Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Понятие документооборота и его характеристика

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 29.05.13. Сдан: 2013. Страниц: 14. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 

  1. Понятие документооборота и его характеристика

 

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является составной  частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Исследование документооборота учреждения обусловлено тем, что деятельность каждого учреждения регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

Документооборот составляет часть  системы ДОУ и выполняет функции  системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть обусловлены целями функционирования и совершенствования ДОУ.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота – организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих:

Информационную поддержку управленческих решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами);

Документирование решения;

Контроль за его выполнением.

В данном процессе можно  выделить следующие аспекты:

Получение исходной (инициирующей) информации;

Постановка цели (задачи);

Поиск необходимой информации (справочная работа);

Выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату);

Контроль за исполнением  решения.

Т.о. под документооборотом  понимается движение комплексов документов. В состав комплексов документов входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота можно – документопоток.

Исходя из классификации документов по месту составления, различают документооборот входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот делится  на следующие документопотоки:

1. Входной документопоток (входящая корреспонденция), который несет первичную информацию и включает в себя:

  • Документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, указания, инструктивные письма);
  • Документы подведомственных предприятий (письма, запросы, заключения);
  • Документы неподчиненных предприятий (письма, предложения, заявления, жалобы граждан, запросы депутатов);

2. Выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет информацию, выработанную при функционировании предприятия:

  • Исходящие письма;
  • Отчеты, справки;

3. Внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция). Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы, акты).

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

  • содержанием или функциональной принадлежностью;
  • структурой;
  • режимом или цикличностью;
  • направлением;
  • объемом.

Документопоток характеризуется следующими параметрами:

-содержание документопотока  – в состав документов входящих  в него и их функциональной  принадлежности.

-структура документопотока  – определятся признаками в соответствии, с которыми производится классификация документов для построения (информационно поисковая система) по которым строится ИПС к документам организации. 

-режим и цикличность  документопотока – определяется  изменением во времени его  информационной нагрузки.

-направление документопотока  – зависит от операций производимых при обработки документооборота.

-объем документопотока  – физическое количество документов.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период.

Количественные характеристики документооборота к ним относятся:

- количество документов входящих, выходящих и внутренних, и время их протекания;

- удельный вес каждого документопотока;

- плотность документопотока – это количество документов проходящих через СП за единицу времени;

- физический объем документооборота.

Качественные характеристики документооборота:

- разделение документооборота на три документопотока: входной, выходной и внутренний;

- особенности наполнения системы информации;

- определение документооборота как пространственно организованного процесса для этого создаются маршруты движения документов.

Временные характеристики документооборота:

-к временным характеристикам  относятся время затрачиваемое  документами в процессе документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Принципы организации документооборота

Для рациональной организации  документооборота должны учитываться  принципы:

прямоточности,

непрерывности,

ритмичности,

параллельности,

пропорциональности.

Принцип прямоточности состоит в том, чтобы документы перемещались по наиболее короткому пути. Для этого нужно создать целесообразную технологию обработки документов последовательность выполнения операций. Для выполнения данного принципа составляются схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на управленческую документацию. Здесь отражается весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. Основное достоинство технологической карты документооборота – возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. При разработке технологической карты учитывается определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ.

Необходимо учитывать  также и пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих  мест. В данном случае линейное расположение структурных подразделений соответствует наиболее простой форме движения документов.

Принцип непрерывности заключается непрерывной подаче документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Для исполнения данного принципа рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

Этот принцип предполагает равномерную загрузку сотрудников  в работе с документами, требует  устранения или уменьшения перерывов  в процессах труда и документооборота.

Принцип ритмичности – равномерность движения потоков документов. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности, поскольку движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности – выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное его назначение – сокращение времени на прохождение документа.

Принцип пропорциональности предполагает равномерно загрузку каналов движения документов. При несоблюдении этого принципа приводит к диспропорции документооборота, когда одни каналы перегружены, другие – недогружены.

Одним из общих требований в организации документооборота – экономия в движении документов. Это означает, что вместо непосредственного  перемещения документа содержащуюся в нем информацию передают по телефону или другими средствами связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Он означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо старого руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого принципа способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций.

Превышение должностным  лицом или другим работником полномочий при тех или иных действия с документами приводит к созданию излишних документов, порождению излишних инстанций, излишнему согласованию, утверждению.

 

 

3 Учет объема документооборота

Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения  данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

Цель контроля объема документооборота: сокращение количества документов.

Учет объема документооборота необходим для:

- расчета необходимой  численности делопроизводственного  персонала;

- определение его загруженности;

- расчет эффективности  применение технических средств;

Подсчет объема документооборота производится СДОУ по регистрационным  формам. За единицу подсчета берется сам документ. Копии и размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в машбюро.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.

 Периодичночность  подсчета определяются самой  СДОУ в больших организациях  это проводится один раз в  месяц, в более мелких организациях  раз в квартал и раз год. 

При подсчете объема документооборота можно разделить документы на 2-е группы:

- внутренние;

- внешние.

Подсчет объемы документооборота осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов зарегистрированных в структурном подразделении. Итоговые данные оформляются в виде сводки учетных данных об объеме документооборота. Эти сводки представляют руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Объем документооборота влияет на выбор формы ДОУ.

Существуют три формы  ДОУ:

- централизованная –  она используется в мелких организациях при этой форме ДОУ все операции, производимые с документами, осуществляется в централизованной службе ДОУ. Это форма ДОУ позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнений этих организаций;

- смешаная – используется в крупных организациях, при этой форме наиболее важные операции с документами производится в СДОУ. Все остальные операции производятся в структурных подразделениях;

- децентрализованная  – это операции, производимые  с документами осуществляющих  структурных подразделениях.

Правильная организация  документооборота предполагает прямоточность  движения документов, т.е. прохождение  их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее  или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения  прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

При обработке поступлении  поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:

- приём поступающих  документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

- регистрация документов;

- рассмотрение документов  руководителем (проставление резолюции);

- исполнение документа.

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции  осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

Документы, поступившие  не по адресу, следует немедленно переслать  по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

На всех поступающих  документах проставляется регистрационный  штамп (реквизит «отметка о поступлении  документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

В момент поступления  документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.

Процедура регистрации  документов состоит из двух этапов:

- первый – проставление индекса  в штампе для регистрации документов;

- второе – заполнение соответствующей регистрационной формы.

Регистрация документов – процедура  регистрации документов состоит  из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации  документов и второй – заполнение регистрационной формы.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования  в справочных целях. Среди них  – присылаемые из других организаций  и от физических лиц и создаваемые  – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Основным принципом регистрации  является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется  его индекс. Присылаемые – в  день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений  при регистрации, указывающих место  создания (исполнения) и хранения документа.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

- 01 - индекс структурного подразделения;

- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа  по журналу регистрации.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных  формах – традиционных (карточная  и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или  А6. На карточках формата А5, как  правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.

Журнальная форма регистрации  применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Исполнение предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль бывает двух видов:

1. контроль по существу  решения вопроса – это оценка  правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;

2. контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) – ведётся секретарём или службой ДОУ.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решён вопрос.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

- отслеживание хода  и фиксация фактического исполнения  входящих, исходящих и внутренних  документов, имеющих достаточно  важное значение, зафиксированных  указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания  процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до  руководства в удобном формализованном  виде;

- выработка предложений  по ускорению документопотоков  и укреплению исполнительской  дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может  быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда  контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов  на контроль;

- проверку своевременности  доведения документов до конкретных  исполнителей;

- предварительную проверку  и регулирование хода исполнения;

- снятие документов  с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Срок исполнения –  это период времени, который отводится  на исполнение документа, или календарная  дата, на которую назначено завершение его исполнения.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК (регистрационно-контрольной карточке), предназначенной для контрольной картотеки, или в регистрационном журнале.

Для этого работник, который  несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя  экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

Данные о ходе и  результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

4 Методы совершенствования документооборота

Методы совершенствования документооборота

Выделяют две группы методов совершенствования документооборота:

Совершенствование технологии документооборота;

Сокращение объема документооборота.

К первой группе относят  процедуры, связанные с совершенствованием прохождения документов в учреждении: создание моделей документооборота учреждения, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документогорамм, схем движения документов.

К числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Влияние на документооборот оказывают ИПС учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения комплексов документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений: органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решаемых вопросов и их типологии; ДО деятельности учреждения с целью выявления комплексов документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов комплексов документов; подсчета временных затрат на документооборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы ДОУ.

Для этого в деятельности организации создаются различные  системы документации, строго устанавливающих  состав применяемых документальных форм и регламент пользования  ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.

Состав УФД закрепляется в табеле документов, утверждаемом руководителем организации и имеющем нормативный характер (Приложение). В нем указываются:

Название ФД, КОД по ОКУД или отраслевому классификатору;

Периодичность составления,

адресование,

виза;

место регистрации,

способ заполнения;

срок исполнения;

годовая потребность;

срок хранения.

Набор граф может варьироваться. Так, иногда включается графа «дата  представления».

Табель ежегодно пересматривается, в него вносятся коррективы. Т.о. унификация позволяет упорядочить образование  документов и тем самым сократить объем документооборота.

Другое направление  сокращения объема документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Это выражается в:

  • Уменьшении различных преамбул, не несущих полезной информации (это особенно относится к распор. документам.);
  • Исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение к адресатам.

Качество документа  достигается также за счет соблюдения требований к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкой структуры, ясности формулировок, реальности сроков исполнения.

Применение таблиц и  анкет позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить  сведения, сократить их объем.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа.

Для этого следует  использовать бланки. Для переписки  можно использовать бланки формата  А5.

Применение стандартных  правил машинописи, деление текста на структурные части также позволяет сократить физический объем документа.

Объемные документы  справочного характера и долговременного  пользования следует изготавливать  с заменяемыми страницами. Это  позволит внести изменения в документ без необходимости перепечатывать весь документ.


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.