На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Методы взаимодействия со СМИ при организации конференции

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 26.04.2012. Сдан: 2011. Страниц: 12. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  транспорта Российской Федерации
Федеральное агентство воздушного транспорта
ФГОУ  ВПО «Санкт-Петербургский государственный  Университет 
гражданской авиации» 
 

Курсовая работа по теории и практике связей с общественностью
На тему:  «Методы  взаимодействия со СМИ при организации конференции» 
 
 
 
 
 
 
 
 

                    Выполнила студентка 2 курса 781 группы
                    Иванова К.А.
                    Научный руководитель
                    Ст. преподаватель 
                    Щербо И.А. 
                     
                     
                     
                     

            Санкт-Петербург
                   2010 г.
Оглавление:
Введение           стр. 3
Глава 1 Общая  характеристика СМИ      стр. 4
      Основные понятия СМИ        стр. 4
1.2  Виды  средств массовой информации(СМИ)     стр. 5
1.3 Функции СМИ         стр. 9
Глава 2 Принципы и методы организации  конференций         стр.13
2.1 Виды  и понятия конференций              стр.13
2.2 Технологии  проведения               стр.13
2.3 Методы взаимодействия  со СМИ в рамках конференций                 стр.28
Глава 3 Организация  и проведение конференции на примере The Baltic PR Weekend . VII студенческая конференция.                              стр.32
3.1 Общая характеристика  VII студенческой конференции The Baltic PR Weekend.                 стр.32
3.2 Методы освещения  VII студенческой конференции The Baltic PR Weekend в СМИ.                                  стр.36
Заключение                 стр.39
Список литературы               стр.40 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение
         С средствами массовой информации общество сталкивается ежедневно  (газеты, журналы, радио ТВ ) , каждое из них формирует то или иное мнение.
Средства  массовой информации подразделяются на визуальные 
(периодическая печать), аудиальные (радио), аудиовизуальные (телевидение, документальное кино). Несмотря на все различия между ними, СМИ объединяются в единую систему массовой коммуникации благодаря общности функции и особой структуре коммуникативного процесса .

Привлечение СМИ  на конференцию является важным пунктом  успеха мероприятия. Каждой компании на руку если о ней будет написано в прессе, в интернете, а если еще  мероприятие прошло успешно, то это  двойной успех. У каждой компании при проведении конференции должны быть свои информационные партнеры: различные агенства, информационные порталы, газеты и журналы. В данной курсовой работе я рассмотрю каким образом происходит взаимодействие со СМИ в рамках конференции на практическом примере The Baltic PR Weekend. 

Глава 1 Общая характеристика СМИ
      Основные понятия СМИ
         Уходящее столетие выявило беспрецедентно возросшую  роль коммуникации в жизни современного общества. Век радикальных социальных перемен и невидимого технического прогресса породил череду коммуникационных революций, которые, в свою очередь, вызвали к жизни новые отношения, формы и способы общения между людьми. Развитие коммуникаций происходило скачкообразно, порождая качественно новые социально-культурные феномены, радикально меняя привычную направленность, масштабы и наполнение информационных потоков в обществе.  
Средcтва массовой информации (сокращённо «СМИ», также - Масс-медиа) — организационно - технические комплексы, которые обеспечивают быструю передачу и массовое тиражирование словесной, образной и музыкальной информации и имеют при этом следующие признаки:

Массовость: ( Применительно к законодательству Российской Федерации, 1000 и более экземпляров для газет, журналов и рассылок);  
Периодичность: , которая не должна быть меньше одного раза в год;  
Принудительность: один источник сигнала (вещатель, редакция)- много слушателей;

СМИ — это совокупность таких субъектов журналисткой деятельности, как:
Печать: газеты, журналы, альманахи, сборники, бюллетени;  
Телерадиовещание: радио, телевидение, кинопрограммы, видеопрограммы;  
Цифровые издания: издания на компакт-диске;  
Информационные агентства.  
Массовые (1000 и более конкретных адресатов) периодические рассылки с использованием телекоммуникационных сетей (как телефонной, так и сетей)  

1.2 Виды средств массовой информации(СМИ)
СМИ представляют собой учреждения, созданные для  открытой, публичной передачи с помощью  специального технического инструментария различных сведений любым лицам 1- это относительно самостоятельная система, характеризующаяся множественностью составляющих элементов: содержанием, свойствами, формами, методами и определенными уровнями организации (в стране, в регионе, на производстве). Отличительные черты СМИ – это публичность, т.е. неограниченный круг пользователей; наличие специальных технических приборов, аппаратуры; непостоянный объем аудитории, меняющейся в зависимости от проявленного интереса к той или иной передаче, сообщению или статье.
    Собственно  журналистика прямо связана с использованием развитых технических средств коммуникации — прессы (средств распространения информации с помощью печатного воспроизведения текста и изображения), радио (передачи звуковой информации с помощью электромагнитных волн) и телевидения (передачи звуковой и видеоинформации также с помощью электромагнитных волн; для радио и телевидения обязательно использование соответствующего приемника).
    Благодаря использованию этих коммуникационных средств возникли три подсистемы СМИ: печать, радио и телевидение, каждая из которых состоит из огромного числа каналов — отдельных газет, журналов, альманахов, книжной
продукции, программ радио и телевидения, способных распространяться как
по всему  миру, так и в небольших регионах (областях, районах, округах). Каждая подсистема выполняет свою долю функций журналистики на основе своих специфических особенностей.2
    Печать (газеты, еженедельники, журналы, альманахи, книги) приобрела особое место в системе СМИ. Вышедшая из-под печатного станка продукция несет информацию в виде напечатанного буквенного текста, фотографий, рисунков, плакатов, схем, графиков и других изобразительно-графических форм, которые воспринимаются читателем-зрителем без помощи каких-либо дополнительных средств (тогда как для получения радио - телевизионной информации нужны телевизор, радиоприемник, магнитофон и т.д.).
Это обстоятельство способствует проявлению ряда важных свойств взаимоотношений прессы и аудитории.
    Имеется возможность быстрого, обзорного ознакомления со всем “репертуаром” сообщений, включенных в номер или книгу. Благодаря этому можно составить общее впечатление о содержании выпуска и, далее, выбрав интересующий материал, определить характер “извлечения” (просмотр, выборочное ознакомление, подробное чтение, сохранение номера или вырезки из него для хранения и повторного ознакомления и т.д.). Кроме того, у человека есть возможность самому анализировать информацию.
    Пользоваться возможностями “отложенного чтения" — после первичного ознакомления оставить материал для внимательного и подробного прочтения в удобное время и в подходящем месте (допустим, перенести знакомство с номером на вечер, прервать чтение книги, чтобы вернуться к нему позже и т.д.).
         Вторым по времени  появления средством массовой коммуникации является радиовещание. Наиболее характерной его чертой является то, что носителем информации в данном случае оказывается только звук (включая и паузы). Радиосвязь (использующая радиоволны — эфирное вещание, осуществляемая по проводам — проводное вещание) позволяет мгновенно передавать информацию на неограниченные расстояния, причем получение сигнала происходит в момент передачи (или — при передаче на очень большие расстояния — с небольшой задержкой). Отсюда возможность такой оперативности радиовещания, когда сообщение поступает практически в момент свершения события, чего невозможно в принципе добиться в прессе. Кроме того, радио очень популярно среди автолюбителей, поскольку нет возможности обращаться к печатным изданиям и телевидению.
Характерным для радио является вневизуальность - (лат. viceo «видение»). На первый взгляд это недостаток радио, на самом же деле, составляя глубокую основу специфики радио, вневизуальность позволяет реализовать возможности звука в такой мере, в какой не позволяет сделать это телевидение.
Помимо  этого, еще одна особенность радио – та, что отсутствие видеоряда позволяет слушателям проявить свои способности “фантазирования” мысленного образа. Однако особенности радио определяют и некоторые его негативные свойства. Радиовещание в определенном смысле принудительно — передачу можно слушать лишь в то время, когда она идет в эфир, притом в том же порядке, темпе и ритме, которые заданы в студии. Поэтому  невозможно отложить прослушивание на удобное время, делать это быстрее или медленнее, в избранном порядке, тем более “просматривать”, как это свойственно контактам с печатными текстами. Эти черты радио заставляют внимательно изучать возможности тех или иных слоев аудитории и составлять программы с учетом  распределения времени, характера занятий, психического и физического состояния слушателей в различные временные отрезки.
    Телевидение вошло в жизнь в 30-х годах и стало, как и радио, равноправным участником «триумвирата» средств массовой информации в 60-х годах XX века. В дальнейшем оно развивалось опережающими темпами и по ряду параметров (событийная информация, культура, развлечение) выдвинулось на первое место.
Телевизионная специфика родилась как бы на пересечении  возможностей радио и кино. От радио телевидение взяло возможность передавать сигнал с помощью радиоволн на далекие расстояния - этот сигнал одновременно имеет звуковую и видеоинформацию, которая на экране телевизора в зависимости от характера передачи несет кинематографический характер или же характер фотокадра, схемы, графика и т.д. На экране телевизора может быть воспроизведен и печатный текст.
Как и  на радио, на телевидении возможна организация  оперативных передач как из студии, так и с места событий (хотя прямое включение имеет ряд трудностей технического порядка, преодолеваемых с развитием видеотехники и каналов связи). Преимущества же такой оперативной «живой» передачи, идущей прямо в эфир с места события, в значительно большем, чем у радио, «эффекте присутствия», поскольку в органическом единстве находятся звуко- и видеоряд и задействованы оба важнейших типа рецепторов человека, что обеспечивает создание более прочных связей с аудиторией.
    Такая же (как и у радио) «принудительность» телепрограмм, т.е. невозможность для  зрителя изменить время просмотра  передач, их порядок и структуру, требует особенно тщательного подхода к составлению программ.
Печать, радио и телевидение представляют собой своеобразный “триумвират” средств массовой информации, каждое из которых обладает рядом особенностей, проявляющихся в виде и способах донесения информации до аудитории. Однако при наличии специфичных свойств печать, радио и телевидение имеют нечто общее — это способность донести до массовой аудитории более или менее оперативно словесно-понятийную и эмоционально-образную информацию.
    К этим “триумвирам” в последнее десятилетие присоединяется и активно развивающийся четвертый тип каналов информации — всемирная компьютерная сеть (представленная в наше время Интернетом), в которой значительное место (наряду со специальной) занимает массовая информация. Это электронные версии и дайджесты газет, т.е. сетевые газеты и журналы, радио- и теле – “сетевещание”, сайты (“странички") отдельных журналистов, притом оперативно меняющие содержание и получаемые в режиме реального времени. Таким образом, компьютерные сети соединяют в себе возможности всех типов СМИ, правда, печатные тексты могут читаться лишь с монитора (и при необходимости распечатываться на собственном принтере
                                                  
  1.3 Функции СМИ
          Функция (лат. functio "обязанность, назначение, характер деятельности, исполнение обязанностей")3
Рассмотрение  и анализ функций любой  системы  социальной деятельности - важнейший  момент ее теории.
Это связано  с тем, что процессы, происходящие в каждой системе социальной деятельности, определяются, в конечном счете, тем, что она осуществляет определенную функцию в более широком целом.
Вообще  у СМИ огромное количество функций  в совершенно разных сферах.
Например, Е.П. Прохоров, считая журналистику полифункциональной системой, выделяет следующие  шесть функций журналистики:
1.коммуникативную - функцию общения, налаживания контакта, которую автор называет исходной функцией журналистики;
2.непосредственно-организаторскую, в которой наиболее наглядно проявляется роль журналистики как "четвертой власти" в обществе;
3.идеологическую (социально-ориентирующую), связанную со стремлением оказать глубокое влияние на мировоззренческие основы и ценностные ориентации аудитории, на самосознание людей, их идеалы и стремления, включая мотивацию поведенческих актов;
  4.культурно-образовательную, заключающуюся, по мнению автора, в том, чтобы, будучи одним из институтов культуры общества, участвовать в пропаганде и распространении в жизни общества высоких культурных ценностей, воспитывать людей на образцах общемировой культуры, тем самым  способствуя всестороннему развитию человека;
5.рекламно-справочную, связанную с удовлетворением утилитарных запросов   в связи с миром увлечений разных слоев аудитории (сад, огород, туризм, коллекционирование, шахматы и т.д. и т.п.)";
  6.рекреативную (развлечения, снятия напряжения, получение удовольствия).4
         Но следует отметить, что непонятно выделение автором  непосредственно – организаторской  функции. Ведь, поскольку журналистика является и четвертой властью  в обществе, стало быть, она влияет и на мировоззрение и взгляды людей, мотивирует их поведение. Следовательно, эту функцию можно объединить с идеологической. Однако СМИ проявляют себя в совершенно различных сферах,
в каждой из   которых СМИ выполняют  свою определенную функцию.
Так, например, С.Г. Корконосенко выделяет 4 такие сферы: экономическую, политическую, духовно-идеологическую и социальную.
В каждой из этих сфер СМИ играют свои социальные роли: - производственно-экономическую,
- регулирующую,
- духовно-идеологическую,
- информационно-коммуникативную.5
Так, в  экономической области она становится элементом системы производства, приобретает качества товара. В социальном измерении главным является сбор, накопление, хранение, переработка  и распространение информации.
 В  духовной сфере пресса выполняет  познавательную, образовательную, воспитательную  функции, свойственные всем идеологическим  институтам.
В данном случае это не функция журналистики, а функция информации, которую  обрабатывает журналистика. 6
Так же, как и сбор, хранение и т.д. информации, так как это слишком ограниченное определение функции в социальной сфере. Автор также определяет субъектов, которые оказывают влияние на формирование функций СМИ.
Генеральным субъектом по отношению к журналистике является общество. На  удовлетворение потребностей всего общества направлены функции интеграциии познания, выполняемые журналистикой. Отдельные социальные структуры, как субъекты, своими потребностями в завоевании и удержании власти определяют такие функции журналистики, как пропаганда, агитация, организация. Личность определяет функции ориентации, морально – психологического удовлетворения. 

         Для такого специфического вида социальных субъектов, как журналисты, журналистика выполняет служебно-профессиональную и творческую функции.
Однако  вызывает сомнение само деление субъектов, поскольку журналист может выполнять  не только  творческую и профессиональные функции, но также использовать прессу в своих собственных интересах.
Автор полагает возможным различать еще и социальное назначение журналистики, или ее генеральную функцию, которая состоит в регулирующем и преобразующем воздействии на социальную практику в соответствии с актуальными общественными интересами. Но при этом автор не связывает эту функцию ни с одним субъектом.
Но данные авторы, по всей видимости, отождествляют  фукнкции журналистики и функции  СМИ. Функции средств массовой информации более разнообразны  и журналистика не исчерпывает весь спектр деятельности СМИ. Однако различная деятельность средств массовой информации выходит за рамки деятельности журналистики, как, например, прямая трансляция по телевидению  заседания какого-либо съезда или сессии парламента, трансляция по телевидению или радио балета (спектакля, эстрадного концерта), публикация (оглашение) законодательных актов, указов и прочих нормативных актов государственных властей, трансляция урока английского (или любого другого) языка, трансляция (публикация) программы передач, сводки погоды, рекламы очередного товара. То есть понятие “журналистика” может появиться тогда и только тогда, когда дается оценка текущему событию. Только при этих условиях комментатор становится журналистом, а комментарий - элементом журналистской деятельности.
Таким образом, мнение журналиста-практика - руководителя еженедельника "Тайм", приведенное С.Г. Корконосенко в своей работе, является достаточно объективным: "Мы по-прежнему имеем дело с оценкой текущих  событий и не претендуем на беспристрастность"7. Таким образом, различные авторы по-разному рассматривают функции средств массовой информации. Но, на мой взгляд, самое простое разделение функций можно встретить в современных исследованиях:
    гуманитарные функции СМИ - информирование, образование, развлечение и т.п.;
    политические функции СМИ - формирование массового общественного сознания и/или направленное влияние на отдельные группы населения.
 Видимо, эти функции названы политическими,  поскольку политическая власть  воздействует на общественное  мнение, формирует определенную  идеологию в массах, привлекает  к политическим идеям различные группы лиц. Особенно сильно процесс влияния на общественное мнение происходит во время политических выборов, когда внедряются  установки, стереотипы, навязываются свои цели и человек побуждается к определенному  действию. 

Глава 2 Принципы и методы организации конференций
2.1 Виды и понятия  конференций
         Конференция - это  обычно мероприятие с числом участников, превышающим несколько десятков человек. При организации крупной конференции количество участников может исчисляться сотнями.
От  (латин. conferentia) (офиц.) Собрание, совещание представителей каких-н. государств, научных, общественных, учебных организаций для обсуждения каких-н. особых вопросов. Бывает множество видов конференций: партийная конференция( сбор представителей партии). международная конференция(сбор представителей разных народов, государств), пресс-конференции( мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности  ), веб-конференции (Технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения. При этом каждый участник находится на своём рабочем месте за компьютером.)
2.2 Технологии проведения 

Выбор цели:  

              Начнем с самого общего. У вашей (как и у любой  другой) компании должна быть стратегия, т.е. некоторая глобальная, но конкретная (по времени достижения и по результату) цель, к которой можно приблизиться в ходе достижения других, менее значительных целей. Не забывайте классику – «любой ветер не будет попутным, если не знаешь, куда плыть».
              Чтобы определить свою стратегию, необходимо понять, что вам  нужно от бизнеса, чего вы намереваетесь  добиться. Иначе говоря, любой проект – это отражение какой-либо бизнес-идеи.
              Чтобы разработать  стратегию, необходимо поставить цель, осознать свои собственные устремления и желания.
              Хотите ли вы стать  «первым парнем на деревне», или  ваша цель – организация мероприятий, на которых будут выступать Президент  страны или премьер-министр?
              Получаете ли вы удовольствие от нескончаемого потока новых знакомств и встреч?
              Удовлетворитесь ли вы положением эксперта-лидера в какой-то одной отрасли либо претендуете  на более широкий охват?
              Наконец, не следует  забывать, что в итоге вы должны получить какие-то деньги, необходимые  для вашего существования и для поддержания или развития вашей компании. Так какие деньги вас устроят?
Цели, например, могут быть такими:
    «застолбить поляну», т.е. первым поднять для обсуждения какую-либо актуальную проблему;
    оставить хорошее впечатление и создать задел на будущее;
    обеспечить себя надежными и долговременными бизнес-контактами;
    найти инвестора;     
    осуществить исследование рынка или товара;
    удовлетворить потребности покупателя – участника конференции.
 
              К каждой подобной цели следует подходить критически и  внимательно. Хорошо известно, что цель поставлена правильно, если она удовлетворяет следующим требованиям. Цель должна:
    быть измеримой, т.е. иметь какие-то определенные качественные и/или количественные характеристики, по которым можно оценить текущее состояние на пути к ее достижению и момент завершения деятельности;
    быть ясно и четко описанной, не содержать двусмысленностей и неточностей;
    иметь достаточно точные временные характеристики, т.е. можно ожидать и планировать, что и когда получится или произойдет;
    быть реально исполнимой в пределах ваших конкретных возможностей, в противном случае вы имеете дело не с целью, а с пустыми мечтами и фантазиями;
    содержать мотивацию, стимулировать сотрудников на достижение заданных, высоких результатов, поощрять инициативу и творчество;
    быть согласованной между руководителем и подчиненными; лучше всего, когда исполнители сами определят цель, а не бездумно, как в армии, согласятся с тем, что им прикажет руководство. Однако иногда следует поступить наоборот – руководству требуется дать указание, поскольку подчиненные могут недооценивать свои способности и поставить чересчур мелкие цели по сравнению со своими реальными возможностями.
 
         Определение масштаба  

         Конечно, чем выше выставлена планка, тем выше прыгнешь.
         Но не следует  страдать гигантоманией и глупым максимализмом, созывая вселенский собор, на который никто, разумеется, не приедет. Нет ничего более грустного или смешного (смотря с какой позиции наблюдаешь), чем «международный симпозиум», на котором сидит десяток участников, и все они из одного города. К сожалению, я таких симпозиумов видел довольно много за последние годы.
         При выборе формата  нужно учитывать, в первую очередь, масштаб основной темы, степень ее универсальности, а также необходимость  и ваши реальные возможности по привлечению к участию в мероприятии наиболее важных, ключевых фигур.
         Название  мероприятия  
         Не забывайте, что  «как корабль назовешь, так он и  поплывет». Кроме термина, обозначающего  формат (см. классификацию ранее), название мероприятия должно четко отразить ключевую идею. Оно должно быть ярким, броским, запоминающимся, отражающим суть.
         Выбор названия мероприятия  сродни выбору слогана, используемого  для продвижения фирмы или  товара. Здесь можно и нужно  использовать те же самые принципы.
         Особенно важно  не забывать нумеровать мероприятие, если оно проводится уже не первый раз. Любому человеку ясно: если его приглашают принять участие хотя бы в пятой конференции «Использование микротехнологий в авиации и космонавтике», то это мероприятие уже имеет свою историю, своих постоянных участников, свои традиции.8 Его уже можно отнести к категории «раскрученных». Даже если ранее вы о нем не слышали, пятилетний возраст уже позволяет думать о том, что это – не пустая затея.
         С названием тесно  связан следующий важный пункт, которым должна заниматься рабочая группа: выбор тематики мероприятия. 

         Тематика  мероприятия  

         По своей сути определение тематики мероприятия  является более подробным, расширенным  описанием названия, его расшифровкой.
         Довольно часто  встречаются мероприятия, организаторы которых не могут четко определить рамки обсуждаемых проблем. 
         Здесь, как и в  случае с форматом, не следует болеть гигантоманией, не стоит гнаться  за всеми зайцами сразу. Выберите одного-двух, но самых жирных.
         При определении  тематики крайне важна роль специалиста-консультанта, который может четко очертить границы мероприятия, отметить самое интересное, самое злободневное, но, в то же время, логически увязанное между собой.
         Таким образом, мы осознали, какой «товар» хотим вынести  на рынок, т.е. что будем продавать. Мероприятие начинает приобретать конкретные очертания. Поэтому естественным образом можно перейти к следующему вопросу: кому вы собираетесь его продавать? Кто этот «товар» купит? Кстати, в зависимости от ответа тематические направления можно сформулировать различным образом.
         Другими словами, мы переходим к сегментированию  рынка или выбору целевых групп.9 

        Определение целевых групп 

               Итак, следующая важная задача – определить свой целевой  рынок или рыночный сегмент. Другими  словами, вам необходимо:
          определить всех тех потенциальных участников, кто заинтересован в вашем мероприятии;
          понять, какие факторы влияют на принятие ими решения об участии в мероприятии;
          попытаться разделить их на какие-то подгруппы (в зависимости от потребностей, которыми эти люди руководствуются, принимая решение об участии);
          разобраться, где лучше всего с ними общаться;
          проверить на практике свои предположения.
               Например, в любой  отрасли можно выбрать злободневные темы, рассчитанные на руководителей  предприятий и организаций, на главных бухгалтеров, на маркетологов и т.д. и т.п.
               Самая распространенная ошибка, когда вы придумали вроде  бы неплохое, т.е. интересное и актуальное по тематике мероприятие, но четко не определили, на кого же оно рассчитано.
               Легко и просто, когда вы собираетесь обсуждать, например, последние изменения в налоговом законодательстве. Ясно, что сюда приглашаются, в первую очередь, главные бухгалтеры и, возможно, руководители предприятий.
               Но во многих других случаях ситуация может быть не столь  однозначной. 

Место и время проведения  

              Тема мероприятия  играет, конечно, важнейшую роль в  привлечении участников. Однако и  место проведения не менее важно.
              При его определении  нужно учитывать следующие обстоятельства.10
              Выбор места проведения крайне важен, потому что уже с  подъездных путей и парковки у всех участников начинает формироваться отношение к мероприятию. Вся ваша замечательная программа не будет по достоинству оценена участниками, если она реализуется в заштатном зале с ободранными креслами. Более того, ваши докладчики также вряд ли согласятся иметь с вами дело в будущем после выступления в таком помещении.
              Всегда было интересно  совместить толковое (по программе) мероприятие  с посещением какого-то необычного места.
              Разыскивайте необычные  места проведения. Это всегда повышает интерес потенциальных участников.
              Разумеется, чтобы  найти такие нестандартные решения, нужно постоянно общаться с клиентами, выяснять их потребности и запросы. Что-то они смогут подсказать для  того, чтобы вы смогли выйти на уровень  исполнения их пожеланий. Однако не следует на этом уровне останавливаться, нужно искать такие решения, которые удивят и покорят клиентов своей необычностью и по этой причине сделают вас неотразимым.
              Мероприятие можно  организовать не только в родном городе, но и во множестве других интересных мест. 

         Персонал  по подготовке  
         Особо хочу подчеркнуть  важность подбора людей, которые  будут работать по подготовке мероприятия. На начальном этапе их может быть очень немного (1–3 чел.), но это должны быть люди, в первую очередь заинтересованные в успехе. Именно они будут реализовывать ваш бизнес-план.  

         Количество людей, занятых подготовкой мероприятия, определяется, разумеется, его масштабом. С некоторыми небольшими событиями  вполне управится и один человек. Типичный состав группы по подготовке конференции «средних» размеров (100–200 участников) – 2–3 чел.
         Если мероприятие  организуют несколько компаний, то, как уже отмечалось ранее, формируется  рабочая группа, в которую обычно входит по одному представителю от каждого соорганизатора.
         Как мы уже упоминали, во главе всей работы по подготовке мероприятия должен стоять руководитель рабочей группы – менеджер проекта.
         Следует подчеркнуть, что основные функции менеджера  проекта должны быть следующими:
      играть основную роль в разработке концепции и бизнес-плана мероприятия;
      обеспечивать плодотворное функционирование рабочей группы;
      готовить и оформлять договоры и соглашения по мероприятию;
      разрабатывать графики финансовых и трудовых затрат для подготовки и проведения мероприятия;
      следить за выполнением плана намеченных работ и своевременно его корректировать;
      разрабатывать оперативные задания другим членам рабочей группы и контролировать их выполнение.
   
План-график    

              Определив сроки  проведения мероприятия, вы уже поставили  себя в определенные временные рамки.
              По международным меркам серьезные (особенно научные) конференции начинают готовить, по меньшей мере, за 1–1,5 года, а обычно и больше до начала проведения. Крупные ежегодные мероприятия объявляются за 2–4 года (по крайней мере, анонсируются место и время проведения, состав Оргкомитета, основная тематика).
              Период подготовки, разумеется, существенно зависит  от масштабов мероприятия. Небольшой  семинар можно собрать за 2–3 месяца. Для подготовки средней по уровню конференции нужно не менее полугода. Идеальный срок – один год.
              В любом случае вы должны составить план-график своих  действий, привязывая его к основным этапам и задачам подготовки мероприятия. Как правило, основные идеи технологии составления, и реализации плана-графика  работ по подготовке мероприятия  сводятся к следующим принципам:
      четко определить цели, результаты и перечень работ проекта с учетом возможных приемлемых рисков и неопределенностей;
      определить ресурсы и ответственность членов рабочей группы за проект в целом и отдельные его части;
      создать систему комплексного и прогнозирующего планирования работ и параметров проекта;
      создать систему мониторинга, контроля и регулирования хода выполнения проекта;
      создать команду проекта и управлять ею с целью объединения и координации усилий всех исполнителей, вовлеченных в проект.
   
              Главное – это  достижение целей проекта в рамках заданного времени, бюджета и  качества.
              Разумеется, тот план, который вы первоначально составите, наверняка не будет исполнен. Суть плана не в том, чтобы его составить  и затем скрупулезно исполнить, а в том, чтобы не забыть главные шаги по подготовке мероприятия, придумать в ходе его составления те интересные особенности, которые потом будут определять неповторимость и уникальность именно вашего события. Кроме того, очень важно, кто и как будет реализовывать ваш план.
Управление  проектом  

              Сейчас практически  все известные в мире компании используют в своей деятельности методы и средства профессионального  управления проектами.
              В процессе подготовки крупного мероприятия постоянно  возникают непредвиденные ситуации, которые не могут быть во всех случаях  четко спланированы, всегда присутствует значительная неопределенность в развитии событий. Применяя при этом проектно-ориентированную технологию, вы можете четко определять цель, результаты проекта, состав работ, учитывать связи и влияние на проект различных обстоятельств и многочисленных участников, рассчитывать эти влияния в виде определенных рисков, учитывать их в проекте и строить обоснованные на расчетах планы его реализации. Такой подход позволяет понять, что необходимо сделать, какие вы хотите получить результаты, определить, кто для этого нужен, какие ресурсы требуются, в какие сроки можно выполнить работы.
              Таким образом, с  помощью проектно-ориентированного подхода из расплывчатых и несистемных пожеланий можно перейти к обоснованным, рассчитанным и обеспеченным реалиями параметрам проекта. Эффективность такой целенаправленной деятельности может существенно возрасти.
              Таким образом, профессиональное управление проектом – это творческая деятельность по руководству и координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия, т.е. жизненного цикла проекта. При этом широко применяются современные методы и технологии управления. 

Бюджет  мероприятия
              После того как вы нашли интересную тему, разработали  замечательную концепцию, необходимо заняться составлением бюджета или  сметы мероприятия, т.е. оценить доходы, расходы и результат (для примера в приложении 3 приведена расходная часть типовой сметы двухдневного мероприятия, а в приложении 4 – структура общей сметы мероприятия).
              Разумеется, это будут  предварительные оценки, но без них  невозможно отправляться в путь, можно  не доплыть до берега. Как хорошо известно, приходы почему-то всегда отстают от плана, а расходы стараются «убежать вперед». Поэтому старайтесь относиться к подготовленной смете как к закону.
              Тем не менее, попытки  прогнозировать наполнение бюджета  на основе текущих данных – занятие неблагодарное. Поэтому имеет смысл запланировать и проанализировать три варианта развития событий: лучший, худший и средний (наиболее вероятный).
              Кроме того, следует  помнить, что деньги начнут поступать  к вам не сразу, а расходы начнутся гораздо раньше. Поэтому кроме оценки приходов и расходов целесообразно прикинуть план движения денежных средств.
              Ну и, наконец, не следует забывать, что не деньгами едиными все определяется. Нужно  внимательно проанализировать все  имеющиеся ресурсы, особенно полезные знакомства, связи, контакты. Множество вопросов при подготовке и проведении мероприятия можно (и нужно) решать на бартерной основе.
              Если хорошо продумать  планируемое мероприятие, то большинство  привлекаемых партнеров (по обеспечению  гостиницами, транспортом, питанием и т.п.) всегда будет заинтересовано в его успешном проведении. Следовательно, всегда имеется основа для ведения переговоров о бартере или, по крайней мере, об отсутствии предоплаты.
              В этом бизнесе начальные  вложения могут быть существенно  минимизированы.
         Определение условий участия  в мероприятий  

         В данном же случае вам  необходимо установить и объявить какую-то цену, которая для участника носит  название регистрационный взнос.
         Каким установить регистрационный  взнос для слушателей? Каким его  сделать для других категорий участников, организаций и лиц?
         Ищите «золотую середину»! По своей сути величина регистрационного взноса, т.е. цена мероприятия, отражает ваше отношение к своему же «товару» (или услуге).
         Сверхнизкая цена означает, что вы позиционируете себя как компания, которая «лепит дешевку», т.е. выпускает второразрядную продукцию. Вряд ли это привлечет много желающих покупателей.
         Низкая цена говорит  о том, что вы организуете неплохие, возможно, мероприятия по низкой цене. Это – подходящая позиция, которая всегда привлекательна для потенциальных участников.
         Высокая цена свидетельствует, что у вас все «супер», все  на высшем уровне. На такое предложение  также могут «клюнуть» многие. Однако не следует забывать, что  это налагает и соответствующие  обязанности.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.