Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение оригинальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение оригинальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения оригинальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, РУКОНТЕКСТ, etxt.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии так, что на внешний вид, файл с повышенной оригинальностью не отличается от исходного.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Организация электронного документооборота на примере системы СЭД «ДЕЛО»

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 19.05.13. Год: 2012. Страниц: 37. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Оглавление

Введение………………………………………………………………………………………….3

1 Глава. Обзор  АИС электронного документа…………………………………………………5

1.1. Концепция построения систем  автоматизации документооборота 5

1.2. Понятие  документооборота. 5

1. 3. Общие  требования к системе документооборота 7

2 Глава. Обзор рынка программных  средств 8

2.1. Сравнение  систем 9

2.2. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………10

2.3. Система электронного документооборота Optima WorkFlow…………………………..13

2.4. Система электронного документооборота LanDocs……………………………………..15

2.5. Система электронного документооборота  БОСС-Референт 17

2.6. Система электронного документооборота DIRECTUM. 18

2.7. Система электронного документооборота NauDoc 22

3 Глава. Система "ДЕЛО"……………………………………………………………………...25

3. 1. Регистрация документов 26

3.3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль) 28

3.4. Кабинеты 30

3.5. Работа с проектами документов 32

3.6. Прием и внешняя рассылка  документов 34

3.7. Движение документов внутри  организации 36

3.8. Формирование дел 37

3.9. Информационно-справочная работа 38

4 глава. Влияние электронного  документооборота на деятельность  организации. 42

4.1. Эффект от внедрениея СЭД 43

4.2 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»: 43

Заключение 45

Список использованной литературы………………………………………………………….46

 

 

 

 

 

Введение

 

Наиважнейшей  задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем  решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации  на максимальное использование электронных  документов, которые перемещаются и  обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение  современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации  внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения  стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное  при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение  управляемости, а также достижение более высокой оперативности  в работе ведь для госаппарата  быстрота реагирования - одна из важнейших  характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие  повышения конкурентоспособности  организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это  определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Цель работы - проанализировать АИС электронного документооборота и подробно рассмотреть одну из представленных программ.

Достижение  цели требует выполнения комплекса  задач:

рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

проанализировать  типологию систем автоматизации  делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;

изучить организационно-методическое обеспечение  внедрения систем электронного документооборота.

 

1 глава. Обзор АИС электронного документооборота.

1.1. Концепция построения систем  автоматизации документооборота

 

Документ  является основным способом представления  информации, на основе которой функционирует  любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что  за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между  структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная  имеет юридическую силу в отличие  от транзакции в базе данных. Сегодня  пришло понимание необходимости  автоматизации хранения и обработки  неструктурированной информации, так  как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции  построения систем, предназначенных  для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

 Резервы  повышения общей эффективности  предприятия лежат в уменьшении  стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных  документов; более компактного хранения  бумажных документов; переноса бумажных  архивов в более дешевые по  стоимости хранения, удаленные места,  например за город; увеличения  скорости поиска и доступа  к необходимым документам.

Существуют  оценки, что до 90% времени сотрудников  тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых  для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании  документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и  наконец, она становится практически  невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность  практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить  расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить  время на передачу документов между  исполнителями.

 

1.2. Понятие документооборота.

 

Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть  информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы  различаются по типам носителей  информации, (рисунок 1). И основные резервы  повышения эффективности работы с документами лежат именно в  типах носителей. Если не говорить о  клинописи на камне, надписях на заборах  и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.

Рис 1. Типы документов и их взаимодействие.

  • Бумага.
  • Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
  • Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ может  существовать в различных ипостасях  на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного  носителя информации определяется следующими факторами.

Стоимость хранения информации

  -прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

Стоимость (время) поиска необходимой  информации

определяется  системой индексации документов. В  том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также  прямо пропорциональна количеству хранимых документов.

Применение  простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить  скорость поиска. Применение системы  полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому

слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных  документов.

Стоимость коллективного использования  информации

- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

1. 3. Общие требования  к системе документооборота

 

Первоначально рассмотрим общие требования к системе  электронного документооборота.

Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так  и пять тысяч пользователей, и  способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью  соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может  быть обеспечено с помощью поддержки  индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая  самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные  проблемы при работе с документами  возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура  систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут  объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность

Вполне  возможно, что заказчику может  не потребоваться сразу внедрение  всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач  документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных  между собой.

Открытость

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать  систему с прикладной бухгалтерской  программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для  возможной доработки и интеграции с другими системами.

2 Глава. Обзор рынка программных  средств

 

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение  и в настоящее время на рынке  представлены множество систем, как  отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены  исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд  малораспространенных продуктов, а  также локализованные версии иностранных  систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные  задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с  регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация  защищенной работы в сетевом режиме.

2.1. Сравнение систем

 

Учитывая  высокую стоимость Lotus Domino/Notes при  создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно  выделить в отдельный класс. Внедрение  таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы  обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать  персонал.

Территориально-распределенным организациям с большим количеством  отделов и подразделений стоит  задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении  в полной комплектации могут быть настроены практически на любые  способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно  отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все  стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится  оптимальным при наличии в  организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний  вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более  дешевым.

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной  СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения  и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной  комплектации и в настоящее время  ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные  предприятия и государственные  учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот1

Cognitive Technologies представляет  систему ЕВФРАТ. Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода«Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

  • Электронный документооборот
  • Электронный архив
  • Управление договорами
  • Работа с финансовыми документами
  • Автоматизация бизнес-процессов

Наличие в ЕВФРАТ гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Система Евфрат — мощный инструмент автоматизации  бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как  в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или  локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Система Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных  документов в рамках ключевых бизнес-процессов  организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные  и электронные документы могут  быть автоматически импортированы  в систему. Механизм «понимания»  документов (поиск в электронном  документе реквизитов и данных) и  технология Drag&Recog (распознавание  реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию  ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Система обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет  такие возможности как пакетный ввод бумажных документов; автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических  отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие  сотрудников в ходе бизнес-процессов  поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить  на, какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается  в разы.

Рис 2. Контроль исполнения

Движение документов (технология Workflow)

Реальные  бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно  создавать жёсткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы  и связи представлены в наглядной  графической форме. Автоматически  выполняются наиболее стандартизированные  операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых  документов и подготовка ответов  на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая  рассылка документов на адреса электронной  почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени.

Хранение документов

Создание  и управление единого электронного архива документов практически неограниченного  объема. Поддержка версионности позволяет  вести всю историю изменений  документа, не упустив ни малейшей детали. Средства оперативного поиска позволят найти нужный документ за секунды, а  система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять  базу документов.

Внутренняя почта

Система Евфрат позволяет автоматизировать документооборот и бизнес-процессы в компаниях всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом.

Рис 3. Почта

 

Система построена  на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных  документов в СУБД, и предоставляющей  расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных  с использованием встроенного в  систему графического редактора  маршрутов и форм документов. Благодаря  использованию данной платформы  база данных более не является ограничением для развития и масштабирования  системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных  инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы  управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет  решать целый пласт задач, связанных  с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM и Helpdesk систем, и заканчивая специфическими системами сбора информации и  требований. Еще одной важной отличительной  особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в  решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых  ими СУБД.

2.3. Система электронного документооборота Optima WorkFlow2

 

OPTIMA-WorkFlow — программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

Платформа OPTIMA-WorkFlow — это открытая, web-ориентированная архитектура, функциональность, применение самых современных технологий и промышленных стандартов, интеграция с лидирующими ИТ-решениями, визуальные средства настройки и адаптации системы.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов.

Для каждого из пользователей ведутся  индивидуальные списки доступной адресации  при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при  прохождении документа.

Система автоматически отслеживает и  сопоставляет плановые (нормативные) и  фактические характеристики выполняющихся  работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный  механизм контроля версий документа, который  позволяет автоматически формировать  «хронологическое дерево» событий  в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов  на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы  и т.д.

Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить – кто, когда, на каком технологическом  этапе, на каком рабочем месте  произвел то или иное изменение в  документе.

В платформе OPTIMA-WorkFlow реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

Типовое решение «Согласование договоров» на платформе OPTIMA-WorkFlowпредназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.

Функциональность:

  • автоматизация всех видов деятельности по обработке документов:
  • делопроизводство и канцелярия
  • управление бизнес-процессами и административными регламентами
  • контроль исполнительской дисциплины
  • мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений
  • архивное хранение бумажных и электронных документов
  • электронные библиотеки, управление знаниями
  • преобразование бумажных документов в электронный вид
  • межтерриториальный и межведомственный обмен документами
  • информационная безопасность, защита информации от несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической значимости документов
  • наличие типовых (коробочных) решений
  • полнофункциональный Web-клиент
  • возможность создания территориально-распределенных систем
  • потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов
  • соответствие требованиям ГОСТ, ЕГСДОУ, ВНИИДАД, Росархива и MoReq2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Система электронного документооборота LanDocs3

 

LanDocs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов для комплексной автоматизации делопроизводства, создания/поддержки корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система LanDocs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности. LanDocs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Основные функциональные возможности.  

Функциональность  системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления

LanDocs как технологическая платформа  позволяет строить полный спектр  систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку  офисных деловых процессов, максимально  используя накопленные навыки  персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

Основные  функции LanDocs:

  • Работа с электронными документами

  • Автоматизированный контроль исполнения поручений

  • Интеграция с внешними Windows-приложениями

  • Интеграция с электронной почтой

  • Территориально-распределенный документооборот

  • Обеспечение информационной безопасности

Присвоение документу  регистрационного номера происходит автоматически на основе настраиваемого формата (шаблона). Это позволяет безболезненно перейти от бумажной регистрации документов к электронной, не прерывая нумерации и не меняя принятых в организации правил номерообразования. При регистрации документа происходит автоматическая проверка документа на факт повторной его регистрации. При этом система обеспечивает автоматизированный ввод части реквизитов, сокращая время ручного заполнения полей РК.

Для каждой компании (предприятия, учреждения) LanDocs позволяет настроить  перечень журналов, в которых производится регистрация документов. Свои журналы могут быть настроены для каждого подразделения. В системе реализована возможность создания фильтров (ограничивающих условий) на просмотр журналов и возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по заданным условиям.

LanDocs позволяет устанавливать  и редактировать связи между документами с указанием содержательного типа связи, например: «первичный документ — ответный документ», «приказ — дополнение к приказу» и т.п.

Реквизиты документа хранятся в базе данных системы, содержание документов (файлы) хранятся в защищенном хранилище(доступ к нему осуществляется только через программную компоненту LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ).


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.