На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти готовые бесплатные и платные работы или заказать написание уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов по самым низким ценам. Добавив заявку на написание требуемой для вас работы, вы узнаете реальную стоимость ее выполнения.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Быстрая помощь студентам

 

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Электронный документ как объект управления

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 11.06.13. Сдан: 2013. Страниц: 18. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
Введение
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом предоставления информации на любом современном  предприятии. Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависти и от того, насколько разумно в нём организованно управление документооборотом. 
Традиционно документы были материальными объектами. Информация жёстко привязывалась к материальному  носителю (обычно бумажному) и фиксировалась  при помощи символов (букв, цифр и  др.), которые человек мог прочитать.
Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к появлению  электронных документов, в которых  информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих  программных и технических средств, интерпретирующих закодированные символы. Электронные документы не привязаны жёстко к определённому материальному носителю.
В новом – информационном обществе зачастую история пишется  именно электронным способом, поскольку  компьютеризация способствовала значительным изменениям в деятельности государственных  и коммерческих организаций. В ряде современных организаций электронная почта вытеснила бумажную переписку. Стало возможным документирование управленческих операций без бумажных носителей информации. Сегодня сотрудники служб документационного обеспечения управления различных
организаций имеют одновременно дело с бумажными и электронными документами, которые сосуществуют, усложняя традиционную систему управления документами. Активное использование электронных документов в управленческой деятельности организаций ставит перед сотрудниками служб документационного обеспечения управления проблему выработки и нормативного закрепления стратегии работы с документами в новых условиях. Полноценная стратегия управления электронными документами в организации должна отвечать юридическим требованиям, отражать лучшую практику управления документацией и современные технологические решения, учитывать необходимость долгосрочного обеспечения сохранности и доступности документов.
Основная цель данной курсовой работы заключается в анализе  электронного документа как объекта  управления. Поставленная цель достигается  решением следующих задач:  1. Дать определение понятию электронный  документ; 2. Изучить нормативные, правовые и методические основы электронного документооборота; 3. Рассмотреть классификацию и типы электронных документов; 4. Определить назначение, цели, задачи автоматизации управления документами; 5. Рассмотреть процессы и системы управления электронными документами.
Предметом исследования является особенности управления электронными документами, объектом исследования являются электронные документы.
Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.
 
 
 
 
 
 
    Правовой статус электронного документа
      Понятие и классификация электронных документов
С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции  бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность  использовать его в качестве допустимого  доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы  выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы  безбумажного документооборота получают все более широкое распространение  в самых разных областях. В связи  с этим важное значение приобретает  определение правового статуса  электронного документа - очерчивание  областей, где возможно и допустимо  его применение.
Прежде всего попытаемся сформулировать, что же такое традиционный документ (документ на бумажном носителе). "Документ - письменный акт установленной или  общепринятой формы, составленный определенными  и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а  также гражданами для изложения  сведений о фактах или удостоверения  фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и  обязанностей" Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию  документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная  на бумажном носителе, а только сведения определенного характера. Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию  документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.
Очевидно, легко обеспечить для  данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста ) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие  печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип  бумаги) принципиально неприемлемы  для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.
Именно физические характеристики электронных документов долгое время  были объектом критики противников  безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее  утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях  могут быть легко уничтожены, они  недолговечны. Но, во-первых, сохранность  бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и  для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении  соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое  копирование) их надежность не ниже, чем  у традиционных. Кроме того, когда  речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.
Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается  в том, что он осязаем (т. е. любой  может физически проверить наличие  документа), каждый грамотный человек  может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят  человеком, не является непреодолимой  сложностью.
И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти  невозможно изменить, в электронный  же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это  не снимает проблемы идентификации  электронных документов.
Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для  подтверждения подлинности электронных  сообщений.
С учетом изложенного электронный  документ можно определить как набор  данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее  условие: существует признанная участниками  электронного документооборота или  утвержденная компетентным органом  процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание  указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы  электронного документооборота посредством  традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным  органом.
Необходимость традиционного документа  или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном  случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно оспорить.
Очевидно, что для создания такой  процедуры нужно, чтобы подлинность  данных была подтверждена с достаточной  степенью надежности (например, с помощью  электронно-цифровой подписи).
В Федеральном законе  «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронным документом называется документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для  восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным системам или обработки в информационных системах»; и признания электронного документа равнозначным документу  на бумажной основе: «Электронный документ, электронное сообщение, подписанные  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено  федеральными законами».[1, с.17]
Состав электронного документа:
    Содержание – информация содержащаяся в документе;
    Контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные моменты создания и существования документа;
    Метаданные – совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования информации программным обеспечением;
    Электронный носитель информации. Контекстная информация необходимая, не включающаяся непосредственно в электронный документ, но её необходимо знать для обеспечения работы с документом. Например, для адекватного подбора оборудования к конкретной информации относят данные об аппаратном и программном обеспечении.
Метаданными являются данные включённые в состав документа программным  обеспечением. Основные понятия относящиеся  к метаданным являются: тип данных, структура данных, формат данных. Типы данных определяются значениями которые  эти данные могут принимать и  базовыми определениями над ними. Структурой данных называют множество  допустимых типов данных и отношений  между нмими (записи, файлы, совокупности файлов связанные между собой  различными структурами – линейная, иерархическая, сетевая, реляционная). Формат данных – способ описания элементов  и структуры данных. Формат зависит  от типа, состава и структуры данных, а также набора управляющих символов, стандарта описания и языка программирования.
Классификация электронных  документов
Согласно компонентам  составляющим электронный документ, их классификация может быть следующей. По содержанию и контексту электронный документ классифицируется в соответствии с традиционными классификационными схемами принятыми в дисциплинах, связанных с анализом документов. По носителям классификация электронных документов связана с разнообразием материалов и технологий записи считывания данных. Наиболее сложной является классификация по материалам, то есть технологическим характеристикам необходимым для визуализации. Сложность связана с разнообразием типов, структур и форматов данных, с другой стороны, с их совокупностью в рамках одного документа.
В качестве классификации  модели обычно предлагается ранжирование электронных документов в зависимости  от комбинации метаданных:             1. Одноранговые документы – документ состоит из одного типа данных, объединённых одной структурой, записан в один файл определённого формата.
2. Двухранговые – документ  состоит из нескольких типов  данных объединённых одной структурой, записан в один файл определённого  формата
3. Трёхранговые – документ, состоящий из нескольких типов  данных объединённых несколькими  структурами, записан в один  файл
4. Четырёхранговые – несколько  типов, объединённых в несколько  структур определённого общего  формата
5. Пятиранговые – несколько  типов, объдинённых в несколько  структур, записанных в несколько  файлов в разных форматах, например, гипертекст.
При обобщении следует  сказать, что этапы работы с документами  были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин  меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначало надо создать, различны только способы его написания: ручной, на пишущей машинке, на компьютере.
 
1.2. Правовое регулирование  электронного документооборота
Все работы любой службы документационного обеспечения  управления строится на законодательной  правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству. На её основе разрабатываются инструкции, правила  самой организации по ведению  документационного обеспечения  управленческой деятельности. Но законодательные  правовые акты и нормативно-методические документы не являются данными раз  и навсегда, они изменяются, корректируются под влиянием динамично развивающегося общества. Появляются новые законы и постоянно вносятся изменения  в уже имеющиеся документы, что  заставляет корректировать и постановку делопроизводства в организации.
Во второй половине 2009 года произошли большие изменения  в отношении общества к документационному  обеспечению управленческой деятельности и ускорения перехода к безбумажному общению организаций.
Самым значительным событием для служб документационного  обеспечения управления был выход 15 июня 2009 года Постановление Правительства  РФ №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Их выход являлся развитием  ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации», в котором указывается, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами местного самоуправления в  пределах их компетенции, должно соответствовать  требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и  документооборота для федеральных  органов исполнительной власти».
Назовём действующие законы, содержащие определённые нормы применения электронных документов:
? Федеральный закон от 27.07.2006 №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
? Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной  цифровой подписи»
? Федеральный закон от 02.05.2006 №59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
? Федеральный закон от 27.07.2006 №152 – ФЗ «О персональных данных»
? Федеральный закон от 27.07.2010 №210 – ФЗ «Об организации  предоставления государственных и  муниципальных услуг»
? Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».[13,с.10]
В соответствии с действующим  законодательством электронные  документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.
Отношения, возникающие в  информационной сфере при осуществлении  права на поиск, получение, передачу, производство и распространение  информации; при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации комплексно регулирует Федеральный  закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Определённые нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств  автоматизации в целях обеспечения  защиты прав и свобод человека и  гражданина, с учётом семейной и  личной тайны, неприкосновенности частной  жизни.
Федеральный закон «Об  архивном деле в Россйской Федерации» гласит, что в состав Архивного  фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные  документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности, собственности  субъекта РФ или муниципальной собственности.
Постепенно выстраивается  логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы широкого применения электронных документов в практике управления. Во исполнение Федерального закона об информации постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных  органах исполнительской власти». Эти правила учитывают то обстоятельство, что почти все федеральные  органы имеют автоматизированные системы  управления документами», соответственно в результате их использования растёт объём электронных документов. Правила делопроизводства определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при документировании соблюдается установленный порядок его оформления. Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивного дела наблюдается попытка придать электронному документу официальный правовой статус.
Особое значение имеют  положения выше указанных Правил, определяющие специфику работы с  электронными документами в федеральном  органе исполнительной власти. В настоящее  время Правила делопроизводства – основополагающий нормативный  документ, устанавливающий общие  требования к организации работы с электронными документами в  федеральных органах исполнительной власти. В правилах делопроизводства подчёркивается, что при определении  сроков хранения электронных документов, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных  документов на бумажном носителе.
Вопросы работы с документами  также затрагиваются в нормативно правовых актах, посвящённых отдельным  предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в гражданском кодексе  РФ признаётся принципиальная возможность  использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в  гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный  процессуальный кодекс и гражданский  процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы  в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.[15, с.11]
Работа по формированию нормативных  основ управления электронными документами  ведётся во многих странах мира и  особенно активизировалась в последние  десятилетия в связи с принятием  в большинстве стран законодательных актов об электронном документе, электронной подписи и электронном правительстве.
Правовое регулирование  вопросов работы с электронными документами  предполагает юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможность использования  электронных документов наравне  с традиционными документами  в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления. Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения, а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. Следует признать, что законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в самых общих чертах регулируют вопросы применения электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. Управление электронными  документами
2.1.  Процессы и системы  управления электронными документами
Управление документацией  в организации должно включать создание, применение и администрирование  специальных систем для управления документами.
Что такое «система управления документами», и чем она отличается от других типов систем?
Прежде всего, система  управления документами является информационной системой, то есть представляет сосбой интегрированную совокупность, искусственное  единство методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объёме. В узком смысле «системой управления документами» называется особый тип автоматизированных информационных систем. То есть в данном случае термин «система» применяется на уровне прикладного программного обеспечения. На выходе этой системы – документированная информация об управленческих действиях и решениях, обеспечивающая управленческую деятельность. В самом широком смысле термин «система» используется для описания миссии организации, управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров, инструментов, технологий. На выходе этой системы – эффективная работа с документацией.[6, с.2]
К характеристикам системы  управления документами относятся:
1) Поддержка таких характеристик  документа, как аутентичность,  надёжность, целостность, пригодность  для использования
2)  Надёжность системы,  то есть её способность продолжительно  и праильно функционировать в  соответствии с установленными  процедурами.
Система должна в определённом порядке включать в себя все управленческие документы; организовывать документы  так, чтобы отражать управленческие процессы, осуществляемые создателем документов; защищать документы от неавторизованного изменения или  передачи; функционировать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных  в документах; обеспечивать быстрый доступ к соответствующим документам и связанным с ними метаданным.
3) Целостность системы.
Что касается электронных  документов, следует удостовериться, что любые системные сбои, модернизация системы или регулярная её эксплуатация не влияют на целостность документов. Информационная целостность системы  во многом зависит, например, от способности  пользователя правильно зафиксировать  регистрационно-поисковые данные документов, адекватно отразить содержание и  контекст документа.
4) Соответствие системы  требованиям управления.
Документные системы в  организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей управленческой деятельностью, регулирующей средой и  общественными ожиданиями.
5) Всесторонность системы.
Документные системы должны управлять документами, являющимися  результатом всех видов управленческой деятельности организации или её структурного подразделения.
6) Систематичность.
Создание, обеспечение сохранности, управление документами должны осуществляться систематически.
Теперь рассмотрим методологию  проектирования и внедрения системы  управления документацией. Выделяют восемь этапов создания или модернизации системы.
1 этап: предварительное обследование организации – на этом этапе определяется структура организации, цели и сфера её деятельности, а также внешняя среда её функционирования ( административная, правовая, регулятивная, деловая, социальная, политическая). При этом должны быть выявлены основные факторы, которые вызывают необходимость создания и сохранения документов данной организацией.
2 этап: анализ управленческой деятельности – то есть создаётся концептуальная модель управленческой деятельности, определяются управленческие процессы, которые сопровождаются документами. В результате анализа составляется детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, действия и отдельные операции.
3 этап: определение состава требований к созданию, получению и хранению документов – прежде всего, выявляется состав нормативных актов, требования которых обязательно принимаются во внимание при работе с документами в конкретной организации. Требования к документам определяются путём систематического анализа управленческих потребностей и более того – ответственности перед обществом.
4 этап: оценка существующих документных и других информационных систем – такая оценка поможет определить расхождения между требованиями к документам, принятым в организации, и эксплуатационными характеристиками и возможностями существующих в организации систем. Это обеспечивает основу для разработки новых систем или модернизации существующих систем.
5 этап: определение стратегии соблюдения требований к документам – стратегия управления документами может включать принятие политики и процедур, разработку корпоративных стандартов, проектирование новых компонентов системы, внедрение соответствующей установленным требованиям системы. При выборе стратегии могут учитываться такие факторы, как особенности организации, тип и способы управления, используемые технологии, особенности корпоративной культуры и другие факторы.
6 этап: проектирование системы – заключается в разработке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе стратегию, а также тактику. В этих документах должны быть учтены требования, установленные на третьем этапе и закреплённые в нормативных документах организации, а также потребности организации и недостатки действующеё системы, выявленные на четвёртом этапе.
7 этап: внедрение системы, в том числе её интеграция с управленческими процессами и связанными системами – на данном этапе внедрение новой системы управления документами сопряжено с определёнными рисками для деятельности организации. Минимизировать риски поможет тщательное планирование и документирование процесса внедрения системы.
8 этап: обследование системы после внедрения – в целях оценки её эффективности, устранения недостатков и установления режима мониторинга. В рамках восьмого этапа проводится анализ обоснованности возникновения документов и праильности их организации в процессе управленческой деятельности, а также соответствия документов отражаемым ими управленческим процессам.
Этапы создания системы могут  быть реализованы не последовательно, а в том порядке, который признан  наиболее целесообразным для данной организации.
Итак, вышеописанная методология  может помочь разработать и внедрить в организации систему управления документами или совершенствовать её. Далее попробуем определить, какие делопроизводственные процессы должна поддерживать создаваемая или  модернизируемая система управления документами.
Процессный подход, применяемый  при разработке, внедрении и совершенствовании  системы менеджмента качества предполагает, что для эффективной деятельности организации необходимо идентифицировать процессы, определить их взаимодействие и управлять ими. «Процессом» называется вид деятельности, управляемый в целях преобразования определённых ресурсов в определённый результат. При этом все процессы, осуществляемые в деятельности организации, взаимосвязаны, и зачастую результат одного из процессов образует ресурс последующего процесса. К процессам управления документами относятся: включение документов в систему, регистрация, классификация, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения, хранение, использование, обеспечение сохранности.
1. Вклю
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.