На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Курсовик Характеристика предприятия ООО Айсберг, анализ структуры документооборота и материально-технического обеспечения предприятия. Разработка и описание новой автоматизированной информационной технологии по планированию, управлению и контролю деятельности.

Информация:

Тип работы: Курсовик. Предмет: Менеджмент. Добавлен: 26.09.2014. Сдан: 2010. Страниц: 2. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


27

Содержание

Введение

1. Модель ООО «Айсберг» «как есть»

1.1 Характеристика предприятия

1.2 Документооборот ООО «Айсберг»

1.3 Анализ методов расчёта экономических показателей

1.4 Анализ материально-технического обеспечения

1.5 Кадровое обеспечение ООО «Айсберг»

1.6 Выявленные в результате анализа недостатки

2. Разработка и описание новой автоматизированной информационной технологии

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как автоматизированные информационные технологии управления бизнес-процессами - это залог успеха любой организации в управленческой деятельности, огромная помощь по ведению документов, контроль за исполнением приказов, а также организация коммуникационных процессов как внутри офиса, так и с внешней средой.

Автоматизированные информационные технологии управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Она может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Целью данного курсового проекта является создание модели эффективной электронной программы для управления бизнес-процессами и её внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования бизнес-процессов;

- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления процессами;

- решение проблемы предприятия, нуждающейся в централизованной работе с документами посредством внедрения корпоративной электронной технологии для успешного управления бизнес-процессами.

Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения новой информационной технологии.

Предметом данного курсового проекта являются процессы, работы, осуществляемые в ходе проектирования эффективной автоматизированной системы управления бизнес-процессами, разработки модели предприятия и внедрения в нее данной системы.

Задачи исследования решаются на базе предприятия ООО «Айсберг» - г. Москва.

1. Модель ООО «Айсберг» «как есть»

1.1 Характеристика предприятия

ООО «Айсберг», зарегистрированное 07 августа 1992 года в г. Москве, создано и действует в соответствии с законодательством Российской Федерации, учредительным договором, Уставом и в своей деятельности руководствуется ими.

На предприятии ведется поэтапное внедрение систем менеджмента качества в соответствии с требованиями международных стандартов серии ИСО-9000. Численность персонала ~ 30 человек.

Организована специалистами бывшего предприятия «Астория» г. Москвы, которые привнесли в созданную организацию богатейший опыт строительства сложных и уникальных объектов, новаторские решения в области монтажа.

Все это позволило компании занять прочные позиции в области ведущих строительно-монтажных фирм города Москвы. ООО «Айсберг» обладает лицензиями Госстроя России на осуществление деятельности по проектированию и установке кондиционеров и систем вентиляции. Проектная группа ООО «Айсберг» на высоком уровне и в сжатые сроки разрабатывает проектную документацию стадий «П» и «Р».

Таким образом, основным видом деятельности компании является проектирование и монтаж систем кондиционирования и вентиляции на объектах.

Основной целью функционирования организации является получение прибыли и наиболее полное удовлетворение в услугах по проектированию и установке систем кондиционирования и вентиляции.

Имеется парк техники и транспорта, высокая квалификация рабочих и ИТР позволяют ООО «Айсберг» выполнять весь комплекс работ по установке вентиляции и кондиционеров. Компания занимается продвижением новых работ и услуг на рынок, и за время своего развития получило большое количество торговых связей, начиная от транспортного снабжения и кончая предложениями специфических работ и услуг.

Общество является собственником:

1. имущества и денежных взносов, переданных ему учредителем;

2. продукции, произведенной обществом в результате хозяйственной или иной деятельности;

3. получение доходов, а также иного имущества, приобретенного им по другим основаниям, допускаемым законодательством.

В учетной политике предприятия принято, что определение выручки от реализации продукции (работ, услуг), товаров, основных средств, материальных ценностей, нематериальных и других активов и признание соответствующей полученной выручки прибыли производить по мере оплаты покупателями (заказчиками) отгруженных ими ценностей, работ, услуг.

Общество с ограниченной ответственностью «Айсберг» отличает высокая партнерская надежность, ответственность и обязательность в вопросах кредитной и налоговой политики, устойчивая деловая репутация.

В процессе своей деятельности ООО «Айсберг» руководствуется приказом «Об учетной политике предприятия на 2006 год», а также рядом законодательных и правовых актов.

Органы управления ООО «Айсберг» отражены в Уставе организации. Линейная организационная структура предприятия представлена в Приложении 1.

Контролирует все процессы по этим шести главным отделам руководитель организации. Ему непосредственно подчиняются руководители отделов, которые отвечают за рекламу, заключение договоров подряда, переговоры с клиентами, подбор работников, транспортные вопросы и т.д.

Бухгалтера - ведут учёт денежных средств, подготавливают отчёты для предоставления в налоговый орган, занимаются начислением заработной платы.

Бригадиры - налаживают рабочий процесс, и контролируют его.

Большинство работников на предприятии имеют опыт работы по своей специальности, что благоприятно сказывается на эффективности работы всей организации в целом.

Под бизнес-процессом понимают серию логически взаимосвязанных действий, которые используют ресурсы предприятий или организаций для создания или получения полезного для заказчика продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Бизнес-процессы ООО «Айсберг» представлены в Приложении 2.

1.2 Документооборот ООО «Айсберг»

Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фотография, кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в ООО «Айсберг» осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после окончательного внедрения в организации с 2000 года локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля. Анализ дополнительно проведём по 2001 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости двух отделов (отдел делопроизводства и отдел закупок и продаж) ООО «Айсберг» (рисунок 1).

Функции отдела делопроизводства:

1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2) Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

3) Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директору.

4) Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

5) Доведение резолюций директора до исполнителей.

6) Регистрация приказов по основной деятельности

7) Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

8) Формирование дел и сдача их в архив.

9) Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Рисунок 1. Структура подчинённости двух отделов

Функции отдела закупок и продаж:

1) Подготовка счетов, коммерческих предложений, договоров и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

4) Оперативная связь со сторонними организациями, т.е. с поставщиками и заказчиками (телефон, факс и т.д.)

6) Приём клиентов.

7) Формирование прайсов организации и контроль поступления каталогов и прайсов от поставщиков.

8) Составление графика работы монтажников.

9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

10) Ведение учёта поступившей продукции от поставщиков и отгруженных покупателю.

Фактически этим всем занимаются два человека. Это секретарь и менеджер. Хочу отметить, что главным и единственным помощником менеджера является секретарь. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого сервера, где могут храниться все создаваемые документы. Нет чёткого установленного времени на подготовку и на контроль за исполнением всех бизнес-процессов, происходящих в ООО «Айсберг». Электронная почта используется крайне редко, так как все необходимые документы приходят по факсу или устно по телефону. В связи сегодняшней ситуацией в экономике страны у компании нет возможности брать ещё одного дополнительного помощника, который мог бы взять на себя часть обязанностей, а огромный поток документов может занимать много времени у директора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Директор очень часто с инженерами уезжают на объекты, тогда документы могут лежать на подписи от 2 до 6 дней.

В ООО «Айсберг» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 2).

Рисунок 2. Документооборот в ООО «Айсберг»

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1

Анализ структуры документооборота

Наименование
документа
Количество документов
Темпы роста, %
2000
2001
2002

в 2001

к 2000

в 2002

к 2001
Входящие счета
124
203
240
164
118
Исходящие счета
384
402
358
105
89
Договора
в том числе:
- сметы
- коммерческие предложения
350
157
193
251
106
145
394
156
238
72
68
75
157
147
164
Внутренние
в том числе:
- финансовые
-прочие
444
333
111
300
260
40
355
322
33
68
78
36
118
124
83
Итого в год:
1302
1156
1347
409
482
В среднем за день
6
5
7
83
140
Выручка от реализации, тыс.р.
7663
11315
15132
148
134
При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 1).
В ООО «Айсберг» чаще всего используются следующие документы:
a. Коммерческий счет
b. Коммерческое предложение
c. Договор
d. Акт
e. Доверенность
Счёт - расчетный документ на оплату товара, выставленного продавцом покупателю перед поставкой товара. По запросу менеджера по продажам поставщиком выставляется счёт. Первоначально счёт приходит по факсу, его принимает секретарь, проверяет читаемость текста и отдаёт его менеджеру. Менеджер согласовывает оплату счёта с бухгалтером, который тот свою очередь его оплачивает. После оплаты счёта отгружается товар и вместе с товаром отправляется оригинал счёта. К счёту прилагается счет-фактура, товарная накладная, транспортна накладная. Составляется счёт менеджером либо бухгалтером. Форма счета представлена в Приложении 3.
Коммерческое предложение
Задача написания коммерческих предложений очень прочно вошла в жизнь менеджеров по работе с корпоративными клиентами. Клиенты все чаще делают запрос на предложение, когда объявляют тендер, чтобы изучить рынок и выбрать наилучшего поставщика, а также руководствуются целым рядом других причин, ставя получение предложения условием принятия решения о заключении сделки.
Очень часто для менеджера это становится головной болью. Во-первых, слово "предложение" подразумевает, что его нужно писать, а писать всегда сложнее, чем рассказывать. Предложение должно быть привлекательным, поскольку основной его целью является убедить клиента в приобретении нашего продукта / услуги. Иногда в силу тех или иных обстоятельств менеджер не всегда обладает достаточной информацией для написания предложения. Кроме этого, написание предложения требует инвестирования времени, но отнюдь не всегда приводит к желаемому заказу, оставляя чувство досады.
Однако верно составленное предложение позволяет обеим сторонам четко определить решаемые задачи и способы их решения, и таким образом, получаемые результаты не становятся источником разочарования и причиной жалоб.
В связи с этим проблема написания предложения подразумевает не только умение его составить и сделать привлекательным, но и умение правильно оценить ситуацию, клиента, имеющиеся потребности и серьезность намерений, принять решение о написании предложения. Образец коммерческого предложения ООО «Айсберг» представлен в Приложении 4.
Договор - добровольное соглашение двух или нескольких лиц (экономических субъектов), заключаемое на предмет выполнения каждым из них принимаемых на себя обязательств по отношению к другим участникам.
Договор обычно содержит сведения о его участниках, изложение предмета, сущности сделки, обязательства договаривающихся сторон, условия осуществления договора, способы оплаты за предоставленные друг другу товары, работы, услуги, формы ответственности участников за невыполнение принятых обязательств, условия расторжения или продления договора, юридические адреса сторон. Договор скрепляется подписями полномочных представителей договаривающихся сторон и печатями (если участник договора -- юридическое лицо). Договоры называют также контрактами. Существует множество видов договоров, определяемых их предметом, содержанием и тем, кто в них участвует. Договор, содержащий заказ одного лица на выполнение работ или изготовление продукции другими лицами, называют договором-заказом. Договоры делятся на простые и нотариально заверенные.
Договор составляется менеджером фирмы в двух экземплярах. Эти экземпляры подписываются обеими сторонами, после чего один экземпляр Договора остаётся у Заказчика, второй у Исполнителя. Образец договора ООО «Айсберг» представлен в Приложении 5.
Акт - это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:
* при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;
* при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;
* составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;
* акты об испытаниях новых изделий,
* акты о выделении к уничтожению документов и т. д.
Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
* гриф утверждения
* наименование вида документа (АКТ)
* дата
* порядковый номер акта
* место составления
* индекс документа
* заголовок к тексту
* текст
* отметка о наличии приложения (если есть Приложение)
* подписи председателя и членов комиссии
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия. Образец акта представлен в Приложении 6.
Доверенность -- документ, которым доверяющее лицо (доверитель) удостоверяет, что оно уполномочило своего представителя (доверенное лицо) совершать определенные, указанные в документе действия от имени доверителя, то есть от своего имени. Доверенность составляется в письменном виде на определенный срок.
Так как ООО «Айсберг» постоянно работает с поставщиками и подрядчиками доверенность является неотъемлемым документом.
Доверенность даёт право представителю действовать от лица доверителя. Доверенность не делает доверенное лицо собственником.
Предъявляется доверенность всегда в подлиннике.
Существует три вида доверенностей:
- разовая;
- специальная;
- генеральная.
Разовая доверенность даёт доверенному право на совершение какого-либо одного действия. Специальная - на совершение ряда однородных действий в течение определённого срока. Генеральная даёт право управлять имуществом доверителя, распоряжаться им и совершать с ним сделки. Образец доверенности ООО «Айсберг» представлен в Приложении 7.
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократились за счёт использования глобальной сети Интернет.
Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:
- кто из подчинённых наиболее сильно загружают документами
- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения
В ООО «Айсберг» не так много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует взять только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
· Бухгалтерия;
· Инженерный отдел;
· Отдел снабжения;
· Отдел продаж;
· Отдел делопроизводства;
Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в ООО «Айсберг». Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать.
Таблица 2
Группировка видов документов по подразделениям
Подразделение
2000
2001
2002
Кол.
%
Кол.
%
Кол.
%
Отдел снабжения
315
30
337
31
300
18
Инженерный отдел
509
38
346
39
518
44
Отдел закупок и продаж
282
19
223
12
310
28
Отдел делопроизводства
196
13
250
18
219
10
Итого:
1302
100
1156
100
1347
100
Общее снижение объёмов документооборота произошло в отделах снабжения и делопроизводства. В отделе продаж и в инженерном отделе количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в инженерном отделе увеличился поток документов, а в отделе продаж увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из инженерного отдела или отдела закупок и продаж, то это приведёт к более значительным результатам.
Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2001 года (таблица 3). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.
Таблица 3
Выявление сезонности в объёме документооборота
Месяцы
Года
Виды документов
Входящие
Исходящие
Договора
Внутренние
Январь
8
16
11
13
Февраль
9
18
13
16
Март
10
20
17
22
Апрель
15
30
21
27
Май
20
40
28
33
Июнь
22
44
31
41
Июль
25
50
30
45
Август
27
52
29
40
Сентябрь
26
50
26
23
Октябрь
24
48
24
19
Ноябрь
10
20
12
12
Декабрь
7
14
9
9
Из представленной выше таблицы видно, что в летний период повышается активность организации, так как деятельность организации является сезонной и пик активности начинается ближе к лету и заканчивается поздней осенью (таблица 3).
В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через инженерный отдел и отдел продаж. Также я определила, что наблюдается сезонность работ, связанная с повышением спроса на кондиционеры и вентиляцию в жаркое время года. В результате внедрения в компанию локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.
1.3 Анализ методов расчёта основных экономических показателей

Для анализа основных экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет. Данные из бухгалтерской отчетности сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных экономических показателей приводится одновременно и темпы роста (таблица 4).
Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей. Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности персонала.
Таблица 4
Основные экономические показатели деятельности


Экономические показатели
2005
2006
2007
Тр,
%
Тр,
%
1. Выручка (нетто) от реализации продукции, работ, услуг, тыс. р.
5109
7543
10088
147,6
133,7
2. Себестоимость реализации товаров, продукции, работ, тыс.р.
3972
5950
7945
149,8
133,5
3. Коммерческие расходы, тыс.р.
35
59
142
168,3
239,2
4. Управленческие расходы, тыс.р.
1067
1233
1619
115,6
131,3
5. Прибыль от реализации, тыс.р.
35
300
382
865,4
127,3
6.Прибыль от финансово-хозяйственной деятельности, тыс.р.
170
278
232
163,4

Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.