На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


книга Рекомендации по эффективному использованию и распределению времени как главного ресурса предпринимателя. Современные средства и приемы по уменьшению бумажной работы. Правила и необходимость совещаний, советы по выбору времени и места его проведения.

Информация:

Тип работы: книга. Предмет: Менеджмент. Добавлен: 08.01.2010. Сдан: 2010. Страниц: 2. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ
Какова бы ни была сфера Вашей деятельности, если Вы занимаетесь бизнесом, то обязательно имеете дело с многообразием ресурсов. Люди, деньги, материалы - все важно, все существенно. В одном деле важнее кадры, в другом решающую роль играют деньги, но есть один ресурс, абсолютно важный для всех и всегда. Это - время.
Именно его всегда не хватает деловому человеку, - позвонить еще одному клиенту, составить еще один контракт, проработать еще одну сделку. И тут же мелькает мысль: "Вот если бы в сутках было 48 часов". А на самом деле смогли бы сутки из 48 часов действительно решить проблему? Не постигнет ли Вас в короткое время такое же разочарование, как и при 24 часах, которыми Вы располагаете?
Может быть, не стоит сетовать на законы Вселенной, а стоит научиться управлять тем временем, которое Вам дано? Ведь не случайно Управление временем (или Time Management) - самая популярная тема бизнес-семинаров и тренингов во всем мире за последние 10 лет!
Нужно ли Вам учиться управлять временем? Да, если Вы хотите:
иметь 2-3 “лишних” часа в сутки, работая с прежней интенсивностью
повысить эффективность работы при помощи самоменеджмента
научиться верно выделять главное
вести органайзер с легкостью и удовольствием
научиться эффективно справляться с неожиданными звонками, посетителями, срочными делами, затянувшимися встречами, перегрузками
овладеть механизмами эффективного делегирования
создавать оперативные и перспективные планы развития своей жизни
начать жить и работать, исходя из личной миссии, на основе своих ценностей и принципов
открыть себя в новых областях деятельности.
Обратитесь к наиболее важным для Вас темам:
1. Время - главный ресурс предпринимателя.
Что значит время для Вас?
Стратегия управления Вашим временем и самоменеджмент.
Как определить, на что Вы тратите время.
Как бороться с дефицитом времени: работа над ошибками.
2. Как научиться эффективно планировать время.
Умеете ли Вы планировать время?
Постановка целей.
Определение сроков выполнения работ. Планирование с помощью метода “Альпы”.
Планирование по системе Франклина.
“Прямое” планирование с помощью картотек и дневников времени.
Типичные ошибки при организации планирования времени.
3. Как научиться правильно принимать решения.
Умеете ли Вы принимать решения?
Анализ приоритетности по Эйзенхауэру.
Законы Парето.
Установление приоритетов с помощью “АБВ” анализа.
Техника делегирования полномочий.
Типичные ошибки при принятии решений.
4. “Пожиратели времени” и как с ними бороться.
“Пожиратели времени” - кто они?
Привычка откладывать дела.
“Любимая” и “нелюбимая” работа.
Неумение сказать “нет”.
Подчиненные и коллеги по работе и.
Непрошеные посетители.
Телефонные звонки.
Типичные ошибки.
5. Как грамотно организовать личную работу.
Как создать надлежащие условия работы?
Ваш индивидуальный рабочий стиль.
Ваш ежедневный план дел.
Ваш рабочий стол.
Ваш секретарь.
Типичные ошибки и самоконтроль.
6. Как научиться работать с документами.
Насколько продуктивна Ваша “бумажная работа”?
Ваша цель - минимум документов.
Краткость - сестра таланта.
Правила “парковки” документов.
Компьютер - друг или враг?
Типичные ошибки в работе с документами.
7. Как проводить собрания и совещания.
Зачем Вам нужны совещания и нужны ли Вы на совещании?
Правила проведения совещаний.
Повестка совещания.
Персональный состав присутствующих.
Время и место проведения совещания.
Продолжительность совещания.
Роль и функции председателя совещания.
Подведение итогов.
Типичные ошибки при проведении совещаний.
8. Практикум управления временем.
8.1. Материалы к разделу “Время - главный ресурс предпринимателя”:
Принципы организации времени.
Приемы организации времени.
Тест “Ваше отношение к управлению временем”.
Тест “Ваши сильные и слабые стороны в управлении временем”.
Мини-тест “Стратегия “бегства””.
8.2. Материалы к разделу “Как научиться эффективно планировать время”:
Примерная схема журнала рабочих заданий.
Система учета времени А.Любищева.
Карточка ежедневного учета времени А.Гастева.
Ежедневный учет Вашего времени.
8.3. Материалы к разделу “Как научиться правильно принимать решения”:
Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).
Тест “Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?”
8.4. Материалы к разделу “Пожиратели времени и как с ними бороться”:
Рациональные переговоры по телефону.
Образцы телефонных бланков
Ваш собственный телефонный формуляр.
8.5. Материалы к разделу “Как организовать личную работу”:
Ваши индивидуальные временные зоны - тест Филипа Зимбардо.
Ваш индивидуальный рабочий стиль - анализ матрицы Эйзенхауера.
Ваш естественный рабочий ритм - тест “Жаворонок или сова?”
Составление Вашего индивидуального рабочего графика.
8.6. Материалы к разделу “Как научиться работать с документами”:
Как быстрее читать газеты и журналы.
Как быстрее читать служебные записки.
Как быстрее читать служебные отчеты.
Как быстрее читать технические руководства.
Как быстрее читать и разбирать почту.
Как повысить свою обычную скорость чтения.
8.7. Материалы к разделу “Как проводить собрания и совещания”:
Пример повестки дня.
Образец приглашения на совещание
Образец протокола совещания.
Контрольный листок для подготовки и проведения совещания.
Время на все есть: свой час для беседы, свой час для покоя. Гомер Время, в наиболее общем смысле этой категории, определяется как длительность, последовательность (от прошлого через настоящее к будущему) и смена существования всех вещей, явлений, процессов по отношению друг к другу (раньше, одновременно, позже).
Три наиболее важных особенности времени состоят в том, что оно неотвратимо, необратимо и неповторимо.
Необратимость и неповторимость времени делают особенно важным его экономичное и разумное использование, то есть управление временем.
ЧТО ЗНАЧИТ УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ?
Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь. Алан Лэйкен
Почему есть смысл задуматься об организации своего времени?
Самый простой ответ на вопрос "Зачем это нужно?", наверное, заключается в том, что Ваше время - это одна из важнейших необходимых составляющих Вашей жизни. Что значит "необходимых"? Скажем, без мармелада можно прожить, а без воды и воздуха - невозможно. Так вот время - как воздух. Пока его много, качество его расходования не замечаешь и не ценишь. А когда воздуха начинает не хватать - становится мучительно больно за то, что когда-то его бездумно тратил...
Что такое «управление временем»?
Управление временем (Time Management) - это система повышения личной эффективности путем рационального использования времени. Многие подумают: “Как это нудно - жить по системе, четкому расписанию”. Но ведь речь идет не только о повышении эффективности на работе; методика управления временем применима в любой сфере человеческой жизни.
Управление временем в действительности означает управление своей жизнью. У Вас всегда есть выбор - пустить все на самотек или взять управление в свои руки. Навык управления временем, возможно, станет для Вас инструментом для управления собой, окружением, условиями, обстоятельствами, деньгами.
Действительно ли временем можно управлять?
“Управление временем” - термин относительный. Время нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Время нельзя повернуть вспять, ускорить или замедлить его бег. Нам иногда кажется, что мы управляем самим временем, но это не так: время просто есть, как есть у нас те или иные задачи в жизни, и времени этого в сутках только 24 часа. Реально, чем мы можем управлять - это организация нашей собственной деятельности. Весь вопрос в том, чтобы научиться успевать сделать за короткий срок максимальное количество дел, успевать сделать так, чтобы за короткий промежуток времени ты успел все самое-самое важное для тебя в жизни, все, что продвигает тебя к твоим целям.
Мне кажется, что у нас в России практика управления временем не привьется. Представить себе не могу «нашего» человека, который живет по расписанию, да еще и записывает в таблицу, сколько времени потратил...
Попробуем взглянуть на ситуацию с другой стороны. Во сколько Вы оцениваете час своего времени? (в рублях, у.е., монгольских тугриках - неважно). Сколько процентов Вашего времени тратится, по Вашему мнению, эффективно, а сколько - так себе? А сколько вообще впустую?
Эти вопросы - далеко не плод праздного любопытства. Попытайтесь выразить в денежных единицах ущерб от такой ситуации: землекоп дядя Ваня по некоторым причинам личного характера потерял один час рабочего времени. Прикинули? Отлично. Движемся дальше: от часового простоя землекопа с лопатой перейдем к часовому простою экскаваторщика с экскаватором. Улавливаете разницу? Согласитесь, по карману владельца фирмы потеря одного часа во второй ситуации ударила значительно сильнее, чем в первой.
А теперь попробуйте оценить стоимость потерянного часа Вашего времени (не будем пока уточнять, по чьему карману ударит эта потеря). Учтем образование, опыт работы - это капитал, накопленный в прошлом, и чем его больше, тем Ваш час дороже. Учтем и перспективы: сколько Вы еще можете сделать для себя, для семьи, для всех, кто вам дорог. Чем больше этих возможностей, тем обиднее за каждый час, потраченный впустую. Между тем, часов этих не так уж много. Причем, что самое печальное, в отличие от денежных потерь потери времени не возобновляемы. Нам кажется, что над этим стоит задуматься.
Все-таки, что конкретно мне даст знание методик управления временем?
На первый взгляд, знание методик управления временем не даст Вам осязаемых дополнительных ресурсов - в сутках не появится лишний час, в кошельке не прибавится денег, непонятно откуда не возьмутся люди, готовые с радостью выполнить за Вас работу. И само по себе знание останется бесполезной информацией, если не применять его активно в реальной жизни. Однако использование системы рационального планирования времени, войдя в привычку, будет работать на Вас. И в Ваших силах будет организовать и себя, и людей рядом с вами, будь то коллеги по работе, друзья или родственники.
Многие люди, применяющие систему управления временем в повседневной практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт “инвентаризации” рабочего времени, так и за счёт планирования самой работы. Нельзя однозначно сказать, что даст эта система именно Вам но, возможно, Вы получите следующие результаты:
Вы научитесь понимать, что является важным для достижения поставленных целей.
Вы достигнете своих целей быстрее. Ваша жизнь наполнится новым смыслом и удовлетворением.
У Вас будет четкий и ясный план работы и не менее четкий график работы.
Вы станете более организованным, сократится расход времени на пустяки и отвлекающие дела.
Вы сможете лучше сосредоточиться на наиболее важных вопросах, повысится результативность принимаемых Вами решений.
Вы будете достигать большего за меньшее время, а сэкономленное время использовать для достижения других целей.
Поскольку Вы сами будете хорошо организованы, Вам будет проще и приятнее работать с Вашим начальником и подчиненными.
У Вас появится больше простора для творчества, поскольку Вы высвободите для этого достаточно времени.
У Вас просто появится больше свободного времени для себя.
Лично я никогда не опаздываю, у меня хватает времени на большинство запланированных дел. Нужно ли мне тратить время на изучение тайм-менеджмента?
Если Вы уже умеете планировать свое время, то у Вас есть возможность упорядочить имеющиеся навыки, привести их в соответствие с системой, и открыть для себя новые интересные возможности самомотивации. Методика повышения личной эффективности путем оптимальной организации своего рабочего времени даст Вам возможность научиться находить время для важных дел, расставлять приоритеты, четко формулировать цели, ставить задачи, разрабатывать конкретные планы, как на сегодняшний день, так и на ближайшие месяцы и даже годы.
Сколько времени понадобится на овладение навыками тайм менеджмента?
Как правило, любая привычка вырабатывается в течение 21- 28 дней. Таким образом, первый месяц Вы просто привыкаете, доводите эту систему до автоматизма. Следующие 30 дней - это период, когда в системе начинают появляться разные подводные камни, которые раньше были незаметны: собственное поведение, привычки, лень - все, что может мешать планировать время. Главная задача на этом этапе - научиться определять эти помехи. На третьем месяце уже при помощи системы управления временем учишься бороться с проблемами, причем каждый раз с новыми. В этой системе можно найти очень много ответов, просто их нужно искать. Мы предлагаем пользоваться ею очень творчески, все время добавлять что-то свое.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
Ознакомьтесь с некоторыми афористическими высказываниями известных американских теоретиков и практиков тайм-менеджмента -- Алана Лэйкена и Питера Друкера:
Время -- самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим”.
“Удачливые руководители обладают разными чертами характера и качествами. Но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций для досуга”.
“Самое важное в вашей жизни -- это, в конечном счете. Ваше время”.
Эти высказывания в одном из американских руководств сопровождаются такими призывами:
Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!
Находите время для работы, это -- условие успеха.
Находите время для размышлений, это -- источник силы.
Находите время для игры, это -- секрет молодости.
Находите время для чтения, это -- основа знаний.
Находите время для дружбы, это -- условие счастья.
Находите время для мечты, это -- путь к звездам.
Находите время для любви, это -- истинная радость жизни.
Находите время для веселья -- это музыка души.
СТРАТЕГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ И САМОМЕНЕДЖМЕНТ
Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе. Народная мудрость Наука управления рабочим временем основана на двух «китах» - умелом планировании времени и привычке в деталях исполнять запланированное. А над этими «китами» главная цель - получение конкретных результатов работы. Результаты - это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени.
«Стратегия управления временем» - что это такое?
Основными элементами стратегии управления временем являются:
а) Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь. Он включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, тестирования, сопоставление, консультации, непосредственно предшествующие планированию.
б) Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, разработку самого плана использования времени и доведение его до исполнителей.
в) Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи, условно говоря, разбиваются на две основные категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с Вашей относительной личной свободой. Разумеется, степень их сложности и срочности может быть разной. Одно дело - написать две строчки распоряжения, и совсем другое - подготовить доклад или статью для журнала. Вторая категория - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Например, организация переезда офиса на другое место. В любом случае, задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.
г) Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов. Получение запланированных результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме - главная цель процесса управления временем. Ибо, что бы мы не говорили, без достойных результатов вся наша работа превращается в ббессмысленный набор действий.
Что такое «самоменеджмент» и какова его роль в реализации стратегии управления временем?
Лотар Зайверт, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Германия), определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и уметь преодолевать внешние обстоятельства.
Применительно к стратегии управления временем, самоменеджмент может быть представлен как своего рода “круг правил” или набор методик, позволяющих оптимально и со смыслом использовать свое время.
Какие конкретные приемы и методики управления временем используются в практике самоменеджмента?
Перечень основных принципов управления временем приведен в нашем ПРАКТИКУМЕ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.
Наверняка, часть технических приемов и методов управления временем, которые используются в практике самоменеджмента, покажется Вам знакомой. Действительно, кто из нас не слышал о составлении распорядка дня, расстановке рабочих приоритетов, техниках делегирования полномочий и проведения совещаний? Новым для Вас будет понимание того, для решения каких конкретных задач используются те или иные приемы.
Ниже приведена систематизация рабочих приемов и методов самоменеджмента, используемых для достижения конкретных результатов. Вы можете ознакомиться с заинтересовавшими Вас техниками, обратившись к соответствующим разделам нашего модуля,
Техники самоменеджмента в управлении временем
Функция, задача
Рабочие приемы, методы
Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...)
1. Постановка целей
Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели
Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация
2. Планирование
Стратегическое и оперативное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод "Альпы", система Франклина, "прямое" и "обратное" планирование, ведение "дневника времени"
Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и планирование времени, сокращение сроков исполнения
3. Принятие решений
Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение)
Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности продуктивность трудовых затрат
4. Реализация и организация
Распорядок дня, график продуктивности, дневной рабочий план
Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля
5. Контроль
Контролирование процесса работы, контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего дня (самоконтроль)
Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни
6. Информация и коммуникации
Рациональные совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры
Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше "бумажной войны"
Перечень методик впечатляет... Но с чего мне все-таки начать?
Действительно, прежде чем усовершенствовать что-то, надо посмотреть, а как обстоят дела сейчас, конкретно у меня, в эту минуту? Знание исходной ситуации - это точка отсчета, отталкиваясь от которой Вы начнете движение вперед. Начните с инвентаризации Вашего рабочего времени, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени. Подробнее об этом можно узнать в разделе «Как определить, на что Вы тратите время».
Существуют ли правила, позволяющие повысить эффективность самоменеджмента?
Да, такие правила существуют, и они достаточно просты. Мы постарались сформулировать их в виде практических рекомендаций:
НЕ БРАТЬСЯ ЗА МНОЖЕСТВО ДЕЛ В ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ДНЯ
НА ТЕКУЩИЙ ДЕНЬ ПЛАНИРОВАТЬ 2 - 3 ПЕРВООЧЕРЕДНЫХ И 4 - 5 МЕНЕЕ ВАЖНЫХ ДЕЛ
НАЧИНАТЬ ДЕНЬ С БОЛЕЕ СЛОЖНЫХ, ВАЖНЫХ И МЕНЕЕ ПРИЯТНЫХ, А ЗАКАНЧИВАТЬ - БОЛЕЕ ПРОСТЫМИ И ПРИЯТНЫМИ
ЕЖЕДНЕВНО ОСТАВЛЯТЬ ВРЕМЕННОЙ ЗАПАС 20 - 30% ДЛЯ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ЗАРАНЕЕ ДЕЛ
НЕ ДЕЛАТЬ ЗАДАНИЕ САМОМУ, ЕСЛИ ЕГО МОЖНО КОМУ-ЛИБО ПОРУЧИТЬ
НЕ БРАТЬСЯ ЗА НОВОЕ ДЕЛО, НЕ ЗАВЕРШИВ РАНЕЕ НАЧАТОЕ
Какой общий вывод можно сделать из этих правил? Он достаточно прост: хорошая организация труда - залог успеха в борьбе за время. Необходимо подумать о том, как стать организованным и сохранить это качество навсегда.
Полезные советы
Чтобы организовать себя и успешно распоряжаться своим временем, необходимо знать три вещи:
ЦЕЛИ (ЛИЧНЫЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ), КОТОРЫХ ВЫ ХОТИТЕ ДОСТИЧЬ
КАК ВЫ СЕЙЧАС РАСХОДУЕТЕ СВОЕ ВРЕМЯ
КАК НЕОБХОДИМО РАСХОДОВАТЬ ВРЕМЯ, ЧТОБЫ ДОСТИЧЬ ВАШИХ ЦЕЛЕЙ
КАК ОПРЕДЕЛИТЬ НА ЧТО ВЫ ТРАТИТЕ СВОЕ ВРЕМЯ
Наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую - на безделье, и всю жизнь - не на те дела, что нужно. Укажешь ли ты мне такого, кто ценил бы время... Луций Сенека
Интересно, куда все-таки уходит мое время?
Чтобы ответить на этот вопрос, давайте попробуем объективно оценить Вашу собственную работу с точки зрения трудозатрат. Для этого постарайтесь заполнить приведенный ниже тест. Это перечень вопросов, ответив на которые, Вы сумеете нащупать «слабые места» и «горячие точки» в Вашем рабочем расписании. Постарайтесь ответить на них предельно честно, и Вы получите практическую объективную оценку своей работы.
Индивидуальный тест «Проблемы в управлении Вашим временем».
Заполните таблицу. Предлагается три варианта ответов на каждый из вопросов: «да», «нет», «не знаю».
N
Вопрос
Да
Нет
Не знаю
1
Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу
2
Я регулярно беру работу на дом
3
Я готовлю ежедневный перечень дел
4
На работе у меня практически не остается времени на себя
5
Мне часто приходится выполнять непредвиденную срочную работу
6
Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время
7
Я трачу много времени на совещания и встречи
8
Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта
9
Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения
10
Много времени у меня уходит на поездки
11
Я постоянно участвую в решении всех спорных вопросах в моем отделе (фирме)
12
Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель
13
Я самостоятельно разбираю свою почту
14
Мне часто бывает трудно довести до конца большое и сложное дело самостоятельно
15
Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию
16
Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать, что работа идет в правильном направлении
17
Я постоянно участвую во всякого рода совещаниях и собраниях
18
Я всегда пишу перечень заданий, которые нужно выполнить
19
Мне нравится обсуждать различные вопросы с коллегами по работе, хотя иногда на это уходит много времени
20
У меня есть должностная инструкция
21
Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок
22
Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности
23
Я трачу много времени на бумажную работу
24
У меня не остается времени на семью, отдых, друзей
25
У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном или большом деле
26
Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то
27
Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе
28
Меня постоянно отрывают от дел
29
Много времени я трачу на поиски нужной мне информации
30
Неприятные дела я всегда откладываю на потом
31
Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами
32
Нередко я просто забываю сделать то, что мне поручено
33
У меня бывает много посторонних посетителей во время работы
34
Я зарываюсь в мелочах, из-за этого у меня постоянные заторы в работе
35
У меня есть ощущение, что мои деловые совещания могли бы быть более эффективными
36
Я люблю работать допоздна
37
Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца
38
При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться
39
У меня есть специальный план обучения для себя и для своих подчиненных
40
Я постоянно встречаюсь с подчиненными, чтобы быть в курсе всех работ
41
После совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого
42
Я часто не обращаю внимания на очень важные детали
43
На выходные я часто беру работу домой
44
Многие дела занимают у меня больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно
45
Я часто не использую свой отпуск до конца
46
Мне нравится менять привычки и приобретать новые
47
Моим подчиненным приходится работать сверхурочно
48
Моя система работы с документами может быть улучшена
49
Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя
50
Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов
51
На моем рабочем месте постоянно звонит телефон
52
Мой секретарь всегда в курсе моих ежедневных планов
53
У меня есть четкий план работ на ближайшие полгода
54
Я поручаю подчиненным только те дела, на которые у меня не хватает времени
55
Я всегда контролирую результаты своей работы и работы своих подчиненных
Обработка результатов теста.
Как видно из таблицы, в ней нет “правильных” или “неправильных” ответов. Одни утверждения демонстрируют эффективность каждодневной работы, другие - упущения, недочеты в ее организации. Ниже приводится разбивка вопросов по группам, заслуживающим наиболее пристального внимания с точки зрения управления временем.
У Вас есть общие проблемы со стратегическим планированием работ, если Вы положительно ответили на вопросы 8, 14, 25, и отрицательно - на вопрос 53. Вопросы данной группы связаны с тем, планируете ли работу заранее, осуществляете поэтапное планирование, контролируете ли ход выполнения длительной работы.
У Вас есть проблемы с оперативным планированием работ, если Вы положительно ответили на вопросы 22, 24, 32, 43 и отрицательно - на вопросы 3, 18, 38, 55. Вопросы данной группы связаны с тем, как именно Вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов, фиксируете ли все происходящие события, контролируете ли оперативное использование рабочего времени.
У Вас есть проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работы, если вы ответили “да” на вопросы 1, 37, 41, 44, 45 и “нет” на вопросы 12, 20, 39, 49. Все эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли Вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач, и какими средствами Вы этого достигаете. Анализ ответов на эти вопросы поможет Вам прояснить ситуацию с результатами Ваших усилий.
Проблемы с определением рабочих приоритетов имеются у Вас, если Вы утвердительно ответили на вопросы 4, 9, 15, 34, 37, 42, 46, 50. Анализ ответов на эти вопросы поможет Вам выяснить, как именно используется Ваше рабочее время, не уходит ли оно целиком на “рутинные” дела, а также, есть ли разрывы между тем, что Вы хотели получить от работы и тем, что есть на самом деле.
Вы неправильно организовали свое взаимодействие с начальством и/или подчиненными, если утвердительно ответили на вопросы 5, 11, 16, 19, 26, 31, 40, 47, 54. Совместная работа - это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда и “на себя оборотиться”.
Проблемы с делегированием полномочий имеются у Вас, если Вы утвердительно ответили на вопросы 2, 7, 11, 13, 26, 36, 40. Может быть, Вы просто боитесь передавать дела другим людям и чувствуете себя в боль шей безопасности, когда занимаетесь мелочами. Вы должны понять, что ничего не поручая, невозможно добиться того, чтобы что-то делали другие.
Вы любите долго “раскачиваться” и стараетесь отложить дела “на потом”, если Вы положительно ответили на вопросы 6, 8, 14, 25,27,30. Эти вопросы касаются Вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений. Несмотря на то, что большинство из нас любят начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.
У Вас много времени отнимают внешние “пожиратели”(т.е. сотрудники, телефонные звонки и посетители, которые мешают Вам эффективно работать), если Вы положительно ответили на вопросы 10, 28, 33, 35, 51.“Пожиратели” нарушают наши планы, ломают распорядок рабочего дня, снижают эффективность и производительность нашего труда. Данная группа вопросов поможет Вам определить, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на то, что не имеет непосредственного отношения к работе.
У Вас есть проблемы с организацией и проведением совещаний, если Вы утвердительно ответили на вопросы 7, 17. 35, 41 и отрицательно - на вопрос 49. Данная группа вопросов позволяет определить, насколько эффективно Вы планируете и ведете различные мероприятия и сколько времени на них тратите.
У Вас есть проблемы в работе с документами, если Вы утвердительно ответили на вопросы 21, 23, 29, 48. В любой работе не обойтись без документов. Данная группа вопросов призвана помочь Вам прояснить, как именно Вы работаете с ними: долго ищете нужную информацию, долго знакомитесь с документами, не даете им хода, превращая свой стол в склад для бумаг.
Итак, вопросы поставлены, ответы получены и проанализированы. Вы получили общую картину Вашего отношения к работе, включая и некоторые из Ваших наиболее ярко выраженных проблем и привычек.
Если Вы хотите провести еще более подробную самодиагностику Ваших временных проблем, обратитесь к другим тестам, приведенным в разделе “ПРАКТИКУМ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ”.
КАК БОРОТЬСЯ С ДЕФИЦИТОМ ВРЕМЕНИ: РАБОТА НАД ОШИБКАМИ
Быть может, ты спросишь, как поступаю я, если смею тебя поучать? Признаюсь чистосердечно: как расточитель, тщательный в подсчетах, я знаю, сколько растратил. Не могу сказать, что не теряю ничего, но сколько теряю, и почему, и как, скажу и назову причины моей бедности. Сенека
В предыдущем разделе мы с Вами определили «болевые точки» Ваших временных проблем. Возникает закономерный вопрос: как с ними бороться?
Советуем Вам внимательно ознакомиться с материалами соответствующих разделов модуля «Управление временем». Краткие рекомендации и ссылки на нужные Вам разделы мы представили в виде таблицы.
Проблема
Возможные причины
Рекомендации
Какие разделы модуля "Управление временем" стоит подробно изучить
Отсутствие перспективного (стратегического) планирования
Неумение увидеть выгоду перспективного планирования. Ориентация на текущие действия. Отсутствие долгосрочных целей. Страх перед будущим.
Вы должны понять, что на стратегическое планирование понадобится время, но, в конце концов, оно экономит его. Думайте о результатах, а не об активности самой по себе. Смотрите на будущее позитивно. Сформулируйте долгосрочные цели и обсудите их с коллегами по работе. Не бойтесь масштабной работы.
Глава 2
Отсутствие оперативного планирования.
Отсутствие четких краткосрочных целей и задач. Неопределенные должностные полномочия. Слабый самоменеджмент.
Сформулируйте краткосрочные цели. Обсудите со своими подчиненными круг должностных обязанностей. Готовьте ежедневный план дел.
Глава 2, Глава 5
Проблемы в постановке целей и определении сроков выполнения работ.
Неумение сконцентрироваться на конкретных работах. Слабое представление о масштабах и сложности работ. Неумение соотнести объем работы с трудозатратами.
Постарайтесь определить, каких результатов Вы хотите достичь в итоге выполнения конкретной работы. Сколько времени Вам понадобится для достижения каждого конкретного результата? Кто еще будет выполнять эту работу? Как Вы ее можете разделить? Составьте план-график выполнения работ с указанием сроков и ответственных исполнителей. Контролируйте ход работ.
Глава 2
Отсутствие рабочих приоритетов (порядка выполнения дел в зависимости от их важности и срочности).
Широкие интересы. Путаница в порядке выполнения дел в зависимости от важности. Неумение устанавливать порядок дел в зависимости от их срочности.
Различайте срочное и важное. Выберите время для ежедневного планирования. Это оплатится вам сторицей. Говорите "нет". Делайте первоочередные дела в первую очередь. Развивайте свою собственную философию времени. Соотносите выполнение дел в зависимости от их важности с теми событиями, которые происходят.
Глава 3
Перегрузка из-за отсутствия делегирования полномочий.
Желание сделать все самому. Опасение, что подчиненные не смогут с ними справиться. Неуверенность в компетентности подчиненных.
Больше дел поручайте другим. Обучите подчиненных. Разрешайте им ошибаться. В случаях необходимости поменяйте их. Передавайте дела полностью. Сбалансируйте объем работ. Увеличьте штаты, перераспределите порядок выполнения дел в зависимости от их важности.
Глава 3
Управление в условиях кризиса, спешка.
Неправильная организация взаимодействия с руководством и подчиненными. Нереалистичная оценка времени. Неумение сказать "нет". Нечеткая постановка задач и слабый контроль за работой. Нетерпеливость в отношении деталей.
Применяйте те же приемы, что и при отсутствии планирования. Планируйте время на возможные перерывы в работе. Ориентируйтесь на имеющиеся возможности. Учитесь говорить "нет" руководству, коллегам по работе и подчиненным. Не жалейте сил, чтобы сделать все, как следует. Это сэкономит время, которое вы потратите на переделку.
Глава 2 Глава 4
"Раскачка" в выполнении дел, нерешительность
Наличие "любимой" и "нелюбимой" работы. Неуверенность в точности фактов. Страх последствий возможной ошибки. Отсутствие умения принимать рациональные решения.
Если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, то это парализует возможность анализа этих фактов. Улучшите систему сбора и уточнения фактов. Принимайте риск как неизбежность. Решайте, не имея перед собой всех фактов. С передачей дела другому человеку передайте ему и право на ошибку. Используйте ошибку как возможность извлечь из нее уроки. Соберите факты, поставьте цели, продумайте все возможные решения и нежелательные последствия, примите решение и выполняйте его.
Глава 4
Неспособность сказать “нет”
Боязнь обидеть кого- либо. Отсутствие готовых отговорок.
Честный ответ не должен быть обидным. Пример: “Мне очень жаль, но я вынужден сделать Вам следующее предложение...”. Лучшим извинением служит честное признание, что у Вас нет времени. Предпосылка к тому, чтобы сказать “нет”, состоит в том, что Вы ежедневно планируете свою работу и знаете ограниченность своего времени.
Глава 4
Постоянные посетители
Удовольствие от общения. Неумение отказывать.
Общайтесь в другом месте. Встречайте посетителей в дверях кабинета. Если необходимо, предложите вместе пообедать. Проводите «стоячие» заседания. Отсеивайте посетителей. Чаще говорите «нет». Будьте недоступны. Отмените политику открытых дверей.
Глава 4
Частые или долгие телефонные разговоры
Отсутствие самодисциплины. Стремление быть информированным и включенным во все дела.
Отсеивайте и группируйте телефонные звонки. Подключите секретаря. Будьте кратким в разговоре. Не включайтесь ни в какие дела, кроме тех, которые имеют решающее значение. Вмешивайтесь только в исключительных случаях.
Глава 4
Обычные дела и текучка
Неумение организовать личную работу. Отсутствие порядка выполнения дел. Слишком большой контроль над деятельностью подчиненных. Чувствуете себя в большей безопасности, когда занимаетесь мелочами.
Сформируйте свой индивидуальный рабочий стиль. Ставьте цели и концентрируйте усилия на их выполнении. Не бойтесь принимать решения. Четко придерживайтесь ежедневного плана дел. Наладьте взаимодействие секретарем и подчиненными. Смотрите на результаты, не вникайте ни в детали, ни в методы работы.
Глава 5
Слабая организация работы с документами и информацией
Информационный взрыв. Чрезмерное увлечение компьютером. Неумение свести к минимуму бумажную работу и отсеивать ненужное.
Читайте выборочно. Обучайтесь скорочтению. Пользуйтесь данными компьютера только при необходимости. Помните принцип Парето. Поручайте работу с документами своим подчиненным.
Глава 6
Неэффективные заседания и совещания
Страх взять на себя ответственность за принятие решения. Нерешительность Слишком много связей. Плохое ведение заседания.
Принимайте решения, не устраивая заседаний. Принимайте решения даже в том случае, если какими-то фактами Вы не располагаете. Не созывайте совещаний, в которых нет необходимости. Заранее составляйте повестку дня. Придерживайтесь темы заседания, как можно скорее готовьте короткие записи.
Глава 7
Удержишь в руках сегодняшний день - меньше будешь зависеть от завтрашнего... Все у нас чужое, одно лишь время наше. Луций Сенека Планирование означает подготовку к реализации целей. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда, т.е. если у Вас есть конкретный план использования времени
Умеете ли Вы планировать время?
Постановка целей.
Определение сроков выполнения работ.
Планирование с помощью метода «Альпы».
Планирование по системе Франклина.
«Прямое» планирование с помощью картотек и дневников учета времени.
Типичные ошибки при организации планирования времени.
УМЕЕТЕ ЛИ ВЫ ПЛАНИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ?
Истинно велик тот человек, который овладел своим временем. Гесиод
Как узнать, хорошо ли я планирую свое время?
Попробуйте честно ответить на следующие вопросы:
Есть ли у меня долгосрочные цели и план их реализации?
Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
Знаю ли я примерное распределение времени, необходимое для выполнения предстоящих дел?
Составляю ли я четкое расписание работы на текущий день?
Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?
Продолжаю ли я работать дома по вечерам?
Бывает ли у меня ощущение, что я “тону в мелочах”?
Часто ли я спешу?
Если на большинство из предложенных вопросов Вы ответили утвердительно, скорее всего, у Вас есть проблемы в области планирования времени. Что делать? Следующий вопрос, который у Вас скорее всего возникнет:
Можно ли научиться планировать свое время более эффективно?
Научиться эффективно планировать время не так просто! Даже те, кто серьезно и обстоятельно занимаются этим, не могут дать стопроцентной гарантии, что у них все получилось. Тем не менее, научиться планировать время можно и нужно. Помните: Ваше время - в Ваших руках, а научившись планировать время, Вы сможете к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.
Как правильно составить план моих дел?
Хороший план должен соответствовать определенным требованиям. Вот они:
В перечне видов деятельности не должно быть места невыполнимым делам
Учитывайте сложность каждого конкретного задания, временные и прочие затраты на его выполнение
Предусмотрите поправки на непредвиденный случай, а также рассчитайте время на выполнение того или иного задания
Четко определите приоритеты как один из решающих факторов рационального использования времени (подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе модуля).
Имеет ли смысл планировать не только работу, но и личную жизнь, отдых?
Мы часто думаем, что быть успешным в работе - это основная задача в жизни. Однако, ставя успех в работе на первое место, мы забываем про то, что если человек не развивается как творческая личность, не чувствует себя значимым, нужным, отдохнувшим, то очень скоро социальные успехи на работе будут или повторяться, или потихонечку сходить на нет, и работа станет казаться скучной. Вот чтобы этого не происходило как раз и нужно планировать личную жизнь, здоровье, межличностные отношения - все это просто делает Вашу жизнь гармоничной. Это как большой корабль, он должен быть без пробоин и трещин, иначе, в конце концов, рассыплется на мелкие части.
Каких только "штучек" не придумали, чтобы облегчить менеджеру процесс планирования времени: перекидные календари, ежедневники, бизнес блокноты, органайзеры, электронные записные книжки, "тайм менеджер". Что лучше использовать?
Многолетний опыт применения различных технических средств планирования показал, что дело не в конкретных "устройствах для планирования", а в системе планирования, которую вы применяете.
Т. Котарбинский, основатель праксеологии (науки об эффективной деятельности человека), полагал, что оптимальная система планирования должна:
обеспечить достижение цели;
не требовать слишком много времени на освоение;
быть удобной при использовании.
Эти моменты мы рекомендуем учитывать при выборе той или иной системы планирования.
Какие системы планирования времени Вы можете порекомендовать для практического применения?
На сегодня существует множество систем и методик планирования времени, в основном, принадлежащих зарубежным авторам. Выбрать из них «наилучшую» достаточно сложно, так как у каждой есть свои достоинства и недостатки. Кроме того, нельзя забывать, что любая подобная система создавалась автором с учетом его собственного рабочего стиля, конкретных задач и потребностей. С наиболее популярными системами и методами планирования времени Вы можете ознакомиться в данном разделе. Если какая-либо из предложенных систем Вам полностью подойдет - замечательно, если нет - попробуйте взять из каждой системы лучшее и создать что-то свое. Не получится сразу - пробуйте другое. Помните, что главное- это Ваше упорство и желание достигнуть поставленных целей.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
Трудности с планированием времени, как правило, возникают не при изучении методов планирования, а при попытке внедрить их в практику Вашей собственной работы. Поэтому, переходя к практическому освоению планирования, постарайтесь последовательно придерживаться следующих рекомендаций.
ПО ПОВОДУ КАЖДОГО ИЗ ОСВАИВАЕМЫХ МЕТОДОВ, -- КАКИМИ БЫ БАНАЛЬНЫМИ ОНИ НИ КАЗАЛИСЬ, -- ЗАДУМАЙТЕСЬ: "А ЧТО, СОБСТВЕННО, МЕШАЕТ МНЕ ПОПРОБОВАТЬ ЭТО?" ИЛИ "А ПОЧЕМУ БЫ И НЕТ?".
НАЧИНАЙТЕ С ПРОБЛЕМЫ, РЕШЕНИЕ КОТОРОЙ ЯВЛЯЕТСЯ ДЛЯ ВАС ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ВАЖНЫМ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫМ. ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ НА ПРАКТИКЕ МЕТОДОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА ДЕЙСТВУЙТЕ ПО ПРИНЦИПУ УСТАНОВЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТОВ. ПОМЕСТИТЕ В ЦЕНТР ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ КАКУЮ-НИБУДЬ ВАЖНУЮ ЗАДАЧУ, НАПРАВИВ НА ЭТО БОЛЬШУЮ ЧАСТЬ СВОЕЙ ЭНЕРГИИ.
НЕ СТАРАЙТЕСЬ СРАЗУ СДЕЛАТЬ ВСЕ И В СОВЕРШЕНСТВЕ. ДЕЛАЙТЕ ТОЛЬКО РЕАЛЬНЫЕ ШАГИ.
НЕ НАЧИНАЙТЕ С МЕР, КОТОРЫЕ ХОТЬ И ВЫГЛЯДЯТ ОЧЕВИДНЫМИ, НО ВСТРЕЧАЮТ ВНУТРЕННЕЕ ВАШЕ СОПРОТИВЛЕНИЕ. НАПРИМЕР, ОЧЕНЬ ПОЛЕЗНО ДЕЛАТЬ ПРОБЕЖКУ В 6 ЧАСОВ УТРА, НО ЕСЛИ ВЫ ЛЮБИТЕ ПОСПАТЬ, ТО У ЭТОЙ ЗАТЕИ ОЧЕНЬ МАЛО ШАНСОВ НА УСПЕХ.
КАЖДЫЙ НОВЫЙ МЕТОД НАЧИНАЙТЕ ОСВАИВАТЬ СРАЗУ КАК МОЖНО ИНТЕНСИВНЕЕ, СТАРАЯСЬ ИЗБЕГАТЬ СЛИШКОМ БОЛЬШИХ ПЕРЕРЫВОВ. КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ С ПОМОЩЬЮ ЛИСТКОВ-ПАМЯТОК НА КАЖДЫЙ ДЕНЬ ИЛИ НЕДЕЛЮ. КРОМЕ ТОГО, ЧТО ЭТО САМОДИСЦИПЛИНИРУЕТ, ЕЩЕ ОДНИМ ПОЛЕЗНЫМ РЕЗУЛЬТАТОМ БУДЕТ РЕГУЛЯРНОЕ ОЩУЩЕНИЕ УСПЕХА.
ДЛЯ ПЕРВОГО ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ВЫБЕРИТЕ ИЗ НИХ ТОЛЬКО ОДНО ВАЖНОЕ И НЕСКОЛЬКО СРАВНИТЕЛЬНО ВТОРОСТЕПЕННЫХ. СНАЧАЛА РЕАЛИЗУЙТЕ ИХ, А УЖ ПОТОМ РАЗВИВАЙТЕ АКТИВНОСТЬ В НОВЫХ НАПРАВЛЕНИЯХ.
РЕШИТЕ, ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ОТКРЫТО ЗАЯВИТЬ О СВОИХ ПЛАНАХ ДОБИТЬСЯ ПЕРЕМЕН В СТИЛЕ РАБОТЫ И ЖИЗНИ, А ТАКЖЕ, ВОЗМОЖНО, ПРИВЛЕЧЬ ОКРУЖАЮЩИХ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ВЕРОЯТНОСТИ УСПЕХА. А МОЖЕТ БЫТЬ, ВЫ ЗАХОТИТЕ ПОПРОБОВАТЬ СДЕЛАТЬ ЭТО САМОСТОЯТЕЛЬНО, -- СНАЧАЛА НЕЗАМЕТНО ДЛЯ ДРУГИХ СПРАВИТЬСЯ С НЕКОТОРЫМИ СВОИМИ ПРОБЛЕМАМИ.
СПОКОЙНО ВОСПРИНИМАЙТЕ ВОЗДЕЙСТВИЕ ИЗВНЕ. НАПРИМЕР, ПОДКЛЮЧИТЕ СВОЕГО ПОМОЩНИКА ИЛИ СЕКРЕТАРЯ, -- ПУСТЬ ОНИ НАПОМИНАЮТ О ВАШИХ НАМЕРЕНИЯХ ПРИМЕНИТЬ НОВЫЙ МЕТОД И КОНТРОЛИРУЮТ ВАС.
ОБСУДИТЕ СВОИ НАМЕРЕНИЯ И ПЛАНЫ С ПОДЧИНЕННЫМИ, ПОПРОБУЙТЕ И ИХ ВОВЛЕЧЬ В РЕАЛИЗАЦИЮ ЗАДУМАННОГО.
НЕ БЕРИТЕ НА СЕБЯ СЛИШКОМ МНОГО. ОПРЕДЕЛЯЙТЕ РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ И РАЗДЕЛЯЙТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ СВОЕЙ ЗАДАЧИ НА ЭТАПЫ.
ПЕРИОДИЧЕСКИ КОНТРОЛИРУЙТЕ СЕБЯ. ПРОВЕРЯЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ОТДАЧУ ОТ ПРИМЕНЕНИЯ НОВОГО ДЛЯ ВАС МЕТОДА САМОМЕНЕДЖМЕНТА. В КОНЦЕ КОНЦОВ, ВАЖНО НЕ ТО, ЧТО ВЫ НАЧАЛИ ДЕЛАТЬ, А ТО, ЧТО ВАМ УДАЛОСЬ УСПЕШНО ЗАВЕРШИТЬ.
НЕ ЗАПАЗДЫВАЙТЕ С КОНТРОЛЕМ И ПРОВЕРКОЙ ВЫПОЛНЕНИЯ ТЕКУЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ, ЧТОБЫ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ МОЖНО БЫЛО ВНЕСТИ СВОЕВРЕМЕННЫЕ КОРРЕКТИВЫ.
ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ
После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия. Марк Твен Цели являются представлениями о будущем, для реализации которых Вы хотите что-либо сделать. «Мыслить целями» -- значит поставить частное на службу большому целому. После этого появляется понимание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.
Зачем нужно ставить себе цели?
Определяя цели, Вы невольно концентрируетесь не на том, что Вы делаете, а на том, для чего Вы это делаете. Это побуждает Вас конкретизировать конечный результат Вашей деятельности. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсутствует критерий оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того, чтобы понапрасну тратить свои силы.
Могут ли мои цели меняться с течением времени?
Постановка целей -- перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией намеченного плана действий выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными. Важно постоянно помнить, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие в соответствии со своими целями.
Как правильно ставить цели?
Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому. Становится ясно, в каком направлении двигаться, и каким должен быть конечный результат.
Существует пять основных принципов постановки целей: точность определения, измеримость, достижимость, реалистичность, определенность во времени.
Процесс постановки целей охватывает три фазы:
нахождение цели: чего я хочу?
ситуационный анализ: что я могу?
формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?
С чего следует начать?
Постарайтесь как можно более конкретно ответить на следующие вопросы:
Каких целей Вы хотите достичь?
Согласуются ли они между собой?
Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
Знаете ли Вы, какими необходимыми для достижения цели качествами Вы уже обладаете (Ваши сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (Ваши слабые стороны)?
Самое главное - старайтесь добиться ясности цели. Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия. Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в работе и в жизни!
Пример:
Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни. Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.
Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно планировать, например, фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовывать по этапам. Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите достичь!
Обязательно ли формулировать свои цели в письменном виде?
В письменном виде цели визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к систематическому анализу, перепроверке и ревизии. Письменная регистрация также способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом, Вы приучитесь постоянно помнить о своих целях и уточнять их.
Нужно ли стремиться к тому, чтобы все мои цели были реалистичными?
На этапе определения своих целей несущественно окажутся ли Ваши представления реалистическими или утопическими. Значительно важнее выяснить, что представляют собой Ваши «жизненные линии», определяющие Ваше существование, а также каковы Ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни!
Как правильно определить мои личные цели?
Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней:
(1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.
(2) Распределение жизненных целей во времени.
(3) Конкретизация представлений о развитии профессиональной карьеры.
(4) Инвентаризация целей.
Для уточнения представлений о своих жизненных устремлениях попробуйте представить себе возможную картину Вашей будущей жизни. Проанализируйте, как протекала до сих пор Ваша жизнь, в чем состояли Ваши крупнейшие успехи, как Вы представляете себе свое будущее, чего еще Вы хотели бы достичь. Назовите пять важнейших целей, которые Вы хотели бы достичь до конца своей жизни.
Теперь попытайтесь уточнить характер Ваших целей. Какие из них являются долгосрочными (чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни), среднесрочными (чего Вы хотите достичь в ближайшие 5 лет) и краткосрочными (чего Вы хотите добиться в ближайшие 12 месяцев)?
Теперь определите свои долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные профессиональные цели. Подумайте, чем бы Вы охотнее всего занимались, если бы могли свободно выбирать служебное положение, функции, организацию и т.п. (пример: стать членом правления фирмы Х или У, укрепить свое положение и занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и т.д.).
И, наконец, составьте полный список Ваших целей:
Личные цели (цели жизни)
Профессиональные цели (цели карьеры)
Опыт, который Вы еще хотели бы приобрести (личный и профессиональный)
То, что Вы еще хотели бы совершить в личной жизни и в профессиональной сфере.
Что делать после того, как список целей составлен?
После того, как Вы прояснили для себя вопрос о личных и профессиональных целях, следует заняться анализом имеющихся в Вашем распоряжении ресурсов, т. е. средств для достижения целей. Определив, «куда я хочу?», следует продумать ответ на вопрос «где я нахожусь и почему?».
Постарайтесь вспомнить все свои наиболее заметные успехи в работе и в личной жизни. Подумайте, какие способности, знания и опыт были необходимы, чтобы достичь этих успехов? Благодаря каким способностям Вы достигли желаемых результатов? Что Вы вообще можете совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей Вы располагаете Теперь составьте список своих крупнейших неудач и отметьте, следствием отсутствия каких качеств они были. Подумайте над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу. Помните: знать свои слабости - значит укреплять свои сильные стороны!
Сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важнейшие сильные и слабые стороны в различных областях (профессиональные знания и опыт, социальные качества, личные способности, способности руководителя, интеллектуальные способности и т.п.).
Теперь Вы можете переходить к следующему этапу определения своих целей - к анализу «цель - средство».
Что такое анализ «цель - средство»?
В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленному ранее списку целей и выберите пять важнейших. Определите необходимые для достижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.
Результаты этой работы целесообразно представить в виде таблицы:
Желаемые цели
Необходимые средства (что требуется?)
Ситуационный анализ
Имеется в наличии (способности, средства и т.д.)
Не имеется в наличии
Практические шаги по увеличению ресурсов
1.
2.
3.
4.
5.
Теперь Вы готовы перейти к последней фазе процесса постановки целей - конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.
Как увязать мои цели с текущими жизненными планами?
Каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете Вы!
Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением Ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям Вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.
Пример: Жизненный план (извлечение).
Сфера жизни

Жизненная цель
Важность, значимость
Срок (год)
Практические действия
Срок
Контроль
Имущество, деньги
4
Собственный дом в пригороде
Высокая
2006
Поиск участка
2002
Накопление собственных средств
2001
Поиск заемных средств
2002
Выгодная продажа квартиры
2004
Подбор строительной компании и заключение договора на строительство
2003
Начинайте планирование работы с постановки целей.
Сделайте свои цели :
КОНКРЕТНЫМИ
ИЗМЕРИМЫМИ
ДОСТИЖИМЫМИ
РЕАЛЬНЫМИ
ОГРАНИЧЕННЫМИ ВО ВРЕМЕНИ
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
Вы никогда не опоздаете на поезд, если хотя бы раз в жизни уже опоздали на него. Дж.К. Честертон Каждый день на работе Вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок её исполнения
Как не ошибиться при установке сроков выполнения работ?
Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определённой дате и стать предпосылкой другой. Например, ежемесячные отчёты необходимо представлять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом. Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь Вы тоже можете установить себе срок, который покажется Вам реальным, но если Вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдёт.
Основные причины возникновения проблем при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумываясь о смысле происходящего.
Как мне научиться укладываться в намеченные сроки?
Чтобы всегда укладываться в намеченные сроки, в своей работе постарайтесь придерживаться следующих правил:
* Когда Вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите свой ежедневник (список) отсроченных дел и определите, сможете ли Вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не сорвав последнего срока.
* Никогда не пользуйтесь фразой “как можно скорее”. Она бессмысленна. Если у Вас полно бумажной работы, помеченной “как можно скорее”, то Вы не знаете, за что браться в первую очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте людям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расскажите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено даже высшим начальством и клиентами).
* Получив документ, помеченный “как можно скорее”, позвоните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по нему отчитаться.
* То же самое относится и к слову “срочно”. Из какого понятия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталкиваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время, наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с пометкой “срочно”, позвоните его отправителю и выясните, когда это действительно нужно сделать.
* Посылая кому-то документ, который Вы хотите получить обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте срок ответа и, если нужно, причину такого срока.
* Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок выполнения необходимого Вам действия и причину установки такого срока.
* Если установлен срок, проконтролируйте выполнение работы заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не получили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сделана. “Подгоняя” человека ближе к истечению срока, Вы готовите почву для гнева с вашей стороны и защиты -- с его.
* Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контролировать ход работы до истечения срока ее выполнения.
* Устанавливая сроки, давайте людям понять, что Вы будете следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к примеру: “Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела (если возникнут сложности) и т.д.”. Мало кто на это обидится. Скорее это будет приветствоваться.
ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА "АЛЬПЫ"
Год за годом мы становимся все более подготовленными для свершения своих стремлений. Но к чему мы стремимся? Лоуренс Питер
В чем заключается метод «Альпы»?
Метод “Альпы” относительно прост, и после некоторых упражнений Вам потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности планируемых действий;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;
5) контроль (учет несделанного).
Что дает метод «Альпы»?
Использование метода “Альпы” дает следующие основные преимущества:
Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
Планирование следующего дня.
Четкое представление о задачах дня.
Упорядочение течения дня.
Преодоление забывчивости.
Концентрация на наиболее существенном.
Уменьшение объема “бумажной” работы.
Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
Сокращение помех и нежелательных перерывов.
Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
Улучшение самоконтроля.
Повышение удовлетворенности и мотивации.
Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени!
С чего начать планирование по методу «Альпы»?
Первая стадия - составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:
В -- визиты, совещания;
Д -- делегирование дел;
К -- контроль;
П -- в процессе, в деле;
ПК -- поездки, командировки;
ПР -- письменная работа, деловые письма, диктовка;
С -- секретарь;
Т -- телефонные разговоры;
Ч -- процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК -- новое помещение для офиса;
В -- Шишкин (компьютерная программа);
В -- Иванов (экспертная оценка);
П -- проект изучения рынка;
К -- Сидоров (статистика сбыта);
ПР -- Васильев (письмо);
Ч -- специальный журнал для менеджеров;
Т -- Кошкин (нехватка персонала);
Т -- Сергей (вечерняя партия в бильярд).
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
в первом приближении распределять их по приоритетности;
подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Пример:
П -- проект изучения рынка;
В -- Иванов (экспертная оценка);
ПК -- новое помещение для офиса;
Ч -- специальный журнал для менеджеров;
Непродолжительные работы:
К -- Сидоров (статистика сбыта);
ПР -- Васильев (письмо);
“Телефонный блок”:
Т -- Шишкин (компьютерная программа);
Т -- Кошкин (нехватка персонала);
Т -- Сергей (вечерняя партия в бильярд).
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Что делать после определения списка заданий на день?
Помните, что реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что Вы фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий, например:
Часы
П - проект изучения рынка;
3,0
В - Иванов (экспертная оценка)
2,0
ПК - новое помещение для офиса
1,5
Ч - специальный журнал для менеджеров
1,0
К - Сидоров (статистика сбыта)
0,5
ПР - Васильев (письмо)
1,5
Т - Шишкин (компьютерная программа)
Т - Кошкин (нехватка персонала)
0,5
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд)
10,0
Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Сколько времени нужно резервировать «про запас»?
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Чем завершается планирование по методу «Альпы»?
Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5--6 часов.
Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.
В окончательном варианте план дня может выглядеть следующим образом:
Приоритет
Часы
Перепоручения
П - проект изучения рынка;
А
2,5
0,5 часа перепоручается г-ну Х
В -Иванов (экспертная оценка)
А
1,5
ПК - новое помещение для офиса
Б
0,5
К - Сидоров (статистика сбыта)
Б
0,5
ПР - Васильев (письмо)
Б
0,5
Поручается г-ну У
Ч - специальный журнал для менеджеров
В
0,5
Т - Шишкин (компьютерная программа)
В
Секретарь
Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд)
В
6,0
И, наконец, на пятом этапе осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности: Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца или Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Почему план дня рекомендуется составлять накануне вечером?
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и расслабленностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
ПЛАНИРОВАНИЕ ПО СИСТЕМЕ ФРАНКЛИНА
Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь. Бенджамин Франклин
Каковы особенности планирования по системе Франклина?
Многие менеджеры и руководители западных компаний с успехом используют систему планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. Те, кто применяют эту систему на практике, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды:
Как на практике выглядит процесс «строительства пирамиды»?
Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря, то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет "познание" и "служение людям", хотя на самом деле для него важны в первую очередь "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 20хх года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности 'социология и политология' - это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?" В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвардский Университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в Гарвардский Университет", "Пройти курсы по подготовке к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача "Подать документы в Гарвардский Университет" разбивается на такие подзадачи, как "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
Как конкретно будет выглядеть процедура составления моего ежедневного плана дел по системе Франклина?
В рамках одного дня в системе Франклина используется следующий прием планирования: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства - кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Например, на сегодня у Вас запланированы следующие дела:
Закончить разработку программы стратегического развития для Вашего клиента.
Закончить статью для журнала “Маркетинговые исследования”.
Поздравить сотрудника Вашей фирмы Петрова с днём рождения.
Получить об апрельском семинаре по маркетингу, в котором Вы собираетесь поучаствовать.
Забрать куртку из химчистки.
Ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.
Первая задача является для Вас первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум - завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача - человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день.
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными - необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если Вы будете слишком заняты и не сможете уделить время этим делам, Вы можете безболезненно отложить их на завтра.
Вторая и пятая задачи являются для Вас малозначительными, (поскольку до срока сдачи статьи еще далеко, а куртка может полежать в химчистке) - можно откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
Закончить разработку стратегического плана развития.
В перерыве поздравить Петрова с днём рождения.
Если успею, получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу.
В свободное время закончить статью по маркетингу.
В свободное время забрать куртку из химчистки.
Если успею, ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным - хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно - уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Предусмотрены ли в системе Франклина какие-то специальные формы для ведения записей?
Да, предусмотрены. Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.
Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
В начале дневника несколько соответствующим образом размеченных страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план - 4-й этаж).
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план - 5-й этаж).
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные - буквой "B" и маловажные - буквой "C") и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой "V". Отменённые, - по той или иной причине, - буквой "X" (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего - следующего), а в графе "Статус" за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.

Приоритет
Статус
Описание задачи
1
А
V
Закончить разработку стратегического плана
2
С
-->20.03.2001
Закончить статью "Исследование рынка"
3
А
V
Поздравить Петрова с днем рождения
4
В
V
Уточнить информацию об апрельском семинаре
5
С
Х (жена забрала)
Забрать куртку из химчистки
6
В
-->20.03.2001
Ответить на письмо Кудрявцевой
Пример страницы дневника планирования работ по методу Франклина.
Что делать, если мои планы меняются по ходу дня?
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным. Например, план на день, скорее всего будет изменен Вами в течение дня. В этом нет ничего страшного, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать Ваши планы.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
КРАТКОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ РЕКОМЕНДУЕТСЯ ПЕРЕСМАТРИВАТЬ КАЖДЫЕ ОДНУ-ДВЕ НЕДЕЛИ.
ДОЛГОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ ДОЛЖНЫ ПРОВЕРЯТЬСЯ (А ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ - КОРРЕКТИРОВАТЬСЯ) НЕ РЕЖЕ ОДНОГО РАЗА В ЧЕТЫРЕ-ШЕСТЬ МЕСЯЦЕВ.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПЛАН СЛЕДУЕТ ПЕРЕСМАТРИВАТЬ РАЗ В ГОД. ТОГДА ЖЕ СТОИТ КРИТИЧЕСКИ ВЗГЛЯНУТЬ И НА ПОСТАВЛЕННУЮ ВАМИ ГЛОБАЛЬНУЮ ЦЕЛЬ (ПРИВЛЕКАЕТ ЛИ ОНА ВАС ПО-ПРЕЖНЕМУ? НЕ ХОТИТЕ ЛИ ВЫ ВНЕСТИ КАКИЕ-ТО КОРРЕКТИВЫ?) И ДАЖЕ ПОПЫТАТЬСЯ ПЕРЕОСМЫСЛИТЬ ЗАПИСАННЫЕ ВАМИ ЖИЗНЕННЫЕ ЦЕННОСТИ.
«ПРЯМОЕ» ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ КАРТОТЕК И ДНЕВНИКОВ УЧЕТА ВРЕМЕНИ
На следующей неделе кризисов не будет. В моем расписании они не предусмотрены. Генри Киссинджер
Если мне все равно придется постоянно корректировать свои планы, не проще вести «прямой» учет расходуемого времени? Существуют ли такие системы, и какова их эффективность?
Разумеется, подобные системы существуют. Например, среди отечественных специалистов по научной организации труда широко известна система учета времени биолога и математика А.А. Любищева. С 1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет он ЕЖЕДНЕВНО записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени - на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Следует ещё раз подчеркнуть: учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет! Подробнее об этой системе Вы можете узнать, обратившись к нашему “ПРАКТИКУМУ”.
В конечном итоге система учета времени А.Любищева обеспечивала ему следующее:
он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении.
имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время. Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А.Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания
он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям. "Утилизация "отбросов времени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в "отбросах времени", - Д.Гранин.
система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику", - писал А.Любищев.
Как на практике выглядит учет времени в системах «прямого» планирования?
Исходной точкой для организации времени в системах “прямого” планирования является учет затраченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием так называемых карточек ежедневного учета времени или “дневников времени”. Пример такой карточки приведен ниже. Другие формы для учета времени Вы найдете в нашем “ПРАКТИКУМЕ”.
Приоритет
Время дня
Вид деятельности
Затраты времени
Примечания (как можно сэкономить время в будущем)
8.55
Приход - кофе
10 мин.
9.10
Подготовка программы для К.
25 мин.
9.35
Прерван тел. В отношении плаката М.
5 мин.
9.40
Вернулся к программе
15 мин.
Фрагмент карточки ежедневного учета времени
Нужно ли мне записывать в карточку все, чем я занимаюсь в течение дня?
Нет необходимости записывать все, на что уходит Ваше время, просто отмечайте каждое переключение внимания, как описано ниже.
Фиксируйте момент переключения внимания, каким бы кратковременным он ни казался. Например, Вас могут отвлечь коллеги по работе, телефонные звонки, вызов к руководству, незапланированные посетители, срочные совещания и многое другое.
Записывайте эти переключения внимания тогда, когда они происходят. Некоторые ошибочно полагают, что будут все помнить, чтобы провести учет времени в конце рабочего дня. Однако, память - плохой ориентир, поэтому такой подход никогда не дает достаточно информации.
На что еще обратить внимание при заполнении карточки?
Помимо вышеперечисленных, при заполнении карточки учета времени важно придерживаться следующих рекомендаций:
Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня.
Если Вы берете работу на дом, включите в карточку время, затраченное дома.
Делайте Ваши записи кратко, используйте сокращения
Приступая к заполнению карточек, начинайте с колонок “Время”, “Вид деятельности” и “Затраченное время”.
Для заполнения колонки “Приоритет” воспользуйтесь материалами Главы 3.
Колонку “Примечания” Вы сможете заполнить, проанализировав Ваши индивидуальные временные потери.
На мой взгляд, ведение такой системы учета времени имеет большой недостаток - это слишком кропотливая работа.
На самом деле, ведение “карточек времени” займет у Вас не более 5 - 10 минут в день. Если же на это действительно уходит много времени, значит Вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте больше сокращений. Если Вы пользуетесь компьютером, попробуйте ввести туда карточку учета времени в виде электронной таблицы, которая позволит Вам автоматически подводить итог по каждому виду деятельности в конце дня.
Что такое «дневник времени»?
Дневник Времени - это Ваша личная рабочая картотека, в которой сшиты отдельные листы ежедневного учета времени и собрана другая информация, позволяющая Вам эффективно планировать свое время. С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Какова структура типового «дневника времени»?
Обычно “дневник времени” имеет следующую структуру:
Календарная часть.
В эту часть Вы можете “зашить” различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.
Поместите в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни -- надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
Новые “входящие” дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
Раздел служебных и частных дат. Здесь на соответствующих листках и формулярах Вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
организационные мини-планы;
список дней рождения
сроки проведения всевозможных мероприятий;
листки-памятки и т.д.
Раздел адресов и телефонов. У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
Ситуация: “Мне сложно дается планирование времени, потому что я от рождения неорганизованный человек”.
Ошибка: Если Вы не научились самоорганизации в юности, то можете всю жизнь считать себя дезорганизованным человеком. Однако истина заключается в том, что любой человек в любом возрасте может научиться организовывать свое время. Все, что для этого нужно - готовность пойти на перемены в своей жизни, а также знание того, где, когда и как осуществлять эти перемены.
Ситуация: “Я убежден, что планирование времени лишает жизнь элементов непредсказуемости и делает ее рутинной”.
Ошибка: Четкое определение своих целей и приоритетов совсем не означает, что Вас затянет в скучную и предсказуемую рутину. На самом деле, при лучшей организации своего времени, Вы предоставите себе еще больше свободы действий. Например, в жаркий день Вы захотите уйти домой пораньше. Но перед уходом Вам неожиданно напоминают, что нужно закончить отчет, о котором Вы почти забыли. В результате Вы не только не уходите раньше, а еще и задерживаетесь после работы. Если бы сдача отчета была у Вас заранее запланирована, Вы могли бы внести коррективы в свой рабочий график и постараться закончить отчет заранее, чтобы освободить время в конце рабочего дня.
Ситуация: “Чтобы сделать больше, мне надо работать еще усерднее...”
Ошибка: Слишком много работая и перенапрягаясь, Вы не только не повышаете собственную производительность труда, но, скорее всего, еще и снижаете качество работы, на которую тратите столько времени и сил! Научитесь исключать из жизни как можно больше “занятости” и заменять ее работой с самым эффективным использованием времени.
Ситуация: “Все мои цели и планы у меня в голове. Я считаю, что нет необходимости записывать их на бумаге”.
Ошибка: Планы и цели, не изложенные в письменном виде, правильнее считать Вашими намерениями. Ваши стремления необходимо обратить в четко очерченные планы действий, прежде чем их можно будет реализовать. То же самое относится и к постановке целей. Оставаясь запертыми у Вас в голове, они вряд ли будут руководить Вашими действиями изо дня в день.
Ситуация: “Как я могу составить список своих целей, если хочу от жизни так много?”
Ошибка: Действительно, если Вы захотите достичь всех возможных или даже просто всех желаемых целей, Вашей жизни может просто не хватить. Если Вы попытаетесь “объять необъятное”, скорее всего, добьетесь намного меньшего, чем достигли бы, имея меньшее количество четко очерченных целей. Постарайтесь отделить главные цели от второстепенных. Некоторые люди просто не решаются сделать выбор. Как бабочки, они порхают от одного к другому, не позволяя себе задержаться на чем-нибудь достаточно долго, чтобы достичь чего-то. Не совершайте подобной ошибки. Учитесь расставлять приоритеты (об этом можно узнать в Главе 3).
Секрет успеха - в последовательности. Бенджамин Дизраэли В ходе работы Вам постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент - это центральная функция управления - ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Установить приоритетность - означает принять решение о том, каким из задач следует придать первостепенное значение.
Умеете ли Вы принимать решения?
Анализ приоритетов по Эйзенхауэру.
Принцип Парето.
Установление приоритетов с помощью АБВ - анализа.
Техника делегирования полномочий.
Типичные ошибки при принятии решений.
УМЕЕТЕ ЛИ ВЫ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ?
Вы видите что-то и спрашиваете «почему?». А я воображаю то, чего никогда не было, и тоже спрашиваю «почему не было?». Бернард Шоу
Как оценить, насколько эффективно я принимаю решения?
Самый простой способ оценить эффективность принятого решения - дождаться его последствий. К сожалению, оценка “по факту” вряд ли поможет Вам что-то изменить, когда уже принятое решение привело к плачевным результатам. Поэтому прежде, чем бросаться разом решать накопившиеся проблемы, постарайтесь задуматься над следующими вопросами:
Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней?
Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?
Уделяю ли я нужное количество времени для подготовки к принятию решения в зависимости от срочности и важности дела?
Часто ли я откладываю принятие решений и выжидаю, пока вопрос разрешится “сам собой”?
Не уделяю ли я слишком много времени мелким незначительным делам или частностям?
Расходуют ли попусту мое время подчиненные?
Предрасположен ли я к тому, чтобы все сделать самому?
Если Вы положительно ответили на поставленные вопросы, скорее всего, у Вас есть проблемы с принятием решений.
Всегда ли руководитель должен незамедлительно принимать решения?
Стараясь сразу принять решения по всем вопросам, с которыми к Вам обращаются, Вы постоянно загоняете себя в угол, взваливая на себя ответственность за все на свете. Такой способ вести дело ни в коем случае нельзя возводить в систему. Совершенно очевидно, что, когда Вы решаете действовать, располагая лишь небольшой частью фактов, этого явно недостаточно! Если дело обстоит именно так, то Вам должно уж очень повезти, в противном случае Вы можете понести невосполнимые потери. Когда Вас снова попросят незамедлительно что-то решить, задайте себе следующие простые вопросы:
Нужно ли вообще решать эту проблему? Подумайте, что произойдет, если этого не делать. Возможно, решение этой проблемы - пустая трата времени, и от нее можно спокойно отказаться.
Должны ли именно Вы решать эту проблему? Почему Вы должны отвечать за все и всех? Может быть, подчиненный, обратившийся к Вам, просто пытается переложить на Вас ответственность, хотя в состоянии сам решить этот вопрос.
Должны ли Вы принимать решение немедленно? Может быть, есть смысл поручить подчиненным собрать дополнительную информацию, чтобы принять более продуманное и взвешенное решение.
Я не принимаю никаких решений, пока не соберу достаточное количество информации. Я правильно поступаю?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, какой объем информации Вы считаете достаточным для принятия решения. Дать ему количественное определение невозможно, но 100% необходимой информации Вам никогда не удастся собрать. Поэтому если Вы настаиваете на том, чтобы были собраны все факты, скорее всего, вы просто боитесь принять решение. Принимайте риск, как неизбежность. Учитесь принимать решения, не имея перед собой всех фактов.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
Прежде чем погрузиться в процесс принятия решений, постарайтесь в деталях продумать все шаги этого процесса. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
ЧЕТКО СФОРМУЛИРУЙТЕ ПРОБЛЕМУ ИЛИ ЗАДАЧУ, КОТОРУЮ ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ РЕШИТЬ.
ОПРЕДЕЛИТЕ, НАСКОЛЬКО СРОЧНОЙ И ВАЖНОЙ ЯВЛЯЕТСЯ ЭТА ЗАДАЧА ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИ, ОТДЕЛА, РАБОЧЕЙ ГРУППЫ И Т.Д.
ПОСТАРАЙТЕСЬ ОЦЕНИТЬ, ЧТО ДАСТ РЕШЕНИЕ ЭТОЙ ЗАДАЧИ ЛИЧНО ВАМ В КРАТКОСРОЧНОЙ И ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ (ДЕНЕЖНОЕ ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ, ПОВЫШЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ, ДРУГИЕ ВОЗМОЖНОСТИ).
ПОДУМАЙТЕ, К ЧЕМУ МОЖЕТ ПРИВЕСТИ НЕВЫПОЛНЕНИЕ ЭТОЙ ЗАДАЧИ (ПОТЕРЯ ВЫГОДНОГО КЛИЕНТА, ВЫПЛАТА НЕУСТОЙКИ, УВОЛЬНЕНИЕ И Т.Д.)
ОЦЕНИТЕ, ЕСТЬ ЛИ ВОЗМОЖНОСТЬ И СМЫСЛ ПЕРЕПОРУЧИТЬ РЕШЕНИЕ ЭТОЙ ЗАДАЧИ КОМУ-ТО ЕЩЕ.
ОЦЕНИТЕ, КАКИЕ РЕСУРСЫ (МАТЕРИАЛЬНЫЕ И ЛЮДСКИЕ) ВАМ ПОТРЕБУЮТСЯ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ И РАСПОЛАГАЕТЕ ЛИ ВЫ ИМИ.
ПОДУМАЙТЕ, КАКАЯ ИНФОРМАЦИЯ ВАМ ПОТРЕБУЕТСЯ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЗАДАЧИ.
ПОСТАРАЙТЕСЬ НАЙТИ НЕСКОЛЬКО ВАРИАНТОВ РЕШЕНИЯ И ВЫБРАТЬ НАИБОЛЕЕ ПРИЕМЛЕМЫЙ.
ВЫБРАВ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ, ОЦЕНИТЕ ЕГО СИЛЬНЫЕ И СЛАБЫЕ СТОРОНЫ.
ПОДУМАЙТЕ, КАКИЕ ПОСЛЕДСТВИЯ БУДЕТ ИМЕТЬ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ В БЛИЖАЙШЕЙ И ДОЛГОСРОЧНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ.
АНАЛИЗ ПРИОРИТЕТОВ ПО ЭЙЗЕНХАУЭРУ
Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные - не самые срочные. Дуайт Эйзенхауэр.
Жизнь предпринимателя такова, что приходится все время «крутиться». Поэтому у меня всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?
Прежде всего, важно быть честным перед собой - признать, что все равно на все дела времени не хватит. Но, скорее всего, Вы можете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому Вам стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда Вы сможете выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное Вам время.
Как научиться расставлять приоритеты, пользуясь методом Эйзенхауэра?
Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
I - Срочное и важное
II - Важное, но не срочное
В А Ж Н Ы Е
Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи
Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов
III - Срочное, но не важное
IV - Не срочное и не важное
Н Е В А Ж Н Ы Е
Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность
Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения
Матрица приоритетов Эйзенхауэра
Как рекомендуется поступать с делами разных типов?
Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.
Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ПРАВИЛО ЭЙЗЕНХАУЭРА:
ОТ ЗАДАЧ НЕСУЩЕСТВЕННЫХ И НЕСРОЧНЫХ СЛЕДУЕТ ВОЗДЕРЖИВАТЬСЯ!
Обратитесь к материалам нашего «ПРАКТИКУМА» для самопроверки.
ПРИНЦИП ПАРЕТО
Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора. Авраам Линкольн «Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.
В каких областях может применяться принцип Парето?
Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:
20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств
20% преступников совершают 80% преступлений
20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия
20% клиентов определяют 80% доходов компании.
Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте?
Применительно к практике управления Вашим временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:
80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы
80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки
20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.
Как можно использовать принцип Парето в моем бизнесе?
Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…
Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).
Этот принцип также может быть полезен при установке нормативов и заданий для Ваших работников - стоит ли поощрять их упорно добиваться “идеальных” результатов, или поощрять сосредотачиваться на достижении “хороших” результатов в большем числе проектов. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации? На что Вы можете повлиять в данной ситуации, чтобы достичь 80-процентного улучшения?
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
СНАЧАЛА РЕШИТЕ 20% САМЫХ ВАЖНЫХ ПРОБЛЕМ,
А УЖЕ ПОТОМ - 80% ВТОРОСТЕПЕННЫХ!
УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ АБВ - АНАЛИЗА
Мудр тот, кто делает не много, а нужное. Эсхилл «Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.
В работе я с успехом пользуюсь методом Эйзенхауэра и принципом Парето. Нужен ли мне еще и АБВ - анализ?
Разумеется, если Вам удобнее пользоваться теми методами, которые Вы уже освоили, продолжайте работать с ними. Если Вы чувствуете, что Вам требуется более углубленный анализ - у Вас есть возможность его изучить в данном разделе. Многие руководители, уже работающие по методике «АБВ», отмечают, что последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям важности.
В чем суть АБВ - анализа?
Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:
Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.
На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя.
Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю -- порядка 15% в общей “стоимости” всех дел, которые должен выполнить менеджер.
Как мне применить этот метод на практике?
Анализ своих задач по методу АБВ Вы можете осуществлять следующим образом.
1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать схемы, рекомендованные в Главе 2, или нижеследующий формуляр.
Дата
Приоритетность
Задача, дело, акция
Кому поручено
Начато
Закончено
Примечания
А
Б
В
2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для Вашей деятельности. Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.
3. Пронумеруйте свои задачи (см. формуляры планирования времени в Главе 2)
4. Оцените Ваши задачи в соответствии с категориями А, Б, В.
А. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций), не подлежат перепоручению.
Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим лицам).
В. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).
5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджета времени значению задач:
65 % запланированного времени (около З ч) -- задачи А;
20 % запланированного времени (около 1 ч) -- задачи Б;
15% запланированного времени (около 45 мин)-- задачи В.
6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.
7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования (см. следующий раздел Техника делегирования полномочий.).
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ПЛАНИРУЙТЕ ВРЕМЯ В СООТВЕТСТВИИ СО ЗНАЧЕНИЕМ И ВАЖНОСТЬЮ ЗАДАЧ,
А НЕ ИХ УДЕЛЬНЫМ ВЕСОМ В ОБЩЕМ КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ!
ТЕХНИКА ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ПОЛНОМОЧИЙ
Постыдно, занимаясь много чужими делами, забрасывать свои собственные. Демокрит «Под делегированием понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей для ее выполнения должны также делегироваться необходимая компетенция и ответственность в специальной сфере (функциональная ответственность). Начальник сохраняет за собой ответственность за руководство (управленческая ответственность), которая не может быть делегирована.
Я стараюсь спланировать свой рабочий день, пишу список дел, расставляю приоритеты. Но времени все равно не хватает. Как мне быть?
Попробуйте поручить часть работы кому-нибудь из своих подчиненных. На первый взгляд, это просто. Но на практике этот момент часто вызывает целый ряд опасений. Между тем, передача полномочий имеет целый ряд преимуществ:
Передача полномочий -- хороший способ мотивации.
Поручения -- способ обучения людей.
В коллективе создается команда единомышленников, способная решать сложные производственные задачи.
Руководитель может сосредоточиться на разработке более долгосрочных и стратегически важных программ, не занимаясь рутинной работой.
Для организации гораздо рентабельнее и дешевле, если руководитель или менеджер будет поручать работу человеку с более низкой зарплатой.
Где гарантии, что подчиненные справятся с делом не хуже меня?
Конечно, разделение полномочий - это всегда риск. Подчиненный может не справиться с возложенным на него поручением, а виноватым будет его руководитель. В большинстве случаев не так страшно, если, по крайней мере, поначалу, кто-то из работников будет выполнять переданные ему задания хуже, чем это сделали бы Вы. То, что Вы можете достичь за высвобожденное время, может с лихвой окупить некоторые огрехи в работе сотрудников Когда имеет смысл делегировать полномочия?
Обычно есть смысл говорить не о том, передавать ли полномочия вообще, а о том, в каком объеме передавать. Определяя задания для делегирования, следует принимать во внимание четыре основных соображения. Всегда старайтесь передавать полномочия:
Когда работу может хорошо выполнить кто-нибудь, кто зарабатывает меньше Вас.
Когда для квалифицированного выполнения задачи Вам не хватает знаний, умений или опыта.
Когда работа рутинная.
Когда задание может способствовать профессиональному росту Ваших подчиненных.
Какие еще обстоятельства следует учесть при делегировании?
Передавая полномочия, Вы должны учесть следующие обстоятельства:
Требования к качеству результата. Насколько для Вас существенно, чтобы работа была выполнена не хуже, чем это сделали бы Вы?
Возможности подчиненных. Насколько большую часть задачи подчиненные способны выполнить?
Ваши отношения с подчиненными. Насколько свободно Вы себя чувствуете, передавая подчиненным конкретную работу? Насколько им удобно получить ее от Вас?
Время. Какова сейчас загрузка у Вас и у подчиненных? Чем больший объем работы Вы передадите, тем больше освободите собственного времени.
Какие полномочия не подлежат делегированию?
Если Вы - руководитель или менеджер проекта, то существует только семь задач, выполнение которых не рекомендуется передавать другим:
Планирование основного проекта.
Подбор команды исполнителей этого проекта.
Контроль за работой команды.
Стимулирование членов команды.
Оценка членов команды.
Вознаграждение членов команды.
Решение вопросов конфиденциального характера, будь то служебная тайна или просто личные секреты.
От чего зависит успешность передачи полномочий?
Чтобы передача полномочий действительно принесла желаемые Вами результаты, необходимо продумать:
постановку задачи - чтобы подчиненные точно знали, что именно им поручается сделать, каким образом и когда;
выбор исполнителей - оцените компетентность и мотивацию подчиненных, которым Вы собираетесь передать полномочия.
степень ответственности подчиненных - что Вы будете решать сами, а что доверите подчиненным;
уместный способ контроля - насколько жестко Вы намерены контролировать работу своих подчиненных по выполнению этой задачи.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ДЕЛЕГИРУЙТЕ СВОИ ПОЛНОМОЧИЯ ПОДХОДЯЩЕМУ ЧЕЛОВЕКУ
ПОДГОТОВЬТЕ ВАШЕГО ПОДЧИНЕННОГО К ПЕРЕДАЧЕ ПОЛНОМОЧИЙ
ЯСНО ИЗЛАГАЙТЕ СВОИ ИНСТРУКЦИИ
НЕ СЧИТАЙТЕ, ЧТО ПОДЧИНЕННЫЙ ПОНЯЛ ВАС, ПОКА ОН НЕ ПОВТОРИТ ВАМ КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ЗАДАНИЯ
БУДЬТЕ СОБРАНЫ, СОСРЕДОТОЧТЕСЬ НА РЕЗУЛЬТАТАХ
КОНТРОЛИРУЙТЕ ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ, НО НЕ ОБИЖАЯ ПРИ ЭТОМ ПОДЧИНЕННОГО
ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ “ОБРАТНОГО ДЕЛЕГИРОВАНИЯ”, ПРЕСЕКАЙТЕ ПОПЫТКИ ПОДЧИНЕННОГО “ПЕРЕВАЛИТЬ” ЧАСТЬ РАБОТЫ НА ВАС
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЙ
Ситуация: “Принимая решения, я всегда руководствуюсь собственной интуицией. Она меня никогда не подводит...”
Ошибка: Все успешные предприниматели до известной степени руководствуются внутренним чутьем. Совершенно очевидно, что Вам никогда не удастся собрать абсолютно всю необходимую информацию, поэтому принятие решения - всегда риск. Однако на Вашем месте мы бы не стали полагаться только на интуицию. В современном бизнесе интуиция не является достаточным основанием для того, чтобы предпринимать практические шаги. Знание современных методов ведения бизнеса Вам обязательно понадобится. Соберите факты, продумайте различные варианты решений и нежелательные последствия, а уже потом обратитесь к интуиции.
Ситуация: “Все, что я делаю - важно!”
Ошибка: По-видимому, Вам трудно определить, какие задачи следует решать в первую очередь. Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. Вам нужно пересмотреть список Ваших приоритетов и подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могли бы выполнять вместо Вас.
Ситуация: “Когда я хочу, чтобы работа была выполнена хорошо, я всегда делаю ее сам”.
Ошибка: Вы явно избегаете перепоручать работу другим. Возможно, в прошлом Вам пришлось потерять время из-за ошибок в делегировании. Такое могло произойти по трем причинам:
Неверный выбор исполнителя
Неэффективная передача информации
Недостаточный контроль за исполнением.
Подумайте, как избежать этих ошибок в будущем. А может быть, Вы просто не хотите делегировать полномочия из боязни потерять авторитет или утратить высокий статус в Вашей организации? Истина заключается в том, что передача ответственных заданий, способствующих росту подчиненных, делает их более заинтересованными в работе, а Вам помогает “не застрять” в ранге специалиста. В результате умело распределяющий задания менеджер пользуется в организации большим авторитетом и сам быстрее продвигается по службе. Научитесь делегировать обязанности, воспитывайте себе заместителей, которые заменят Вас при необходимости.
Ситуация: “По-моему, у меня слишком много времени уходит на срочную, но не важную работу”.
Ошибка: Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо “просто” перенести центр тяжести Ваших дел, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Займитесь всем этим безотлагательно, иначе Ваша ситуация может закончиться плачевно!
Искусство быть мудрым состоит в умении все предусмотреть. Уильям Джеймс Нет ничего более раздражающего, чем разного рода помехи, отвлекающие по пустякам в то время, когда Вы заняты. Каждый раз, когда Вы переключаете внимание на то, что нередко оказывается незначительным, Вы теряете драгоценное рабочее время.
«Пожиратели» времени - кто они?
Привычка откладывать дела.
«Любимая» и «нелюбимая» работа.
Неумение сказать «нет».
Подчиненные и коллеги по работе.
Непрошеные посетители.
Телефонные звонки.
Типичные ошибки.
«ПОЖИРАТЕЛИ» ВРЕМЕНИ - КТО ОНИ?
Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает также болезнь образа жизни. Демокрит
Меня постоянно отвлекают от работы. В результате к концу дня не удается выполнить и половины намеченного. Что делать?
Недавние исследования выяснили, что среднего менеджера прерывают каждые восемь минут! Отвлекать от работы могут по-всякому: то в самую неподходящую минуту Вас попросят снять трубку и ответить на звонок, то позовут из другого конца комнаты, то без стука ворвутся в кабинет с каким-то горящими платежками. А потом неожиданно выйдет из строя компьютер или сломается факс, а тут заглянет коллега из соседнего отдела и пригласит на чашечку кофе в буфет. Потом подоспеет время обеда, а там нагрянет неожиданный визитер из сторонней организации. И так может продолжаться с небольшими перерывами до конца дня!
Эти помехи, которые еще называют “пожирателями” времени, ежедневно наносят огромный убыток большим и маленьким компаниям. Если Вы твердо решили бороться с “пожирателями” - начните с себя. Посмотрите, что именно отвлекает Вас от дела, какие привычки “съедают” слишком много рабочего времени, что тормозит Вашу активность и желание работать.
Какие именно помехи в работе относят к «пожирателям» времени?
Ваши потери рабочего времени могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Ваших “внутренних пожирателей” рабочего времени скорее всего можно классифицировать следующим образом:
привычка откладывать дела
нежелание заниматься “нелюбимой” работой
чрезмерная увлеченность “любимыми” делами
неумение сказать “нет” необоснованным просьбам
К “внешним пожирателям” времени относятся:
Ваши подчиненные или коллеги по работе
непрошенные “гости” (посетители)
телефонные звонки
Как определить, какие «пожиратели» мешают мне больше всего?
Это проще всего будет сделать, если Вы начнете вести таблицу потерь рабочего времени. Каждый раз, когда Вас отвлекают от основной работы, просто записывайте в таблицу, почему это происходит. Через несколько дней у Вас наберется достаточно материала, чтобы понять, кто или что больше всего мешает Вашей работе.
ТАБЛИЦА ПОТЕРЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Номер
Дата
Время
Чем я занимался
Что или кто мне мешали работать
Что сделать, чтобы это не повторялось в будущем
В конце недели проанализируйте потери своего времени за счет «пожирателей» и подумайте, как от них избавиться. В этом разделе Вы найдете практические рекомендации по борьбе с «пожирателями» Вашего времени.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ “НА ПОТОМ” ТРУДНЫЕ ДЕЛА
НЕ ТЯНИТЕ С “НЕЛЮБИМОЙ” РАБОТОЙ
УЧИТЕСЬ ГОВОРИТЬ “НЕТ” КОЛЛЕГАМ ПО РАБОТЕ И РУКОВОДСТВУ
СОКРАТИТЕ ЧИСЛО НЕПРОШЕННЫХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
“ОБУЗДАЙТЕ” СВОЙ ТЕЛЕФОН
ПРИВЫЧКА ОТКЛАДЫВАТЬ ДЕЛА
Не откладывай на завтра то, что можно сделать... послезавтра. Студенческий фольклор.
Один из моих сотрудников постоянно откладывает все мои поручения «на потом». Как мне с этим бороться?
Существуют три способа решения этой проблемы: смириться с положением вещей, постараться убедить человека изменить свое отношение к работе и, наконец, просто уволить этого работника. Но вначале постарайтесь выяснить, почему специалист откладывает выполнение Ваших поручений. Таких причин может быть несколько:
Вы не вполне четко умеете ставить задачи, и сотрудник просто не понимает, что должен делать.
Вы не называете сотруднику конкретных сроков выполнения заданий.
Вы даете сотруднику задания, которые он не может выполнить в силу недостаточно высокой квалификации.
Вы поручаете сотруднику работу, которая по каким-либо причинам вызывает у него внутренний протест.
В силу характера сотрудник хорошо работает только в условиях жесткого временного прессинга (когда срок “поджимает”).
Ваш сотрудник просто лодырь и ждет, когда Ваше поручение “рассосется” само собой или Вы про него забудете.
В любом случае Вам необходимо побеседовать со своим сотрудником с глазу на глаз. Если это не даст результата, подумайте, во что обходится такая работа всей Вашей компании. Только не откладывайте решение этой проблемы, иначе сами попадетесь в ловушку “волокиты”.
Я просто не могу заставить себя делать «важные, но не срочные» дела до того, как они станут срочными. Что можно посоветовать?
Если Вы живете по правилу “гром не грянет - мужик не перекрестится”, это стресс и кризис. Постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что несрочные дела можно откладывать сколько угодно, ни что иное, как пустой звук.
Задумайтесь, пожалуйста, чем отличаются важные и срочные дела от важных, но не срочных? Поскольку первые требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они воздействуют на Вас, в то время как Вам отведена роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. Если Вы не откладываете в долгий ящик решение “важной, но не срочной” задачи, ситуация меняется на диаметрально противоположную. Вам отведена роль активного лидера, Вы можете влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей.
Отсюда вывод - не откладывайте решение важных проблем, какими бы “не срочными” они Вам не казались. Есть нет возможности заняться решением этих проблем самостоятельно - поручите их выполнение своим сотрудникам. Боритесь нещадно с желанием отложить работу, пустить все на самотек, довериться обстоятельствам. Расставшись с этой вредной привычкой, Вы сбережете не только время, но и нервы.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ, КАКИМИ БЫ ТРУДНЫМИ ОНИ ВАМ НЕ КАЗАЛИСЬ!
«ЛЮБИМАЯ» И «НЕЛЮБИМАЯ» РАБОТА
Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным. Аллен Маккензи
Что такое «любимая» и «нелюбимая» работа?
«Любимая» работа - это та деятельность, которая Вам «по душе» и которой Вы предпочли бы заниматься большую часть рабочего дня. Разумеется, мы имеем в виду трудовую деятельность, приносящую Вам максимальное удовлетворение. Если на Вашей нынешней работе ни один из видов деятельности Вам не по душе, скорее всего, Вам нужно задуматься о поиске новой работы. Ведь постоянное занятие нелюбимыми делами ведет к накоплению внутреннего протеста и раздражения, психологическому дискомфорту и работе в условиях непрерывного стресса.
Периодически руководство поручает мне разбираться с жалобами клиентов. Мне это совсем не по душе. Как быть?
Если Вы знаете в своем коллективе человека, который возьмется за эту работу с охотой и удовольствием, попробуйте поговорить с ним и с Вашим начальником о передаче этой части Ваших обязанностей другому сотруднику. Если нет - скажите себе: «Это должно быть сделано, потому что должно быть сделано. И я справлюсь с этим лучше других». Скорее всего, это так и есть, иначе бы Ваше руководство уже поручило бы разбираться с жалобами кому-то другому.
Есть ли еще какие-то способы заставить себя делать «нелюбимую» работу?
Обычно в решении проблем с «нелюбимой» работой помощи со стороны ждать не приходится. Здесь Вам помогут только самодисциплина и самоконтроль. Вам может помочь такой психологический прием: подчеркните в своем плане работ «нелюбимые» пункты красным карандашом. Или выпишите их на отдельные листки бумаги и повесьте на видное место. Вам наверняка доставит удовольствие, выполнив работу, сорвать эти листки и отправить их в мусорную корзину! Словом, делайте все, чтобы заставить себя работать.
Я всегда начинаю день с «любимой» работы. Это правильно?
Всячески избегайте двух вещей: откладывать нелюбимое дело до бесконечности и с утра до вечера заниматься только тем, что Вам нравится. Естественно, что Вы охотнее занимаетесь тем, что Вам по душе. Конечно, удовлетворение в работе - это прекрасно, но опасность кроется в другом: как бы Вы не перестарались и не перегнули палку в другую сторону. В стремлении к совершенству Вы можете потратить на любимую работу гораздо больше времени, чем это необходимо. В результате пострадают другие дела.
Не понимаю, что может быть плохого в том, что человек увлечен любимой работой?
Если именно эта работа - Ваша основная должностная обязанность, это замечательно. Если нет, постарайтесь критически оценить причины Вашей увлеченности. В результате может оказаться, что:
любимое занятие для Вас - просто веский предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно слишком сложных или неприятных для Вас.
Вы боитесь передоверить дело кому-либо другому, продолжая биться над ним сами, зачастую без видимых результатов.
Вам нравятся условия работы, или даже сам ее процесс. Например, работа не требует большой ответственности или сопряжена с поездками в интересные места, где Вы еще ни разу не были.
Вам просто нравится работать с чем-то, например, с компьютером, и Вы готовы часами просиживать у дисплея, рисуя никому не нужные схемы и графики.
Вы не умеете делать ничего другого, а поэтому беретесь только за те дела, которые Вам знакомы и привычны, а остальное либо “спихиваете” на других, либо откладываете на потом.
Любая из этих причин может породить множество других проблем. И снова Вашим “лекарством” может стать рабочий план, в котором нет места любви или неприязни. И не будьте слепы в своих пристрастиях.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
УРАВНЯЙТЕ В ПРАВАХ ДЕЛА ЛЮБИМЫЕ И НЕЛЮБИМЫЕ, И ВРЕМЕНИ У ВАС СРАЗУ ПРИБАВИТСЯ!
НЕУМЕНИЕ СКАЗАТЬ «НЕТ»
Если вам нужен быстрый ответ - это НЕТ! Девиз Байера
В каких случаях нужно уметь сказать «нет» на работе?
Неумение отказывать может привести к тому, что Вы постоянно будете загружены той работой, которая Вам не по душе. Более того, на Вас будут перекладывать работу, от которой отказываются другие сотрудники. Если нет веских причин для согласия, в следующих обстоятельствах Вы всегда должны отказывать:
Если просьба не обоснована.
Если задание не очень важно.
Если Вам не хватает знаний или умений.
Если Вы раздражены или расстроены.
Если работу явно должны выполнять не Вы.
Разве просьба руководства может быть необоснованной?
Да, может если она:
Выходит за рамки Ваших служебных обязанностей.
Является вмешательством в Вашу личную жизнь.
Требует неоправданных затрат Вашего свободного времени.
Предполагает от Вас каких-то действий, идущих вразрез с законом, нормами морали, Вашими принципами или религиозными убеждениями.
Как тактично отказать, если я считаю просьбу неразумной?
Отвечать «нет» на необоснованные просьбы не всегда легко. Тем не менее, если просьба явно неразумна, нет необходимости извиняться. Просто скажите: «Нет, я не смогу сделать это». Вам может понадобиться некоторое объяснение, но ни в коем случае не извинение. Если человек будет настаивать, вежливо, но твердо повторяйте свой отказ, не занимая ни агрессивную, ни оборонительную позицию. Этот прием «заевшей пластинки» защитит Вас даже от самых назойливых расточителей времени.
Начальник просто «засыпает» меня незначительными поручениями, которые мешают мне выполнять более важную работу. Как решить эту проблему?
Бывает, что руководители дают подчиненным задания, которые действительно менее важны, чем те, что Вы выполняете в данное время. Несомненно также, что в этой ситуации Вы не можете напрямую отказаться выполнять такие задания.
Одна из стратегий заключается в том, чтобы сказать нечто в следующем роде: «В данный момент я считаю первоочередным такое-то задание по следующим причинам (приведите основные две-три). После этого я планировал сделать (перечислите два-три следующих по порядку важности и срочности задания). Какие из них, по Вашему мнению, мне следует отложить, чтобы выполнить новое поручение?» В этом случае руководитель может дать Вам больше времени для выполнения нового задания, либо взять на себя ответственность за задержку той работы, которой Вы занимаетесь сейчас.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
ПЯТЬ СПОСОБОВ СКАЗАТЬ “ДА” НАЧАЛЬНИКУ И “НЕТ” СВЕРХУРОЧНОЙ РАБОТЕ:
ДОГОВОРИТЕСЬ С РУКОВОДСТВОМ О БОЛЕЕ ПОЗДНЕМ СРОКЕ ВЫПОЛНЕНИЯ “ВНЕПЛАНОВОЙ” РАБОТЫ. УДОСТОВЕРЬТЕСЬ, ЧТО ЭТОТ СРОК РЕАЛЕН, ПРИНИМАЯ ВО ВНИМАНИЕ ВАШИ ТЕКУЩИЕ ДЕЛА.
ПРЕДЛОЖИТЕ ВЫСТУПИТЬ В РОЛИ КОНСУЛЬТАНТА, ТОГДА КАК ФАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ БУДЕТ ВЫПОЛНЯТЬ КТО-НИБУДЬ ДРУГОЙ.
ПЕРЕПОРУЧИТЕ СВОИМ ПОДЧИНЕННЫМ РУТИННЫЕ ЧАСТИ ЗАДАНИЯ И ПОДГОТОВИТЕЛЬНУЮ РАБОТУ.
ОБЪЯСНИТЕ, ЧТО РАБОТА ЛЕЖИТ ВНЕ СФЕРЫ ВАШИХ ЗНАНИЙ ИЛИ КОМПЕТЕНТНОСТИ, ПРЕДЛОЖИТЕ ВМЕСТО СЕБЯ КАНДИДАТУРУ ДРУГОГО СОТРУДНИКА
ПРЕДЛОЖИТЕ СОТРУДНИЧЕСТВО С КОЛЛЕГОЙ, ТАК ЧТОБЫ ВЫ МОГЛИ РАЗДЕЛИТЬ ОБЪЕМ РАБОТ.
ПОДЧИНЕННЫЕ И КОЛЛЕГИ ПО РАБОТЕ
Друг в беде - это просто бич! Анонимное высказывание.
Как руководитель малого предприятия я постоянно должен быть в курсе дел всех подчиненных. Это отнимает много времени. Как достичь разумного баланса?
Начнем с Вашего ближайшего окружения. Вот картина, типичная для многих небольших предприятий. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова Вашего сотрудника и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: “У Вас найдется одна минутка?” Первое, что Вы должны запомнить - одной минутой такие вторжения никогда не ограничиваются. Кроме того, после каждого из них у Вас уйдет некоторое время, чтобы сконцентрироваться на прерванной работе. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходит до 25% рабочего времени. Так как же бороться с этой проблемой? Есть четыре основных способа:
Отказывать всем подряд, просто говорить “нет” и отправлять визитера восвояси. Это достаточно “жесткий” способ для подчиненных, потому что слишком недоступный шеф - это тоже плохо.
Попросить подождать. Сказать, что Вы не можете принять человека прямо сейчас, но готовы назначить другое время, если у него есть, что обсудить по существу. Это более “мягкий” ход, по сравнению с предыдущим. Кроме того, есть шанс, что некоторые из Ваших посетителей поймут, что Вы заняты, и длительное время не будут Вам надоедать.
Свести разговор к минимуму. Предупредите с самого начала, что у Вас не более пяти минут для разговора. Самое главное в этом случае - строго придерживаться означенного времени. По истечении пяти минут дайте понять, что разговор окончен. Ваши сотрудники поймут, что имеют дело с человеком, умеющим ценить время.
Уйти в другое место, где Вам не будут мешать. Можно пересесть в другой кабинет или просто задержаться дома и поработать в тишине и спокойствии.
Мои подчиненные слишком много общаются между собой не по делу. Как с этим можно бороться?
Действительно проблема так называемых социальных контактов существует практически на всех предприятиях, где больше одного сотрудника. Как Вы верно заметили, на разговоры, не имеющие отношения к работе, часто уходит слишком много полезного рабочего времени. Разумеется, к сотрудникам можно принять репрессивные меры. Но всегда важна пропорция, в противном случае Вы рискуете превратиться в инквизитора в глазах своих подчиненных. Кроме того, в Ваше отсутствие офис, скорее всего, будет снова превращаться в место для интересных встреч. Поэтому для начала постарайтесь выявить причины такого поведения своих сотрудников. Это может быть:
“недогрузка” работой, когда Вашим сотрудникам просто нечего делать
отсутствие четко сформулированных рабочих полномочий и обязанностей у каждого сотрудника
отсутствие индивидуальных заданий с конкретными сроками выполнения, слабый контроль результатов работы с Вашей стороны
слабая мотивация, отсутствие стимулов в работе (премии, карьерный рост и т.д.).
монотонная, неинтересная работа, от которой иногда просто необходимо отвлечься.
После того, как Вы проясните ситуацию, Вам станет более понятно, какие меры можно принять.
По утрам в нашем офисе почти никто не работает - все обмениваются впечатлениями о вчерашних событиях. Что предпринять в этой ситуации?
Ваша проблема достаточно типична. Многие менеджеры замечают, что “пики” потерь рабочего времени, затраченного на обсуждение отвлеченных тем, возникают:
по утрам, когда пришедшие на работу сотрудники обмениваются впечатлениями о прошедшем дне
во время коротких перерывов, когда чашечка кофе переходит в разговоры о погоде, спорте, одежде и прочих далеких от работы вещах
перед обедом, когда долго и сообща обсуждают, куда и с кем пойти обедать или кому что купить
в конце рабочего дня, когда беседа на постороннюю тему - это веский предлог свернуть все дела до завтра.
Разумеется, люди не роботы, и Вашим сотрудникам для поддержания нормальной работоспособности просто необходимы небольшие перерывы в работе. Однако, если Ваши подчиненные просто долго “раскачиваются” в начале дня, постарайтесь устранить причины этой раскачки. Например, назначайте на утро оперативные мини-совещания с обсуждением рабочих планов на день. Это настроит сотрудников на более активное вхождение в работу.
На работе мне обычно не до разговоров. Но если я все время буду отмалчиваться, то рискую остаться в изоляции. Как вести себя в данной ситуации?
На любой работе периодически возникают ситуации, когда коллеги «втягивают» Вас в пространный разговор помимо Вашей воли, и Вы, сами того не желая, тратите время на обсуждение всякой чепухи. С другой стороны, нельзя просидеть весь день среди людей, ни разу не раскрыв рта. К тому же, даже обычные разговоры между Вами и Вашими коллегами по работе могут дать полезную информацию, если Вы направите их в нужное для себя русло. Поэтому если участия в разговоре уже не избежать, постарайтесь взять инициативу в свои руки, чтобы обсудить какие-то действительно волнующие Вас проблемы. Только не увлекайтесь! Научитесь контролировать время, которое Вы тратите на неформальное общение.
НЕПРОШЕНЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ
Незваный гость - хуже татарина. Пословица
Ко мне постоянно приходят «незапланированные» посетители. Почему это происходит?
Как Вам, вероятно, пришлось убедиться на собственном опыте, незапланированные посетители являются одними из самых беспощадных “пожирателей” времени. Но если Ваше время уходит на этих “незваных гостей”, почему Вы их все-таки принимаете? Причины могут быть следующими:
Ваше рабочее место уязвимо к “заглядывающим” посетителям
Ваш секретарь не справляется с функциями “внутреннего барьера”
Вы привыкли решать все вопросы лично, и это распространяется на посетителей
Вы не назначаете время встреч заранее, поэтому большинство Ваших посетителей приходят к Вам, когда хотят
Вы опасаетесь упустить какую-то важную информацию, если не выслушаете всех посетителей
Вы видите в каждом новом посетителе потенциального клиента и стараетесь его удержать
Вы просто не владеете приемами “борьбы” с “незваными гостями”
В зависимости от того, что именно является основной причиной Ваших потерь времени на непрошеных посетителей, существуют различные способы борьбы с этими “пожирателями”.
Как спланировать мой офис, чтобы «отсечь» ненужных посетителей?
Если у Вас есть свой офис то, чтобы “отсечь” ненужных посетителей, его планировка должна включать две зоны: общую и личную. Посетителей принимают в общей зоне. Личная зона - Ваша частная территория.
Хотя расстановка мебели зависит от размеров и формы офиса, для ограничения доступа посетителей к Вашему рабочему месту есть одно общее правило: создайте физическую преграду для прохода посетителей в Вашу личную зону. Таким барьером может быть Ваш собственный стол, книжные полки и даже небольшие предметы интерьера (подставка с цветами, корзина для бумаг). Старайтесь, чтобы Ваш посетитель все время оставался в “общей” зоне и ни в коем случае не позволяйте ему обосноваться, если он Вам не нужен!
Что еще можно предпринять, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей?
Для уменьшения потока “незваных гостей” используйте следующие приемы:
Не принимайте никого без конкретной предварительной договоренности о встрече.
Обяжите своего секретаря неукоснительно оберегать Вас от непрошеных вторжений и при необходимости проявлять положенную твердость и непреклонность.
Попросите посетителя изложить просьбу в письменном виде и отправить ее Вам по почте или по факсу.
Повесьте на дверях табличку с надписью “Просьба не беспокоить”.
Как быть, если посетитель все-таки «прорвался» ко мне?
Если все предпринятые меры не подействовали, и непрошеный визитер все-таки “прорвался” к Вам, попробуйте воздействовать на него следующими способами:
Постарайтесь удерживать его в “общей” зоне, это даст Вам психологическое преимущество.
Не предлагайте ему сесть.
Заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать.
Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.
Демонстративно смотрите на часы.
Напомните посетителю, что его время истекло и “жестко” прервите разговор, чуть ли не на полуслове.
Встаньте из-за стола, направьтесь к двери и вынудите его покинуть офис.
Говорите “нет” и даже “НЕТ”. Проявите твердость и, если нужно, резкость, но не впадая в грубость.
ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ
Большое преимущество этого электрического аппарата состоит в том, что для обращения с ним не требуется никаких особых навыков. Из проспекта телефонной компании Александра Белла, 1878г.
Что делать, когда постоянно донимают телефонные звонки?
На первый взгляд, когда Вам надоедают по телефону - это пустяки по сравнению с тем, когда кто-то ломится в дверь Вашего кабинета. С другой стороны, если подсчитать, сколько времени уходит на ненужные телефонные разговоры, может получиться несколько часов в месяц. Как с этим бороться?
Чтобы клиенты и поставщики считали Вашу компанию эффективной, а персонал - учтивым, на все телефонные звонки конечно же нужно отвечать оперативно и вежливо. Но это не означает, что отвечать на них всегда должны именно Вы.
Существует несколько проверенных приемов борьбы с “телефонным пожирателем” времени, таких как отсеивание, перепоручение, отсрочка и ограничение времени телефонных разговоров. Использование этих приемов позволит Вам превратить свой телефон в мощный инструмент экономии времени.
Как научиться отсеивать и перепоручать телефонные звонки?
Вот несколько практических советов:
Основную массу звонков переключайте на секретаря
Используйте автоответчик, хотя он не всегда создает выгодное впечатление о Вас, например, у клиентов
Переадресуйте часть звонков тем, кто конкретно занимается данной работой
Если у Вас нет секретаря, попросите кого-то из коллег отвечать по телефону, пока Вы заняты срочной работой
Сразу спросите, что конкретно предлагает человек. Если Вам это не нужно, оборвите монолог фразой типа: “Сожалею, но нас это не интересует” и немедленно кладите трубку.
Какие звонки есть смысл отсрочить и как это сделать?
В практике менеджеров могут встречаться так называемые “трудные” звонки. Это могут быть неожиданные звонки от клиентов, поставщиков или партнеров, к которым Вы просто не готовы. Во время такого разговора Вы можете обнаружить, что Вам трудно ясно и объективно мыслить. Вы плохо помните конкретные цифры и факты, Вам приходится судорожно искать записи, документы, памятные листки и т.п. И, наконец, беспокойство не позволяет Вам внимательно слушать, а из-за этого могут возникнуть недоразумения. Если Ваше беспокойство достаточно велико, необходимо отложить такой разговор. Иначе Вы окажетесь на грани принятия неправильного решения.
Как это сделать? Лучше честно признаться, что в данный момент Вы не готовы ответить на вопросы собеседника, и Вам нужно время на сбор необходимой информации. Назовите конкретный срок, который понадобится Вам для подготовки, и пообещайте перезвонить. Обязательно перезвоните точно в срок. Даже если Вы пока не смогли решить этот вопрос, сообщите, как идут дела. Если разговор предстоит длительный и серьезный, договоритесь о личной встрече с Вашим клиентом или партнером.
Как ограничить время телефонного разговора?
Действительно, некоторые Ваши собеседники, как говорится “любят поболтать” по телефону, и Ваше время уйдет на обсуждение незначительных деталей. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь нашими советами:
На вопросы отвечайте коротко. Не увлекайтесь излишними уточнениями. Как только цель достигнута, сразу заканчивайте разговор.
Оговорите продолжительность разговора. Четко дайте понять, что приближаетесь к его концу, фразами типа “перед тем, как повесить трубку…” или “спасибо, что позвонили...”
Ограничьте “светские беседы”. Не позволяйте звонящим Вам излишне отклоняться от темы. Если инициатор звонка Вы - вежливо, но быстро переходите к сути.
Как рационализировать мои собственные «исходящие» звонки?
“Исходящими” звонками легче управлять, чем “входящими”. Самый рациональный метод -- сводить “исходящие” звонки в так называемые “телефонные блоки”. Преимущество такого “серийного производства” перед многочисленными разрозненными звонками состоит в том, что Вам нужно лишь один раз подготовиться для выполнения однородной работы.
Выберите два промежутка времени, например ближе к полудню или к вечеру, когда Вы сможете “отработать” свои телефонные разговоры все вместе или сериями, заранее подготовившись к ним.
Следите за тем, чтобы “телефонные блоки” были не слишком длительными (примерно 30 минут), -- иначе Ваш телефон будет все время занят, и у звонящих к Вам иссякнет терпение.
Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров используйте свой дневник времени, фиксируя там вопросы, подлежащие прояснению по телефону, а также, при необходимости, их результаты. Вы можете воспользоваться нашими рекомендациями и специальными формами, приведенными в ПРАКТИКУМЕ.
"Мелкие" телефонные звонки делайте в непроизводительное время Вашего графика работоспособности, когда они не могут нарушить ход работы.
Используйте "холостые" промежутки времени и паузы между различными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.
Попробуйте этот метод и убедитесь в том, что он -- надежное средство рационализации. Таким образом, Вы будете вести не бессистемные разговоры типа "между прочим", а целенаправленные, планомерные, а потому и эффективные.
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
10 СОВЕТОВ, КАК ПРАВИЛЬНО ПРОВОДИТЬ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР:
ЭКОНОМЬТЕ ВРЕМЯ НА ФАЗЕ ПЕРВОГО КОНТАКТА
СНАЧАЛА УТОЧНИТЕ, О ЧЕМ ИДЕТ РЕЧЬ
НЕ ПРЕРЫВАЙТЕСЬ ИЗ-ЗА ДРУГИХ ЗВОНКОВ
ИЗБЕГАЙТЕ ПАРАЛЛЕЛЬНЫХ РАЗГОВОРОВ С ТРЕТЬИМИ ЛИЦАМИ
ЕСЛИ ВЫ НЕ ЗНАЕТЕ, КАК ОТВЕТИТЬ НА ВОПРОС, ПРИЗНАЙТЕСЬ В ЭТОМ И ПООБЕЩАЙТЕ ПЕРЕЗВОНИТЬ
КРАТКО ПОДЫТОЖИВАЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
ЗАПИШИТЕ ВАЖНЕЙШИЕ ПОДРОБНОСТИ
СЛЕДИТЕ ЗА ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬЮ РАЗГОВОРА
УМЕЛО ЗАВЕРШАЙТЕ РАЗГОВОР
ЕСЛИ ВЫ ОБЕЩАЛИ ПЕРЕЗВОНИТЬ, ОБЯЗАТЕЛЬНО СДЕЛАЙТЕ ЭТО
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
Ситуация: “Если я буду отказываться выполнять какие-либо поручения руководства, мне никогда не получить продвижения по службе...”
Ошибка: Недостаточно уверенные в себе сотрудники часто соглашаются выполнить необоснованные просьбы руководства, опасаясь, что если они откажутся, это не понравится боссу. В результате их время и энергия растрачиваются на задачи, не имеющие никакого отношения к их личным или профессиональным целям, а сами они открывают путь для дальнейших неразумных просьб. Однажды заработав репутацию человека “мягкотелого”, Вы обнаружите, что каждый пытается свалить на Вас нежелательную работу.
Некоторые считают, что безотказность поможет им зарекомендовать себя полным энтузиазма членом команды, и увеличить свои шансы на продвижение по службе. Однако подумайте, может ли получить продвижение по службе человек, на которого “вешают всех собак”? Чтобы преуспеть, необходимо самоуважение и уважение других.
Ситуация: “Я хорошо разбираюсь в технике, поэтому на работе меня всегда просят что-то починить...”
Ошибка: Самая распространенная ошибка в данных обстоятельствах - это взяться за работу, не соответствующую Вашей квалификации только для того, чтобы “проявить готовность”. Если в Ваши должностные обязанности не входит ремонт копировальной техники, компьютеров и электронагревательных приборов, самое разумное - сразу отказаться делать это. Хотя это может выглядеть неучтиво и не по дружески, на самом деле отказ намного более благоразумен, чем потеря времени на “техническую” работу.
Ситуация: “Мои подчиненные - в основном, бывшие коллеги по прошлой работе. Поэтому я привык обсуждать с ними почти все проблемы нашего бизнеса, и привлекать их к поиску наилучших решений. Однако я стал замечать, что мы тратим слишком много времени на разговоры”.
Ошибка: Вы слишком много времени тратите на привлечение работников к решению проблем. Важно определить, какие проблемы действительно важно обсудить с подчиненными. Другие проблемы Вы можете решать самостоятельно (возможно, запросив у кого-то из работников нужную информацию). Если Вы объясните членам коллектива, чем вызвано сокращение обсуждений, они Вас поймут.
Ситуация: “Разговаривая по телефону, я часто соглашаюсь на встречи, которые оказываются совершенно бесполезными”.
Ошибка: Один из приемов, широко используемых многими торговыми агентами, заключается в том, чтобы закончить телефонный разговор с предполагаемым клиентом вопросом: “В девять часов утра в следующий понедельник Вам подходит?” Эта тактика основана на стремлении заставить Вас задаться вопросом: “Чем я буду занят в 9 часов утра в следующий понедельник?” Когда аналогичная ситуация возникнет в следующий раз, постарайтесь сначала спросить себя: “Зачем мне нужна эта встреча?”, а уже потом принимать решение, встречаться с Вашим собеседником, или нет.
Отчаяние - это цена, которую мы платим за недостижимые цели. Грэм Грин Организация Вашей работы должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Как создать надлежащие условия работы?
Ваш индивидуальный рабочий стиль.
Ваш ежедневный план дел.
Ваш рабочий стол.
Ваш секретарь.
Типичные ошибки и самоконтроль.
КАК СОЗДАТЬ НАДЛЕЖАЩИЕ УСЛОВИЯ РАБОТЫ?
Никогда нельзя быть занятым настолько, чтобы не оставалось времени для обдумывания. Вильям М. Джефферс
Как определить, хорошо ли организована моя работа?
Хорошая организация труда - залог успеха в борьбе за время. Признаки плохой организации труда не сразу бросаются в глаза. Вроде, все как у всех, только на это “все” уходит чуть больше времени, чем у других. И так продолжается изо дня в день и месяц за месяцем. Эффективность труда падает, растут горы дел, до которых никак не доходят руки, многие виды работ дублируются, а другие и вовсе прекращаются. Плохой менеджер:
Не может найти на своем столе нужную бумагу среди вороха других бумаг;
В его рабочих записях путаница и беспорядок;
Он хватается то за одно, то за другое и ничего толком не доводит до конца;
Он постоянно опаздывает и вечно не готов к совещаниям;
Документы неделями пылятся у него неподписанными;
Он понятия не имеет о приоритетах;
Работает в условиях постоянной неразберихи;
Не умеет разговаривать по телефону, ясно и коротко излагать суть проблемы.
Что может мне помочь создать надлежащие условия работы?
Существуют хорошо зарекомендовавшие себя основные правила и принципы организации работы. Некоторые из них, возможно, вызовут у Вас улыбку, но, тем не менее, их эффективность уже проверена временем. Эти принципы можно условно разделить на три группы:
Начало дня
Основная часть дня
Конец дня.
Ниже Вы найдете их краткое описание. Итак,
Каковы основные принципы начала дня?
Прежде всего, постарайтесь каждый день начинать с позитивным настроением. Поверьте, что тот настрой, с которым Вы приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для Ваших успехов или неудач. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?
Как этот день может приблизить меня к моим целям?
Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т. п.)?
Продумайте также следующие моменты:
С кем я сегодня встречусь?
Кому бы я мог доставить радость, принести пользу?
Какие трудности и проблемы может мне “уготовить” этот день? Как их преодолеть позитивным образом?
Как поддерживать высокую работоспособность в течение дня?
Быть может, это Вас позабавит, но для начала очень важно хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу. Не выспавшись, с неохотой, без нормального завтрака, как можно скорей на работу -- подобный старт может очень легко испортить день! И не говорите, что у Вас нет для этого времени - это вопрос установления приоритетов!
Начинайте работу по возможности в одно и то же время. Человек -- пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя “в кондиции” и приступать к работе в определенное время дня.
Придя на работу, пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки, осуществив тем самым перепроверку плана дня. Сформулируйте реалистичный план на весь день!
Менеджеры, которым сопутствует успех, как правило, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел -- во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня Ваших коллег и подчиненных!
Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например, на послеобеденное. Приступайте к работе без “раскачки”!
Не забывайте, что Ваш секретарь является Вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашей деятельности. Согласуйте с секретарем все сроки, приоритеты и цели дня! Он вправе “получить” несколько минут Вашего времени, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит Вас от всех ненужных помех.
Начинайте утро с важных и сложных дел. Когда Вы выполните основную задачу дня, переходите к следующей по важности задаче. Если Вы начнете с самых сложных и важных задач, и будете последовательно придерживаться этого, Вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или хотя бы начаты.
Каких основных правил планирования моего рабочего дня следует придерживаться?
Эти правила достаточно просты. Вот они:
Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования.
Старайтесь фиксировать удобные для себя сроки, в рамках которых Вам предстоит работать.
Перепроверяйтевсе свои действия (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п.) с точки зрения их необходимости и возможности ответной реакции.
Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела. Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:
с какими потерями Вы должны будете считаться, если отложите то или иное дело или вообще ничего не предпримете;
необходимо ли Ваше личное участие;
нельзя ли решить проблему иными способами, например, поручив ее другому лицу.
на каждом предприятии и в каждом подразделении время от времени возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Всегда помните о том, что отвлечение на так называемые “срочные проблемы” приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.
Старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку нарушает установленные приоритеты.
Своевременно и регулярно делайте паузы в работе и старайтесь соблюдать размеренный темп! Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.
Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями. Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут!
Избегайте “скачков в работе” и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет Вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело.
Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на “холостые ходы”. Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.
Работайте антициклично, то есть:
в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;
“беспокойный” период используйте для выполнения менее важных дел;
не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;
старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.
Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного “спокойного” или “закрытого” часа, в течение которого Вам никто не может помешать. Таким образом, Вы назначаете время - возможно самое важное для Вас - “Время для себя (1 час)!”
Обязательно контролируйте время и планы! Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т. п.! Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня Вы будете испытывать неудовлетворенность.
Как правильно завершить рабочий день?
Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда Вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.
Сравнение намеченного в Вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда. Поэтому обязательно осуществляйте контроль за результатами и самоконтроль!
План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т. п.
Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например, бегом трусцой. 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно - этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.
Помните, что каждый день должен иметь свою кульминацию! В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для Вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.
Подумайте, какие возможности Вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ
Выполнение простых правил позволит Вам создать надлежащие условия для своей работы:
НАЧИНАЙТЕ и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.