На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Контрольная Понятие и принципы организации документооборота на современном предприятии, его основные компоненты. Управление документооборотом в крупной компании и принципы выбора СЭД для нужд компании. Системы электронного документооборота, их преимущества.

Информация:

Тип работы: Контрольная. Предмет: Менеджмент. Добавлен: 03.06.2010. Сдан: 2010. Страниц: 2. Уникальность по antiplagiat.ru: --.

Описание (план):


31

Введение

Документация является частью функционирования любого предприятия
Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними.
Обоснование необходимости автоматизации процесса управления документооборотом на различных предприятиях имеют разные предпосылки:
для одних - это повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота;
для других - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам.
Такое разделение приоритетов в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.
Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Для достижения адекватности выбора поставленной задаче необходимо ознакомится с каждой из предлагаемых ДИС. Заодно необходимо проанализировать тенденции развития технологий по управлению документооборотом, чтобы выбранная система не оказалась морально устаревшей всего через полгода после ее приобретения.
Существуют различные методы и возможности, которые позволяют наладить систему управления документооборотом. В зависимости от задач, которые будут решаться с помощью СЭД, можно выбрать одно, наилучшим образом подходящее конкретному виду деятельности. В данной работе мы рассмотрим особенности управления документооборотом на крупном предприятии, а также проведем сравнительный анализ СЭД, пользующегося на территории России наибольшей популярностью.

1. Документооборот предприятия и его основные компоненты

Под документооборотом предприятия понимают упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).
Принято выделять в документообороте предприятия три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Данные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов.
С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.
Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис. 1.
Рис. 1. Документооборот предприятия и его основные компоненты
Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.
Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами. Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков. Дёмин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. --СПб.: Питер, 2008. -- 224 с: ил.

2. Управление документооборотом в крупной компании и основные принципы выбора СЭД для нужд компании

По мнению большинства аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в предприятии или организации, достигает 4000-5000. Следует отметить, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.
Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации.
В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:
в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия («сопротивление изменениям»), нередко вызванного нежеланием какой-либо «прозрачности» своей деятельности;
отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.
Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).
Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:
Тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
Разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.
Выполнение пилотного проекта;
Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;
Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
Поставка и инсталляция СЭД;
Адаптация и настройка СЭД;
Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации.
Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
Сопровождение CЭД.

3. Постановка задачи документооборота и современные программно - аппаратные решения

Постановка задач документооборота на предприятии

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому д
ля успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемы с помощью системы электронного документооборота, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:
· Однократная регистрация документа;
· Возможность параллельного выполнения операций;
· Непрерывность движения документа;
· Единая база документной информации;
· Эффективно организованная система поиска документа;
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов.
Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи, которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения.
1. Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии
Разработка организационно-правового положения службы ДОУ, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.
2. Анализ документооборота, существующего на предприятии. Разработка и проведение мероприятий по его оптимизации
Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.
3. Экспертиза бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации
Осуществляется анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.
4. Экспертиза кадрового делопроизводства. Оптимизация кадрового делопроизводства
В процессе оказания услуги проводится проверка соответствия кадровых документов действующему законодательству с учетом специфики внешней среды, в которой находится компания. По результатам проверки составляется заключение о состоянии системы кадрового делопроизводства компании, разрабатывается и реализуется план работ по корректировке системы кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных актов.
5. Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании
В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:
· номенклатура дел;
· описи дел;
· порядок формирования и оформления дел;
· порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Современные системы электронного документооборота

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.
На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС)
- более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.
Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.
Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:
· организация эффективной работы с договорами;
· автоматизация документооборота предприятия;
· обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;
· повышение эффективности работы с заявками;
· реализация возможности коллективной работы;
· управление документами в рамках системы менеджмента качества.
Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт
· повышение управляемости;
· оперативное реагирование на изменения;
· увеличение конкурентоспособности компании на рынке. по материалам сайта boss-referent.ru/
Описание системы «Дело»
Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.
Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.
Функциональные возможности:
· Автоматизация полного цикла работы с документами - от проекта до списания в дело.
· Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело.
· Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.
· Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой.
· Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы. по материалам сайта eos.ru
Описание системы ЕФРАТ - Документооборот
Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).
В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:
· Электронный документооборот
· Электронный архив
· Управление договорами
· Работа с финансовыми документами
· Автоматизация бизнес-процессов по материалам сайта evfrat.ru/
Описание системы ЛЕТОГРАФ
ЛЕТОГРАФ - комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:
· Управления документами - ECM (Enterprise Content Management)
· Автоматизации бизнес-процессов - BPM (Business Process Management)
· Интеграции корпоративных приложений - EAI (Enterprise Application Integration)
Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.
С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи (рис. 2).
Рис. 2. Задачи, решаемые с помощью СЭД «Летограф» по материалам сайта letograf.ru

Описание системы «Мотив»
Система МОТИВ является эффективным организующим инструментом для управления любой компанией вне зависимости от сферы деятельности и масштаба. МОТИВ подходит для предприятий с любым видом организационной структуры управления со штатом от 10 человек до нескольких тысяч. МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу вести совместное управление общими проектами и внутренним документооборотом. Если структура компании предполагает подчиненность по вертикали или горизонтали, МОТИВ поможет воссоздать макет предприятия, повторив при этом цепочку взаимодействия руководящего персонала с подчиненными и наоборот.
Возможности, которые дает МОТИВ:
· создание единого информационного пространства компании;
· организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;
· возможность коллективной работы над проектами;
· возможность управлять большим количеством задач и поручений;
· контроль над занятостью персонала;
· управление большим объемом документов;
· обеспечение конфиденциальности информации;
· быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;
· ведение архивов проектов, задач и документов. по материалам сайта motiw.ru
Описание системы CompanyMedia
Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia ориентирована на:
· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах, с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;
· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;
· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;
· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;
· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации / холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы;
· система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности. по материалам са и т.д.................


Перейти к полному тексту работы



Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.