Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Основные правила приема и регистрации документов

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 27.05.13. Сдан: 2013. Страниц: 13. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Основные правила приема и регистрации документов

 

 

Содержание

 

С.

Введение

3

1 Основные правила приема  документов

4

    1. Прием и первичная обработка

4

    1. Передача документов

8

2 Основные правила регистрации  документов

9

2.1 Понятие, назначение, принцип  регистрации документов 

9

2.2 Индексирование документов

13

2.3 Формы регистрации документов

15

Заключение

18

Библиографический список

20


 

Введение

 

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей  управления имеет информация, носителем  которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется  и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение  эффективности работы с документами  непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение  обслуживания граждан государственным  либо муниципальным учреждением  или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия1.

Сегодня организация, которая  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем.

Цель данной работы –  изучить и проанализировать основные правила приема и регистрации документов.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие  задачи:

- изучить понятие, прием, обработку и распределение поступающих документов;

- рассмотреть понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организацию информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов.

Объектом изучения являются прием и регистрация документов. Предметом – документооборот  организации.

1 Основные правила  приема документов

1.1 Прием и первичная обработка

 

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого  предусматривают создание специализированного  участка — экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и  отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных  условиях наряду с этими способами  доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления  документов из всех источников, их первичную  обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной  обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему2:

1. Проверяется правильность  доставки. Ошибочно доставленная  документация возвращается на  почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность  упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

4. Как правило, конверты  уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой  «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет  всех поступивших документов  — на документе проставляется  штамп об их получении, где  указывается наименование организации,  дата поступления, порядковый  учетный номер документа. Обычно  в штампе предусмотрено место  для последующего проставления  входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется  секретарем. В помощь секретарю можно  разработать классификатор видов  документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые  курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций  и учреждений обладает помимо почты  и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, происходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

 

1.2 Передача документов

 

Согласно рекомендациям  Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения  и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных  лиц, которые отвечают в них за работу с документами3.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных  формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где  структурные подразделения расположены  на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для  доставки поступивших документов. Курьеры  совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным  маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется  их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация  первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения  документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

 

 

2 Основные правила регистрации документов

2.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

 

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего  массива информации по определенному  вопросу в кратчайшее время в  организации должна быть построена  рациональная поисковая система. Информационно-поисковая  система (далее ИПС) по документам организации  создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации на основе следующих требований4:

  • Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов.
  • Обеспечение оперативного доступа к информации и документам.
  • Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам.
  • Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются  ИПС ручного, механизированного, автоматизированного  типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов.

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и  последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  сторонних организаций или частных  лиц.

Не подлежат регистрации  документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в  определении такой категории  документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который  должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением  к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным  документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия.

Не регистрируемые документы  сразу же передаются в соответствующие  службы, структурные подразделения  или конкретным лицам.

На практике в настоящее  время находят применение три  системы регистрации документов5.

  • Централизованная;
  • Децентрализованная;
  • Смешанная.

При централизованной форме  все документы регистрируются в  одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях  или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации  документов: канцелярии, секретарей структурных  подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству  учреждения или предприятия, и важнейшие  внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Но, практика показывает, что  наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная  система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих  структурных подразделениях.

В условиях использования  автоматизированной системы ДОУ  предпочтение отдается централизованной регистрации. В этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

При любой форме организации  регистрации должен соблюдаться  ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о  документе фиксируется в избранной  регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование  в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию  или отправляемые из нее по любым  каналам связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации  документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного  документа из одного структурного подразделения  в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются  предприятием6:

  • Список структурных подразделений с их условными обозначениями.
  • Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными.
  • Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить  регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

 

2.2 Индексирование  документов

 

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки  определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются  в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и  содержанием. Индексы необходимы для  учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана  единообразная и стабильная система  индексирования. Не зависимо от того, где  регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В  качестве условных обозначений рекомендуется  использовать арабские цифры, в отдельных  случаях к ним добавляются  буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый  индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового  номера внутри данной группы7.

Например: 02-10/15, где 02-10 –  это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа. В  соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие  может добавлять к базовому индексу  иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса  могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются  отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости выделения  части документов из единого регистрационного массива возможно использование  дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107-К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о  приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений  президиумов представительных органов  порядковый номер можно дополнить индексом (буквой) «П», например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных  номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью  указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной  организации документ зарегистрирован  под номером 16, а в другой –  под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который  одновременно проставляется и на документе и в регистрационной  форме. Регистрационные индексы  проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах.

 

2.3 Формы регистрации  документов

 

Ввод документа в ИПС  производится путем записи его индекса  и соответствующих реквизитов в  регистрационные входные формы8:

  • Регистрационно-контрольные карточки (РКК).
  • Экранные формы.
  • Регистрационные журналы.

В процессе регистрации в  регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают9:

  • Автора (корреспондента).
  • Название документа;
  • Дату документа, проставленную организацией-автором.
  • Индекс документа, присвоенный организацией-автором.
  • Дату поступления.
  • Индекс поступившего документа (входящий индекс).
  • Заголовок документа или его краткое содержание.
  • Резолюцию.
  • Срок исполнения.
  • Исполнителя (кому направляется документ на исполнение).
  • Отметку об исполнении.
  • Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих  документах содержат10:

  • Исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ).
  • Дату документа.
  • Регистрационный индекс.
  • Корреспондента (кому адресован документ).
  • Заголовок документа или его краткое содержание.
  • Количество листов.
  • Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной  форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных  реквизитов может быть дополнен другими  сведениями о документе, которые  необходимы конкретной организации  для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации  влияют следующие обстоятельства11:

  • Количество входящих, исходящих и внутренних документов.
  • Наличие документов, требующих строгого учета.
  • Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная).
  • Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

 

 

Заключение

 

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет  особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или  распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

Управленческие документы  составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими  и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно  требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Достижение науки и  техники, бурное развитие научно-технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют  дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с управленческими документами.

Управленческая  деятельность в любой организации  основана на переработке поступающих  официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспонденции во вне ее.

Рекомендации по приему и  отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.