Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат/Курсовая Функции службы делопроизводства

Информация:

Тип работы: Реферат/Курсовая. Добавлен: 03.06.13. Сдан: 2012. Страниц: 9. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


СОДЕРЖАНИЕ 

    Введение  …………………………………………………………………… 3
    Основные  понятия делопроизводства ……………………………………5
    Цели  и задачи службы делопроизводства ………………………………7
    Функции службы делопроизводства  …………………………………… 8
    Функции структурных подразделений служб  делопроизводства ……10
    Заключение.....……………………………………………………………..14
    Список  литературы ………………………………………………………15 

 


ВВЕДЕНИЕ 

     В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение —  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников  — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
     Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
     Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
     Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
     Цель  данного реферата - проанализировать функции службы делопроизводства, а  также его структурных подразделений.
     Для достижения цели поставлены следующие  задачи:
    определить основные понятия делопроизводства;
    определить цели и задачи службы делопроизводства;
    рассмотреть функции службы делопроизводства;
    проанализировать функции структурных подразделений службы делопроизводства.
 


     ОСНОВНЫЕ  ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. 

     Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальнымидокументами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
     Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
     Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия  обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с  вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.[3]
     Непосредственное  ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена  ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
     Состав  организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".[2]
 

     
     ЦЕЛЬ  И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
     • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
     • обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
     • сокращение документооборота;
     • разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства[1].
 

     
     ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций  следующий:
     1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
     2. Разработка и проектирование  бланков документов.
     3. Осуществление экспедиционной обработки  поступающих и отправляемых документов.
     4. Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
     5. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству  поступающих документов.
     6. Контроль за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись руководству.
     7. Регулирование хода исполнения  документов, контроль прохождения,  оформления и исполнения документов  в установленный срок.
     8. Организация машинописного (компьютерного)  изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
     9. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования  документной информации.
     10. Организация и ведение делопроизводства  по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
     11. Организация контроля за работой  с документами в структурных подразделениях.
     12. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации)  мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
     13. Контроль за правильностью оформления  и формирования дел в структурных подразделениях организации.
     14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии  с действующими нормативно-методическими  рекомендациями Росархива.
     15. Повышение квалификации работников  службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
     16. Организация рабочих мест, АРМ,  условий труда сотрудников службы делопроизводства[1].
     Этот  набор функций относится к  типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.[4]
 

     
     ФУНКЦИИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
     • предварительное рассмотрение и  подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
     • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и  их согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;
     • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
     • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
     Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
     • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
     • анализ справок и докладов структурных  подразделений, подготовка заключений по ним;
     • организация и проведение заседаний  органа управления, документирование их деятельности;
     • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
     Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
     • разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию технологии делопроизводства;
     • разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
     • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
     • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
     • организация и проведение мероприятий  по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
     Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
     • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
     • доставку документов в структурные  подразделения;
     • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
     • количественный учет поступающих и  отправляемых документов.
     Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
     • регистрацию входящих, исходящих  и внутренних документов;
     • формирование и ведение справочно-информационного  массива;
     • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
     Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:
     • контроль за сроками исполнения документов;
     • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
     • анализ исполнительской дисциплины;
     • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
     Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:
     • прием и учет предложений, заявлений  и жалоб граждан;
     • подготовку обращений к рассмотрению руководством;
     • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
     • извещение заявителей о результатах  рассмотрения их обращений;
     • формирование и хранение дел с  документами по обращениям;
     • анализ и обобщение результатов  рассмотрения документов в организации  и причин обращения;
     • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
     Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:
     • перепечатку документов с черновиков;
     • считку и правку текстов документов;
     • учет выполняемой работы.
     Копировально-множительное бюро выполняет:
     • копирование текстов;
     • тиражирование текстов документов;
     • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
     Архив осуществляет:
     • прием от структурных подразделений  обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
     • учет, систематизацию, хранение и организацию  использования документов;
     • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел  в структурных подразделениях;
     • подготовку дел к передаче на государственное  хранение.[5]
 


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.