Неразрывно  с содержанием, сущностью документопотока  связана количественная составляющая, характеризирующая его объем. Под  объемом документопотока понимают количество документов, как подлинников, так и копий. Иногда к объему документопотока  относят и объем информации, содержащейся в документах организации.
     Кроме объема и содержания документопоток характеризуется наличием определений  структуры, которая тесно связана  с назначением документопотока, с целью его функционирования. На основе структурных признаков  осуществляется классификация документов в организации, формируются справочные базы по документам организации.
     В зависимости от разных факторов, например времени года, сезонных увеличений или уменьшений рабочей активности, меняется насыщенность и временные  составляющие информационных характеристик  документопотока. Эти составляющие образуют режим документопотока.
     Документы движутся в организации не хаотично, а в определенном направлении. Направление  документопотока – еще одна характеристика, важность которой бесспорна. На направление  документопотока влияют способ оценки документов и способ удостоверения документов. В соответствии с этими факторами документы направляются, например, на ознакомление, согласование, утверждение.
     Направление документопотока зависит от сути конкретной технологической стадии обработки документов в нем. Например, входящие документы подразделяются на документы, подлежащие регистрации, и документы, не требующие регистрации.
     Количество  документов всех потоков, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период, составляет объем документооборота организации. В зависимости от объема документооборота, как правило, выбирается организация  формы делопроизводства (традиционная или автоматизированная).
     Одна  из основных характеристик – его  цикличность. В зависимости от этой категории организуется все документальное обеспечение управления, определяется количество сотрудников, комплектация необходимыми средствами оргтехники.
     Объем документооборота учитывается при  выборе системы документооборота, автоматических средств делопроизводства, при оценке необходимого для эффективной работы персонала, а так же для осознания реальной загруженности персонала, работающего с документами.
     Осуществляя подсчет документооборота, подлинники и копии должны учитываться отдельно друг от друга. При этом удобно оформлять  это число в виде дроби, числителем которой будет количество подлинников  документов, прошедших обработку  в организации, а знаменателем –  численный показатель копий этих документов.
     Учитывать количество копий, как и число  не подлежащих регистрации документов, очень важно, поскольку без их учета сведения о документообороте будут значительно снижены. Совершенствование  методики учета количества документов позволяет составить более реальную картину существующего в организации  документооборота.
     Можно выделить основные цели исследования документопотоков организации:
      Упрощение процедур обработки документов сотрудниками организации;
      Повышение эффективности деятельности административного, управленческого аппарата организации;
      Повышение скорости документопотоков в организации.
    Все цели взаимосвязаны и вытекают одна из другой.
    Для фиксации движения документов в организации  и дальнейшего анализа этих данных применяются  различные способы. На основе анализа результатов возможно проведение мероприятий по рационализации и оптимизации существующего в организации документооборота. Среди способов можно назвать составление графиков, схем, технологических карт, построение информационных моделей и т.д.
    Оптимизация документооборота в организации  основывается на принципах научной  организации труда, а так же обычаях  и практике делопроизводства. Современные  методики организации документооборота в организации, независимо от его  формы (бумажный или электронный), требуют  определения четких фиксированных  путей прохождения документов. Учитывая, что каждый документ проходит в организации  определенные пункты обработки, необходимо выявить эти этапы, оценить их целесообразность и разработать  наиболее оптимальный порядок движения документов в организации в виде схемы. Схема, утвержденная руководителем  организации, приобретает силу нормативного документа. Схема не должна предусматривать  только один вариант движения документа. Более рационально составление схем, предусматривающих унифицированные системы документации и строились технологии проектирования электронного документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Этапы документооборота 

    Официального  понятия «этапы документооборота»  не существует, можно сформулировать его как порядок движения документов в организации. По существу, этапы  документооборота – это сформулированные поэтапно общие правила организации  документооборота. Можно выделить несколько  этапов:
    1)прием  и первичная обработка поступающих  в организацию документов;
    2)предварительное  рассмотрение документов службой  документационного обеспечения  (ДОУ)
    3)регистрация  документов
    4)порядок  движения документов внутри организации  (включает информационно – справочную  работу, доведение документов до  исполнителей, контроль за их  исполнением, прохождение согласования  и подписание проектов документов)
    5)обработка  исполненных и отправляемых документов.
    Каждый  их перечисленных  этапов заслуживает  отдельного рассмотрения.
    Процесс управления в любой компании связан  с огромным количеством информации и документов, которые ее содержат. Делопроизводство – документационное обеспечение управления, является одной  из основных обслуживающих функций  управления организации со своими целями, задачами. И осуществляться эта функция  должна обособленным отделом или  службой документационного обеспечения  управления.
    Наименование  службы ДОУ не имеет принципиального  значения, это может быть секретариат, канцелярия, управление делами, отдел  производства и т.д. В небольших  организациях может не быть обособленной службы ДОУ, а функции этого отдела могут выполнять секретарь, делопроизводитель, инспектор отдела кадров или другое назначенное руководителем лицо.
    Примерный перечень  функций службы ДОУ:
      Разработка форм и бланков документов;
      Обеспечение создания документов, контроль за качеством выполнения и оформления бланков;
      Контроль за соблюдением процедуры согласования документов;
      Установление единого порядка документооборота в организации;
      Регистрация и учет документов;
      Обработка документов;
      Предварительное рассмотрение документов;
      Контроль за исполнением документов;
      Систематизация документов;
      Обеспечение хранения и использования документов;
      Подготовка и передача документов в архив организации;
      Обеспечение защиты документированной информации.
    Как правило, служба выполняет также  функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами, разработкой и внедрением новых  форм и методов работы с документами, совершенствованием документооборота в организации, повышением его эффективности. 

2.1. Прием  и первичная обработка поступающих  в организацию документов  

    Вся корреспонденция и документы, поступающие  в организацию, должны проходить  начальную централизованную обработку. Этим занимаются сотрудники службы ДОУ  или иные уполномоченные на это сотрудники организации.
    При поступлении корреспонденции и  документов в организацию сначала  проверяется правильность адресата доставки и целостность упаковки. В случае, если корреспонденция ошибочно доставлена, ее возвращают на почту  или пересылают адресату.
    При получении корреспонденции в  поврежденной, вскрытой или вызывающей сомнение упаковке необходимо провести особенно тщательную проверку на наличие  механических повреждений, а так  же полноту присланных документов и приложений к ним. Конверт вскрывается, проверяется целостность вложений. В случае сомнений в целостности вложений возможны следующие варианты действий сотрудника службы ДОУ:
    Составление перечня дефектов, выявленных при приеме корреспонденции. Если выявленные дефекты существенны( неполный комплект документов, либо они повреждены, либо комплект документов не соответствует описи вложения), сотрудник, принимающий документы, составляет акт, который прилагается к документам и передается для принятия решений по существу и утверждению
    После вскрытия корреспонденции конверт либо уничтожается, либо прикрепляется к самому документу, если он содержит значимую информацию. Не уничтожаются конверты в тех случаях, если :
    На конверте есть обратный адрес и фамилия отправителя, которых нет в самом документе;
    Документ не датирован, и дата устанавливается по почтовому штемпелю;
    Документы с просроченным сроком исполнения
    Корреспонденция, имеющая гриф «лично», не вскрывается, а передается адресату. Если корреспонденция  по смыслу носит личный характер, но не имеет графу «лично», она должна быть передаваться адресату вместе с  конвертом.
    При приеме и первичной обработке документов на них должна быть проставлена отметка о поступлении документов( реквизит 29). Она проставляется в нижнем  правом углу первого листа в виде штампа. Как правило, в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
    Необходимо  обратить внимание, что учитываться  должны все документы, а не только те, что подлежат дальнейшей регистрации. В противном случае значительно  уменьшается показатель входящего  документопотока, и невозможно посчитать  время, затраченное сотрудником  на обработку неучтенной документации.
    При проставлении отметки нужно обратить внимание на следующие моменты:
    Если документ содержит приложения, то отметку  целесообразно продублировать на первом листе приложения;
    В случае наличия на конверте надписей «вручить немедленно» или «срочно» и иных подобных необходимо отметить точное время их получения;
    В случае получения повторного документа необходимо сделать отметку о получении первого документа уже находящегося в организации;
    Если корреспонденция передается адресатам без вскрытия, отметку необходимо ставить на конверте, упаковке;
    Если документ подлежит длительному или даже краткосрочному хранению в службе ДОУ, об этом делается пометка в верхнем правом  или нижнем левом углу документа.
    Чтобы система документооборота в организации  была более эффективной, а учет документов был более точным, необходимо обрабатывать всю документацию, в том числе  полученную по почте, электронной почте, факсу и т.д. 

    2.2. Предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения  управления (ДОУ)
    Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ  – это условно выделенный этап документооборота в организации.
    Предварительное рассмотрение проводится с целью  распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного  рассмотрения руководством, и документы, направляемые непосредственно в  структурные подразделения и  ответственным исполнителям.
    Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании  установленного в организации распределения  обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  должностным лицам.
    При рассмотрении документа необходимо учитывать:
      Вид документа (нормативный правовой акт, распоряжение, письмо, отчет, заявление и т.д.);
      Срочность исполнения документа;
      Важность его содержания;
      Кто автор документа;
      Сложность поставленных вопросов;
      Конкретного получателя корреспонденции (должностное лицо или отдел).
    Документы, адресованные руководству организации  или без указания конкретного  должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в  службе документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.
    Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях и под подпись. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
    При необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. 

    2.3. Регистрация документов  

    Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 –  это запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или получения.
    Целью регистрации признается учет документов, организация справочной работы с  ними и осуществление эффективного контроля за исполнением документов. Регистрация подтверждает факт создания, получения и передачи документа.
    Регистрация предполагает следующие операции:
      Присвоение регистрационного номера;
      Внесение номера в регистрационную форму с заполнением основных сведений о документе.
    В результате регистрации документов в организации создается своеобразная база данных документов, возможности  использования которой очень  многообразны и согласованы с  целями регистрации. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно – статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частичных лиц.
    Не  подлежат регистрации:
      Рекламные материалы, поступающие в организацию (буклеты, листовки);
      Поздравительные письма, открытки, телеграммы;
      Прейскуранты, прайс – листы, тарифы на услуги;
      Пригласительные билеты;
      Программы семинаров, конференций;
      Периодические издания.
    Вышеперечисленная корреспонденция учитывается на первом этапе документооборота –  прием и первичная обработка  поступающей в организации документации. Ее учет необходим для достоверного показателя величины документооборота и учета времени, затраченного сотрудниками на обработку документации.
    Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов. Этот номер, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса разделяются косой чертой.
    Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые  - в день подписания или утверждения.
    При передаче зарегистрированного документа  из одного подразделения в другое, он повторно не регистрируется.
    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по    основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово – хозяйственной, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально – техническое снабжение.
    Порядковые  регистрационные номера присваиваются  документам в пределах каждой регистрируемой группы.
    Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится децентрализовано в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация –  в плановом отделе, снабженческая  – в отделе снабжения, протоколы  и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения.
    Место регистрации документа закрепляется в инструкции по ДОУ или табеле документов организации.
    Документы регистрируются на регистрационно –  контрольный картах (РКК) или в  других регистрационных формах. Существует три формы регистрации документов : журнальная, карточная и автоматизированная.
    Журнальная  регистрация – наиболее старая форма  регистрации документов. Она, возможно, проще и понятнее, но имеет ряд  недостатков. Во-первых,  в журнале  нельзя систематизировать записи. При  использовании данной регистрационной  формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы  для регистрации входящих, исходящих  и распорядительных документов. Во-вторых, она рекомендуется для организации, в которые поступает небольшое  количество документов, либо основной целью регистрации является учет (выдача трудовых книжек, пропусков, документов об организации). Журнальная регистрация  затрудняет контроль за исполнением  документов и аналитическую справочную работу с ними.
    Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливаются следующие  обязательные реквизиты: автор (корреспондент); вид документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления  документа; заголовок документа  или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнителе (краткая запись решения вопроса  по существу, дата фактического исполнения и индекс документа- ответа); номер  дела.
    Состав  обязательных реквизит в случае необходимость  может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения приложения. Порядок  расположения реквизитов на регистрационных  формах и использование оборотной  стороны регистрационно- контрольных  карточек определяется организацией.
    Для регистрации всех категории входящих, исходящих и внутренних документов более удобна карточная форма регистрации.
    Форма карточки, расположение в ней необходимых  реквизитов для регистрации документа  могут быть определены в организации  и утверждены в инструкции по делопроизводству.
    Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.
    Регистрация документов – ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Государственная система документационного обеспечения управления определяет специальные правила заполнения основных реквизитов регистрационно- контрольных форм.
    Предложения, жалобы и заявления граждан так же регистрируются на  регистрационно- контрольных карточках установленной формы.
    Для регистрации документов могут использоваться копировально – множительные аппараты и вычислительная техника.
    Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью  специального программного обеспечения, которое устанавливается на компьютеры ( в том числе компьютеры, которые  объединены в локальную сеть). Если регистрация сведений о документе  ведется с помощью автоматизированной формы, то сведения заносятся в электронную  регистрационно – контрольную карточку, сохраняемую в базе данных организации.
    Автоматизированная  форма регистрации более прогрессивна и в настоящее время широко применяется во многих организациях.
    Назовем преимущества этой формы регистрации  перед другими формами регистрации:
    Автоматизация процессов формирования сводок и отчетов;
    Автоматизация процессов контроля за исполнением документов;
    Ведение справочно – аналитической работы по документам;
    Более быстрый поиск документов, облегчение поиска по одному или нескольким реквизитам документа;
    Объединение всех данных и сведений о документах в единой базе данных и при этом предоставление возможности децентрализованной работы в подразделениях организации.
    Существуют  готовые программные системы  автоматизированного документационного  обеспечения, но некоторые организации  разрабатывают свои программы для  регистрации документов. Право выбора принадлежит руководителю организации  или руководителю структурного подразделения, занимающегося регистрацией документа. 

    2.4. Организация внутреннего движения документов 

    Движение  документов внутри организации (входящих и внутренних) составляет один из самых  объемных этапов документооборота. И  от того, насколько эффективно будет  организованно движение, зависит  эффективность самого документооборота. Этот этап состоит из нескольких подэтапов:
    Информационно – справочная работа;
    Доведение документов до исполнителей;
    Контроль за их исполнением;
    Согласование и подписание документов.
    Информационно – справочная работа.
    Одна  из целей этого этапа документооборота – создание документационного банка  данных организации. Использование  результатов этапа регистрации  позволяет ускорить работу службы ДОУ (секретариата), поскольку при помощи созданного банка можно всегда узнать, в каких документах можно найти  информацию по поставленному вопросу, у которого находится тот или  иной документ, когда получен и  кем, установленные сроки документа. Сотрудники службы ДОУ должны в совершенстве владеть информационно – справочными  ресурсами.
    Как и в случае с регистрацией, введение информационно – справочной работы возможно с помощью создания картотеки  и с помощью автоматизированной формы путем применения различных  автоматизированных систем ДОУ. Применение таких достижений технического прогресса, как автоматизированные системы, значительно  сокращает время на поиск документов и существенно помогает в составлении  отчетов. 

    Доведение документов до исполнителей.
    Передача  документов между структурными подразделениями  организации обычно осуществляется через секретарей (иных должностных  лиц), ответственных за документационное обеспечение управления. Документы  должны передаваться с соответствующей  отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала  документа и его копий. Целесообразно, чтобы приемом и передачей  документов в структурных подразделениях занималось определенное должностное  лицо, а не любой сотрудник подразделения. К примеру. Документы проходят через  сотрудника, отвечающего за делопроизводство конкретного подразделения.
    Документы передаются в структурные подразделения  для ознакомления или исполнения. Исполнители получают документы  не только в соответствии с резолюциями  руководителя организации, но и в  соответствии с указаниями непосредственно  руководителей структурного подразделения с учетом загруженности, функциональных обязанностей и квалификации сотрудников. Передавать документы без ведомства руководителя структурного подразделения не рекомендуется.
    Исполнители знакомятся с документами в день их поступления, возможно составление в организации собственного графика ознакомления. При оформлении должностных инструкций целесообразно учитывать наличие или отсутствие такого графика.
    Существуют  документы с длительным сроком исполнения (6м месяцев и более). Для работы с такими документами устанавливаются  этапы исполнения и время промежуточного контроля  (при наличии таковой  в организации). При применении автоматизированных систем контроля исполнители самостоятельно вводят информацию.
    Подлинники  документов передаются ответственным  исполнителям. Если исполнителей несколько, документы передаются в копиях или  в подлиннике по очередности. Сначала  подлинник передается исполнителю, указанному первым в резолюции. Все  исполнители несут ответственность  за качество, своевременность исполнения документа. Использование автоматизированных систем позволяет сократить число  копий на бумажном носителе, облегчить  процесс обработки документов, ускорить движение документов в организации, повысить эффективность выполнения должностных обязанностей.
    Каждый  сотрудник ведет собственный  документооборот. До сотрудника должна быть доведена информация о предоставляемых  ему полномочиях:
    Имеет ли он право копировать документы;
    Имеет ли право делать пометки на документах о дате и ходе исполнения, времени фактического поступления и др.;
    Имеет ли право знакомить с документами других  (конфиденциальность информации).
    В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки сотрудника исполняемый  им документы должны быть переданы другим исполнителям по указанию руководителя организации или руководителя структурного подразделения. Как правило, такая  передача оформляется приказом о  возложении обязанностей. 

    Контроль  за исполнением документов.
    Этап  контроля за выполнением документов признается одним из важнейших этапов документооборота. Сведения, полученные в результате контроля, входят в состав информационно – справочной и поисковой системы организации.
    Контроль  исполнения документов  в соответствии  с ГОСТ Р 51141-98 – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов.
    Цели  контроля:
    Оптимизация технологий работы с документами;
    Получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности сотрудников, структурных подразделений, филиалов;
    Своевременное и качественное исполнение документов.
    Этап  контроля за исполнением документов включает несколько последовательно  сменяющих друг друга подэтапов:
      Постановка на контроль;
      Обязательная проверка своевременности поступления документов к исполнителям;
      Предварительная проверка хода исполнения, регулирование процесса исполнения;
      Учет, систематизация, анализ, синтез результатов контроля.
    Контроль  исполнения – многоуровневое явление, это связано с тем, что разные уровни контроля в организации осуществляются различными должными лицами. При большом  объеме контролируемых документов целесообразно  осуществление контроля специальным  подразделением.
    Постановка  документов на контроль начинается с  момента регистрации документа, т.е. с момента его получения  или создания. Входящие документы  с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рецензии руководителя с установленным сроком исполнения.
    При постановке документа на контроль не его верхнем поле проставляется  отметка о контроле. Такая же отметка  проставляется в регистрационной  форме. Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Она показывает, что документ поставлен  на контроль. Контролю подлежат все  зарегистрированные документы, требующие  исполнения.
    После постановки документа на контроль группа контроля или сотрудник организации, ответственный  за контроль, должны проверить своевременность доведения  документа до конкретного исполнителя.
    В течение всего срока исполнения должны осуществляться предварительное  проверки и регулирование хода исполнения. Результаты таких проверок фиксируются в регистрационно- контрольной карточке, по результатам предварительных проверок исполнителям даются рекомендации по дальнейшему исполнению.
    Проверки  проводятся в устной форме ив письменной формах. Письменная форма проверок – это составление службой  контроля служебных записок (напоминаний) по одному или нескольким вопросам. Проверки могу касаться конкретного  задания, документа, исполнителя. Для  проведения предварительных проверок устанавливается срок, который закрепляется в инструкции по делопроизводству или  регламенте организации.
    Снятие  документа с контроля осуществляет лицо, поставившее его на контроль (как правило, руководитель организации). О снятии документа с контроля ставится отметка об исполнении документа  и направление его в дело  - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
    Отметка об исполнении документа и направление  его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; подпись «В дело»; номер  дела, в котором будет храниться  документ. Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.
    Документ  снимается с контроля после исполнения его по существу. Сообщение об исполнителе  документа должно быть документировано, а результат доведен до сведения заинтересованных лиц и организаций. По результатам исполнения документ может быть отправлен на доработку, если контрольным органом будет  установлено, что форма, содержание, процедура исполнения не соответствует  заданию.  

    Учет, анализ и обобщение результатов  контроля.
    Все данные о ходе и результатах контроля обобщаются и анализируются. Сбор и  анализ полученных данных позволяет  составлять отчеты и сводки об исполнительской  дисциплине. На их основе совершенствуется качество организации контроля, повышается показатель исполнительской дисциплины, разрабатываются мероприятия по ускорению исполнения документов. 

    Анализ  исполнительской дисциплины.
    Наиболее  полно выглядят результаты работы исполнителей, если в отчетах и сводках, представляемых руководителю, приведены следующие сведения:
      Общее количество документов в работе;
      Доля исполненных документов;
      Доля документов, исполненных с задержкой;
      Предполагаемые причины, вызвавшие задержку исполнения документов;
      Доля документов, исполненных с опережением;
      Доля неисполненных документов.
 
 
    2.5. Обработка исполненных и отправляемых документов 

    В соответствии с Государственной  системой ДОУ документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделения связи. Обработка и отправка документов почтой обычно осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. № 221.
    Документы, предназначенные для отправки, принимаются  экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными  с отметкой о категории почтового  отправления ( кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется  правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
    На  заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник  экспедиции проставляет свою фамилию  и дату оправки. Документы, поступающие  для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или  не позднее следующего рабочего дня. С помощью средств электрической  связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
    Виды  документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а так же необходимость и порядок  досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.
    Завершающим этапом документооборота считается  передача документов в архив.
    Анализируя  этапы документооборота, следует  заметить, что помимо базового (общего) документооборота существуют локальные  системы документооборота: документационное обеспечение бухгалтерии, документооборот  конфиденциальных документов, документооборот  организационно – распорядительных документов и т.д.
    Документооборот в отдельных сферах деятельности организуется в соответствии со специальными нормативными документами и имеет  ряд отличий, но организация его  осуществляется по общей схеме.
    Глава 3. Порядок и сроки хранения документов 

    Хорошая организация ДОУ подразумевает  систематизацию документов в процессе документооборота и организацию  хранения. При правильной организации  систематизации и системы хранения обеспечивается быстрота и точный доступ к необходимым документам.
    Все документы можно, поступающие в  организацию можно, можно называть документационным фондом. В его состав входят:
      Текущие управленческие документы;
      Документы постоянного хранения;
      Документы длительного хранения;
      Копии документов, собранные в справочных или иных целях.
    Их  обрабатывают, систематизируют, распределяют на хранение. В результате образуется архивный фонд организации.
    Архивный  фонд согласно ГОСТ Р 51141-98 признается совокупностью архивных документов, исторических и  / или логически связанных между собой. Архивный фонд является одной из частей документационного фонда. Документы, входящие в архивный фонд, могут иметь различное значение. Как правило, в него не входят документы с коротким сроком хранения. Состав архивного фонда постоянно пополняется.
    С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы  хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного  обеспечения). Руководители структурных  подразделений и сотрудники, ответственные  за документацию, обеспечивают сохранность  документов и дел.
    Документы следует хранить в составе  дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. В организации отводят  необходимые помещения, оборудованные  запирающимися шкафами, с обеспечением полной сохранности документов. Запрещается  хранить документы в неприспособленных  для этого рабочих помещениях. 
 

    3.1. Номенклатура дел 

    Номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
    Дело  согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
    Для чего нужна номенклатура дел? С ее помощью осуществляется оптимальное  распределение документов, формирование совокупности документов (дел), обеспечение  быстрого и эффективного поиска документов в процессе ежедневной работы с ними структурными подразделениями организации. Как правило, выделяют несколько  видов : типовая, примерная и сводная  номенклатура дел организации.
    Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности структуре организаций. Она устанавливает  типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
    Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.
    Примерные и типовые номенклатуры являются методическими пособиями в своем  роде и разрабатываются службами документационного обеспечения  министерств и ведомств и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК* (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяются эти номенклатуры. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной  архивной службы.
    Существует  сводная номенклатура дел организации  и номенклатура дел структурных  подразделений. Сводная номенклатура дел – более широкое понятие. Она состоит из номенклатур дел  структурных подразделений.
    Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной  системе документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом  Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
    3.2. Формирование дел 

    Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Согласно ГСДОУ  формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации  документов или децентрализовано. Основой  формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений.
    Формирование  дел происходит следующим образом:
      Исполненные документы распределяются по делам;
      Исполненные документы раскладываются в дела в определенной
      последовательности;
      Оформляются внешние обложки дел в соответствии с установленными требованиями.
    Формирование  дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации  и ее структурных подразделений  осуществляется службой документационного  обеспечения или лицом, ответственным  за документацию
    При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
    - Помещать в дело только исполненные,  правильно оформленные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;
    - Помещать вместе все документы,  относящиеся к решению одного  вопроса;
    - Помещать приложения вместе с  основными документами;
    - Раздельно группировать в дела  документы постоянного и временного  сроков хранения;
    - Помещать в дела машинограммы  на общих основаниях.
    В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;  дело не должно превышать 250 листов. 
 

    3.3.Обеспечение  сохранности документов  

    Обеспечение сохранности документов предполагает обеспечение физико – химической сохранности документов и их учет. Согласно ГОСТ Р 51141-98 существует несколько  видов хранения документов:
      Государственное хранение;
      Ведомственное хранение;
      Депозитарное хранение;
      Постоянное;
      Временное.
    Государственное хранение архивных документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек  и музеев.
    Ведомственное хранение архивных документов – хранение архивных документов в ведомственных  архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями  в течение периода, установленного нормативными документами.
    Депозитарное  хранение документов – хранение в  архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
    Постоянное  хранение обозначает бессрочное хранение. А документ постоянного хранения – это документ, для которого в соответствии с нормативными или  иными правовыми актами установлено  бессрочное хранение.
    Документ  временного хранения – это документ с определенным сроком хранения, после  истечения которого он подлежит уничтожению.
    Правовое  регулирование порядка и сроков хранения документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000г. Кроме этого существует ряд документов, регулирующих порядок  и сроки хранения документов, как  правило отдельной отрасли. Перечень типовых управленческих документов состоит из 523 статей, в которых содержатся наименования конкретных документов, с указанием сроков хранения. Документы, перечисленные в статьях, сгруппированы в подразделы, объединенные в двенадцать крупных отделов. Перечень типовых документов содержит следующие разделы:
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением оригинальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.