Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.
ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

 
Поиск учебного материала на сайте
Поиск по названию работы
Поиск по тексту работы

Повышение оригинальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.

Результат поиска


На командировочные расходы в город Вильнюс бухгалтерия выдала 1000 рублей.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):
      на проезд до места назначения и обратно, провоз багажа;
      по найму жилого помещения;
      суточные;
      иные расходы, которые произведены работником с разрешения работодателя или с его ведома.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются по соглашению сторон трудового договора, а также могут быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Расходы на проезд к месту командировки и обратно оплачиваются согласно проездным документам по фактическим расходам на проезд транспортом общего пользования, даже если сотрудник организации летит за границу, например, в салоне бизнес-класса или едет в вагоне SV. Кроме того, в состав расходов на проезд включаются страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, а также затраты на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Расходы по найму жилого помещения и по его бронированию оплачиваются работнику согласно подтверждающим документам в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 21 Положения).
За каждый день командировки работнику, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути выплачиваются суточные в иностранной валюте в том размере, который установлен в коллективном договоре или в ином локальном нормативном документе организации (п. 11, 16 Положения).
Суточные не являются вознаграждением за труд, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции. Именно поэтому суточные необходимо выплачивать за все дни нахождения работника в командировке, включая дни простоя (письмо Роструда от 30.04.08 N 1024-6).
Пунктом 17 Положения установлены следующие правила выплаты суточных при направлении в загранкомандировку
за сутки, когда сотрудник покидает территорию Российской Федерации и пересекает границу иностранного государства, ему выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере, установленном для той страны, куда он въезжает;
за сутки, когда сотрудник находится на территории иностранного государства, ему выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере, установленном для этого государства;
за сутки, когда сотрудник возвращается в Российскую Федерацию, ему выплачиваются суточные в рублях в том размере, который установлен для командировок по территории Российской Федерации;
если за время командировки сотрудник должен посетить несколько иностранных государств, то в день пересечения границы каждого из них ему выплачиваются суточные понормам, установленным для страны, в которую сотрудник въезжает.
Если сотрудник выезжает и возвращается из-за границы в течениеодного дня, то ему выплачиваются суточные в размере 50%-ой нормы суточных, которая установлена для командировок в указанное государство локальным нормативным актом организации (п. 20 Положения).
Помимо перечисленных ранее расходов, сотруднику, который направлен в командировку на территорию иностранного государства, работодатель должен возместить (ст. 23 Положения):
      расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
      обязательные консульские и аэродромные сборы;
      сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
      расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
      иные обязательные платежи и сборы (примеры 1, 2).

Дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется поотметкам пограничных органов в паспорте (п. 19 Положения). При этом Положение никак не регламентирует порядок определения даты пересечения государственной границы в случае, когда паспортный таможенный контроль на границе государств отменен. Речь идет, в частности, о государствах - участниках Шенгенского соглашения от 14 июня 1985 г.
Каким образом в этом случае следует определять дату пересечения границы?
Поскольку порядок определения даты пересечения границы законодательно не установлен, организация может самостоятельно разработать такой порядок и закрепить его в своих локальных нормативных актах (например, в Положении о командировках). Для этого целесообразно использовать те рекомендации, которые представлены в письме Минфина России от 14.12.04 N 03-05-01-04/105: в случае невозможности документального подтверждения даты пересечения государственной границы Российской Федерации (не проставляются отметки в паспорте, не выдаются миграционные карты или иные документы) днем пересечения государственной границы Российской Федерации следует считать день отъезда работника из пункта отправления в Российской Федерации, а при въезде в Российскую Федерацию - день отъезда работника из пункта командировки.
Если сотрудник направляется в командировку на территорию стран СНГ, то дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения).
Как известно, в командировочном удостоверении проставляются отметки об убытии и прибытии в место командировки. Например, сотрудник убыл в командировку в Белоруссию 12 мая, а прибыл в место командировки 13 мая. Какую дату следует считать датой пересечения границы - дату убытия в командировку или дату прибытия в место командировки?
В соответствии с билетом на поезд, на котором сотрудник приехал в Белоруссию, поезд отправлялся из Москвы 12 мая в 16 ч. 15 мин., а прибыл в Минск 13 мая в 9 ч. 30 мин.
По нашему мнению, организация может воспользоваться рекомендациями, представленными в письме Минфина России от 14.12.04 N 03-05-01-04/105, и считать датой пересечения границы день отъезда работника из пункта отправления в Российской Федерации, т.е. 12 мая.

Как составить авансовый отчет
В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по авансу, выданному ему перед отъездом на командировочные расходы (п. 26 Положения).
При этом суммы, выплаченные в иностранной валюте, пересчитываются по курсу, действующему на момент выплаты.

Авансовый отчет составляют по унифицированной форме N АО-1, утвержденной приказом Госкомстата России от 01.08.01 N 55, к которому прилагаются:
документы о найме жилого помещения;
документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;
ксерокопия загранпаспорта;
отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10а;
командировочное удостоверение, если сотрудник был направлен в командировку в государство - участник СНГ.
Если авансовый отчет оформлен с нарушением требований, установленных законодательством, или к нему не приложены необходимые документы, то указанная в нем сумма расходов не учитывается при расчете налога на прибыль (письмо ФНС России от 25.11.09 N МН-22-3/890).
Иностранные документы, которые работник прилагает к авансовому отчету, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (ред. от 26.03.07). Подобное требование должно быть выполнено не только в целях бухгалтерского учета расходов на загранкомандировку, но и в целях налогообложения (письма Минфина России от 16.02.09 N 03-03-05/23 и УФНС России по г. Москве от 25.02.09 N 16-15/016363).
Перевод иностранных документов на русский язык может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. При этом организация вправе самостоятельно определить лицо, которое осуществит перевод первичных учетных документов на русский язык. Эту обязанность по переводу необходимо закрепить в должностной инструкции указанного сотрудника (письмо Минфина России от 20.03.06 N 03-02-07/1-66).
При переводе авиабилета, который составлен на иностранном языке, достаточно перевести те реквизиты, которые необходимы для признания расходов при расчете налога на прибыль:
фамилию, имя пассажира;
направление полета;
номер рейса;
дату вылета;
стоимость билета.
Перевода иной информации, по мнению специалистов Минфина России, не требуется, поскольку она не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Речь идет об условиях применения тарифа, правилах авиаперевозки, правилах перевозки багажа, иной информации (письма Минфина России от 14.09.09 N 03-03-05/170 и от 24.03.10 N 03-03-07/6).
Кроме того, в случае, когда у налогоплательщика документы на иностранном языке составлены по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичных документов (письмо Минфина России от 03.11.09 N 03-03-06/1/725).
Расходы на перевод первичных учетных документов, составленных на иностранном языке, на русский язык являются экономически обоснованными. Именно поэтому организация может включить их в состав прочих расходов как расходы на информационные услуги в соответствии с пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 26.05.08 N 20-12/050126).
Руководитель организации должен подтвердить обоснованность расходов, которые были произведены командированным сотрудником, и поставить в авансовом отчете свою подпись.
Представительские расходы: понятие и состав.

Для определения понятия и состава представительских расходов организации обратимся к п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ).
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся:
      расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогопла ельщика, участвующих в переговорах,
      транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
      буфетное обслуживание во время переговоров,
      оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление.
Все затраты в бухгалтерском и налоговом учетах подтверждаются оправдательными документами. Этого требует и ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", и ст. 252 НК РФ.
При этом отметим, что ни нормативными документами по бухгалтерскому учету, ни гл. 25 НК РФ не определен перечень документов, необходимых для подтверждения представительских расходов. Очевидно, что для представительских расходов одной бухгалтерской "первички" недостаточно. Нужны и внутренние распорядительные документы организации. Подготовку таких документов можно условно разбить на три последовательных этапа:
1) оформление общих документов;
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Первый этап включает в себя закрепление порядка отражения представительских расходов в учетной политике организации и составление сметы представительских расходов на отчетный год. Смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" , ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы. В них отражаются:
- перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования подотчетных средств;
-документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
- нормы отдельных видов представительских расходов.

Второй этап представляет собой оформление документов, связанных с подготовкой к конкретному мероприятию. Во-первых, это приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров). Во-вторых, приказ о направлении приглашения на встречу. Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. В-третьих, нужно составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.
Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения, данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские цели. После утверждения сметы лицу, ответственному за проведение встречи, по расходному кассовому ордеру выдаются денежные средства под отчет. Порядок контроля за расходованием и списанием средств также устанавливается приказом по организации.
Третий этап предусматривает оформление документов лицом, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия (приведен далее), отчет о расходах по нему и авансовый отчет ответственного лица с оправдательными документами.
По каждому случаю приема делегации нужно составить исполнительную смету (акт) по утвержденной руководителем форме.
Этот документ должен содержать следующие реквизиты:
- дату, место и программу проведения деловой встречи;
- список участвующих лиц с обеих сторон;
- величину расходов.
К нему прилагаются копии первичных документов, которые работник, ответственный за проведение мероприятия, сдает вместе с авансовым отчетом. Если для проведения деловой встречи привлекаются сторонние организации, то в этом случае необходимы документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика, счета организаций общественного питания.
Списание израсходованных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета (форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).






СМЕТА



Наименование:
Реферат/Курсовая Учет расчетов с подотчетными лицами

Информация:

 Тип работы: Реферат/Курсовая. Добавлен: 22.04.13. Год: 2012. Страниц: 43. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):

Содержание

Введение ______ 1
1. Экономическая характеристика предприятия ______2-8
2. Учет расчетов с подотчетными лицами ___
2.1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ___ 9-12
2.2. Аналитический и синтетический учет ___13-14
2.3. Расходование наличных денежных средств на административно-хозя ственные расходы ______ 15-19
2.4. Служебные командировки по России ___ 20-26
2.5 Служебные командировки за рубеж______27-32
3. Представительские расходы ___ 33-36
Заключение ______ 37
Список литературы______38
Приложения ______





Введение
В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций нередки случаи, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.
В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операцио ные цели. Подотчетные лица - работники предприятия, которые получили в кассе деньги авансом и обязаны за них отчитаться. Выдача наличности под отчет проводится из кассы предприятия при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература. Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Калининградская ветеринарная лаборатория».
Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег в подотчет и отчетность подотчетных лиц.



Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.





















Экономическая характеристика предприятия.
Историческая справка.
В целях выявления и изучения заразных заболеваний сельскохозяйственных животных, своевременной диагностики и ликвидации их, с проведением научно-обоснованных оздоровительных ветеринарно-санита ных, профилактических мероприятий в животноводстве области, а также методического руководства ветеринарным персоналом области в июне 1946 года приказом по Гражданскому Управлению Кенигсбергской области № 195 была организована Кенигсбергская областная ветеринарная бактериологическая лаборатория. Первым руководителем лаборатории был ветеринарный врач бактериолог Шкляев Александр Михайлович.
Со времени основания лаборатория претерпела несколько реорганизацией. В 1954 году стала Калининградской межрайонной ветлабораторией, в которой было два отдела — бактериологический и серологический. Основными задачами межрайонной ветеринарной лаборатории являлись: организация и проведение лабораторно-диагност ческой работы в обслуживаемых районах области, установление лабораторного диагноза болезней животных, а также выявления причин их массового заболевания. В 1956 году была преобразована в Калининградскую областную ветеринарную лабораторию, в которой было 3 отдела — бактериологический, серологический и дезотряд. Лаборатория стала руководящим ветеринарно-диагност ческим учреждением в масштабе области, и уже к 1975 году количество отделов увеличилось до восьми.
В настоящее время, на основании приказа Россельхознадзора МСХ РФ, функции лаборатории значительно расширены. Она приобрела статус межобластной ветеринарной лаборатории. Сейчас это современная, многопрофильная, исследовательская лаборатория.
В отделах проводится работа по диагностике болезней всех видов животных и исследования по определению качества и безопасности продовольственного сырья и пищевой продукции, для проведения которых лаборатория имеет современное аналитическое оборудование и специалистов высокой квалификации, которые проходят стажировку в лучших научных учреждениях страны и за рубежом.



В целом финансовые показатели ЗАО «Калининградская межобластная ветеринарная лаборатория» позволяют характеризовать финансовое состояние данного предприятия как платежеспособное, финансово устойчивое и независимое.
Анализ показателей финансово-хозяйственно деятельности.
ЗАО «Калининградская МВЛ» за 2010 год.
По средствам, полученным от оказания услуг, утверждено по плану на 2010 г 96.999.017 рублей, фактическое исполнение составило 90.321.007 рубля, что составило 93,11% утвержденного по плану дохода.

За период с 2007 по 2009 год наблюдается увеличение доходов от оказания лабораторных услуг, в 2010 году произошло снижение дохода.

Причины снижения доходов от оказания лабораторных услуг. Во исполнение Постановления Правительства РФ от 05.08.2010 года № 599 с 15 августа по 31 декабря 2010 года был введен временный запрет на вывоз из России пшеницы и меслина, ячменя, ржи и кукурузы. Лабораторией были прекращены работы на оказание платных услуг по подтверждению соответствия безопасности и качества, указанных культур, при концентрации и отгрузке на экспорт.
В связи с принятием Комиссией таможенного союза решения № 318 от 18.06.2010г «Об обеспечении карантина растений в ТС» продукция с низким фитосанитарным риском не доставляется в лабораторию для проведения исследований.
Кроме того, согласно указанному решению образцы продукции, перемещающейся внутри территории ТС, отбираются и доставляются в лабораторию, если госинспекторы Россельхознадзора в результате осмотра обнаружили объекты, сходные с карантинными, на поверхности продукции, на упаковке, либо на продукции имеются симптомы болезней, признаки повреждения карантинными объектами.

Основную численность – 38 % составляют работники ветеринарной лаборатории, обеспечивают 30 % выручки, численность сотрудников лаборатории фитосанитарной экспертизы – 26% , дают 37% выручки, численность сотрудников лаборатории по контролю качества зерна – 11% , обеспечивают 33% выручки средств, от оказания лабораторных услуг.
Структура предоставленных услуг и выручка от оказания лабораторных услуг за 4 года составила: ( в тыс.руб.)


Структура расходов денежных средств. (тыс.руб.)




Согласно штатному расписанию численность лаборатории составила 213 человек, вакантных должностей нет. С 2007 года штатная численность увеличилась на 61%.

Среднемесячная заработная плата 1 работника составила 17183,29 руб, директора – 78235,97руб , специалиста – 18058,12 руб, обслуживающий персонал – 11335,65 руб.

Фондоотдача, характеризующая объем оказанных услуг на один рубль основных производственных фондов, уменьшилась. Эффективность использования основных производственных фондов за 4 года снизилась в 6 раз.
Фондовооруженность труда, характеризующая отношение среднегодовой стоимости основных производственных фондов к числу работников, увеличилась. Уровень обеспечения производственными фондами одного работника лаборатории за 4 года возрос в 1,7 раза.
Наблюдаем не эффективное использование основных фондов.













    Учет расчетов с подотчетными лицами.

      Организация учета расчетов с подотчетными лицами.
Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.
Подотчетными лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом денежные средства из кассы (подотчетные суммы), согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247) .
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозя ственные и другие расходы, применяется авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации". Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ (контрольно-кассовой техники), товарные чеки и другие оправдательные документы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Работник бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении этих документов (отрывная часть унифицированной формы авансового отчета N АО-1 с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.
Подтверждающие произведенные расходы документы, оформленные надлежащим образом авансовым отчетом, проверяются в течение 5 рабочих дней бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов, точность проведения арифметических операций в графе 5 отчета, и только после этого в графе 9 указываются счета, на которые разносятся понесенные предприятием расходы.
Авансовый отчет
Унифицированная форма N АО-1















.
.
.




.


.



.


.


.
Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). В соответствии с данным Порядком руководитель предприятия определяет приказом (распоряжением) размер и сроки выдачи денежных средств, а также определяет круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.
Отчет об израсходованных суммах и окончательный расчет по ним производится не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В этой связи необходимо обратить внимание на то, что срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды. Обычно эти сроки закрепляются в приказе об учетной политике по предприятию, а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. В этот список могут включаться только постоянно работающие сотрудники, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда. При этом передача полученных наличных денег одним лицом другому запрещена.
Еще одним важным аспектом при работе с подотчетными лицами является тот факт, что выдача подотчетных средств, согласно Порядку ведения кассовых операций, производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия должна представить данные об отсутствии задолженности по предыдущему авансу.
Если таковой задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку товарно-материальн х ценностей или оплату представительских и других расходов работник пишет заявление на получение денежных средств, при этом бухгалтерией составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством РФ либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимого работнику для выполнения данного ему поручения.
Если же выявилась задолженность по предыдущему авансу, то, по всей видимости, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению (вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства либо предоставить авансовый отчет), хотя за выдачу в подотчет наличных денежных сумм при непогашенном предыдущем авансе никаких наказаний законодательством не предусмотрено.
После корректировки заявки работника (если она необходима) и утверждения сметы расходов итоговая сумма по ней выдается сотруднику в качестве аванса, что оформляется согласно Порядка ведения кассовых операций расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, так как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо. Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ) и т.д.)

Расходный кассовый ордер
Унифицированная форма N КО-2
.

.
.






.





.
















.




.






.


















.











Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходный кассовый ордер на выдачу денег должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
При выдаче денежных средств под отчет сотрудникам для расчетов с юридическими лицами за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги либо внесении денежных средств напрямую в кассу поставщика продукции (работ, услуг) следует помнить, что при осуществлении наличных расчетов между юридическими лицами указом Центрального банка РФ от 20.06.2007 г. N 1843-У установлен предельный размер таких расчетов по одному платежу составляет 100 000 руб.
Требования к оформлению первичных документов отражены в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года за N 34н, согласно которому они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Первичные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, в противном случае они должны содержать обязательные реквизиты, указанные выше. Если же все требования к оформлению авансового отчета соблюдены, то после проверки бухгалтерией и утверждения итоговой суммы руководителем отчет принимается к проводке. При этом остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
Если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в судебном порядке.
Удержания из заработной платы по решению суда, либо по согласованию с сотрудником осуществляется с учетом ст. 138 Трудового кодекса РФ, которая гласит, что общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превысить 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50% заработной платы. Следует отметить, что согласие работника на погашение задолженности по подотчетным суммам из заработной платы необходимо оформить в письменной форме в виде заявления с указанием сроков и сумм, подлежащих удержанию.
Приходный кассовый ордер
Унифицированная форма N КО-1
,
.













.






.











Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.
1.2. Аналитический и синтетический учет
Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйствен ой деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, используется активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средств, кредитовое - сумму не возмещенного работнику перерасхода. При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 "Касса" (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием).
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71"Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Если удержания возможно произвести из заработной платы, то дебетовое сальдо по счету 73 уменьшается частями или полностью на эту сумму в корреспонденции со счетами учета расчетов с персоналом по оплате труда (Счет 70). Если нет, то сумму невозвращенных подотчетных средств по решению администрации можно списать в дебет счета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции со счетами 71, 73 (не забыв при этом сделать начисления по налогу на доходы физических лиц).
Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой авансовой выдаче либо приходу средств. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Итоги журнала-ордера N 7 дают проводку за месяц для записи в главной книге по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету корреспондирующих с ним счетов.


Таблица 1.1. Типовые проводки, учитывающие операции
первичного учета подотчетных сумм

¦ Содержание операции Корреспонденция счетов
¦
¦ ¦ Д ¦ К ¦------
¦Выдача подотчетным лицам денежных средств
+------
¦из кассы ¦ 71 ¦ 50 ¦------
¦с расчетного счета ¦ 71 ¦ 51 +------
¦с валютного счета ¦ 71 ¦ 52 ¦
+ специальных счетов в банках ¦ 71 ¦ 55 +------
¦Выданы денежные документы ¦ 71 ¦ 50-3 ¦
+------
¦Отражены положительные курсовые разницы по подотчетным суммам ¦ 71 ¦ 91 ¦
¦в иностранной валюте
+------
¦Возврат подотчетными лицами неизрасходованных денежных средств
+------
¦в кассу ¦ 50 ¦ 71 ------
¦на расчетный счет ¦ 51 ¦ 71 +------
¦на валютный счет ¦ 52 ¦ 71 +------
¦на специальные счета в банках ¦ 55 ¦ 71 ¦------
¦Оплачены приобретенные денежные документы ¦ 50-3 ¦ 71 +------
¦Погашена задолженность перед поставщиками, различными кредиторами ¦ 60, 76 ¦ 71 +------
¦Оплачены услуги за счет внутренних подразделений, выделенных ¦ 79 ¦ 71 ¦
¦на отдельный баланс
+------
¦Отражены отрицательные курсовые разницы по подотчетным суммам ¦ 91 ¦ 71 ¦
¦в иностранной валюте
+------
¦Удержаны из зарплаты неизрасходованные денежные средства ¦ 70 ¦ 71 - 73 +------
¦Неизрасходованные денежные средства отнесены к недостачам ¦ 94 ¦ 71 +------
¦Недостачи, принятые ко взысканию ¦ 73 ¦ 94 L------


Журнал-ордер N 7

Журнал-ордер N 7 По кредиту счета N 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и аналитические данные к этому счету за май 2010 г.












.










Расходование наличных денежных средств на административно-хозя ственные и операционные расходы

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйстве ные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов у других юридических лиц или населения.
К операционно-хозяйст енным относятся:
- канцелярские расходы;
- почтово-телеграфны расходы;
- расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет и т.д.
При приобретении вышеуказанных ценностей либо услуг у юридических лиц либо частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:
1. Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по вышеперечисленным расходам:
- контрольно-кассовые чеки;
- приходно-кассовые ордера.
2. Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретенных ценностей, полученных услуг:
- товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара;
- счета-фактуры;
- накладные;
- бланки строгой отчетности;
- акты выполненных работ, оказанных услуг.
При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат: торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.
Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальн х ценностей на склад предприятия.
Таким образом, для правильного отражения операций авансового отчета по списанию с подотчета сотрудника средств, потраченных на приобретение активов либо оплату работ (услуг) сторонних организаций, бухгалтеру необходимо наличие:
- документов, подтверждающих приобретение ценностей, работ (услуг) с указанием их стоимости;
- документов, подтверждающих факты потребления предприятием вышеперечисленных услуг (акт выполненных работ) или поступления ценностей на склад (приходная складская накладная);
- документов, подтверждающих оплату этих расходов.

Следует обратить внимание, что при расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальными предпринимателями), а также между индивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением ими коммерческой деятельности, имеются определенные ограничения.
Так, в настоящее время, Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору в размере 100 тысяч рублей.
Данное требование не означает, что денежные средства под отчет, например, на приобретение товарно-материальн х ценностей, должны выдаваться только в указанных пределах. Ограничения на размер подотчетных сумм может устанавливать только руководитель предприятия. Однако, при приобретении товаров (оплате работ или услуг) за наличный расчет у других юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, подотчетное лицо не может оплачивать по одному договору более 100 тысяч рублей.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").
Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.
Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичным оправдательным документом, содержащим необходимые реквизиты: наименование документа, дата его оформления, наименование организации - продавца, содержание хозяйственной операции, цена, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т.п. Такими документами при оформлении операций оплаты операционно-хозяйстве ных расходов могут служить товарные чеки (при приобретении товаров в системе розничной торговли), товарные накладные, квитанции установленных форм, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.п.
В этой связи при расчете наличными денежными средствами следует учесть, что в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" при осуществлении наличных денежных расчетов (обратите внимание: не только с физическими, но и с юридическими лицами) все предприятия должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) (п. 1 ст. 2 данного закона). Поэтому организации, оплачивая за наличный расчет приобретенные товары (работы или услуги), должны помимо всех прочих установленных документов требовать кассовый чек ККТ, подтверждающий оплату наличными деньгами. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
В то же время, многие организации и индивидуальные предприниматели имеют право реализации своих товаров (работ, услуг) без применения кассовых аппаратов. К ним, в частности, относятся лица, применяющие систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), а также в случаях, предусмотренных пункта 2 (использование бланков строгой отчетности) и пункта 3 (в силу специфики своей деятельности: продажи ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов, разносной мелкорозничной продажи товаров и т.д.) статьи 2 указанного выше закона о применении ККТ.
В этих случаях продавцами должны быть четко и правильно заполнены выдаваемые ими оправдательные документы (бланки строгой отчетности, товаросопроводительн е и иные документы, подтверждающие приобретение и оплату товаров, работ или услуг). Кроме того, во избежание возможных конфликтов с проверяющими органами, целесообразно требовать от продавцов проставления на документах штампа "Оплачено" (либо выдачи приходного кассового ордера), а также указания, почему не применяется кассовый аппарат (например, "ККТ не используется в связи с применением ЕНВД").
Для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.) необходимо оформить товарный чек. Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).
В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров. В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальн х ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.
Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.
Торгово-закупочный акт.






















.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.
На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.
Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.
При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств, производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.
При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм (см. Таблица №1)
Таблица №1