Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Реферат/Курсовая Организация регистрации документов

Информация:

Тип работы: Реферат/Курсовая. Добавлен: 05.06.13. Сдан: 2012. Страниц: 34. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  образования и науки
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Нижегородский государственный технический университет
им. Р.Е. Алексеева
Факультет коммуникативных  технологий
Кафедра истории  и документоведения
 
 
 
 Организация регистрации документов
 
 
 
 
 
 
 
                                                                    Выполнил: студент 3 курса,
                                                                     Группа 08-ДОУ
                                                                     Буцын Александр Александрович
                                                                     Проверил: доцент
                                                                     Александрова А.Я. 
 
 
 
Нижний Новгород
2011
 
СОДЕРЖАНИЕ
 
Введение…………………………………………………………………............ 3
Глава 1. Регистрация документов как один из элементов документационного   
обеспечения  деятельности  организации…………………………………….. 8
Глава 2. Формы  и порядок регистрации документов ………………….......... 11
Глава 3. Индексация документов……………………………………………... 16
Глава 4. Формы  автоматизации регистрации документов…………………... 18
Глава 5. Организация  справочно-информационной работы………………… 23
Глава 6. Контроль за сроками исполнения документов……………………... 25
Заключение……………………………………………………………………... 27
Список использованных источников и литературы………………………….    29
Приложение  А. Образец заполнения регистрационной карточки-заявления
судовладельца (для физического лица)……………………………………… .   31
Приложение  Б. Журнал регистрация входящих документов………………..     32
Приложение  В. Журнал регистрация исходящих  документов………………   33
Приложение  Г. Журнал регистрация внутренних документов………………  34
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

В любой  сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет  информация, носителем которой является документ, и то, насколько она  оперативно оформляется и перерабатывается.
Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан  государственным либо муниципальным  учреждением или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Задачи  курсовой работы:
      Разобрать  порядок осуществления регистрации документов ( формы, порядок, индексация) и формы автоматизации регистрации.
      Рассмотреть организацию справочно-информационной работы.
      Проанализировать  осуществление контроля за исполнением документов.
Историографический обзор использованной литературы.
           1. Современные технологии документационного  обеспечения управления [7] – в книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ. Книга предназначена для студентов вузов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления", и широкому кругу специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, секретарей, секретарей-референтов.
            2.Архив начинается с делопроизводства [8] - Освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. Для студентов и преподавателей вузов, а также для руководителей предприятий и организаций, работников делопроизводственных служб.
           3.Внутренние документы – регуляторы документационного обеспечения управления [10] - в этой статье описаны виды внутренних организационных документов, которые могут использоваться в организации. Основополагающие и наиболее часто разрабатываемые локальные акты. Основные правила организации документооборота.
           4. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией  [11] – в статье подробно рассматриваются такие понятия как: документационное обеспечение; информационные технологии; компьютерные технологии; управленческая деятельность; форматы электронных документов; электронные документы. Особое внимание автор обращает на роль специалистов службы документационного обеспечения управления (ДОУ) при внедрении информационных технологий в управлении. Форматы электронных документов, используемые в ДОУ.
            5. Регистрация документов [12] - Автор подробно рассказывает о том, как правильно регистрировать входящие и исходящие документы, в т.ч. конфиденциальные. Кроме того она подробно описывает проблемы современного документооборота, а также высказывает свое мнение по поводу этих проблем.
            6.  Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы[13] - в книге освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены примеры. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий. Для руководителей предприятий и организаций, секретарей руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников служб делопроизводства, студентов, преподавателей вузов, а также всех других специалистов, деятельность которых связана с постоянным потоком информации и работой с документами.
            7. Документоведение и делопроизводство. Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства [14] - в учебном пособии изложены основные теоретические основы документоведения. Документ рассматривается в контексте исторического развития, в его видах и функциях. Приводятся современные технологии делопроизводства. Пособие рекомендовано студентам при изучении дисциплин: «Документоведение и делопроизводство», «Делопроизводство и его автоматизация», «Документационное обеспечение управления», «Делопроизводство и деловая корреспонденция». Может быть использовано работниками, связанными с документационным обеспечением управления на предприятиях и в организациях.
          8. Современное делопроизводство [15] - в учебном пособии представлены необходимые сведения о порядке разработки и оформления широкого круга управленческих документов, обращающихся в организациях, о структуре и функциях делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета, контроля исполнения и хранения документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы важнейших видов управленческих документов, в том числе по личному составу организации. Излагаются основные положения по оформлению деловой корреспонденции на английском и немецком языках. Значительное место в пособии занимает раздел механизации и компьютеризации процессов документационного обеспечения управления, задача которого отразить основные тенденции перехода от традиционного к электронному документообороту. Содержание пособия отвечает требованиям дисциплины «Документирование управленческой деятельности» согласно Государственному образовательному стандарту Министерства образования Российской Федерации по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием». Книга предназначена студентам и преподавателям вузов, а также слушателям курсов подготовки и повышения квалификации секретарей, секретарей-референтов и всем тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой документации.
        
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1

Регистрация документов как один из элементов документационного обеспечения деятельности организации

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Одна  из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [6] 
Регистрация – подтверждение факта  создания или получения документа  в определенное время (день) путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
В процедуре регистрации  можно выделить три цели:
    учет документов
    контроль за их исполнением
    справочная работа по документам 
Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц. 
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
    рекламные письма;
    поздравительные письма и телеграммы;
    приглашения;
    программы семинаров, совещаний и конференций;
    печатные издания (книги, брошюры, журналы);
    пакеты с пометкой "лично";
    копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
    информационные материалы. [7]
            В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.
            Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.
        На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;
- децентрализованная, при которой регистрация документов  осуществляется в журналах в  структурных подразделениях секретарями подразделений;
- смешанная,  сочетающая в себе элементы  централизованной и децентрализованной систем. [15]
Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.
В практической деятельности служб документационного  обеспечения наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов - журнальная и карточная.
Вывод: без регистрации документов организация не сможет взаимодействовать с ее подразделениями и тем более с другими организациями. Кроме того документы, подлежащие регистрации, в противном случае считаются не действительными.

Глава 2

Формы и порядок регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб  наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее  время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации. [2]
Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к  их сохранности. Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности. [12]
Назовем основные виды журналов, необходимых  для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих  документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.
При все  надежности и простоте журнальной формы  учета документов, она имеет целый  ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость  повторной регистрации документа  в процессе его регистрации при  журнальной форме усложнен, поскольку  инициативный документ, например, зарегистрирован  в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма  негибка для справочной работы в  архиве.
При количестве учетных единиц документов свыше  тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.
Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной  карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек. [13]
Все графы  лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне  регистрационной карточки в графе  «контрольные отметки» фиксируют отметки  о контроле, которые должны содержать  дату проверки и конкретные причины  задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.
На карточках  регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают  должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.
Графы «Фонд  №», «Опись №», «Дело №» заполняются  в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами  по истечении срока их хранения в  текущей работе. [8]
          Для достижения информационной  совместимости регистрационных  данных и создания условий  перехода к автоматизированной  регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
автор документа;
название  вида документа;
дата  документа;
индекс  документа (дата и индекс поступления  документа) – для документов, поступающих  в организацию;
заголовок документа или его краткое  содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок  исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения  вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел. [4]
Организациям  предоставлено право при необходимости  увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка  исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения  и др.
Состав  и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны  в Инструкции по делопроизводству.
Количество  экземпляров карточек, заполняемых  для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.
Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа  и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную. При этом большинство  программ построено на занесении  в электронную карточку, выводимую  на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.
Компьютерная  регистрация документов позволяет:
- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику  организации;
- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов  непосредственно в структурных  подразделениях с объединением  сведений о документах в единой  базе данных организации;
- организовать  на основе базы данных информационно-справочную  работу;
- организовать  эффективный контроль за исполнением  документов.
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет  внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить  их внутреннюю опись, дать любую справку  о состоянии движения документов. [11]
В крупных  организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др. [10]
Порядковые  регистрационные номера присваиваются  документам каждой группы в течение  календарного года. 
Секретарь должен знать особенности регистрации  организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным  документам, как известно, относятся  положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие  и создаваемые документы регистрируются отдельно.
Если  организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих  факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого  документа включает порядковый регистрационный  номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может  дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. 
        Вывод: регистрация должна осуществляться строго по установленным правилам и с обязательным соблюдением всех реквизитов. При этом следует руководствоваться такими документами как: Инструкция по делопроизводству организации,  ГОСТ Р 6.30-2003, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2009 г. и др.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Глава 3
Индексация  документов

               Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное  лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый  регистрационный номер.

               Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:

01-20 - номер  дела по номенклатуре дел;

156 - порядковый  регистрационный номер. [5]

                При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила: расположение составных частей индекса должно быть постоянным; система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

           Исключения составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов. Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года .
Вывод: индексация – один из главных этапов при регистрации документов. Каждый документ должен иметь собственный номер, иначе регистрация невозможна.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 4

Формы автоматизации регистрации  документов

В последние  годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму  классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены  функции управления документами  на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с  возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и  сопровождающих резолюций. В готовых  системах одного класса могут встречаться  функции другого класса.
Из важнейших  характеристик СУЭД наиболее значимыми  для пользователя являются следующие:
- программная  платформа (система, обеспечивающая  хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями). В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
- поддержка  распределенной обработки информации;
- возможности  масштабирования (набор поддерживаемых  платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);
- открытость  архитектуры и возможность интеграции  с другими приложениями;
- широкий  выбор типов документов, с которыми  работает система (форматы документов; поддержка работы с составными  документами и несколькими версиями  документа; связи документов (один  документ может быть ответом  на другой или может быть  порожден при исполнении предыдущего  документа); совместное использование  электронных и обычных (бумажных) документов);
- возможность  коллективной работы группы исполнителей  над одним (или несколькими)  документами;
- возможность  работы по «свободной» схеме  (без жесткой фиксации маршрутов);
- возможности  контроля за прохождением документов;
- наличие  системы оповещения должностных  лиц; 
- возможность  настройки системы под нужды  конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;
- наличие  средств регламентации доступа  и криптозащиты;
- наличие  средств оповещения о нарушениях  в регламенте прохождения документов;
- ориентированность  на отечественную концепцию документооборота.[1]
С точки  зрения системы автоматизации  регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.
Компьютерная  регистрация документов позволяет:
- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;
- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:
- организовать  на основе базы данных информационно-справочную работу;
- организовать  эффективный контроль за исполнением документов.
Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации. [14]
После заполнения основных полей реквизитов важные документы  передаются руководителю, который наносит  соответствующую резолюцию. Автор  резолюции и ее текст также  заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Процесс регистрации позволяет создать  базу данных о документах и тем  самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
Поиск сведений по конкретному документу может  выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).
При необходимости  получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.
Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое, дело данный документ подшит.
В настоящее  время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.
Аналитические справки по установленной  форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.
При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах принципиально  не способны решить проблему автоматизации  документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.
Принципиальным  решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих  местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации.
Для организации  такой работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации  делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют, как отслеживать  бумажный документооборот, так и  организовать перемещение по сети и  работу с электронными документами. 
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие  места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В  этом случае при минимизации трудозатрат  делопроизводственного персонала  обеспечивается полный контроль над  документационной деятельностью организации  в реальном масштабе времени.
Вывод: в настоящее время идет активное внедрение электронного документооборота. Многие компании создают программные продукты, предназначенные как для создания, так и для работы с базами и банками данных. При этом процесс регистрации документов упрощается и становится более быстрым.
 
 
 
 

Глава 5

Организация справочно-информационной работы

Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области  информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного  аппарата), в которой регистрационные  карточки расположены по определенной системе.
Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой  момент на два вопроса: первый –  в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится  искомый документ, второй – в  каком документе (в каких документах) находится информация по нужному  вопросу.
Информационно-справочная работа может быть построена как  традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.
Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.
Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.
Справочная  картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные  документы, во вторую – на исполненные.
По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в  соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.
Использование цветных индикаторов позволяет  проводить классификацию справочного  массива и облегчает поиск  нужной информации, повышает оперативность  поиска.
Справочные  карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством  делами и документами.
Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. [3]
Поиск сведений по конкретному документу может  выполняться по неисполненным и  исполненным документам, по всей оперативной  базе данных текущего года, а при  необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).
При необходимости  получения информации по конкретному  документу на экран выводится, а  затем распечатывается соответствующая  регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной  форме, а также при необходимости  распечатываются.
Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится  документ и в какое дело данный документ подшит.
В настоящее  время получают все большее распространение  полнотекстовые системы поиска необходимой  информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется  файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить  поиск не только по реквизитам регистрационной  карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.
          Вывод: одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Глава 6

Контроль за сроками исполнения документов

Контроль  за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.
Под текущим  контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.
Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.
Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
Что касается итогового контроля, то к нему относят  аналитическую работу по обобщению  исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление  раз в месяц (квартал) перечня  неисполненных документов по отдельным  подразделениям или по организации  в целом.
Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:
- типовым  (типовые сроки исполнения установлены  для определенных, наиболее часто  создаваемых документов указами  Президента РФ, законами РФ, правительственными  нормативными актами (например, для  передачи документов постоянного  хранения из ведомственных органов  в государственные и др.), а  также ведомственными по законными  актами (например, для предоставления  статистической и финансовой  отчетности, для предъявления претензий  по качеству продукции и др.);
- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения  указывается в тексте документа  или устанавливается резолюцией  руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует  в составе типовых или отличается  от установленного автором). При  установлении срока исполнения  учитываются практические возможности  учреждения (наличие оргтехники, количество  работников и др.), а также содержание  документа. [9]
Срок  исполнения входящего документа  исчисляется с момента поступления  его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его  до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается  на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или  «Контроль». После исполнения документ снимается с  контроля. Право сделать  это имеет только то должностное  лицо, которое поставило его на контроль.
          Вывод: контроль за сроками исполнения документов осуществляется жестко, но неоднозначно. Для разных документов существуют разные сроки исполнения. Документы, подлежащие постановки на контроль, строго учтены.

Заключение

Как видно  из вышеизложенного, автоматизация  процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции  в единые интегрированные программные  комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам  максимально короткие сроки.
И между  тем основы информационного обеспечения  закладываются именно на стадии регистрации  документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный  комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную  информации, при неполном или недостоверном  введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа  вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.
         Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.
          В результате проведенного курсового  исследования были получены ответы  на поставленные задачи в начале  работы:
        1. Особенности регистрации документов в организации:
      Основной принцип регистрации однократность
      Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. 
      Составные части индекса документа располагаются в определенной последовательности.
          В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная .
         2. При рассмотрении  справочно - информационной работы  был сделан вывод, что справочно-информационная  работа – это одна из важнейших  стадий в организации работы  с документами. В настоящее  время с развитием технологий  появляются новые способы справочно-информационной  работы. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.
        3. В ходе анализа контроля за  исполнением документов было  выявлено, что этот процесс довольно  сложный и проводится в несколько  этапов:
•     постановка документов на контроль;
•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
•     снятие документа с контроля;
•     направление исполненного документа в дело;
•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
•     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
Кроме того в течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа.
 
 
Список использованных источников и литературы
Источники
      ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
      Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
      Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» 
      Методические рекомендации по разработке инструкций по            делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003.
      ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.
                                                       Литература
      Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 232 с.
      Кузнецова, Т.В. Архив начинается с делопроизводства // Делопроизводство 2009, 2. С .13-17.
      Кузнецова, Т.В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти  // Делопроизводство, 2009, 3. С.13
      Быкова, Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления  // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2008,9. С.37-40.
      Варламова, Л.Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией  // Делопроизводство, 2009, № 3. С. 27-31.
      Гущина, И.Н. Регистрация документов// Кадровик. Кадровое делопроизводство, 2010, 10. С.10.
      Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М. 2009. -197 с.
      Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2008.-96 с.
      Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.- 213 с.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ПРИЛОЖЕНИЕ  А
 
Образец заполнения регистрационной карточки-заявления  судовладельца
(для физического  лица)
 
      _________________________________________
          присвоен регистрационный (бортовой) номер
 
Регистрационная карточка - заявление  судовладельца
 
Руководителю ____Абаканского инспекторского участка Центра ГИМС___
______________МЧС России по Республике  Хакасия____________________
орган государственной регистрации  маломерных судов, субъект Российской Федерации
             
От гр-на(ки) ________________Иванова Ивана Ивановича______________
                  фамилия, имя, отчество
Дата рождения 01.01.1965 Место рождения _____РХ, г. Саяногорск____
                                                 субъект РФ, населенный пункт
Гражданство _____РФ_____ Место жительства: ________655000_________
                                                      почтовый индекс,
_________г. Абакан, ул. Ленина, д. 1, кв. 1, т. 22-22-22__________
субъект РФ, район, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира, телефон
Место работы _______________индивидуальный предприниматель________
Паспорт: серия _00 00_ N ____000000___ дата выдачи __02.02.2002___
выдан __________________________УВД г. Абакана____________________
Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) ____000000000000_____
Прошу зарегистрировать судно и  право ____собственности___ на судно
                                   вид права
в размере ___100 %___ на основании документов (указаны на обороте)
                  размер доли в общей 
                   собственности в %                      
Тип и модель надувная моторная лодка Фрегат М370 Название ________
Идентификационный (IМО) N __ Судоверфь, место и год постройки 2008
_____________ООО НПО «Фрегат» г.Санкт-Петербург___________________
Стр. (Зав.) N ____00000____ Материал корпуса __________ПВХ________
Длина ___3,68___ м, ширина ___1,79___ м, высота борта ___0,47__ м,
min высота надв. борта ___0,3___ м, вместимость ____________ тонн,
грузоподъемность ____700____ кг, пассажировместимость ___5___ чел.
Район и условия плавания ____________ВВП, ВП______________________
Тип и марка главных двигателей или ПЛМ _________подвесной_________
___________ТОХАЦУ_______________ количество __________1___________
Заводские номера двигателей _______________123456АА_______________
Мощность двигателей (суммарная) _____18____ л.с., (__13,24__ кВт).
Количество парусов _____, площадь  парусов (суммарная) ________ м2.
Прежние регистр. N и название судна ______________________________
Место прежней регистрации судна __________________________________
                                          орган прежней регистрации и  его
                                            местоположение
Место постоянной стоянки судна _________________Абакан____________
                                наименование и адрес базы
Я   предупрежден,  что  о  любом  изменении сведений, включенных в
настоящую  регистрационную  карточку  и  судовую  книгу,  я обязан
сообщить  в  орган  регистрации,  в  котором  зарегистрировано мое
судно,  в  течение  двух недель со дня, когда мне стало известно о
таком изменении.
 
"09" сентября 2011 г.      __________________Иванов_______________
                                         подпись и фамилия судовладельца 

                                                                                                                                                                                ПРИЛОЖЕНИЕ Б
                                                      Журнал регистрация входящих документов
 
 
 
            
                                                                                             
ПРИЛОЖЕНИЕ  В
Журнал  регистрация исходящих документов
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  Г
Журнал  регистрация внутренних документов
 
 


и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.