Здесь можно найти образцы любых учебных материалов, т.е. получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Порядок документооборота.Систематизация документов, правила формирования дел и их оформление

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 30.04.2012. Сдан: 2011. Страниц: 20. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


                            ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ       
                   ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ   УЧРЕЖДЕНИЕ
                       ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО   ОБРАЗОВАНИЯ
    «МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
                                              ИМЕНИ М.А. ШОЛОХОВА» 
 

 
                            работа  по предмету 

           Документационное обеспечение
                            Управления 

                                 вопросы: 

                 1.Порядок документооборота. 

         2.Систематизация документов, правила формирования
         дел и их оформление.
         3.Информационные справочные документы, их виды
          и название.
         4.Требования к подготовке организационных документов.
                    
 

                                                                  Выполнил:  
                                                                  Студент 4 курса заочного отделения
                                                                 
                                                                  преподаватель:
                                                                 
                                                                   «Допущен к защите» 

                                                                   «        »                                    2010 г. 
 

                                                                   2010 г.     

                                                    Оглавление 

Вопрос  1. Порядок   документооборота 3
1.1. Составление и оформление документов 4
1.2. Прием и регистрация документов 5
1.3. Контроль за исполнением документов 8
1.4. Передача документов в архив 9
Выводы к вопросу  1 10
Тест  к  вопросу  1 11
Вопрос  2. Систематизация документов, правила формирования дел  и  их  оформление 15
2.1. Систематизация документов 15
2.2. Формирование дел 16
2.3. Оформление дела 19
Вывод  к  вопросу  2 20
Тест  к   вопросу  2 22
Вопрос  3.  Информационные справочные документы,их виды и название 25
Вывод  к  вопрос  3. 32
Тест  к   вопросу  3. 34
Вопрос 4.  Требования к подготовке организационных документов 38
Вывод  к  вопрос  4. 42
Тест  к  вопросу  4. 43
Список использованной литературы 47

Вопрос  1. Порядок   документооборота

 
     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив.
     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:
    По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
    По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
    По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными.
    По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.
     Первичные документы бухгалтерского характера  заполняются бухгалтером. К ним  относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. 

Основные этапы  документооборота: 

  1.1. Составление и оформление документов
     Чтобы документы могли служить достоверным  основанием для бухгалтерских записей  и иметь юридическую силу, к  их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен  на бланке. Лишь при отсутствии бланков  допускается составление документа  на чистом листе бумаги.
     Бланки  документов изготавливают на белой  бумаге или на бумаге светлых тонов  формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).
     Документ  составляется по определенной форме, установленной  для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно  и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Отсюда вытекает общее правило составления документов.
     Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением  операции либо непосредственно вслед  за ее совершением. Своевременность  составления документов является важнейшим  условием правильности отражения операций в документах и своевременности  записей их в учетных регистрах.
     Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации.

1.2. Прием и регистрация документов

     На  предприятии различают три основных потока документации:
    входящие документы, поступающие из других организаций;
    исходящие документы, отправляемые в другие организации;
    внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
     Все документы, поступающие на предприятие  проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
     Служба  документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.
     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.
     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.
     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.
     Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".
     Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует.
     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации - это снятие с документа  показателей (реквизитов) и занесение  их в определённую регистрационную  форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для  создания базы данных о документах учреждения.
     Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении  документа в организацию.
     В учреждении, имеющем отделы, регистрация  внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.
     Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий № (индекс); дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор (корреспондент) - т.е. чей это документ; заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает); ход исполнения; № дела (куда документ помещен после исполнения)
     Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.
     Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе. 
 
 

1.3. Контроль за исполнением документов
     Контроль  играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:
    контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений;
    контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов:
    постановку документов на контроль;
    проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
    предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
    учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
    регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
    снятие исполненных документов с контроля.
     Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому 
Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе. 
 
 

1.4. Передача документов в архив
     Исполненные учетные документы хранятся в  архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета.
     Расположение  в делах документов в зависимости  от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:
    По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
    По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
    По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);
    По номерам документов.
     Сдача дел в архив из структурного подразделения  производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается  с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив  по описи.
     Дела  временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.
     В центральном архиве хранятся дела законченных  отчетных периодов (прошлых лет). В  местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года). 
 
 

Выводы  к вопросу  1

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.
     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив.
     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:
-По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние.
-По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы.
-По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными
-По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. 

Основные этапы  документооборота:
Составление и  оформление документов;
Прием и регистрация  документов;
Контроль за исполнением документов;
Передача документов в архив. 
 

Тест  к вопросу 1 

Вопрос  1
 Документ это?
Варианты ответов
1. Бланки  изготавленный на белой бумаге.
2. Закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение.
3. Лист чистой бумаги.
4. Архивное дело.  

Вопрос  2
 Документооборот это?
Варианты ответов
1. Составляемый по определенной форме документ.
2.Архив состоящий из дел.
3. Движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив.
4.Движение почты от отправмтеля к получателю. 

Вопрос  3
 По отношению к предприятию документы внешние это? 

Варианты ответов
1. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций.
2. Бухгалтерская  документация.
3. Все документы применяемые в настоящее время.
4. Вся документация создаваемая на предприятии. 

Вопрос  4
По назначению документы подразделяются на?
Варианты ответов
1. На первичные и сводные документы.
2. На однострочными и многострочными.
3. На внешние и внутренние.
4. На распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. 

Вопрос  5
Как составляют документы?
Варианты ответов
1.Произвольная форма.
2. Определенные требования ,обязательным заполнением всех необходимых реквизитов, должен быть снабжен всеми подписями.
3. С обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.
4. Документ должен быть снабжен всеми подписями. 

Вопрос  6
По объему отраженных хозяйственных операций документы бывают?
Варианты ответов
1. Внешние и внутренние.
2. Первичные и сводные документы.
3. Однострочными и многострочными.
4. Подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские
документы. 

вопрос  7
 Когда необходимо составлять документы?
Варианты ответов
1.Заранее.
2.В любое време.
3. Одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.
4.До итечения необходимого срока. 

Вопрос  8
Какие документы, проходят первичную обработку?
Варианты ответов
1. Исходящие документы.
2. Внутренние документы.
3. Поступающие на предприятие.
4.Все документы. 
 

Вопрос  9
Когда должны обрабатываться и отправляться исходящие документы?
Варианты ответов
1. После рассмотрения руководителем.
2.Сразу после создания.
3. На усмотрение службы документационного обеспечения.
4. В день регистрации. 
 

Вопрос  10
 зачем необходима регистрация?
Варианты ответов
1.Для подсчёта документов.
2.Для учёта в архиве.
3.Для соблюдения правил.
4. Придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вопрос  2. Систематизация документов, правила формирования дел и их  оформление
2.1. Систематизация документов
     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии  должна составляться номенклатура дел.
       Номенклатура дел – это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме  технической документации и печатных  изданий. При составлении номенклатуры  дел предприятиям необходимо  учитывать требования к номенклатуре  дел, содержащиеся в Государственной  системе документационного обеспечения  управления, Основных правилах работы  ведомственных архивов, перечнях  документов с указанием сроков  хранения. Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами,  утверждается руководителем предприятия  и вводится в действие с  1 января следующего календарного  года.
       Номенклатура дел составляет  по установленной форме и включает  в себя реквизиты:
      наименование предприятия,
      наименование вида документа,
      дату,
      индекс,
      место составления,
      гриф утверждения,
      заголовок к тексту,
      текст,
      подпись,
      гриф согласования.
     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номера дел (свободное  место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении  календарного года на предприятии.
       По окончании календарного года  к номенклатуре дел составляется  итоговая запись о количестве  заведенных дел отдельно постоянного  и временного сроков хранения. 

2.2. Формирование дел
     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.
     Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.
       При формировании документов  в дела по предметно – вопросному  признаку за основу берется  их содержание. Например: «Документы  по вопросам повышения качества  продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
       Авторский признак предполагает  группировку в дела документов  одного автора. Например: «Протоколы  производственных совещаний предприятия  за один год».
       Для группировки переписки используется  корреспондентский признак. При  этом в заголовке дел указывается  корреспондент, с которым ведется  переписка и раскрывается содержание  вопроса. Например:«Переписка с  машиностроительным предприятием  о взаимных расчетах».
       Объединение в одном деле документов  нескольких корреспондентов осуществляется  по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной  Сибири по вопросам поставки  продукции».
       Группировка документов, за какой  либо определенный период осуществляется  по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной  деятельности предприятия и капитальных  вложениях». Планово – отчетные  документы группируются в дела  по номинальному, авторскому, предметно  – вопросному и хронологическому  признакам. 
       Дела формируются в соответствии  с номенклатурой дел предприятия.  В дело должны помещаться документы,  которые своей содержательной  частью соответствуют заголовку  дела.
       При формировании дел необходимо  соблюдать следующие требования:
     1. документы постоянного и временного  сроков хранения необходимо группировать  в дела раздельно;
     2.  подлинники отделять от копий;
     3. годовые планы и отчеты –  от квартальных и месячных, утвержденные  документы – от их проектов;
     4.  включать в дело по одному  экземпляру каждого документа.
     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
     В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода  времени работы сотрудника на предприятии).
     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
     Приложение  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они  относятся.
     Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, копии – заверительную  надпись, отметку «В дело».
     Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
     Приняты определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
     Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и  подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в  дела вместе с приложениями в порядке  их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы  по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному  составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное  дело приложений к данным приказам.
     Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления.
     Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько  лет, формируются в деле первого  года, а отчеты по выполнению перспективных  планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.
     Лицевые счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий.
     Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководителя предприятия  и др. группируются по хронологии и  порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
     Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической  последовательности: документ – ответ  помещается за документом – запросом.
     Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 

2.3. Оформление дела
   Дела  организации подлежат оформлению при  их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками соответствующих  структурных подразделений при  методической помощи и под контролем  ведомственного архива.
   Правильно оформленные документы в делах  помогут в создании хорошего архивного  фонда области, края, региона. В некоторых  регионах изданы законы об архивном фонде.
   В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление  листа – заверителя дела, составление  в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
   Обложка дел постоянного и долговременного  хранения оформляется по установленной  форме. По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются  номера приказов, протоколов, виды и  формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать  году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования  дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние  даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной  даты указываются число, месяц и  год, или год, месяц и число. Число  и год обозначаются арабскими  цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной  даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это  будет.
   На  обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда.
   При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передачи дела в  другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).
   Надписи на обложках дел постоянного и  долговременного хранения следует  производить четко черными светостойкими  чернилами или тушью. 

Вывод  к  вопросу  2
Для обеспечения  правильного формирования и учета  дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
 Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме  технической документации и печатных  изданий.
Номенклатура  дел составляет по установленной  форме.
По окончании  календарного года к номенклатуре дел  составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного  и временного сроков хранения.
     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
   Дела  организации подлежат оформлению при  их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками соответствующих  структурных подразделений при  методической помощи и под контролем  ведомственного архива. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). 
 
 
 
 

Тест  к   вопросу  2 

вопрос
1. Номенклатура  дел – это?
Варианты ответов
1. группировка документов по номинальному признаку
2. Объединение  несколько  документов
3. систематизированный перечень заголовков дел
4. хронологическая последовательность 

вопрос
2.Когда к номенклатуре дел составляется итоговая запись
Варианты ответов
1. По приказу  руководителя
2. По окончании  календарного года
3. Раз в 3 года
4. При наличии  100 дел 

вопрос
3. Что такое дело?
Варианты ответов
1. реквизиты документа
2. перечен документов с указанием сроков хранения
3. Приложение к документу
4. группировка документов по номинальному признаку 

вопрос
4.Что служит  основанием для группировки документов
Варианты ответов
1.скопление документов
2.неоходимость разделение документов по степени важности и по срокам исполнения.
3. номинальномый признак
4. системе управления документами 
 
 
 

вопрос
5. хронологическому признак-это?
Варианты ответов
1. основание  для приказа по личному составу
2. Группировка документов, за какой либо определенный период
3. Утвержденный предприятием план
4. документы одного автора 

вопрос
6. Авторский  признак– это?
Варианты ответов
1. группировка переписки
2. содержание  вопроса
3. группируются документы одного календарного года
4. группировку в дела документов одного автора 
 

вопрос
7. Документы внутри дела располагаются
Варианты ответов
1. сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании
2. сверху вниз в хронологической последовательности
3. вопросно-логической последовательности
4. по списку 
 

вопрос
8. Дело должно содержать
Варианты ответов
1. не более 250 листов
2. не более 1000 листов
3. не более 100 листов
4. не более 50 листов 

вопрос
9. Дела организации подлежат оформлению
Варианты ответов
1. при их заведении
2. по завершении года.
3. при их заведении и по завершении года.
4. при наполнение 

вопрос
10. Надписи на обложках дел следует производить
Варианты ответов
1.фломастером
2. карандашом
3.синей авторучкой
4. черными светостойкими чернилами или тушью 

Вопрос  3Информационные справочные документы,их виды и название

 
     Характеристика справочно-информационных документов.
К ним относятся  акты, служебные письма, справки, докладные  и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным  и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к  действию или могут быть лишь принятыми  к сведению.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.