Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.
Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.
Результат поиска
Наименование:
Реферат/Курсовая Основы документационной системы управления
Информация:
Тип работы: Реферат/Курсовая.
Добавлен: 25.04.13.
Год: 2012.
Страниц: 30.
Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%
Описание (план):
ДЕПОРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ
И НАУКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ОГБОУ СПО «КОСТРОМКОЙ
ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСК Й КОЛЛЕДЖ»
Реферат
«ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ »
ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Кострома - 2012 г
Содержание реферата:
ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной
системы управления.
1. Основные нормативно-методичес ие
материалы по делопроизводству.
2. Правила оформления документов.
2.1. Реквизиты документов.
2.2. Требования к оформлению
реквизитов документов
2.3. Требования к бланкам документов
и оформлению документов.
3. Распорядительная система
документации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ. Сущность
документационной системы управления.
Делопроизводство сегодня
определяется стандартом как "отрасль
деятельности",
обеспечивающая документирование
и организацию работы с документами
(ГОСТ
Р51141-98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения),
т.е.
весь процесс от момента
создания документа и до его уничтожения
или передачи
на хранение в архив.
Термин «делопроизводство»
появился первоначально в устной речи
(предположительно в XVII в.) и означает "дело
производить", т.е решать вопрос. Так
как в ходе решения любого вопроса возникали
документы, чтобы закрепить достигнутую
договорённость, принятое решение уже
в XVI в. употребляется слово дело как "собрание
документов,
относящихся к какому либо делу,
вопросу". Впервые в этом понятии слово
"дело"
зафиксировано в документах
в 1584 г.
Документ возник прежде всего
чтобы зафиксировать информацию и придать
ей
юридическую силу. Чтобы документ
имел юридическую силу, процесс его создания
регламентируется и осуществляется по
установленным правилам. Это подчёркнуто
и в определении термина – документа
"Об информации, информатизации и защите
информации": "документирован ая
информация (документ) -зафиксированная
на
материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими её
идентифицировать&qu t;.
Документ, зафиксировав информацию,
тем самым обеспечивает ее
сохранение и накопление,
возможность передачи другому лицу,
многократное
использование, возвращение
к информации во времени.
Как носитель информации документ
выступает в качестве непременного
элемента
внутренней организации
любого учреждения, предприятия, фирмы,
обеспечивая
взаимодействие их частей.
Информация является основанием для принятия
управленческих решений,
служит доказательством их исполнения
и источником
для обобщений, а также материалом
для справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности
документ выступает и как предмет труда,
и как
результат труда, так как принятое
решение записывается, закрепляется в
документе.
Все формы управленческой
деятельности выражаются посредством
соответствующих
документов: планирование -
посредством подготовки различных
планов, учет – в виде составления и обработки
статистической, бухгалтерской и оперативно-
технической документации;
руководство - изданием распорядительных
документов;
организация - организационных
документов; инструктирование - в виде
инструкций, методических указаний;
контроль - путем сбора сведений в
письменном виде и т.д. Таким
образом документация, будучи тесно связана
со
всеми формами управленческой
деятельности, используется аппаратом
управления в качестве способа
и средства реализации возложенных на
него
функций.
Организация делопроизводства
условно делится на две части:
- обеспечение своевременного
и грамотного создания документов
(документирование);
-организация работы с
документами: получение-передача, обработка,
учёт,
регистрация, контроль, хранение,
подготовка в архив, уничтожение.
Более широкий термин, применяемый
сегодня - информационно-докумен ационное
обеспечение управления, включает
помимо традиционной работы с документами
и
информационное обслуживание,
создание, ведение и работу с базами
данных.
1. Основные нормативно-методичес ие
материалы по делопроизводству.
Как сам процесс создания
документов, так и организация
работы с ними всегда были
регламентированы специальными
законодательно-норм тивными и
нормативно-методиче кими
актами.
Законодательные акты, касавшиеся
отдельных сторон документирования
и
нормативно-методиче кие документы,
регламентирующие ведение делопроизводства
издавались, и в советский
период.
Обязательность документирования
информации сегодня определена Федеральным
законом "Об информации, информатизации
и защите информации". В нём
указано:
"Документирова ие информации
является обязательным условием
включения
информации в информационные
ресурсы. Документирование информации
осуществляется в порядке,
устанавливаемом органами государственной
власти,
ответственными за организацию
делопроизводства, стандартизацию документов
и
их массивов, безопасность
Российской Федерации".
Федеральный закон "О бухгалтерском
учёте", указав, что бухгалтерский
учёт
осуществляется путём "сплошного,
непрерывного и документального учёта
всех
хозяйственных операций",
специальную статью (ст. 9) посвящает
составлению
первичных учётных документов.
В ней подчёркивается, что все
хозяйственные
операции, проводимые организацией,
должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы
служат первичными учётными документами,
на
основании которых ведётся
бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет,
что
"первичные и сводные
учётные документы могут составляться
на бумажных и
машинных носителях информации.
Таким образом внедрение компьютерных
технологий не исключает составления
документов и их оформления
в соответствии с установленными
правилами.
Все формы управленческой
деятельности находят отражение
в соответствующих
документах, которые выступают
способом и средством реализации
возложенных на
аппарат управления функций.
Но один документ - это единичный акт
документирования. Деятельность
учреждения оформляется совокупностью
определенным образом
взаимодействующих документов, обычно
соответствующих
функциям управления.
Ряд функций управления является
типовым, присущим любому управленческому
аппарату. К таким функциям
относятся, например, прогнозирование
и
планирование, организационно-распорядительная
деятельность, учет и
отчетность, финансирование,
материально-техниче кое обеспечение
и др. Эти
функции отражаются в документах,
общих для всех учреждений, фирм.
Совокупность взаимоувязанных
документов, применяемых в определенной
сфере
деятельности, составляет систему
документации.
В условиях научно-технической
революции произошло резкое увеличение
объемов
информации, вызванное активизацией
общественной жизни, ростом числа контор,
фирм, организаций, увеличением
номенклатуры промышленных изделий и
усложнением процесса их изготовления,
расширением экономических и культурных
связей. В связи с этим
возникла необходимость упорядочения
потоков
информации, установления необходимого
и достаточного количества видов
документов, выполняющих роль
информационного обеспечения функций
управления.
Ручная обработка не позволяла
вовремя и качественно переработать
растущие потоки информации. Появилась
потребность в механизации, а затем и в
автоматизации обработки документной
информации. Однако практическое внедрение
и применение средств автоматизации
и механизации, эффективность их
использования находятся
в прямой зависимости от степени упорядочения
документации, для обработки
которой они предназначены. Основным
направлением
совершенствования документации
является унификация и стандартизация.
Под унификацией
понимается "приведение чего-либо к
единой системе,
форме, единообразию".
Стандарт определяет унификацию
как "выбор оптимального числа
разновидностей
продукции, процессов и
услуг, значений их параметров и размеров"
(ГОСТ Р 1.0-
92).
Стандартизация
- это процесс установления и применения
стандартов, под
которыми понимается "образец,
эталон, модель, принимаемые за исходные
для
сопоставления с ними других
подобных объектов. Стандарт, как
нормативно-техничес ий
документ устанавливает комплекс норм,
правил, требований
к объекту стандартизации
и утверждается компетентным органом
Применение стандартов способствует
улучшению качества создаваемого документа.
Результатом работы по унификации
документов могут быть:
· общероссийские
унифицированные формы;
· отраслевые
унифицированные формы;
· унифицированные
формы документов предприятия;
"Унифицированна система
документации состоит из взаимоувязанных
общероссийских унифицированных
форм документов, обеспечивающих
документированное представление
данных в определенных видах хозяйственной
деятельности".
Непосредственными разработчиками
конкретных форм и систем документации
являются Министерства, возглавляющие
ту отрасль деятельности,
документы которой унифицируются.
Они разрабатывают и утверждают унифицированные
формы бланков документов, при этом обязательно
учитывая возможность их компьютерной
обработки.
Общее методическое руководство
постановкой делопроизводства в
стране, как и в
большинстве цивилизованных
стран мира, осуществляют архивные органы,
так как
наиболее ценные документы
после использования их в оперативной
работе
передаются на постоянное
хранение в государственные архивы.
В Положении "О государственной
архивной службе России", в числе главных
задач государственной архивной службы
России указано: "координация деятельности
федеральных органов государственной
власти в области делопроизводства,
развития совместно с этими органами государственной
системы делопроизводства и унифицированных
систем документации". Росархив в соответствии
с возложенными на него задачами "осуществляет
межотраслевое организационно-методи еское
руководство и контроль за организацией
документов в делопроизводстве федеральных
органов государственной власти". «Росархив»
проверяет выполнение учреждениями, организациями
и предприятиями независимо от их ведомственной
подчинённости требования законодательства
в области организации документов в делопроизводстве&quo ;.
Росархиву предоставлено право согласовывать
отраслевые стандарты, инструкции по вопросам
организации документов в делопроизводстве,
разрабатывать и утверждать обязательные
для исполнения нормативно-методичес ие
документы по организации документов
в
делопроизводстве.
Действующие сегодня
общегосударственные нормативно-методичес ие
документы по
организации делопроизводства
должны быть в каждой организации. К
ним
относятся:
- Государственная система
документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие
требования к документам и службам
документационного обеспечения.
В настоящее время в
соответствии с федеральной целевой
программой ведётся
разработка новой редакции
ГСДОУ - системы положений, определяющих
основные
правила работы с документами
в организациях. Система ориентирована
и на
коммерческие структуры.
Она будет состоять из двух частей:
нормативной и
методической. В нормативной
части, как и в существующем сегодня документе,
определяются основные задачи
и функции, правовое урегулирование
деятельности
службы документационного
обеспечения в организации, её примерная
структура;
порядок подготовки и оформления
документов; все этапы работы с ними:
доставка, прохождение, обработка,
учёт, регистрация, контроль исполнения,
информационно-справо ная работа,
оперативное хранение документов, поиск
документов и информации;
защита информационно-поисков х систем;
подготовка
документов в архив; порядок
проведения экспертизы ценности документов;
организация хранения документов.
Главное отличие новой
системы заключается в том, что
она будет представлять
собой единый комплекс автоматизированного
документирования на базе
современных текстовых редакторов,
автоматизированного документооборота,
баз данных и автоматизированного хранения
и использования документов (в том числе
автоматизированные номенклатуры дел,
описи дел и т.д.).
- Типовая инструкция по делопроизводству
в министерствах и ведомствах
Российской Федерации. Она
включает в себя как общий порядок подготовки
и оформления документов, так и особенности
подготовки отдельных видов документов:
приказа, указания, инструкции, протокола.
В ней расписана процедура регистрации
документов,
построение поисковых
систем для справочной работы, организация
контроля
исполнения документов, порядок
составления и работы с номенклатурой
дел,
формирование дел, проведение
экспертизы ценности документов, оформление
дел,
составление описей, оперативное
хранение дел и передача их на архивное
хранение. Она отражает практически
все вопросы организации делопроизводства.
Хотя она предназначена в первую очередь
для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться
и найдут много полезного для себя службы
делопроизводства организаций любых форм
собственности. Она может быть положена
в основу при разработке инструкции по
делопроизводству конкретной организации.
- ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная
система организационно-
распорядительной документации.
Требования к оформлению документов.
Стандарт распространяется
на документы "которые фиксируют решения
административных и организационных
вопросов, а также вопросов управления,
взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности.
- Основные правила работы ведомственных
архивов.
Правила можно разделить на
две части. В первой детально освещены
вопросы делопроизводственные:
- требования к номенклатурам
дел, их виды, порядок их составления,
заполнения, ведения;
- порядок формирования дел
в делопроизводстве;
- организация и порядок проведения
экспертизы ценности документов в
делопроизводстве;
- порядок выделения документов
к уничтожению;
- подготовка дел к передаче
в архив: оформление дел, составление описей,
передача
в архив.
В другой части правил подробно
раскрывается работа с документами в архиве.
Для коммерческих организаций,
не предающих документы на государственное
хранение, а хранящих их у
себя, правила являются незаменимым
в организации их архива. - Перечень документов
с указанием сроков хранения (Типовой
или ведомственный).
- Типовое положение о ведении
делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам
граждан в государственных органах,
на предприятиях,
в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные
положения по организации работы
с этой
категорией документов: особенности
регистрации, сроки исполнения, ведение
справочной картотеки, формирование
дел, сроки хранения дел, ведение
аналитической справки по
обращениям. Методика, изложенная в
Положении, может
быть использована для организации
работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того надо знать, что
работа с определённой категорией документов
регламентируется специальными
актами.
2. Правила оформления
документов.
Составив текст документа,
его надо правильно оформить, чтобы
он имел
юридическую силу. Порядок
оформления служебных документов определен
ГОСТ Р
6.30-97 «Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к
оформлению документов». Настоящий
стандарт
устанавливает: состав реквизитов
документов; требования к оформлению
реквизитов документов; требования
к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению,
учету, использованию и хранению
бланков с
воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, гербов
субъектов Российской Федерации.
2.1. Реквизиты документов
При подготовке и оформлении
документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб
Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской
Федерации;
03 - эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные
об организации;
08 - наименование вида
документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер
документа;
11 - ссылка на регистрационный
номер и дату документа;
12 - место составления
или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа
к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии
приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования
документа;
23 - визы согласования
документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении
копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении
документа и направлении его
в дело;
28 - отметка о поступлении
документа в организацию;
29 - отметка для автоматического
поиска документа.
2.2. Требования к оформлению
реквизитов документов
Государственный герб Российской
Федерации помещают на бланках документов
в соответствии с Положением
о Государственном гербе Российской
Федерации.
Герб субъекта Российской
Федерации помещают на бланках документов
в
соответствии с правовыми актами
субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или
товарный знак помещают на бланках
организаций в соответствии с уставом.
Эмблему не воспроизводят
на бланке, если на нем помещен Государственный
герб
Российской Федерации
или герб субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляют
по Общероссийскому классификатору
предприятий и
организаций (ОКПО).
Код формы документа проставляют
по Общероссийскому классификатору
управленческой документации
(ОКУД).
Наименование организации,
являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных
документах.
Над наименованием организации
указывают сокращенное, а при его отсутствии
-
полное наименование вышестоящей
организации. Наименование организаций
субъектов Российской Федерации,
имеющих наряду с русским языком
в качестве
государственного национальный
язык, печатают на двух языках - русском
и
национальном. Сокращенное
наименование организации приводят
в тех случаях,
когда оно закреплено в
учредительных документах организации.
Сокращенное
наименование (в скобках)
помещают ниже полного. Наименование
на иностранном
языке воспроизводят в
тех случаях, когда оно закреплено
в уставе (положении
об организации). Наименование
на иностранном языке располагают
ниже
наименования на русском
языке. Наименование филиала, территориального
отделения, представительства,
структурного подразделения организации
указывают в том случае,
если оно является автором документа,
и располагают
ниже наименования организации.
Автором документа может
быть должностное лицо, представляющее
организацию.
Справочные данные об организации
включают: почтовый адрес; номера телефонов
и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, телексов,
счетов
в банке, адрес электронной
почты и др.).
Наименование вида документа,
составленного или изданного
организацией,
регламентируется уставом
(положением об организации) и должно
соответствовать
видам документов, предусмотренным
УСОРД. В письме наименование вида документа
не указывают.
Датой документа является
дата его подписания или утверждения,
для протокола -
дата заседания (принятия
решения), для акта - дата события. Если
авторами
документа являются несколько
организаций, то датой документа
является
наиболее поздняя дата
подписания.
Дату документа оформляют
тремя парами арабских цифр в следующей
последовательности: день месяца,
месяц, год. Например, дату 5 января 2012 г.
следует оформлять 05.01.12.
Допускается оформление даты
в следующей последовательности:
год, месяц, день
месяца.
При подготовке нормативных
и финансовых документов допускается
словесно -
цифровой способ оформления
даты (без кавычек), например: 1 марта
2012 г.
Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера,
который
можно дополнять по усмотрению
организации индексом дела по номенклатуре
дел,
информацией о корреспонденте,
исполнителях и др. Регистрационный
номер
документа, составленного
совместно двумя и более организациями,
состоит из
регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций,
проставляемых
через косую черту в
порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный
номер и дату документа включает
регистрационный
номер и дату документа, на
который дается ответ.
Место составления или
издания документа указывают
в том случае, если
затруднено его определение
по реквизитам "Наименование организации"
и
"Справочные данные
об организации". Место составления
или издания указывают
с учетом принятого административно
- территориального деления, и оно включает
только общепринятые сокращения.
Гриф ограничения доступа
к документу проставляют без кавычек
на первом листе документа, и его можно
дополнять данными, предусмотренными
законодательством об информации, отнесенной
к государственной тайне и конфиденциальной
информации.
В качестве адресата могут
быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические
лица. Наименования организации и ее
структурного
подразделения указывают
в именительном падеже. Должность
лица, которому
адресован документ, указывают
в дательном падеже.
Если документ отправляют
в несколько однородных организаций
или в несколько
структурных подразделений
одной организации, то их следует
указывать
обобщенно.
В состав реквизита "Адресат"
при необходимости может входить
почтовый адрес.
Элементы адреса указывают
в последовательности, установленной
Почтовыми
правилами.
Документ не должен содержать
более четырех адресатов. Слово "Копия"
перед
вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают. При большем
количестве
адресатов составляют список
рассылки документа. Если письмо адресуется
организации, указывают ее
наименование, затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому
лицу указывают почтовый адрес, затем
фамилию и инициалы получателя.
Документ утверждается должностным
лицом (лицами) или специально
издаваемым документом. При
утверждении документа должностным
лицом гриф
утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек),
наименования должности
лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа
несколькими должностными лицами их
подписи
располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом
гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕНО
(без кавычек), наименования
утверждающего документа в именительном
падеже,
его даты и номера. Гриф утверждения
документа располагают в правом
верхнем
углу документа.
Резолюция пишется на документе
соответствующим должностным лицом
и включает
фамилии исполнителей, содержание
поручения, срок исполнения, подпись
и дату.
Допускается оформление резолюции
на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает
краткое содержание документа. Заголовок
согласуется с наименованием
вида документа. Заголовок может
отвечать на
вопросы: о чем (о ком)
или чего (кого). К тексту документов,
оформленных на
бланках формата А5, заголовок
можно не составлять.
Отметка о контроле - это
отметка о контроле за исполнением
документа, которую
обозначают буквой "К",
словом или штампом "Контроль"
Текст документа составляют
на русском или национальном языке
в соответствии
с законодательством Российской
Федерации и субъектов Российской Федерации
о
государственных языках.
Тексты документов
пишут только на русском языке
при направлении их: в федеральные органы
государственной власти, органы государственной
власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения,
не находящиеся в ведении данного субъекта
Российской Федерации или расположенные
на территории других субъектов Российской
Федерации.
Тексты документов оформляют
в виде анкеты, таблицы, связанного
текста или
в виде соединения этих структур.
При составлении текста в
виде анкеты наименования признаков
характеризуемого
объекта должны быть выражены
именем существительным в именительном
падеже или
словосочетанием с глаголом
второго лица множественного числа
настоящего или
прошедшего времени ("имеете",
"владеете" или "были", "находились&quo ;
и т.д.).
Характеристики, выраженные
словесно, должны согласовываться с
наименованиями
признаков.
Графы и строки таблицы
должны иметь заголовки, выраженные
именем
существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть
согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на
одной
странице, графы таблицы
должны быть пронумерованы, и на следующих
страницах
печатаются только номера
этих граф.
Связанный текст, как правило,
состоит из двух частей. В первой
части
указывают причины, основания,
цели составления документа, во второй
(заключительной) - решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст
может содержать одну заключительную
часть (например, приказы -
распорядительную часть
без констатирующей; письма, заявления
- просьбу без
пояснения; справки, докладные
записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного
на основании документов других
организаций или ранее
изданных документов, указывают их
реквизиты:
наименование документа,
наименование организации - автора документа,
дату
документа, регистрационный
номер документа, заголовок к
тексту.
Если текст содержит несколько
решений, выводов и т.д., то его
следует
разбивать на разделы, подразделы,
пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
В документах, устанавливающих
права и обязанности организаций,
их структурных
подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют
форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
("отдел осуществляет
функции", "в состав
объединения входят", "комиссия
установила").
Если документ имеет приложение,
не названное в тексте, то указывают
его
наименование, количество листов
и количество экземпляров; при наличии
нескольких приложений их
нумеруют.
Если приложения сброшюрованы,
то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному
документу на первом его листе
в правом
верхнем углу пишут "Приложение&quo ;
с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и
регистрационного номера.
В состав реквизита "Подпись"
входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное,
если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное
- на документе, оформленном на бланке);
личная
подпись; расшифровка подписи
(инициалы, фамилия).
При оформлении документа
на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими
должностными
лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой
должности.
При подписании документа
несколькими лицами равных должностей
их подписи
располагают на одном уровне.
В документах, составленных
комиссией, указывают не должности
лиц,
подписывающих документ, а
их обязанности в составе комиссии
в соответствии
с распределением.
Документ может быть подписан
исполняющим обязанности должностного
лица
с указанием его фактической
должности и фамилии. При этом не допускается
ставить предлог "За", надпись
от руки "Зам." или косую черту
перед
наименованием должности.
Гриф согласования документа
состоит из слова согласовано,
должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации),
личной
подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Согласование документа
оформляют визой, которая включает
подпись визирующего,
расшифровку подписи (инициалы,
фамилия) и дату; при необходимости
- должность
визирующего. Визы проставляют
на последнем листе подлинника распорядительного
документа, на копии отправляемого
документа (письмо). Возможно оформление
виз
распорядительного документа
на отдельном листе.
Печать заверяет подлинность
подписи должностного лица на документах,
предусмотренных специальными
нормативными актами, удостоверяющих
права лиц,
фиксирующих факты, связанные
с финансовыми средствами. Документы
заверяют
печатью организации.
При заверении соответствия
копии документа подлиннику ниже реквизита
"Подпись" проставляют:
заверительную надпись "Верно"; должность
лица,
заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения. Допускается
копию документа заверять печатью,
определяемой
по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе включает
фамилию (или имя, отчество)
исполнителя документа и
номер его телефона. Отметку об
исполнителе
располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа
документа в
левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело
включает следующие
данные: ссылку на дату и
номер документа, свидетельствующего
о его исполнении, или при отсутствии
такого документа краткие сведения об
исполнении; слова "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело должна
быть
подписана и датирована исполнителем
документа или руководителем структурного
подразделения, в котором
исполнен документ.
Отметка о поступлении
документа в организацию содержит
порядковый номер и
дату поступления документа.
Допускается отметка о поступлении документа
в организацию проставлять в виде штампа.
Отметка для автоматического
поиска документа может включать
имя файла, код
оператора, а также другие
поисковые данные, устанавливаемые
в организации.
2.3. Требования к бланкам
документов и оформлению документов.
Устанавливаются два основных
формата бланков документов - А4 и
А5;
допускается использование
бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны
иметь поля не менее, мм:
- 20 - левое; 10 - правое;
- 20 - верхнее; 10 - нижнее.
Бланки документов следует
изготавливать на белой бумаге или
бумаге светлых
тонов.
Бланки допускается изготавливать
типографским способом, с помощью
средств
оперативной полиграфии или
воспроизводить с помощью средств
вычислительной
техники непосредственно
при изготовлении конкретного документа.
Исключение
составляют бланки организаций
с изображением Государственного герба
Российской Федерации
или гербов субъектов Российской
Федерации.
Для организации, ее структурного
подразделения, должностного лица
устанавливают следующие
виды бланков документов: общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа,
кроме письма.
Общий бланк используют для
изготовления любых видов документов,
кроме письма.
Бланки структурного подразделения
организации или должностного лица
проектируют в том случае,
если руководитель подразделения или
должностное
лицо имеют право подписи.
Допускается документы изготавливать
на пишущей машинке или при
помощи
печатающих устройств вычислительной
техники.
Отдельные внутренние документы,
авторами которых являются должностные
лица,
допускается писать от руки
(заявление, объяснительная записка
и т.п.).
При изготовлении документов
на двух и более страницах вторая
и последующие
страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа.
Допускается печатание документов
с использованием оборотной стороны
листа.
3. Распорядительная
система документации.
Назначением распорядительной
системы управления является регулирование
деятельности, позволяющей
обеспечить реализацию поставленных задач
и получить
от этого максимальный
эффект.
С точки зрения принятия
решений документы, относящиеся
к распорядительной
документации делятся
на 2 группы:
- документы, издаваемы в условиях
коллегиальности
- документы, издаваемые в условиях
единоличного принятия решений.
К наиболее распространённым
видам распорядительных документов,
издаваемых в
организациях различных форм
собственности, относятся постановления, решения, приказы,
указания.
Все распорядительные документы
должны строго соответствовать закону,
ни один
из них не может содержать
положений, противоречащих законодательным
актам.
Подготовка основных видов
распорядительных документов в основном
аналогична.
Она представляет собой достаточно
сложный процесс, имеющий различия
в конечной стадии оформления документов,
отражающих результат коллегиальной
деятельности (постановления
и решения) и единоначалия (приказ,
распоряжение).
Можно выделить следующие
стадии подготовки распорядительного
документа:
изучение существа вопроса,
подготовка проекта документа, согласование
документа, подписание. Для
постановлений и решений добавляется
стадия
обсуждения и принятия
этих документов на заседании коллегиального
органа.
Процедуру составления и
оформления распорядительного документа
желательно
описать в инструкции по
делопроизводству. В ней излагаются
последовательность работ над проектом
документа и те требования, соблюдение
которых обеспечивает юридическую полноценность
документа.
Подготовка проекта распорядительного
документа может быть поручена одному
или нескольким структурным
подразделениям или отдельным должностным
лицам.
При разработке проектов сложных
и больших распорядительных документов
могут
создаваться рабочие группы
(комиссии), привлекаться ученые или
квалифицированные специалисты
из числа практических работников.
Главное
условие, обеспечивающее качество
документа - достаточная компетентность
лиц,
его готовящих. Чем выше уровень
составляемого документа, тем выше требования,
предъявляемые к его составителям.
Юридическим основанием разработки
распорядительного документа может
быть
издание документа органами
власти и управления, конкретное поручение
вышестоящего органа, необходимость
осуществления исполнительной и
распорядительной деятельности
для осуществления задач, возложенных
на учреждение. Учреждение или структурное
подразделение может выступить с инициативой
разработки распорядительного
документа по какому-либо вопросу.
Первая стадия разработки
проекта распорядительного документа,
как и всякого
другого - определение круга
вопросов, которые предстоит в
нем отразить. В
зависимости от важности управленческого
действия приступают прежде всего к
изучению законодательных
актов и решений Правительства,
ведомственных
нормативных актов, предшествующих
распорядительных документов по данному
и
аналогичным вопросам.
Подготовка проекта распорядительного
документа требует сбора необходимой
информации по существу поставленного
вопроса. Только собрав и изучив необходимые
материалы, получив полную ясность по
предмету изучения, четко определив цель
издания
распорядительного документа,
приступают к составлению его проекта.
Основное
внимание следует сконцентрировать
на формулировании основных положений
конкретного решения.
Текст распорядительного
документа чаще всего состоит
из взаимозависимых двух
частей - констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является
введением в существо рассматриваемого
вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана
необходимость распоряжения. В ней могут
быть перечислены факты, события, дана
оценка. Нередко в констатирующей части
дается пересказ акта вышестоящего органа,
во исполнение которого издается данный
распорядительный документ
(чаще всего приказ). В этом случае указываются:
вид
акта, его автор, дата, номер,
полное название (заголовок), т.е. приводятся
все
поисковые данные. Констатирующая
часть необязательна, она может и
отсутствовать, если нет необходимости
давать разъяснения.
Если распорядительная часть
предполагает различные по характеру
действия и
нескольких исполнителей,
она делится на пункты, которые
нумеруются арабскими
цифрами. В каждом пункте указываются
исполнитель (организация, структурное
подразделение, конкретное
должностное лицо, например, в приказах),
предписываемое действие
и срок исполнения.
Срок исполнения должен быть
реальным, соответствовать объему предполагаемых
работ.
Следует учитывать время
доведения информации до конкретных
исполнителей.
Распорядительный документ и т.д.................