На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Автоматизированные системы управления документами

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 30.04.2012. Сдан: 2011. Страниц: 15. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    Введение
 
    Автоматизированные  системы управления документами
 
Приступая к  обсуждению задач автоматизации  документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет  достаточно формализованного определения  и может нести множество смыслов  и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение  приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения  и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.
Приступая к  автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.
Вообще говоря, конечных приложений автоматизации  документооборота можно насчитать  огромное количество. Вот несколько  примеров:
    регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
    электронный архив документов
    система согласования договоров
    система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления
    согласование и утверждение ОРД
    контроль исполнения документов и поручений
    контроль исполнения жалоб и обращений граждан
    автоматизация договорного процесса
    библиотека регламентов управленческих процедур
    организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
    система контроля знаний должностных инструкций
    ведение архивов конструкторской и технологической документации
    организация документооборота в рамках ведения проектов
    система согласования бюджетов
    оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д.
В любой более-менее  крупной организации можно насчитать  не один десяток подобных задач. При  этом набор конкретных процессов, требующих  автоматизации будет разниться  в зависимости не только от типа организации (госучреждение, проектная  организация, торговая компания и пр.), но и от сложившихся в компании управленческих практик. Перечисленные  приложения можно внедрять по отдельности, с нуля, не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при  автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного  эффекта от внедрения комплекса  приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:
    Множество приложений на одном рабочем месте
    В обычных  приложениях (бухгалтерские программы, системы складского учета и пр.) пользователь работает с информацией  в рамках одного автоматизированного  рабочего места и редко выходит  за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, которые охватывают большинство  сотрудников организации. В связи  с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте  весь комплекс приложений и, соответственно, осваивать интерфейс каждого  приложения.
    Специфичность приложений
    В приложениях  автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие ноу-хау компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры, как согласование договоров, канцелярия, оформление командировочных документов могут существенно различаться  в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.
    Нерегулярное использование приложений
    Пользователь  взаимодействует с функциями  приложений апериодически, по мере необходимости  выполнения определенной функции в  бизнес-процессе. Он может выполнять  определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это  требует, во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что  и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс  для различных функций в различных  процессах обработки документов.
    Необходимость организации общего информационного пространства
    Положения данного  класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников  организации. В связи с этим необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа  процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес-процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.
    Необходимость гибких инструментов модификации приложений
    Основной задачей  автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации  формализованной части управленческого  процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного  процесса, выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений  в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации  документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих  мест и требуют возможности модификации  в процессе эксплуатации.
    Необходимость последовательной автоматизации
    Принципиальная  невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно требует возможности  постепенного наращивания мощности и поэтапной автоматизации отдельных  контуров документооборота, без изменений  базовой инфраструктуры системы  и, в особенности, клиентских приложений.
    Сложность управления комплексом приложений
    При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных  в единую систему, существенно усложняется  и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может  свести на нет эффект от автоматизации  и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования  и сопровождения.
Все это делает невозможным эффективное внедрение  всего комплекса приложений автоматизации  документооборота при отсутствии их тесной интеграции. Именно эту задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации документооборота. При подобном подходе задача разбивается на два этапа, а именно - внедрение платформы для автоматизации документооборота и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений. Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
    Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
    Обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений
    Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
    Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
    Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
    Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов
    Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов
Как уже было отмечено, у IT-специалистов не сложилось  четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации  документооборота и собственно автоматизации  отдельных задач обработки документов. Причем базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота, представленных сегодня на рынке, практически не включают в свой состав законченных  приложений.
И именно поэтому  мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую  систему без наличия четкого  плана ее использования и понимания  функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.
Целесообразность  внедрения платформы автоматизации  документооборота иллюстрируется следующим  образом. При реализации набора не интегрированных  приложений первые внедрения обходятся  относительно недорого. Однако при  внедрении большого количества приложений существенно удорожается стоимость  их сопровождения и обучения персонала. С другой стороны, возникает необходимость  их интеграции (например, необходимость  создания единой системы аутентификации, общих инструментов построения отчетов, включающих информацию из множества  источников), что приводит к дополнительным издержкам. Кроме того, пользователи, по мере развития системы, вынуждены  применять множество приложений с разнородным интерфейсом, что  также снижает эффективность  работы.
Внедрение платформы  автоматизации не только избавляет  от всех этих проблем, но более того, по мере накопления опыта использования  системы, позволяет затрачивать  меньше усилий на внедрение очередного приложения и существенно снижает  риски неудачного внедрения.
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые  преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая  стоимость начальных шагов внедрения  платформы и риск не оправдать  ожидания от внедрения платформы  в короткий срок. 

Вывод: если организация должна оперативно решить лишь несколько конкретных задач, например, создать архив документов, автоматизировать канцелярию, но при этом оставить без изменений другие процессы обработки документов, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы.
В таком случае внедрение платформы и разработка приложений на ее базе потребует гораздо  больше финансовых вложений, времени  и усилий персонала и не приведет к качественному улучшению реализации приложений. Другое дело, если в организации  осознается необходимость последовательной автоматизации большого числа процессов  обработки документов, то есть ставится задача постепенного внедрения системы автоматизации управленческих процессов.
Особенно актуальной реализация интегрированной платформы  автоматизации документооборота становится при внедрении современных концепций  управления организациями, такими, как тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, управление посредством системы сбалансированных показателей эффективности, управление знаниями, структуры горизонтального управления, которые совершенно немыслимы без автоматизации основных процессов обработки документов, внедрения мощных средств накопления информации о протекании бизнес-процессов, средств, упрощающих и ускоряющих коммуникации между сотрудниками компании и поиск информации, накопленной в компании. Именно эти задачи и призвана решить комплексная система автоматизации документооборота компании.
Таким образом, для внедрения платформы комплексной  автоматизации документооборота в  компании должны сформироваться следующие  предпосылки:
    Осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации.
    Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы.
    Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы.
При наличии  данных предпосылок у компании появляются шансы успешного внедрения комплексной  системы автоматизации документооборота. 

      Классификация систем управления документами 
Существующие  системы электронного документооборота можно разделить на несколько  групп. Логичнее всего классифицировать их по кругу решаемых задач и числу  реализованных функций. При таком  подходе можно выделить следующие  группы СЭД: системы делопроизводства, электронные архивы, workflow-системы и ЕСМ-системы. Продукты разных производителен чаще всего в той или иной мере включают в себя элементы всех перечисленных групп.
        Системы делопроизводства
В начале и середине 90-х годов, на заре компьютеризации  российского бизнеса, самым популярным направлением разработок и внедрения  были системы делопроизводства. Они  отличаются ориентацией на организации  с ярко выраженным вертикальным управлением, в условиях которого существуют жесткие, формально закрепленные правила  создания ограниченного количества типов документов. Необходимым применение систем делопроизводства становится в  том случае, если документ на всех этапах жизненного пути должен соответствовать  стандартам, установленным государством для различных организаций. Наиболее часто решаемая ими задача организации  — автоматизация канцелярии как  элемента документационного обеспечения  управления.
        Электронные архивы
Электронные архивы документов не предназначены для  организации их движения в компании, цель их создания — хранение ее документов, структурирование и сортировка для  решения специфических задач  конкретной компании, ускорение поиска нужных материалов и отслеживание изменений. Очевидным заказчиком архивных систем становится любое учреждение, в котором  необходима возможность именно накопления информации и знаний, а также оперативного доступа к ним: архивы всех родов, информационные службы, крупные промышленные предприятия, различные силовые ведомства. Затраты на хранение и обработку документов в электронном виде на 80% ниже в сравнении с бумажным архивом, время поиска конкретного документа, обычно варьирующееся от 1 до 15 минут, сокращается до 1-20 секунд.
        Workflow-системы
Системы, которые  сегодня соответствуют обывательскому представлению об электронном документообороте, принято называть workflow-системами (workflow — поток работ), или системами автоматизации деловых процессов. Принцип их работы вкратце можно сформулировать так: входящий документ или задание передается от одного сотрудника к другому в соответствии с устоявшейся системой правил обработки, в условиях строго заданных функциональных обязанностей каждого сотрудника, сроков и способов передачи. Такие системы внедряются в организациях, имеющих дело с массовым потоком однотипных документов, к которым можно отнести банки, финансово-юридические фирмы, страховые компании. При этом необходимо отметить, что системы, относящиеся к данной категории, могут с разной эффективностью решать задачи автоматизации делопроизводства и организации электронного архива или даже в принципе не решать их.
        ЕСМ-системы
Комплексные системы  управления документами, или, как они  называются за рубежом, ECMS (Enterprise Content Management System, системы управления корпоративными информационными ресурсами), являются набором инструментов для выполнения широкого круга задач. Они предоставляют возможности обработки и хранения неструктурированной информации, которая включает в себя все типы документов в самом широком смысле этого слова — от обычных внешних и внутренних приказов и служебных записок, имеющих хождение внутри организации, до рисунков, видеофайлов, сканированных факсов, сообщений электронной почты и любой другой информации, которую можно перевести в электронный вид. В ЕСМ-системе можно реализовать функции, которыми обладают рассмотренные выше системы — в их рамках организованы как создание, хранение и интеллектуальный поиск документов, так и автоматизация деловых процессов. В настоящее время к ЕСМ-системам относят зарубежные разработки, но в то же время в ряде российских систем идет постоянное наращивание ЕСМ-функционала, отвечающее на существующие запросы и где-то даже с прицелом на будущие потребности. В частности, в России уже есть примеры, когда в рамках проектов по автоматизации документооборота в крупных компаниях реализованы технологии ввода, разбора и организации движения документов без участия оператора. 

Термин ЕСМ  появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.
В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым, то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой «категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)».
С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ  предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно - и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства разработчиков отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым, минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества разработчиков. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).
Возможности ECM-систем можно разделить на несколько  основных категорий:
Следует отметить, что ECM существует до настоящего времени  только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени  представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.
По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при  этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так  как обладают соответствующими для  них функциями):
СЭД, ориентированные  на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск  
2–D документов в оригинальных форматах (изображений,  
CAD–файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний, преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема. корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Примеры реализации систем электронного документооборота
В качестве примера  реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации  делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.
Общее описание
Система разработана  на базе СЭД LanDocs.
Модуль программного обеспечения LanDocs: Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных  частей:
Система позволяет  автоматизировать различные процедуры  делопроизводства, как организации  работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы  к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:
Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:
создание и  ведение централизованной структурированной  базы документной информации с многопользовательским  доступом;
создание и  ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный  и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
автоматизированный  поиск по реквизитам документа и  по тексту документа; автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
обеспечение разграничения  доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
подписание электронных  документов электронной цифровой подписью; интеграция с корпоративной электронной  почтой и внешними системами. 
 

      Функциональные  возможности 
    В данном разделе  мы рассмотрим несколько СЭДО систем популярных на территории республики Беларусь.
Основные принципы СЭДО
    Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
    Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
    Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
    Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
    Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
    Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Популярные СЭДО:
      LanDocs
      1С: Документооборот
      Directum
      DocsVision
 
    LanDocs
    LanDocs представлен на рынке решений для автоматизации работы с документами с 1997 года. Функциональность отвечает потребностям крупных иерархических организационных структур в части задач автоматизации документационного обеспечения управления. Для предприятий малого бизнеса и для учебно-методической работы выпускается продукт LanDocs:SMB — упрощенная версия с включением множества преднастроек. LanDocs использует одну из двух промышленно выпускаемых СУБД (по выбору заказчика): Oracle или MS SQL Server.
    Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная  платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.
Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе LanDocs
    согласование документов в электронной форме;
    организация оперативной обработки внешних обращений;
    контроль исполнения документов и заданий;
    подготовка наглядной отчетности по движению документов;
    организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
    организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
    поддержка процессов управления качеством.
Особенности рыночной позиции
    LanDocs зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах (в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью). Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места. Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД.
    В LanDocs наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов (не только для контента) и для всех типов клиентов (включая, доступ посредством электронной почты и интернет).
    LanDocs обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.
    По мере развития платформа обогащается средствами поддержки наиболее эффективных приемов работы с документами, найденными в опыте проектирования. Тиражирование релизов платформы для СЭД, установленных у корпоративных пользователей (входит в комплект услуг регулярной технической поддержки), предоставляет в распоряжение этих пользователей достижения лучших документных практик.
Результаты внедрения
Основным результатом  использования решений на основе LanDocs является системное повышение прозрачности (прослеживаемости), управляемости (подконтрольности) и оперативности выполнения всех автоматизированных с её помощью деловых процессов и процедур. В частности:
    достигается полный контроль состояния любого делового документом с момента его создания/получения до завершения исполнения/отправления;
    снижается количество ошибок персонала, минимизируется возможный ущерб от таких ошибок;
    обеспечивается возможность исключения бумажных документов из рутинного документооборота; деловые коммуникации при этом осуществляются в более высоком темпе, лучше защищены и допускают применение более развитых средств электронного контроля;
    обеспечивается систематизированное и надежное хранение электронных документов;
    появляются возможности быстрого поиска документов по реквизитам учета и содержащимся в тексте словам и выражениям;
    обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа, как при хранении, так и в процессах информационного обмена;
    улучшается организация коллективной работы;
    становится доступной аналитическая обработка данных о ходе офисных бизнес-процессов, которая дает возможность идентификации узких мест и планирования организационных изменений, повышающих индивидуальную и коллективную продуктивность.
Базовая функциональность
    Регистрация документов
    Управление хранением документов, интеграция с офисными приложениями
    Рассылки документов
    Организация совместной работы с документами
    Регламентация доступа к документам и функциям системы
    Отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок
    Навигация и поиск документов
    Управление версиями
    Обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение
    Контроль исполнения документов и заданий
    Работа в режиме замещения исполнителя
    Отчетность по документообороту
    Менеджмент данных справочников системы, настройка типов документов и сообщений
    Настройка на организационную структуру предприятия
    Настройка на характерные для конкретной организации этапы документооборота
    Территориально-распределенный документооборот
    Сканирование бумажных документов. Работа с изображениями документов (Imaging)
    Массовое сканирование и регистрация документов
    Архивирование документов, поддержка функций корпоративного архива
    Автоматизация деятельности ведомственного архива
    Интеграция с внешними Windows-приложениями
    Работа через Интернет
    Интеграция с электронной почтой
    Обеспечение информационной безопасности
    Электронная подпись и шифрование документов и заданий
Возможности интеграции и настройки
Для доступа  к функциям и объектам СЭД из внешних  приложений LanDocs предоставляет сторонним разработчикам открытый документированный программный интерфейс (API). Основу интерфейса представляет OLE-интерфейс, в полной мере не поддерживающий функционал системы. Компонента LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА обеспечивает возможность доступа к LanDocs из web-приложений и позволяет интегрировать СЭД в корпоративную среду web-сервисов.
Широкий набор  настраиваемых параметров дает возможность  управлять работой различных  модулей системы. Редактор форм регистрационных  карточек поддерживает обработку событий  на Visual Basic Script и предоставляет широкие возможности приспособления системы к логике обработки конкретного вида корпоративных документов. Поставляется встроенный редактор отчетов.

Крупные проекты

К наиболее масштабным проектам построения СЭД на платформе  LanDocs (c количеством подключений от 1000 до 7000 и более рабочих мест) относятся проекты в Белагропромбанке и Белинвестбанке республики Беларусь. 
 

    1С: Документооборот 
1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла  работы с документами, также позволяет  упорядочить взаимодействие между  сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной  документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую  работу как в локальной сети, так и через интернет[1] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функционал системы постоянно расширяется.
Основные  возможности
Учет и хранение документов
    регистрация входящих и исходящих документов
    регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.)
    работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.)
    учет в разрезе видов документов
    хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя)
    загрузка документов из электронной почты, со сканера
    поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.)
    учет обращений граждан
    учет персональных данных
Работа с документами
    просмотр и редактирование
    работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения)
    механизм резолюций
    быстрый поиск, в том числе полнотекстовый
    возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов
    возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)
    настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям)
    формирование задач исполнителям
Дополнительные  возможности
Безопасность
    централизованное хранение документов в электронном виде
    хранение всех версий и истории редактирования документов
    защита от несанкционированного доступа к документам
    защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями
    регистрация всех действий пользователей программы
Контроль исполнительской дисциплины
    контроль сроков и объемов выполнения задач
    ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)
    анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов
Прочие
    автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время
    штрихкодирование документов
    использование механизмов электронной цифровой подписи
    настраиваемый интерфейс
    масштабируемость
    возможность работы в режиме с распределенными базами данных
Особенности
1С:Документооборот представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия КОРП больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом. Версия ПРОФ способна обеспечить потребности организаций с небольшой структурой и несложным документооборотом. Функционал версий ПРОФ и КОРП имеет ряд различий. 

Интеграция
Имеется возможность  настройки взаимодействия с другими  приложениями и обмена данными через  текстовые файлы, XML-документы и DBF-файлы. 

- DocsVision
Система DocsVision — платформа для автоматизации управления документами и бизнес-процессами предприятий, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года. 

Разработчик
Разработкой системы  занимается компания DocsVision. DocsVision исторически образовалась на базе подразделения компании Digital Design. Все продажи и внедрения системы DocsVision осуществляются только независимыми предприятиями — сертифицированными партнерами DocsVision. 

Назначение  системы
Система DocsVision предназначена для работы с большим массивом информации, разделенных на следующие категории:
1) контроль исполнительской  дисциплины
2) автоматизация  делопроизводства
3) создание электронных  архивов
4) создание электронных  регламентов
5) автоматизация  делопроизводства и контроля  исполнительской дисциплины 

Состав  и архитектура  системы 

Система DocsVision включает в себя следующие отдельно поставляемые компоненты: 

    платформу  DocsVision с встроенными приложениями, средствами настройки и разработки решений
    приложения  — прикладные решения, построенные  на платформе DocsVision и реализующие специализированную функциональность для класса задач предметной области системы (например «Административное делопроизводство» или «Рабочее место руководителя»)
    дополнительные  модули — технологические компоненты, реализующие расширения интеграционных  возможностей системы (например шлюзы DocsVision), а также расширяющие возможности масштабирования системы (например модуль Репликации, или модуль Архивирования).
Приложения и  дополнительные модули разрабатываются  и распространяются как самой  компанией DocsVision, так и ее партнерами и заказчиками. Полностью состав системы DocsVision описан в Каталоге DocsVision и Каталоге партнерских решений. 

В состав платформы DocsVision входят шлюзы к:
    Файловой системе
    Электронной почте
    Microsoft SharePoint
    Microsoft Dynamics AX
    Microsoft Dynamics CRM
    1С:Предприятию
 
- DIRECTUM
DIRECTUM — система  электронного документооборота  и управления взаимодействием,  нацеленная на повышение эффективности  работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. 

Система DIRECTUM относится  к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. 

Состав системы DIRECTUM
    Управление  электронными документами. Создание  и хранение различных неструктурированных  документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
    Управление  деловыми процессами. Поддержка  процессов согласования и обработки  документов на всех стадиях  их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).
    Управление  договорами. Организация процесса  согласования и регистрации договоров  и сопутствующих документов, а  также оперативной работы с  ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).
    Управление  совещаниями. Организация подготовки  и проведения совещаний (согласование  места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка  протокола; контроль исполнения решений совещания.
    Канцелярия. Регистрация бумажных документов  в соответствии с требованиями  ГСДОУ; ведение номенклатуры дел  с гибкими правилами нумерации;  рассылка и контроль местонахождения  бумажных документов; организация  обмена электронными документами  с ЭЦП с другими организациями.
    Управление  взаимодействием с клиентами.  Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.). 

Компоненты
Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам
    Предметно - ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
    Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.
    Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.
    Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
    Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
 
    DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно. 

    Технология  быстрой идентификации документа  DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.
    Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).
    Службы  преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
    Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы. 

Преимущества
В основе преимуществ  системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы. 

    Ориентация  на повышение эффективности работы в целом.
    Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
    Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
    Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
    Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
    Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
    Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты.
    Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
    Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
    Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
    Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
    Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
    Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
    Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
    Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
 
      Проблемы внедрения и их решения. Проблемы использования и их решения
 
    Консерватизм  сотрудников 

    Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую  особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих  местах, связанных с созданием, редактированием  и хранением информации, либо эффективность  от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу  выявляет одну из основных проблем  внедрения: в любой организации  найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала  обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.
    Как разрешать  эту проблему? Работа с людьми –  это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях  требуется индивидуальный подход к  каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем, не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?
    Во-первых, переход  можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную  почту. Модель работы электронной почты  достаточно понятна, люди легко к  ней привыкают. Затем можно построить  несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.
    Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим»  осваивать новую безбумажную  технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство  над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы  изначально курсы были практически  добровольными. Сотрудники, пришедшие  на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут  достаточно увлечены, чтобы стать  вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет  интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение. 

    Фактор руководства 

    Фактор руководства  – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может  привести к последствиям разного  уровня тяжести. Обычно при этом система  оказывается внедренной только в  некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для  некоторого класса бизнес-процессов. В  худшем случае она не будет внедрена вовсе.
    Одной из подспудных причин двойственного отношения  к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей  разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и  для подчиненных, которая возникает  после внедрения системы электронного
    документооборота.
    Есть еще  так называемый фактор директора  «советского типа» – нежелание  непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать  документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно  вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать. Но таких  руководителей становится все меньше.
    Какое решение  у таких проблем? Одно: убеждать руководителя. Вопрос в том – как. Автор надеется, что эта статья поможет выработать аргументы, способные убедить руководителя и сделать его сторонником  внедрения системы документооборота. 

    Объективные факторы 

    Ниже приведены  действительно объективные факторы, в отличие от тех, которые обычно принято заключать в кавычки  и на которые ссылаются в попытке  оправдать провал дела. Эти перечисленные  факторы должны быть учтены на этапе  планирования внедрения, иначе в  дальнейшем они могут стать непреодолимыми. 

    Структурная чехарда 

    Одним из сложных  для преодоления факторов являются структурные постоянные изменения  в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система  электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.
    Однако сказанное  не значит, что внедрение системы  электронного документооборота в таких  случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному  состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию–партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации. 

    Отсутствие  документооборота 

    А что делать, если в организации отсутствует  документооборот как таковой, даже бумажный? В такой ситуации есть свои преимущества. В первую очередь  это отсутствие необходимости кого-либо переучивать. Кроме того, есть объективные  предпосылки к тому, чтобы убедить  руководство внедрять систему документооборота. Понятно, что, если вы предоставите выбор: внедрять архаичную бумажную систему  или современную электронную, вполне вероятно, что будет выбрано второе. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до «каких-то там систем документооборота». Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.
    Решение в  этом случае простое. Необходимо запустить  пилотный проект. Для этого нужно  проанализировать деятельность организации  и выявить проблемные участки, которые  более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен, и вы имеете поддержку руководителей  подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они, благодаря внедрению системы), можно  смело настаивать на проведении совещания  по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные  работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы  в целом по организации, даже очень  занятое руководство найдет время  для принятия решения. Руководителям  всегда приятно участвовать в  совещаниях, которые проходят под  флагом доклада об успехах, и легко  поддерживать начинания, которые, как  им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без  существенных усилий со стороны руководителя.
    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.