Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

 

Повышение оригинальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Совершенствование документооборота

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 04.05.2013. Год: 2012. Страниц: 31. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):




Федеральное агентство  по образованию
Государственное образовательное  учреждение
высшего профессионального  образования
«Сибирский государственный  индустриальный университет»
 
Кафедра управления качеством  и документоведения
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
КУРСОВАЯ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ РАБОТА
 
 
Тема:  Организация и совершенствование документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района
 
 
 
 
 
 
Выполнил:
студент группы ЭД – 09 у
________  _________  Е.И. Колегова
          (дата)                  (подпись)
 
Проверил:                                                                                                к.т.н., доцент   С.В. Морин
_______  __________  ________
   (оценка)                      (дата)                      (подпись)
 
 
 
 
 
 
 
Новокузнецк
2012
Содержание
 
Введение  3
1 Общая часть  6
1.1 Служба документационного обеспечения управления  6
1.2 Организация документооборота  10
1.3 Порядок работы с входящей документацией  16
1.4 Порядок работы с исходящей документацией  19
1.5 Порядок работы с внутренними документами  21
1.6 Основные правила составления и оформления документов  23
2 Специальная часть   26
2.1 Характеристика организации   26
2.2 Организация работы службы ДОУ в МУ ЦРБ Новокузнецкого района  28
2.3 Организация документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района 32
2.4 Рекомендации по совершенствованию документооборота в
МУ ЦРБ Новокузнецкого района  35
Заключение  39
Список использованной литературы 41
Приложение А  43
Приложение Б  44
Приложение В  45
 
 
 
 
 
 
 


Введение
 
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная  информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
В связи с усложнением  структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.
В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.
Непрерывный рост объемов  документации во всем мире, все более  широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.
Актуальность выбранной  темы определена недостаточной проработкой  проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности, в данном случае Муниципального учреждения Центральная районная больница Новокузнецкого района, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
Объектом исследования выступает Муниципальное учреждение Центральная районная больница Новокузнецкого района.
Предметом исследования является система документооборота ЛПУ: организация документооборота ЛПУ в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.
Целью написания работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере МУ ЦРБ Новокузнецкого района с учетом проведенного анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:
    Изучить теоретические основы построения системы документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района;
    Охарактеризовать объект исследования;
    Провести анализ документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования существующей системы документооборота;
    Разработать на основе анализа существующей системы документооборота МУ ЦРБ Новокузнецкого района конкретные мероприятия по ее совершенствованию;
    Провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта.
В качестве методов для  проведения работы были выбраны анализ, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчет.
Задачи подготовки работы можно свести к следующим:
      Приобретение навыков работы с нормативными документами по изучаемой проблеме;
      Обобщение и систематизация результатов исследований проблемы;
      Приобретение навыков обработки фактического материала, представления его в форме таблиц, схем, графиков и их анализ.
 


1 Общая часть
 
1.1 Служба документационного обеспечения управления
 
Служба документационного  обеспечения управления – это  организационное обособленное структурное  подразделение организации, выполняющее работу с документами.
Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления  функций.
Существует 3 категории  работников службы ДОУ:
    Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции и др.
    Специалисты: архивист, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь.
    Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка, стенографист, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка.
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения  управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
    структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
    требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
    существующие делопроизводственные традиции. 1
В небольших организациях служба документационного обеспечения  управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Говоря о службе документационного  обеспечения управления, необходимо выделить функции структурных частей:
    Функции экспедиции: прием поступающей корреспонденции; сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую; распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учет документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
    Функции группы по учету и регистрации корреспонденции: учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации; проверка правильности исходящих и внутренних документов.
    Функции группы контроля: контроль за своевременным исполнением документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов или поручений.
    Функции отдела писем: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовка и передача на исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан в структурные подразделения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с предложениями, замечаниями и жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения; организация приема посетителей.
    Функции архива: прием, учет, хранение, использование дел, подлежащих сдаче в архив; контроль за правильностью формирования, хранения и  использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
    Функции секретаря руководителя: подготовка поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам к рассмотрению руководством; организация документационного обслуживания совещаний; бездокументационное обслуживание работы руководства. 2
Повседневная деятельность службы документационного обеспечения  управления регламентируется:
      положением о службе ДОУ;
      положением о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);
      инструкцией по делопроизводству;
      инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
      инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
      нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
      должностными инструкциями персонала службы.
Организационная структура  и численный состав службы ДОУ  определяется в соответствии со штатным  расписанием. Для определения оптимальной  организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ.
Примерная организационная  структура службы документационного  обеспечения управления государственного предприятия представлена в Приложении А.
Определение численного состава службы ДОУ – по структурным  подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:
      объем документооборота;
      основные виды управленческих документов;
    периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т.п. 3
1.2 Организация документооборота
 
Документооборот – это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. 4
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. 5
Основными характеристиками документооборота является маршрут  движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда и главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
      максимально сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработки документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
      исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.)
      максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективность использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
      прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
      ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о  состоянии документооборота можно  получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам  документооборота относятся:
      характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
      маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
      периодичность (стадии документооборота);
      направленность движения.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.
Входящий документопоток любой организации складывается из:
      документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
      документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
      документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
      обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.
Входящие документы  образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так  и информационные документы готовят  специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие  и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.
Кроме того, учет документооборота позволяет:
      определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
      определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
      разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
      установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
      рассчитать численность службы делопроизводства.
Таким образом, документооборот  учреждения представляет собой главную  организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 6
 


1.3 Порядок работы с входящей документацией
 
Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:
1) прием (доставку) корреспонденции;
2) первичную обработку;
3) предварительное рассмотрение;
4) регистрацию;
5) рассмотрение руководством  предприятия;
6) передачу исполнителям;
7) исполнение документа;
8) возврат на постоянное хранение.
Доставка документов на предприятие осуществляется, как  правило, средствами курьерской, почтовой и электрической связи. С помощью  курьерской связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты
Первичная обработка  принятых документов производится сотрудниками группы (участка) делопроизводства службы ДОУ. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое.
При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный штамп ("Входящий № "). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета.
При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предназначены. Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предварительно рассматриваются в службе ДОУ.
После предварительного рассмотрения они передаются на последующее рассмотрение руководителю предприятия или соответствующему должностному лицу (структурному подразделению) для принятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.).
Передача документов на последующее рассмотрение должна осуществляться, как правило, в день их поступления на предприятие. Рассмотрение руководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководителем управленческого решения.
Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указанным в резолюции. Предварительно содержание резолюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контролю, ставится соответствующая отметка ("На контроль", "К" и т. п.).
Должностные лица или начальники (ответственные исполнители) структурных подразделений оповещаются службой ДОУ о необходимости получить тот или иной документ на исполнение. Прибывшим работникам документы выдаются под роспись в журнале учета документов на срок, необходимый для исполнения документа.
Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно (в последнем случае копировально-множительным бюро службы ДОУ изготавливается необходимое число копий). Подлинник документа передается ответственному исполнителю.
Исполнение документа производится соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в сроки, установленные резолюцией или вытекающие из содержания и характера документа. Исполненный документ с соответствующей отметкой подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Вместе с документом в дело помешаются материалы, подтверждающие его исполнение (контрольные экземпляры писем и пр.).
 


1.4 Порядок работы с исходящей документацией
 
Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие основные этапы:
1) регистрация;
2) оформление почтовых реквизитов;
3) конвертование (упаковка);
4) сортировка;
5) отправка;
6) помещение контрольного экземпляра  в дело.
Документ, предназначенный для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопроводительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный штамп ("Исходящий № ___"). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа. Конверты (упаковки) также обеспечиваются необходимым количеством знаков почтовой оплаты.
Письма подлежат отправке в конвертах установленного образца. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их получения адресатом. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в 4 и более адреса, составляется расчет рассылки. Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а наиболее важные и срочные направляются адресатам с курьерами (посыльными).
Передача за пределы предприятия информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется с помощью средств электрической связи. Документы, поступившие в делопроизводство, должны отправляться адресатам, как правило, в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
 


1.5 Порядок работы с внутренними документами
 
Порядок работы с внутренними  документами предприятия включает следующие основные этапы:
1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);
4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по результатам согласования);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию  (при необходимости — также на тиражирование);
7) передача документа должностным  лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства  в повседневной работе;
8) помещение в дело.
Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.
При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:
1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по данному вопросу;
2) документы служебной переписки;
3) справочные документы (служебные  записки, акты, отчеты и пр.).
В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.
Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование. Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в "Листе согласования" (если проект подлежит согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями).
По результатам согласования в  проект документа вносятся дополнительные уточнения. Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись (утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат).
Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа "Инв. № " и внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование. Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.
Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.7
 


1.6 Основные правила составления и оформления документов
 
Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.
На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;
- состав применяемых  в аппарате управленческих документов;
- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования  к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
- обеспечение юридической  силы документа;
- создание условий  для оперативного исполнения документов;
возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной техники.
Действующие государственные  нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
При составлении документа  особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.
В России современные  требования к оформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб  Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской  Федерации;
03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные  об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер  документа;
13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;
14 - место составления  или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения  документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии  приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования  документа;
24 - визы согласования  документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении  копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении  документа в организацию;
30 - идентификатор электронной  копии документа.
Документы изготавливаются  на бланках. ГОСТом установлено два  основных формата бланков - А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 8
 


2 Специальная часть
 
2.1 Характеристика  организации
 
Муниципальное учреждение Центральная районная больница Новокузнецкого района была образована в 1926 году.
Видом деятельности МУ ЦРБ  Новокузнецкого района является:
    Оказание медицинской помощи населению по многим профилям;
    Проведение медицинских профилактических осмотров работников во вредных условиях труда;
    Организация выездов бригад врачей на врачебные участки;
    Проведение пропаганды здорового образа жизни среди населения района.
Муниципальное учреждение Центральная районная больница Новокузнецкого района является некоммерческой организацией. Находится в ведении Администрации Новокузнецкого муниципального района и действует в соответствии с законодательством РФ и Уставом. По организационно-методическим вопросам подчиняется Департаменту охраны здоровья населения Администрации Кемеровской области.
МУ ЦРБ Новокузнецкого района является головным учреждением  и исполняет функции органа управления здравоохранением Новокузнецкого района.
Целью создания МУ ЦРБ  Новокузнецкого района является сохранение здоровья обслуживаемого населения  путем проведения лечебно-профилактических и оздоровительных мероприятий. 9
Целевым рынком является население Новокузнецкого района, сотрудники предприятий находящихся на территории Новокузнецкого района.
Как любая организация, Муниципальное учреждение Центральная  районная больница Новокузнецкого района работает с поставщиками. К числу поставщиков относятся следующие организации:
    Областная санитарно-эпидемиологическая станция. ЛПУ получает препараты для проведения вакцинопрофилактики в районе.
    Губернская аптека. Поставляет лекарственные препараты необходимые для работы больницы. Поставка осуществляется на основе заказа-заявки. Данная аптека, также осуществляет льготное лекарственное обеспечение контингента особого внимания.
    Различные организации, обеспечивающие больницу твердым и мягким инвентарем, продуктами питания, канцелярскими товарами. Для осуществления эффективной работы организации необходима оперативная подача информации на получение лекарственных препаратов, продуктов, твердого и мягкого инвентаря.
К конкурентам относятся государственные и коммерческие медицинские учреждения.
В Муниципальном учреждении Центральная районная больница Новокузнецкого района существует талонная система, основанная на Муниципальном заказе, это значит, что услуги по недостающим профилям в центральной больнице осуществляют лечебные учреждения г. Новокузнецка.
 


2.2 Организация работы службы ДОУ в
МУ ЦРБ Новокузнецкого района
 
Документационное обеспечение  управления в МУ ЦРБ Новокузнецкого района осуществляется специальной  службой (канцелярией), действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно главному врачу.
Основными задачами службы ДОУ являются внедрение единого  порядка работы с документами в ЛПУ в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются в соответствии с требованиями законодательства РФ и утверждаются главным врачом МУ ЦРБ Новокузнецкого района.
К технологическим функциям службы ДОУ следует отнести:
    осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
    регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
    ведение информационно-справочной работы по документам организации;
    машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
    копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
    разработка и проектирование бланков документов;
    подготовка документов к отправке.
Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:
    подготовка к докладу руководству поступающих документов;
    организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
    регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
    организация делопроизводства по обращениям граждан;
К контрольным функциям относят:
    контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
    контроль за сроками исполнения документов;
    обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Служба ДОУ Центральной районной больницы имеет свою организационную структуру (Приложение Б) и штатное расписание. В соответствии со штатным расписанием служба ДОУ представлена 5 штатными единицами: секретарь руководителя, делопроизводитель, машинистка, оператор копировально-множительного аппарата, курьер.
В соответствии со своими должностными инструкциями, работники  выполняют следующие функции:
    Секретарь:
      осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности главного врача;
      подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
      организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
      выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
      обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
      печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
      организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб, обращений и предложений граждан;
    Делопроизводитель:
      принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию с применением, в соответствии с резолюциями руководителей предприятия передает документы на исполнение;
      следит за прохождением документов, осуществлять контроль за их исполнением;
      отправляет исполненную документацию по адресатам;
      ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
      ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
      обеспечивает сохранность приходящей служебной документации.
    Машинистка:
      выполняет работу по документированию управленческой деятельности на основе широкого использования новейших техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат;
      производит техническую подготовку (набор, редактирование и корректирование) деловых документов с рукописных, машинописных, печатных и аудиооригиналов, а также под диктовку;
      производит черновую распечатку подготовленных документов для уточнения их содержания и оформления, на основании внесенной в черновые распечатки правки уточняет содержание и оформление документа;
      производит на основании заявки исполнителя (ответственного исполнителя) или указания администратора тиражирование подготовленных документов на принтере или копире;
      выполняет другие поручения и указания администратора по организации документирования управленческой деятельности предприятия.
    Оператор копировально-множительного аппарата:
      выполняет копирование оригинала на бумагу или формную пластину на копировальных и множительных электрографических аппаратах и машинах различных систем и конструкций;
      усиливает режим копирования, увеличения копий, размножает их с формных пластин или пленок, проверяет качество копирования.
      разбирает и сравнивает отпечатанные письма с оригиналом;
      готовит оборудование и материалы к работе, регулирует оборудование в процессе работы и чистит его;
    Курьер:
      получает в подразделениях задания по доставке или получению деловых бумаг, пакетов, писем, книг;
      своевременно и самостоятельно уточняет местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах;
      своевременно получает доверенности, необходимые для выполнения поручений;
      выполняет поручения в указанные сроки, докладывает о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение, или начальнику отдела.
 
 


2.3 Организация документооборот
в МУ ЦРБ Новокузнецкого района
 
Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.
МУ ЦРБ Новокузнецкого района относится к организации IV категории – учреждения с документооборотом до 10 000 документов в год.
В МУ ЦРБ Новокузнецкого района механизм прохождения и обработки  основных категорий документов происходит следующим образом:
    Входящая документация.
Доставка документов в ЛПУ осуществляется, как правило, средствами курьерской, почтовой и электронной связи. С помощью курьерской связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.
Первичная обработка принятых документов производится сотрудником службы ДОУ - делопроизводителем. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный штамп ("Входящий № "). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно тем долж
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением оригинальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.