На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


Шпаргалка Делопроизводство

Информация:

Тип работы: Шпаргалка. Добавлен: 25.04.2012. Сдан: 2011. Страниц: 29. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    Ведение личных карточек: назначение, правила заполнения, хранения.
Личная  карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме. Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
    трудовая книжка;
    паспорт;
    военный билет (для военнообязанных);
    документ об окончании учебного заведения;
    свидетельство государственного пенсионного страхования;
    свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
    другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
    Общие сведения
    Сведения о воинском учете
    Прием на работу и переводы на другую работу
    Аттестация
    Повышение квалификации
    Профессиональная переподготовка
    Награды (поощрения) и почетные звания
    Отпуск
    Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
    Дополнительные сведения
    Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы  Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с  пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в  трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое  решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним  всех сотрудников под расписку.
Поскольку в  личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить  их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала  к этим документам должен быть исключен.
Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных  изымаются и хранятся отдельно. Они  располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных  сотрудников составляет 75 лет.
    Виды приказов по личному составу, порядок их подготовки и оформления.
Для учета труда  и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные  формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений): №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работникам»,
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с  работниками»,
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные  формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и  применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.
Оформление  приказов.
Приказы могут  составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для  каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным  и утвержденным в организации  унифицированным формам.
Поскольку приказы  по кадрам принимаются к учету  бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные  п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления  документа;
г) содержание хозяйственной  операции;
д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
ж) личные подписи  указанных лиц.
Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия  на основании представлений руководителей  структурных подразделений, тщательного  и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Проекты  приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о  поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.
Приказы по личному  составу печатаются на специальных  бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению, и имеют самостоятельную  порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы  в папке приказов по личному составу  в отделе кадров, по очередности  их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).
 
    Виды, порядок составления  и утверждения, основные реквизиты трудового  договора.
Трудовой договор - соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия  труда, предусмотренные настоящим  Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового  права, своевременно и в полном размере  выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично  выполнять определенную этим соглашением  трудовую функцию, соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка. Трудовые  договоры могут заключаться: Виды:
1) на  неопределенный срок;
2) на  определенный срок не более  пяти лет (срочный трудовой  договор), если иной срок не  установлен Трудовым кодексом  и иными федер При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую  книжку, за исключением случаев, когда  трудовой договор заключается впервые  или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного  страхования;
документы воинского учета - для военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву на военную  службу;
документ  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки.
В отдельных  случаях с учетом специфики работы Кодексов иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации  и постановлениями Правительства  Российской Федерации может предусматриваться  необходимость предъявления при  заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных  Кодексом, иными федеральными законами указами Президента Российской Федерации  и постановлениями Правительства  Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования  оформляются работодателем.
Трудовой  договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается  сторонами. Один экземпляр трудового  договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовой  договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с  ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом  допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним  трудовой договор в письменной форме  не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.
При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и  иными нормативными актами может  быть предусмотрена необходимость  согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий  с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации  правилами внутреннего трудового  распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
Прием на работу должен производиться по принципу подбора кадров по деловым  качествам. В ст. 64 ТК РФ закреплены юридические гарантии при приеме на работу. В соответствии с данной нормой запрещается необоснованный отказ в заключение трудового  договора.
альными законами (ст. 58 ТК РФ).
    Дисциплина труда и контроль ее исполнения. Документационное оформление поощрений и взысканий.
За дисциплинарный проступок администрация фирмы  может наказать сотрудника, применив к нему одно из следующих взысканий:
    замечание;
    выговор;
    увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192 ТК РФ).
Дисциплинарный  проступок - это неисполнение или  ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, в котором присутствует вина сотрудника (ст. 192 ТК РФ). За каждый дисциплинарный проступок может быть применено  только одно дисциплинарное взыскание. Перечень дисциплинарных взысканий  исчерпывающий. Но для отдельных  категорий сотрудников федеральными законами, уставами и положениями  о дисциплине могут быть предусмотрены  и другие виды наказаний. Нельзя налагать взыскания, не указанные в законе. Процедуру наложения дисциплинарного  взыскания, которая описана в  статье 193 Трудового кодекса РФ, нужно  соблюдать без малейших отступлений. Любое нарушение в процедуре  может послужить поводом для  отмены вашего приказа в суде. А  если взыскание будет признано незаконным, сотрудник может кроме восстановления нарушенных прав потребовать возмещения морального вреда. Наиболее частые нарушения  трудовой дисциплины - это прогулы, опоздания на работу, неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Прежде чем наложить дисциплинарное взыскание, надо подтвердить  документально сам ФАКТ НАРУШЕНИЯ  ТРУДОВОЙ дисциплины. Служебная записка  непосредственного начальника сотрудника или акт, составленный в присутствии  двух и более свидетелей (или оба  этих документа), будут служить доказательством  факта нарушения. После этого  необходимо попросить сотрудника написать объяснительную записку, в которой  он должен изложить причины своего поведения. Причины нужно внимательно  проанализировать и установить, являются они уважительными или неуважительными. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, нужно  составить об этом АКТ за подписью двух или более свидетелей. Имея на руках такой акт, вы можете наложить дисциплинарное взыскание и без  объяснений сотрудника (ст. 193 ТК РФ).
Администрация фирмы имеет право поощрить сотрудников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности (ст. 191 ТК РФ). Основные виды поощрений упоминаются в статье 191 Трудового кодекса РФ. Система поощрений, вот она:
    благодарность;
    премия;
    награждение ценным подарком;
    награждение почетной грамотой;
    представление к званию лучшего по профессии.
В локальных  нормативных актах (правилах внутреннего  трудового распорядка, положении  о моральном и материальном поощрении  и т. п.) или в коллективном договоре можно установить и другие виды поощрений. Например, дополнительный выходной день, бесплатная путевка на курорт, абонемент  в спортзал, выдача денежного пособия  к отпуску, благодарственное письмо семье сотрудника, присвоение почетного  звания «Заслуженный работник» и т. п. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством сотрудники могут быть представлены к государственным наградам. Поощрение работника максимальным количеством не ограничиваются. К сотруднику можно одновременно применить несколько мер поощрения, например вместе с объявлением благодарности выдать денежную премию. Трудовой кодекс РФ не предусматривает процедуру оформления поощрения сотрудника. Поэтому этот вопрос остается на усмотрение администрации и решается в локальных актах фирмы. Обычно поощрение сотрудников состоит из нескольких этапов. Сначала непосредственный руководитель сотрудника готовит представление о поощрении. В представлении дается оценка трудовой и профессиональной деятельности сотрудника, характеристика его личностных и деловых качеств, а также обосновывается целесообразность награждения. На основании представления руководитель фирмы издает приказ о поощрении работника по унифицированной форме № Т-11 (или № Т-11а, если поощряется несколько сотрудников). Если поощрение не связано с выплатой сотруднику денежных средств (премии), из формы № Т-11 можно убрать реквизит «в сумме _ _ руб. _ _ коп.». Такой вариант предусмотрен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. После того как издан приказ, сотрудник отдела кадров вносит запись в трудовую книжку (В раздел «Сведения о награждениях») и в личную карточку сотрудника формы № Т-2. Унифицированные формы № Т-11 (Т-11а) и № Т-2 утверждены постановлением Госкомстата России. № 1.
 
    Документы по командированию работников. Основные реквизиты  командировочного удостоверения.
Служебные командировки - это поездка  сотрудника по распоряжению работодателя  на определенный срок для выполнения  служебного поручения вне места  постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Нельзя командировать  беременных и несовершеннолетних.
От командировок нужно отличать служебные поездки  сотрудников, постоянная работа которых  проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия  труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в  трудовом договоре.
Решение о направлении  сотрудника в командировку принимает  руководитель фирмы. О необходимости  командировки он обычно узнает из докладной  записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий  пакет документов. Командировочные  документы оформляются по унифицированным  формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Сначала оформляется  служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает  руководитель фирмы.
На основании  служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько  сотрудников, используйте списочную  форму № Т-9а. Приказ подписывает  руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под  расписку.
После издания  приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение  по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается  время прибытия сотрудника к месту  назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в  командировке, а бухгалтерия - размеры  денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.
По возвращении  из командировки сотрудник в служебном  задании должен заполнить графу  «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск  клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет  сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.
    Документы, подлежащие анализу  при отборе специалистов в резерв руководящих  кадров. Порядок составления  списка резерва на выдвижение.
Кадровый резерв формируют из руководителей и  специалистов, обладающих способностью к управленческой деятельности. Основными принципами формирования кадрового резерва  являются:
    Принцип актуальности - потребность в замещении должностей должна быть реальной;
    Принцип перспективности - ориентация на возраст, стаж, профессиональный рост динамичность карьеры, здоровье кандидата;
    Принцип соответствия – соответствие профессиональных, деловых, личностных качеств претендента и его трудовой мотивации требованиям должности.
Анализ документов (анкетных данных, документов об образовании  и повышении квалификации, характеристик, результатов аттестаций, отчетов  и др.);
Работа с кадровым резервом включает:
- составление  прогноза и плана предполагаемых  изменений в составе руководящих  кадров;
- предварительный  набор кандидатов в резерв;
- получение информации  о деловых, профессиональных и  личностных качествах кандидатов;
- формирование  состава резерва кадров.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    Документы, предъявляемые при  заключении трудового  договора.
При заключении трудового  договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:  
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
 
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; 
 
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
 
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; 
 
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. 
 
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. 
 
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. 
 
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. 
 
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. 
 
(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

    Документы, служащие основанием для приказов по личному составу.
Приказ — это  внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. 
  Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы. 
 Приказами по личному составу документально оформляются
  • прием, перевод на другую работу, увольнение; 
  • изменение условий труда, присвоение разрядов, классности; 
  • установление размеров оплаты труда; 
  • предоставление отпусков; 
  • командирование сотрудников; 
  • наложение дисциплинарных взысканий и др. 
  Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт, запрос на перевод работника из другой организации и др. 
  Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.

По  структуре приказы могут быть простыми и сложными
  Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным).  Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. 
  В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде. В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. 
  Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ
  • при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.; 
Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

 Все  документы условно можно разделить  на несколько групп:
1. Локальные  нормативные акты: коллективный  договор, должностные инструкции, правила внутреннего трудового  распорядка и иные локальные  нормативные акты
2. Организационные  документы: журнал ознакомления  с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров,  журнал учета приказов по личному  составу. штатное расписание, график  отпусков, табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы, журнал учета  работников, выбывающих в служебные  командировки из командирующей  организации, и журнал учета  работников, прибывших в организацию,  в которую они командированы.
3. Документы  по учету кадров и оформлению  трудовых отношений: трудовые  договоры, приказы личного состава,  документы по оформлению командировки.
установлены три вида номенклатур:
1. Типовая  - устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных  организаций, и является нормативным  документом.
2. Примерная  - устанавливает примерный состав  дел, заводимых в делопроизводстве  организаций, на которые она  распространяется, с указанием их  индексов. Носит рекомендательный  характер.
3. Индивидуальная - устанавливает состав дел конкретной  организации, формируется на основе  типовой и примерной номенклатур  дел.
 
 
 
 
 
    Задачи  и формы стажировки работников, выдвигаемых  в состав кадрового  резерва. Документы, необходимые при  направлении на стажировку и по ее окончанию.
    Значение  документационного  обеспечения управления персоналом организации.
Документационное  обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл - создание (документирование), обработку  и движение документов в организации  с момента их создания работниками  кадровой службы или поступления  до завершения исполнения или передачи в другие подразделения. В число  основных делопроизводственных функций  системы управления персоналом входит:
— документирование по кадровым вопросам;
— обработка  поступающей и передаваемой документации;
— доведение  документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
— регистрация, учет и хранение документов по личному  составу;
— формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;
— копирование  и размножение документов по кадровым вопросам;
— контроль исполнения документов по личному составу;
— передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
В управлении персоналом как подсистеме управления организацией используются следующие  унифицированные системы документации:
— организационно-распорядительная документация управления персоналом, включающая в качестве подсистем:
— организационно-кадровую документацию (штатное расписание, структура и штатная численность, положение о кадровой службе, положение  о персонале, должностной регламент);
— организационно-распорядительную документацию (приказ о внесении изменений  в штатное расписание, распоряжение);
— справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);
— документацию по личному составу (приказы по личному  составу, трудовой договор (служебный  контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);
— документацию по обращениям граждан;
— плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых  специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала  и др.);
— отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению  работников и т. д.);
— документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
Каждое  подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет  документацию в соответствии со своим  функциональным назначением. Большинство  этих документов носит внутренний для  организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними  положениями, правилами и инструкциями.
Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных  документов, закрепляющих численный  и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность  персонала управления, структуру  и задачи кадровой службы.
К организационно-кадровым документам относятся: штатное расписание; структура и штатная численность; положение о кадровой службе; положение  о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.
Штатное расписание устанавливает численность  структурных подразделений в  составе организации, должностной  и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению  и по организации в целом на календарный год с указанием  фонда заработной платы. Унифицированная  форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой  комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.
Штатное расписание разрабатывается организациями  самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая  служба, подписывают руководители структурных  подразделений организации, главный  бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются  общая штатная численность организации  и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью  организации (или печатью организации).
Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором  указываются все структурные  подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается  заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным  бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения  в структуру и штатную численность  вносятся приказом руководителя организации.
Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной  системе управления организации, его  внутреннюю организацию, задачи, функции. Общий порядок разработки Положения  определен Типовой инструкцией  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, Методическими  рекомендациями по унификации текстов  управленческих документов, а также  ГОСТом Р 6.30-2003.
Как правило, структура Положения включает следующие  разделы:
1. Общие  положения.
2. Основные  задачи и функции кадровой  службы.
3. Структура  кадровой службы.
4. Права  и обязанности службы и ее  работников.
5. Основные  требования к квалификации работников  кадровой службы.
6. Рабочее  место работника кадровой службы.
 
    Значение  кадрового делопроизводства в управлении персоналом организации.
В соответствии с  названным стандартом «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Соответственно, кадровое делопроизводство — это  более узкое понятие, подразумевающее  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Кадровая  документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом  материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим  лицом, в любой организации для  использования в своей деятельности.
Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документированная информация являются материальным воплощением  управленческих решений, придают им юридическую силу.
Можно сделать вывод о том, что понятия  «управление», «делопроизводство», «кадровое  делопроизводство», «документ» органически  взаимосвязаны.
Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует  информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного  взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника  и работодателя. Например, должностная  инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные  обязанности. Так, в Постановлении  Федерального арбитражного суда (далее  ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности  по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени  ответчика, поскольку согласно должностной  инструкции приемка товара входила  в круг обязанностей данного лица.
Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в  суде.
Например, организация для подтверждения  налоговых льгот по налогу на прибыль  и налогу на имущество может представить  следующие кадровые документы: штатное  расписание, расчетные ведомости  по зарплате, приказы по кадрам, копии  трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.
Так, ФАС  Волго-Вятского округа в своем Постановлении  от 13 февраля 2003 года по делу №А79-1462/02-СК1-1252 пришел к выводу, что доля инвалидов  в общей численности, работающих, у истца составляла не менее 50 процентов, следовательно, истец правомерно воспользовался льготой по налогу на имущество организации. Доказательствами в данном деле явились  копии трудовых книжек, табели учета  рабочего времени и иные документы. Многочисленные примеры из арбитражной  практики также подтверждают это: Постановление  ФАС Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 года по делу №А11-6743/00-К2-Е-3073-142, Постановление  ФАС Московского округа от 23 октября 2003 года по делу №КА-А40/7999-03.
Некоторые налоговые инспекторы считают, что  если в штатном расписании предусмотрена  должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних  юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация  уже не может. Однако арбитражная  практика подтверждает, что для учета  расходов при расчете налога на прибыль  достаточно, чтобы услуги были оказаны  в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение  дохода и подтверждены документально (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)). Кроме того, подробно составленные должностные  инструкции, трудовые договоры и штатное  расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость  расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Указанные положения подтверждают: Постановление ФАС Московского  округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05 по делу №А40-18723/05-141-134, Постановление  ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1 по делу №А19-4631/05-43, Постановление ФАС  Московского округа от 4 июля 2005 года по делу №КА-А40/5566-05, Постановление  ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2006 года по делу №А42-13583/04-22, Постановление  ФАС Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 года по делу №Ф04-654/2005(8619-А27-37).
Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение  к работе с такими документами  должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение  определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или  иные права работника.
    Информационно-справочные документы, необходимые для работы с кадрами.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Состав  информационно-справочных документов
    докладная записка
    служебная записка
    объяснительная записка
    предложение
    представление
    заявление
    все разновидности переписки
    протокол
    акт
    справка
    заключение
    отзыв
    сводка
    список
    перечень
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная  документация (имеет индивидуальный  характер, выдается по разовому  запросу, касающегося одного работника,  в зависимости от адресата  может быть внутренней или  внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому  подобное) представления её адресатам  и наличием типовых форм, сводных  таблиц, итогов, в зависимости от  адресата может быть внутренней  или внешней (например, отчетная  документация, представляемая в  государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая  (выдается по разовым или периодическим  запросам с различных уровней  управления, имеет сводный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование,  наличие правительственных наград  и так далее), в зависимости  от адресата может быть внутренней  или внешней).
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей документов
Объяснительная  записка:
1) документ, поясняющий  содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение  должностного лица, поясняющее какое-либо  действие, факт, происшествие, представляемое  вышестоящему должностному лицу (Краткий словарь видов и разновидностей  документов
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (Краткий словарь видов и разновидностей документов
 
    Контрольные карточки: назначение, ведение, хранение.
Картотечная система регистрации  и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек. В настоящее  время в большинстве организаций  задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью  автоматизированных информационно-поисковых систем. Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.
Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего  комплекс баз данных об отдельных  видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно  называть автоматизированными картотеками.
Формирование  автоматизированной картотеки
Служба  делопроизводства определяет состав и  основные принципы построения автоматизированных картотек, используемых в качестве информационно-поискового аппарата к  документам организации. Исходя из состава  и назначения обрабатываемой информации о документах, автоматизированные картотеки, как и традиционные ручные картотеки, можно подразделить на регистрационно-контрольные  и справочные. Так, к автоматизированным регистрационно-контрольным картотекам относятся картотеки: распорядительных документов по основной деятельности организации; распорядительных документов по кадрам; поступающих документов; отправляемых документов; внутренних документов; договоров; обращений граждан  и т.д.
Работа  по регистрации и  контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие  основные операции:
– ввод в картотеку общих сведений о  документе;
– ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
– ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
– корректировку  хода и сроков исполнения документа (задания);
– предупредительный  контроль;
– заполнение реквизитов карточки по результатам  исполнения документа;
– поиск  карточек по запросам;
– обработку  картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о  зарегистрированных и контролируемых документах.
Ввод  сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем  заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с  документов. Получение результатов  обработки информации на экране дисплея  и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами  представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и  проведение поиска в ней.
Ведение картотеки
Работа  с картотеками предполагает не только их формирование, т.е. включение в  них новых карточек, но и ведение – внесение в карточки дополнительных сведений и изменений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов, исключение карточек из картотек. Поддержание картотек в актуальном, достоверном состоянии, установление правил доступа к картотекам и порядка обновления информационных массивов требуют назначения лиц, ответственных за работу с картотеками.
Запись  карточки в автоматизированной картотеке  может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных  картотек.
Реквизиты карточек отражают состав реквизитов документов, сведения о которых вводятся в картотеку.
    Назначение экспертной комиссии, ее задачи и срок действия в организации.
Экспертиза ценности документов - отбор для государственного хранения или установление сроков хранения документов на основе принятых критериев. Экспертиза  ценности в делопроизводстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при их подготовке к последующему хранению и выделению  на уничтожение.
Для организации  и проведения экспертизы в учреждении создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК). На уровне министерств  и ведомств, центральных органов  общественных организаций действуют  центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Их предназначение - отбор документов на государственное хранение с контролем  и оказанием методической помощи подведомственным организациям.
ЦЭК и  ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения, от которого получают директивы  организационно-методического характера.
Экспертная  комиссия учреждения формируется в  соответствии с приказом руководителя и обычно включает от трёх до пяти наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих  большой опыт, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации предприятия. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное  за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя, а  в работе ЦЭК также участвует  представитель архивного органа.
Общий порядок организации их деятельности определен «Основными правилами  работы ведомственных архивов» с  «Примерными положениями о Центральной  экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации и  Экспертной комиссии (ЭК)». Данной правовой основой и должно руководствоваться  конкретное учреждение при создании экспертной комиссии.
Полномочия, компетенция, деятельность ЭК регламентируется «Положением об Архивном фонде РФ», требованиями ГСДОУ, Основными правилами  работы ведомственных архивов, приказами  Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами  архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием  сроков их хранения, и т.п. А в соответствии с пунктом 3.2.6. «Основных правил работы ведомственных архивов», главными функциями  ЦЭК (ЭК) являются:
* организация  ежегодного отбора документов  на хранение; рассмотрение годовых  разделов описей дел постоянного  хранения, описей дел временного  хранения (свыше 10 лет), в том числе  по личному составу, актов о  выделении к уничтожению документов  и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению;
* рассмотрение  вопросов о приеме на ведомственное  хранение документов личного  происхождения;
* подготовка  и внесение на рассмотрение  ЭПК соответствующего архивного  учреждения предложений об установлении  и изменении сроков хранения  документов;
* участие  в подготовке и рассмотрении  проектов нормативных и методических  пособий по вопросам организации  делопроизводства, экспертизе ценности  документов и отбору их на  государственное хранение (перечней  документов с указанием сроков  их хранения, номенклатур дел,  инструкций по делопроизводству  и т.п.);
* рассмотрение  перечней и описей особо ценных  дел; методическое руководство  и контроль за деятельностью  ЭК структурных подразделений;
* организация  и проведение совместно со  службой делопроизводства и ведомственным  архивом мероприятий по повышению  квалификации членов ЭК структурных  подразделений.
Для государственных  организаций или организаций, в  архивах которых сохранились  документы, относящиеся к государственной  части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным  архивным учреждением, осуществляющим контроль за сохранностью ценных документов. Негосударственные организации  принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно. Однако они тоже обязаны согласовывать  свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению (согласно «Основам законодательства об архивном фонде Российской Федерации  и архивах»).
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются  коллегиально большинством голосов. Протоколы  подписывают председатель и секретарь  комиссии. Руководитель организации  утверждает их только после рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если она приняла  решение об:
* одобрении  описей на дела постоянного  хранения и по личному составу;
* изменении  сроков хранения документов;
* одобрении  проектов типовых и примерных  номенклатур дел;
* установлении  сроков хранения документов, не  предусмотренных номенклатурами  дел и перечнями документов.
Документирование  деятельности экспертной комиссии и  формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря.
 
    Номенклатура  дел в кадровой службе. Требования к составлению  заголовков дел.
Номенклатура  дел  - это систематизированный  перечень заголовков дел фирмы  с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке
Номенклатура  дел - один из основных документов, который  должен быть разработан в фирме. В  нем содержится информация о том, какие документы и в каком  подразделении следует вести, где  и в течение какого времени  они должны храниться.
Номенклатура  дел разрабатывается для того, чтобы:
    вести учет дел, заведенных в течение года в фирме и в ее структурных подразделениях;
    формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
    вести индексацию дел;
    составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
    вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).
Что включается в номенклатуру дел
В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ, с которыми работает фирма (входящих, исходящих, внутренних). А также справочные и регистрационные  материалы - картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов. В номенклатуру НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).
Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого  документа для всей фирмы. При  этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового  отдела, административного отдела, кадровой службы.
Виды  номенклатуры дел
Различают три  вида номенклатуры дел: типовую, примерную  и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом и предусматривает обязательный перечень дел, документационное обеспечение, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура дел разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций, например, в министерствах и ведомствах. Для рядовых организаций, подчиненных этим структурам, она служит образцом при создании единой системы ведения документов.
Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным организациям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему хранения документов, документоведение.
В каждой фирме  разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у фирмы нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.
При систематизации заголовков дел нужно обязательно  соблюдать принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы  вышестоящих организаций, располагаются  перед заголовками дел с приказами  руководителя фирмы, затем размещаются  распоряжения его заместителей. Переписку  с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными) фирмами. Докладные  записки на имя руководителя фирмы  размещаются перед докладными записками  на имя руководителей структурных  подразделений. Годовые отчеты и  планы - перед квартальными и месячными  и т. д. Заголовок должен четко отражать основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте некорректные формулировки («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»). Не нужно в качестве заголовка дела употреблять фамилии должностных лиц («распоряжения директора Т.И. Петрова»), применять вводные слова и сложные синтаксические обороты. Составляя заголовки для номенклатуры дел, не забудьте указать:
    Организационные документы в кадровой службе предприятия.
К организационным  документам относятся:
    учредительные документы ( устав и договор);
    структура и штатная численность;
    штатное расписание;
    правила внутреннего трудового распорядка;
    положение о структурных подразделениях;
    должностные инструкции работникам.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается  путем обсуждения на собрании трудового  коллектива, визируется юристом и  утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и  служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность  за нарушение трудовой дисциплины
В соответствии с Уставом предприятия разработана  его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь  указаны все структурные подразделения  предприятия, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден  директором.
Правовое положение  работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей  задачи, функции, права, обязанности  и ответственность должностных  лиц.
В должностной  инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.
Текст должностной  инструкции состоит из следующих  разделов:
    общие положения;
    основные задачи и функции;
    должностные обязанности;
    права;
    ответственность;
    взаимоотношения.
    связи по должности.
    оценка деятельности
В разделе «Общие положения» указывают:
    квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;
    основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;
    перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;
    порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
 
    Организация документооборота по кадрам на предприятии.
Документооборот - это движение документов фирмы с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены. Он складывается из трех частей (документопотоков), которые представлены в таблице. Организация документооборота
Входящая  документация Исходящая документация Внутренняя  документация
- указания вышестоящих организаций; 
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций; 
- письма, счета, договоры, акты, сертификаты и прочие документы от остальных организаций; 
- заявки, жалобы, пред- ложения граждан
- ответы на  входящие запросы; 
- инициативные и информационные документы фирмы (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.)
- организационные  документы (устав и учредительный  договор, правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание  и т. п.); 
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения); 
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки); 
- другие документы (протоколы, акты, планы, отчеты и т. п.
 
Обработкой входящей корреспонденции занимается, как  правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы  могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
    прием;
    сортировка;
    рассмотрение руководством;
    направление исполнителям.
Сначала нужно  проверить правильность доставки и  целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают  и проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, нужно  сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления  и порядковый учетный номер. Затем  документы нужно отсортировать  по исполнителям. Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются секретарю руководителя, который  их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие  секретари.
Работа  с исходящими документами
Если нужно  подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой  схеме:
    исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
    проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
    исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
    заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
    ответ передается для отправки.
Такая же схема (исключая первую процедуру) действует  и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.
Перед отправкой  документа нужно:
    проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
    проверить наличие необходимого числа копий;
    уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).
Некомплектные и неправильно оформленные документы  нужно вернуть исполнителю на доработку.
Работа  с внутренними  документами
Она строится по той же схеме, что и работа с  исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы  – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах по личному составу.
    Основания прекращения трудового договора, порядок освобождения работников организации от работы.
Основаниями прекращения  трудового договора являются: 1) соглашение сторон (статья 78 настоящего Кодекса);
2) истечение срока трудового договора (статья 79 настоящего Кодекса), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора  по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса);
4) расторжение трудового договора  по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 настоящего Кодекса);
5) перевод работника по его просьбе  или с его согласия на работу  к другому работодателю или  переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения  работы в связи со сменой  собственника имущества организации,  с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо  ее реорганизацией (статья 75 настоящего Кодекса);
7) отказ работника от продолжения  работы в связи с изменением  определенных сторонами условий  трудового договора (часть четвертая статьи 74 настоящего Кодекса);
8) отказ работника от перевода  на другую работу, необходимого  ему в соответствии с медицинским  заключением, выданным в порядке,  установленном федеральными законами  и иными нормативными правовыми  актами Российской Федерации,  либо отсутствие у работодателя  соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 настоящего Кодекса);
9) отказ работника от перевода  на работу в другую местность  вместе с работодателем (часть  первая статьи 72.1 настоящего Кодекса);
10) обстоятельства, не зависящие от  воли сторон (статья 83 настоящего Кодекса);
11) нарушение установленных настоящим  Кодексом или иным федеральным  законом правил заключения трудового  договора, если это нарушение  исключает возможность продолжения  работы (статья 84 настоящего Кодекса).
(часть  первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Трудовой  договор может быть прекращен  и по другим основаниям, предусмотренным  настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под  роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом  заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Днем  прекращения трудового договора во всех случаях является последний  день работы работника, за исключением  случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось  место работы (должность).
 
    Основные  документы кадровой службы в организации.
  
Перечень  кадровых документов, обязательных для  организации  
Документ Примечание
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника  с ПВТР под роспись. Действуют  до замены новыми.
Положение о защите персональных данных работников При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника  с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует  до замены новым.
Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Составляется  каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.
Книга учета движения трудовых книжек и  вкладышей к ним  Хранится в  отделе кадров и ведется постоянно.
Приходно-расходная  книга по учету бланков  трудовых книжек и вкладышей к ним Хранится в  бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в  отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании При наличии  сложных систем оплаты и труда  и системы премирования. Действует  до замены новым.
Положение о системе обучения При наличии  системы обучения в организации.
Положение об аттестации работников При проведении аттестации по решению работодателя.
График  отпусков Утверждается  работодателем не позднее чем  за две недели до наступления календарного года.
Трудовой  договор  Заключается в  письменной форме с каждым работником.
Должностные инструкции по каждой должности в  соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям Принимаются по решению работодателя.
Приказы о приеме на работу Издаются на основании трудового договора. Объявляются  работнику под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы.
Приказы о переводе на другую работу Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного  соглашения к трудовому договору).
Приказы об увольнении  
Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».
Приказы о предоставлении отпусков Издаются на основании графика отпусков или  заявления работника
Заявления работника о предоставлении отпуска  без сохранения заработной платы Отпуска без  сохранения заработной платы предоставляются  по просьбе (по заявлению) работника  в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании  заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
Личная  карточка работника (форма Т-2) Ведется на каждого  работника.
Трудовая  книжка Работодатель  ведет трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него свыше  пяти дней.
Договоры  о полной материальной ответственности Заключаются с  работниками, которые непосредственно  обслуживают материальные ценности.
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена  печатью и подписью работодателя
Книга учета (журнал регистрации) приказов о  приеме на работу То же
Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же
Книга учета (журнал регистрации) приказов о  предоставлении отпусков То же
Журнал  регистрации командировочных удостоверений То же
Табель  учета рабочего времени  Работодатель  обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником
График  сменности Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
Журнал  учета проверок инспектирующих органов Ведут все юридические  лица и предприниматели без образования  юридического лица
Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Оформляются аттестационной комиссией 
Табели  и наряды работников вредных профессий  Составляются  ежемесячно.
Списки  работающих на производстве с вредными условиями труда Если  производство с вредными условиями  труда; ведется постоянно.
Списки  работников, уходящих на льготную пенсию
 
 
 
 
 
 
    Основные  документы, необходимые  для предоставления отпусков работникам организации, последовательность и порядок их оформления.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ) фирма обязана предоставить только сотрудникам, с которыми она заключила трудовой договор, в том числе:
    совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
    сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);
    сотрудникам, заключившим договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
    надомникам (ч. 4ст. 310 ТК РФ).
Сотрудникам, работающим по гражданско-правовому договору, ежегодный отпуск не предоставляют.
В первый год  работы право на ежегодный отпуск возникает у сотрудника через  шесть месяцев работы в фирме (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Если сотруднику вместе с основным отпуском положен еще  и дополнительный (ст. 116 ТК РФ), то при  расчете общей продолжительности  ежегодного отпуска основной и дополнительный отпуска суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Отпуск в последующие годы работы предоставляют в соответствии с  графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Предоставление  отпуска возможно и до того, как сотрудник отработает положенный стаж - шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу это право фирмы, а не обязанность. Однако, некоторым сотрудникам фирма должна предоставить дни отпуска по их просьбе авансом. Это касается:
    несовершеннолетних (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    женщин перед отпуском по беременности и родам и после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    сотрудников, усыновивших детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3ст. 122 ТК РФ);
    мужей в период нахождения их жен в отпуске по беременно сти и родам (ст. 123 ТК РФ);
    ветеранов (ст. 14-19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»);
    чернобыльцев (п. 5 ст. 14 Федерального закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
    жен (мужей) военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
    внешних совместителей (ст. 286 ТК РФ).
В стаж, дающий право  на основной отпуск, включают:
    время фактической работы;
    время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, локальными актами, коллективным или трудовым договором сохранялось место работы (болезнь, медосмотр и т. д.);
    время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
    период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр не по своей вине.
При этом из срока  работы, дающего право на отпуск, необходимо исключить:
    время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в том числе в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса РФ);
    время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
    время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска  утверждены типовые формы документов (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1):
    график отпусков (форма № Т-7);
    приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6, Т-6а);
    записка-расчет о предоставлении отпуска (форма № Т-60).
Очередность ухода сотрудников в отпуск прописывают  в графике отпусков. При составлении  графика учитывайте специфику деятельности фирмы и пожелания сотрудников. Если на фирме есть профсоюз, то при  составлении графика нужно учитывать  и мнение выборного профсоюзного органа. Об этом говорится в Указаниях  по заполнению формы № Т-7, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. График подписывает  руководитель кадровой службы и утверждает руководитель фирмы. Составить и  утвердить график отпусков на новый  год нужно не позднее 17 декабря  текущего года (ч.1 ст.123 ТК РФ). График обязателен как для сотрудников, так и  для фирмы (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому  сотрудников нужно ознакомить с  графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация  фирмы может выбрать любой  вариант по своему усмотрению. Хотя закон этого и не требует, ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под расписку. Так вы избежите проблем, если сотрудник откажется уходить  в отпуск в установленное для  него время. Приложите к графику  отпусков ознакомительный лист, в  котором сотрудники распишутся, что  ознакомлены с графиком. О времени  начала отпуска сотрудника нужно  известить не позднее чем за две недели до его начала . Для этого нужно направить сотруднику письменное уведомление.
    Основные документы, необходимые для проведения и оформления результатов аттестации работников.
Аттестация - это  процедура проверки соответствия  сотрудника занимаемой должности.
Аттестация, в отличие от обычной оценки персонала, - это формализованная и регулярная процедура. Кроме того, у аттестации и оценки совершенно разный юридический  статус и разные последствия. По результатам  оценки нельзя уволить сотрудника, а по итогам аттестации можно (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Однако увольнение будет правомерным лишь в том  случае, если в фирме действует  положение об аттестации, составленное и утвержденное по всем правилам трудового  законодательства.
Как составить положение  об аттестации
За основу этого документа можно взять  Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических  работников и других специалистов предприятий  и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и  связи (утверждено постановлением ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 5 октября 1973 г. №470/267). При разработке положения  придерживайтесь следующих правил:
-обязательно  оговорите в положении, какие  именно сотрудники подлежат аттестации. И помните, что аттестацию нельзя  проводить для одного сотрудника, преследуя цель уволить его; 
-Аттестация  служащих должна проводиться периодически (скажем, один раз в три года). Если кроме очередных аттестаций вы планируете проводить и внеочередные, то четко определите основания, по которым будут назначаться такие аттестации (например, если принято решение об обучении персонала с целью повышения квалификации или открылся конкурс на замещение вакантной должности);
-если  результаты аттестации могут  послужить основанием для увольнения  сотрудника, в состав аттестационной  комиссии должен входить член  профсоюзного органа (ст. 82 ТК РФ). Разумеется, при отсутствии в  фирме профсоюза не обязательно  включать в комиссию представителя  сотрудников. И все же, если  он будет там присутствовать, это даст вам дополнительные  аргументы в пользу вашей объективности;
-в положении  об аттестации необходимо оговорить,  по каким критериям вы будете  оценивать сотрудников. Причем  критерии должны быть одинаковыми  для всех. Например, как сотрудники  выполняют нормы труда, соблюдают  ли они трудовую дисциплину, какие  результаты показали на предыдущей  аттестации;
-в положении  нужно подробно описать всю  процедуру аттестации. Аттестация кадров может проходить в форме собеседования, письменного экзамена или практического занятия. Обязательно конкретизируйте, как именно будет проходить аттестация в вашей фирме. Положение об аттестации вводится в действие приказом генерального директора. После того как положение вступит в силу, с ним нужно знакомить под расписку всех работающих сотрудников и каждого нового сотрудника при приеме на работу. В типовой трудовой договор включите обязанность сотрудника проходить аттестацию. Трудовой кодекс РФ не содержит каких-либо ограничений для сотрудников по проведению аттестации. Но вы можете освободить от нее, например, беременных женщин.
Процедура аттестации
Любая аттестация начинается с принятия решения  о ее проведении. Такое решение  принимает руководитель фирмы или  сотрудник, в чьей компетенции находится  назначение аттестации. Решение оформляется  приказом. В него включается информация:
    о сроках (графике) и месте проведения аттестации;
    о круге сотрудников, подлежащих аттестации;
    о назначении аттестационной комиссии или о сроках ее формирования (назначения или избрания, если комиссия избирается);
    если аттестация внеочередная - об основаниях проведения аттестации.
Приказом  также могут возлагаться обязанности  на кадровую службу, руководителей  подразделений по подготовке документов для проведения аттестации. Например, кадровая служба должна своевременно подготовить и передать в аттестационную комиссию сведения о том, кто из сотрудников  и когда повышал квалификацию, аттестационные листы по предыдущей аттестации и т. п. Аттестационная комиссия готовит материалы, необходимые  для проведения аттестации (копии  документов об образовании, стаже работы, должностные инструкции, характеристики и пр.). Сотрудников, которые будут  проходить аттестацию, комиссия знакомит под расписку с подготовленными  материалами и критериями оценки знаний, умений, навыков. После всех необходимых приготовлений проводится сама аттестация в соответствии с  положением об аттестации
 
    Основные  документы, регулирующие трудовые правоотношения в организации.
Согласно ч. 1 ст. 5 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) регулирование трудовых отношений и иных непосредственно  связанных с ними отношений (далее  – трудовые отношения) осуществляется в соответствии с общепризнанными  принципами и нормами международного права и международными договорами РФ, Конституцией РФ, федеральными конституционными законами. Безусловно, основным нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения, является ТК РФ, вступивший в силу с 1 февраля 2002 г. Согласно ч. 1 ст. 5 ТК РФ под трудовым законодательством следует понимать лишь федеральные законы и законы субъектов РФ. Такое узкое понимание  не исключает возможности регулирования  трудовых отношений иными нормативными правовыми актами: указами Президента РФ, постановлениями Правительства  РФ, актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления. Кроме того, трудовые отношения регулируются локальными нормативными актами, коллективными  и трудовыми договорами, соглашениями.
ТК РФ – это кодифицированный федеральный  закон, находящийся на вершине трудового  законодательства РФ (в узком смысле). Нормы трудового права, содержащиеся в иных федеральных законах, должны соответствовать ТК РФ. В случае противоречий между ТК РФ и иным федеральным законом, содержащим нормы  трудового права, применяется ТК РФ (ч. 3 и 4 ст. 5 ТК РФ). Такая важная юридическая  гарантия направлена на противодействие  попыткам легализации норм, не соответствующих  принципам трудового законодательства, закрепленным в ст. 2 ТК РФ.
В свою очередь, согласно ч. 5 ст. 5 ТК РФ если вновь  принятый федеральный закон, содержащий нормы трудового права, противоречит ТК РФ, то этот федеральный закон  применяется при условии внесения соответствующих изменений в  ТК РФ. По нашему мнению, фраза «при условии» означает, что соответствующие  изменения уже внесены в ТК РФ. Следовательно, противоречие между  ТК РФ и федеральным законом в  данной ситуации исчерпывается.
Среди федеральных законов, содержащих нормы  трудового права, особое значение имеют  те законы, которые приняты специально для регулирования трудовых отношений, по сравнению с законами, регулирующими  иные общественные отношения, но при  этом содержащими отдельные нормы  трудового права.
Акты  органов местного самоуправления
В настоящее  время органы местного самоуправления и их должностные лица принимают  или издают правовые акты, содержащие нормы трудового права. В частности, эти нормы касаются введения за счет местных бюджетов дополнительных мер  социальной защиты и гарантий трудоустройства  для представителей наиболее уязвимых слоев местного населения (инвалидов, многодетных родителей, выпускников  общеобразовательных школ и др.), а также установления режима работы организаций, деятельность которых  связана с различного рода обслуживанием  местного населения.
Коллективные  и трудовые договоры, соглашения
В соответствии с трудовым законодательством регулирование  трудовых отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров (ч. 1 ст. 9 ТК РФ). Отметим, что значение договорного способа регулирования  трудовых отношений постоянно возрастает.
Законодатель  устанавливает рамки регулирования  трудовых отношений в рассматриваемых  договорах и соглашениях. Согласно ч. 2 ст. 9 ТК РФ коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать  условий, ограничивающих права или  снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы  трудового права. Если такие условия  включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
Локальные акты
Согласно  ст. 8 ТК РФ под локальными нормативными актами понимаются акты, содержащие нормы  трудового права, принимаемые работодателями (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями) в пределах своей  компетенции в соответствии с  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права, коллективными  договорами, соглашениями.
    Основные правила и обязанности работника в организации.
Согласно ст. 21 ТК РФ работник имеет право.  
на заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, установленных ТК РФ, иными федеральными законами; 
предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором; 
рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором; 
своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
отдых,  
полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте; 
профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации,

объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов; участие в управлении организацией; 
ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений; 
защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами; 
разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку,  
возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда;

обязательное социальное страхование.  
3. Основные обязанности работника, установленные ст. 21 ТК РФ, могут быть уточнены (конкретизированы) в правилах внутреннего трудового распорядка организаций, уставах, положениях о дисциплине, коллективных и трудовых договорах. При этом положение работников не может ухудшаться по сравнению с нормами трудового законодательства. 
В общем случае каждый работник обязан:  
добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; 
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации; 
соблюдать трудовую дисциплину,  
выполнять установленные нормы труда;  
соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда; 
бережно относиться к имуществу работодателя и других работников; 
незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя.

 
 
    Основные  правила хранения личных дел работников.
Хранение и  учет личных дел организуются с целью  быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового  органа под общим заголовком «Личные  дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с  года увольнения работника[11].
Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном  для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в  территориальный архив.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность  личных дел и помещенных в них  документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует  хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут  помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в  специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:
    по порядку номеров;
    в прямом алфавитном порядке;
·         по разделам, соответствующим наименованиям  структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия, а  внутри разделов — по порядку номеров  либо в прямом алфавитном порядке.
В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается  хранение личных дел в составе  так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному  делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством  сотрудника. Личные дела в составе  наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел
    Основные  принципы правового  регулирования трудовых отношений в организации.
Понятие принципов трудового  права  
Основные принципы правового регулирования трудовых и связанных с ними отношений  
1. Принципы трудового права - это установленные с помощью законодательства положения, основывающиеся на общепризнанных нормах международного права и Конституции РФ, предусматривающие правила регулирования трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений. 
2. К основным принципам правового регулирования трудовых отношений относятся, в частности: 
свобода труда, право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности; 
запрещение принудительного труда и дискриминации в сфере труда; 
защита от безработицы и содействие в трудоустройстве; 
обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда, права на отдых;
равенство прав и возможностей работников; 
обеспечение права каждого работника на выплату справедливой заработной платы не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда;

обеспечение права работников и работодателей на объединение для защиты своих прав и интересов; 
обеспечение права работников на участие в управлении организацией;

социальное партнерство',  
обязательность возмещения вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; 
обеспечение права каждого на защиту государством его трудовых прав и свобод, в том числе в судебном порядке; 
обеспечение права на разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, а также права на забастовку;  
обязанность сторон трудового договора соблюдать условия заключенного договора; 
обеспечение права представителей профессиональных союзов осуществлять профсоюзный контроль за соблюдением трудового законодательства;

• обеспечение права на обязательное социальное страхование работников.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
27. Основные распорядительные документы в организации, их подготовка, оформление и хранение. В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации  или предприятия издает распорядительные документы.
Распорядительные  документы — обладающие юридической  силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих  и перспективных задач.
К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.
Выбор вида при  создании конкретного распорядительного  документа определяется:
    уровнем органа управления, издающего документ:
    компетенцией должностного лица как субъекта управления;
    порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).
Основанием для  издания распорядительного домента  может являться: необходимость выполнения  принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решении вышестоящих  органов; собственная исполнительно-распорядительная деятельность в соответствии с функциями  и задачами организации.
Подготовку распорядительных документов поручают одному или нескольким исполнителям (должностным лицам  или структурным подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.
Этапы подготовки распорядительных документов:
    выбор вида распорядительного документа
    сбор и анализ информации
    оформление проекта распорядительного проекта
    согласование проекта
    подписание распорядительного докумета
    Основные  требования к письменной характеристике работника.
В зависимости  от целей дальнейшего использования, характеристики подразделяются на:
    внутренние - используются только внутри организации (например: при переводе работника из одного отдела в другой; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т.п.)
    внешние - составляются по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляется по месту требования (например: при призыве сотрудника военкоматом, для дальнейшего прохождения военной службы; при получении кредитов; при принятии решений муниципальными или государственными органами, в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различным мер наказаний или награждений и т.п.)
Во всех перечисленных  случаях характеристика с места  работы оформляется исходя из общих  правил.
Отдельно лишь стоит выделить тот случай, когда  характеристика необходима работнику  для предоставления в суд. Связано  это с тем, что в случае привлечения  работника к административной или  уголовной ответственности, суд  вправе запросить у работодателя сведения, характеризующие личность виновного, для вынесения правильного  судебного решения. В данной ситуации основная трудность заключается  в том, что в большинстве подобных запросов не уточняется, какие именно сведения необходимы суду. Поэтому, для  того, чтобы не навредить сотруднику, находящемуся под следствием, лицу, составляющему характеристику, желательно посоветоваться с адвокатом или  самим работником.
Данный документ составляется на фирменном бланке организации (формат листа А4), непосредственным начальником характеризующегося работника  или сотрудником кадровой службы и подписывается директором или  уполномоченным на то лицом.
Структура написания  характеристики:
    заголовок - указываются реквизиты организации, дата написания характеристики, по центру название документа (слово ХАРАКТЕРИСТИКА);
    анкетные сведения о работнике - данный раздел будет являться первым абзацем в документе, в нем указывается на чье имя выдана характеристика (ФИО сотрудника полностью), год рождения, полученное сотрудником образование;
    характеристика трудовой деятельности - в данном разделе нужно написать дату трудоустройства сотрудника в организацию, краткую информацию о карьерном росте, указать перечень наиболее значимых результатов, которых добился сотрудник;
    оценка различных качеств работника - а именно оценка личных, деловых и психологических качеств, уровень работоспособности и профессиональной компетенции сотрудника, а также информация о поощрениях, наградах или взысканиях. Например:
    личные качества работника могут быть выражены в его взаимоотношениях с трудовым коллективом, в уровне общей культуры и т.п.
    для оценки профессиональной компетенции необходимо брать во внимание опыт работы сотрудника, уровень профессиональных знаний, способность к самообразованию, знание нормативных и правовых актов, общую эрудицию и т.п.
    деловые качества работника оцениваются исходя из его аналитических способностей, умения поддерживать деловые отношения с коллегами, умения планировать работу, осуществлять руководящие функции и контроль за выполнением поставленных работ и т.п.
    при оценке работоспособности работника учитывается его активность при выполнении поставленных задач, способность к организации трудового процесса, качество и сроки выполненной работы, а также поведение в нестандартных (сложных, стрессовых) ситуациях, эффективность принимаемых решений, способность брать на себя ответственность по итогам работы.
    заключение - данный пункт указывается только во внешней характеристике, в котором необходимо написать цель составления данного документа. Например: "Дана для предъявления по месту требования".
Также в зависимости  от целей применения можно выделить следующие виды характеристик:
    на студента
    с места прохождения практики
    на ученика
    производственную характеристику
    на водителя
    для предоставления в ГИБДД
    в военкомат
    характеристику с места жительства
    бытовую характеристику от соседей
 
    Основные  функции кадровой службы в организации  и их документационное оформление
Служба по подбору  и управлению персоналом (далее - служба персонала) представляет собой самостоятельное  структурное подразделение коммерческой или некоммерческой организации. Служба персонала  решает следующие задачи:
    осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов
    формирование стабильно работающего трудового коллектива
    создание кадрового резерва
    организация системы учета кадров
Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением  функции:
    сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
    сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
    сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
    сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
    сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития
Служба персонала  выполняет следующие функции:
    работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
    оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
    учет личного состава
    хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
    контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
    изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
    анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
    создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
    работа по созданию резерва на выдвижение
    подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
    подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
    подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
    принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
    организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
    ведение всей отчетности по кадровым вопросам
Служба персонала  получает от других подразделений организации  заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики  отпусков и т.п.
     Служба  персонала направляет в подразделения:  сведения о нарушителях трудовой  дисциплины; копии приказов о  приеме, перемещении внутри организации;  увольнении работников; утверждении  (изменении) правил внутреннего  трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения  трудовой дисциплины.
     От  бухгалтерии служба персонала  получает штатное расписание, расчеты  потребности в рабочей силе, справки  о заработной плате для оформления  пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п. 
     В  свою очередь, кадровая служба  представляет в бухгалтерию сведения  о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель  учета рабочего времени, приказы  о приеме, переводе и увольнении, и т.п.
    Основные цели контроля за исполнением документов по кадрам, порядок его проведения.
Любая управленческая структура выполняет функцию  контроля. Контроль способствует усилению организованности, дисциплины, повышению  ответственности, он существенно влияет на эффективность управления. Неотъемлемой составляющей управленческого процесса является контроль наития материальных ресурсов, производственный и финансовый контроль, контроль качества и т.д. Контрольные  действия не должны быть стихийными, связанными с какими-либо чрезвычайными ситуациями. Они должны осуществляться открыто  и планомерно. Одной из составляющих функций контроля и важным элементом  документационного обеспечения  управления является контроль исполнения документов, решений и заданий.
Цель контроля исполнения документов — содействие своевременному и качественному  исполнению решений и заданий  руководства организации или  структурного подразделения. Не менее  важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и  отдельных исполнителей. Такая информация позволяет проанализировать причины  отклонений от нормальной работы, срыва  сроков исполнения документов и дает руководителю основание разработать  эффективную программу, направленную на исправление ситуации.
Технология контроля полностью определяется принятой в  организации системой регистрации  документов. Если для регистрации  используется журнальная (книжная) форма  регистрации, то для целей контроля заводят специальные контрольные  карточки или еще один (контрольный) журнал.
Журнальные формы  контрапи нельзя считать эффективными. В основном они применяются в  организациях, где в отдельное  делопроизводство выделена работа с  конфиденциальной информацией. Журнальная форма может также применяться  в организациях, небольшим объемом  документооборота. В этом случае по мере постановки документов на контроль в журнал вносят сведения о контрольных  документах, в графе примечания отмечают напоминания исполнителям, после  исполнения документа в графу  «Отметка об исполнении» вносится запись о том, что и когда сделано (например, «проведены переговоры 22.02.2011»). или  данные (дата и номер) ответного документа. Для записей о ходе контроля может  использоваться журнал регистрации  входящих документов  или отдельный  контрольный журнал.
Более распространенной формой ведения контроля сроков исполнения является использование регистрационно-контрольных  карточек (РКК). В этом случае на каждый контролируемый документ
заводят дополнительный экземпляр регистрационной карточки. Если в исполнении должны участвовать  несколько структурных подразделений, то карточка заводится для каждого. Контрольные карточки отличаются от регистрационных либо цветовой индексацией, либо проставлением штампа «КОНТРОЛЬ» или «К». Такой же знак проставляется  на верхнем поле первого листа  контролируемого документа.
 
 
    Оформление  структуры и штатной  численности. Содержание и порядок оформления штатного расписания.
Структура и штатная  численность предприятия может  быть закреплена в уставных документах (Уставе, Положении). За исключением  казенных предприятий, находящихся  на бюджетном финансировании, или  филиалов (представительств) коммерческих предприятий, такая жесткая регламентация  встречается крайне редко. В условиях рыночных отношений, жизненноважным для  любого субъекта предпринимательской  деятельности в любой сфере деятельности, является оперативное реагирование на происходящие на рынке изменения. Если же структура и штатная численность  закреплена в учредительных документах, то изменения возможны после первоначальных соответствующих изменений этих документов и необходимой государственной  регистрации таких изменений (целая  процедура). Разработка  структуры предприятия и определение  штатной численности, в лучшем случае, должна входить в обязанности  директора (менеджера) по персоналу, обладающего  необходимыми знаниями и опытом, а  также, наверное, самое важное, информацией  о рынке, состоянии фирмы и  перспективами развития. Этот документ должен быть согласован с руководителями направлений (структурных подразделений).
На основании  утвержденной структуры и штатной  численности, отдел кадров готовит  к утверждению штатное расписание
Форма штатного расписания может быть самостоятельно разработана организацией, исходя из своих потребностей, но всё-таки в  качестве бланка рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-3.
В зависимости  от размера и штатной численности  организации обязанности по составлению  и заполнению формы № Т-3 могут  быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров  или даже руководителей.
Наименование  организации в штатном расписании должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.
Следует обратить внимание, что в форме  № Т-3 указывается как минимум  две даты: дата составления штатного расписания (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также  дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.
Наименования  структурных подразделений должны указываться в соответствии с  утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки  является то, что коммерческие организации  могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые  считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и  общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при  указании подразделений должны руководствоваться  требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных  документов, так как от этого зависит  ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.
Код для  каждого структурного подразделения  устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места  структурного подразделения в иерархии организации.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.