На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Документирование деятельности организации на примере ООО ТД" Влад"

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 04.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 19. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


ВВЕДЕНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ…………………..5
1.1. Реквизиты  управленческих документов и  правила их оформления………5
1.2. Требования  к бланкам документов………………………………………….9
1.3. Правила  машинописного оформления документов……………………....12
1.4. Подготовка  и оформление основных видов  документов………………...14
2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО ТД «ВЛАД»………………………………………………………………..18

2.1. Краткая  характеристика компании и основные виды ее деятельности ООО ТД «Влад»………………………………………………………………….20

2.2. Схема  движения и технология обработки  документов в ООО ТД «Влад».....................................................................................................................26
2.3. Регистрация  документов ООО ТД «Влад»………………………………...30
2.4. Контроль  исполнения документов ООО ТД «Влад»……………………..35
3. МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО  ТД «ВЛАД»…………………………………………………………………………..37
3.1. Методы  совершенствования работы с документами ООО ТД «Влад».....37
3.2. Переход  к безбумажной технологии управления ООО ТД «Влад»..……42
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….47
СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………49
ПРИЛОЖЕНИЕ 1………………………………………………………………..51
ПРИЛОЖЕНИЕ 2………………………………………………………………..52
ПРИЛОЖЕНИЕ 3………………………………………………………………..53
ПРИЛОЖЕНИЕ 4………………………………………………………………..54
ПРИЛОЖЕНИЕ 5………………………………………………………………..55 

ВВЕДЕНИЕ 

       Актуальность  исследования данной темы курсовой работы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
       В ходе курсовой работы изучаются и анализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».
       Предметом курсового исследования является кадровое делопроизводство организации на примере общества с ограниченной ответственностью торгового дома «Влад».
       Объектом  исследования является документирование деятельности организации.
       Целью написания курсовой работы является анализ кадрового делопроизводства деятельности ООО ТД «Влад», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
       Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
       - ознакомление с организационной  структурой общества;
       - изучение функций, задач, основных  видов деятельности общества;
       - рассмотрение места и значения кадровой службы в деятельности ООО ТД «Влад»;
       - изучение организации кадровой  службы общества, ее структуры  и объемов работы, а также анализ документооборота;
       В качестве гипотезы исследования выдвинуто  утверждение о том, что совершенствование  документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.
       Теоретической основой для исследования послужили  труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области  теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.
       Методологическая  основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.
       В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического и конкретно-исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.
       Источниковой  базой курсовой работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет.
       Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудицыной Л.Ю., Кузнецовой Т.В., Кирсановой М.В. и других.
       Наряду  с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные в отделе кадров ООО ТД «Влад».
       Структура курсовой работы является традиционной и обусловлена логикой исследования. Данная работа состоит из введения, трех глав, разбитых на восемь параграфов, заключения, списка использованных источников и пяти приложений. 
 
 
 

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОРГАНИЗАЦИИ 

1.1. Реквизиты управленческих  документов и правила  их оформления 

       В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:
       1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
       2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
       3. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».
       Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:
       1. более активное использование юридическую силу документов;
       2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;
       3. организацию быстрого поиска документов;
       4. ПЭВМ при составлении документов.
       Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи  и т. д.), которые называются реквизитами[29, С. 8].
       Правила их составления и оформления, а  также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления-29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
       В перечень реквизитов ОРД входят:
       1. Государственный герб.
       2. Эмблема предприятия.
       3. Код организации по общегосударственному  классификатору организаций.
       4. Код формы документа по общегосударственному  классификатору управленческой  документации.
       5. Наименование министерства.
       6. Наименование организации.
       7. Наименование структурного подразделения.
       8. Индекс предприятия связи, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, номер телефона, номер  счета в банке.
       9. Название вида документа.
       10. Дата.
       11. Индекс.
       12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
       13. Место составления или издания.
       14. Гриф ограничения доступа к  документу.
       15. Адресат.
       16. Гриф утверждения.
       17. Резолюция.
       18. Заголовок к тексту.
       19. Отметка о контроле.
       20. Текст.
       21. Отметка о наличии приложения.
       22. Подпись.
       23. Гриф согласования.
       24. Визы.
       25. Печать.
       26. Отметка о заверении копии[1, С. 76].
       27. Фамилия исполнителя и номер  его телефона.
       28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.
       29. Отметка о поступлении.
       Реквизиты:
       - «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.
       - «Наименование министерства» и  «Наименование предприятия» указывается в полном соответствии с правовыми актами.
       - «Наименование структурного подразделения» - применяется только внутри предприятия.
       - «Адресные данные предприятия» - используются только при переписке.
       - «Название вида документа» - приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.
       - «Дата» - оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей  последовательности: день месяца, месяц,  год.
       - «Индекс» - регистрационный номер,  присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.
       - «Ссылка на индекс и дату  входящего документа» - проставляется  только на ответных исходящих  письмах, ниже даты и индекса  письма.
       - «Место составления или издания» - указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.
       - «Гриф ограничения доступа к  документу» - указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения.
Используются  грифы: - «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п.
       - «Адресат» - располагается в правом  верхнем углу документа.
       - «Гриф утверждения» - должен состоять  из слова «Утверждаю», наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты[28, С. 32].
       - «Резолюция» - включает фамилию  и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».
       - «Заголовок к тексту» - содержит  краткое содержание документа.
       - «Отметка о контроле» - только  тех документов, которые взяты на контроль.
       - «Текст» - содержательная часть  документа, представленная связным  текстом. Требования к текстам  служебных документов:
       - краткость и точность изложения  информации, исключение двоякого  толкования;
       - объективность и достоверность  информации;
       - составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один  вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
       - структурирование текста  документа,  деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.
       - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
       - «Отметка о наличии приложения»  - указывается количество листов  и количество экземпляров при  наличии в документе приложения.
       - «Подпись» - входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности[2, С. 53].
       - «Гриф согласования» - состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласован документ.
       - «Виза» - используют для внутреннего  согласования документов.
       - «Печать» - ставится на наиболее  важных документах, подтверждая  их подлинность.
       - «Отметка о заверении копии» - проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
       - «Фамилия исполнителя и номер  его телефона» - располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.
       - «Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело»  - для последующего хранения и  использования в справочных целях.
       - «Отметка о поступлении» - проставляется  на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки[27, С. 67]. 

1.2. Требования к бланкам  документов 

       Конкретный  набор реквизитов для каждого  документа определяется его видом  и разновидностью. Отдельные реквизиты  являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.
       Документы изготавливают на бланках.
       Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
       Каждый  лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
       - 20 мм - левое;
       - 10 мм - правое;
       - 20 мм - верхнее;
       - 20 мм - нижнее.
       Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.
       Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
       В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
       Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:
       - общий бланк;
       - бланк письма;
       - бланк конкретного вида документа.
       Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
       При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.
       Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
       Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, города, района; эмблема организации; код организации, формы документа; наименование организации, справочные данные; наименование вида документа, текст; требования к изготовлению бланков; виды бланков; расположение реквизитов (продольное, угловое); правила учета и хранения бланков
       Работнику кадровой службы необходимо знать все о таком важном элементе кадрового делопроизводства, как бланки документов: их реквизитах, схемах расположения, порядке изготовления, формулировании текстов приказов по личному составу и кадровой переписки на бланках, оформлении кадровых документов, защите и организации учета, хранении и уничтожении кадровых бланков[3, С. 66].
       Так как кадровик не только работает с  людьми, персоналом организации, но и  занимается документационным оформлением, в данной статье разъясняется, что  можно изображать на бланках приказов по личному составу, какие размеры должны быть у бланка, состав и расположение реквизитов бланка, размеры полей; на каких бланках оформляются кадровые документы, как следует хранить бланки в кадровой службе (например, бланки приказов по личному составу, незаполненные бланки трудовых книжек, удостоверений, пропусков), чем различаются гербовые кадровые бланки субъектов РФ и кадровые бланки организаций любых форм собственности и т.д.
       Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа и удостоверяющих его подлинность. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ) при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты.
       Соответственно  все кадровые службы указанных органов, управлений и т. д. имеют право  использовать герб субъекта РФ на бланках  кадровой документации (приказов по личному  составу, писем, справок и т. д.) за исключением трудовых книжек, дипломов, аттестатов зрелости и т. п., на бланках которых помещается изображение гербов городов, районов РФ.
       Герб  города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ.
       Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами[26, С. 40]. 
 

1.3. Правила машинописного  оформления документов 

       Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.
       В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.
       На  пишущей машине оформляют такие  реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего  документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
       Если  документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются  также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).
       Основные  требования к документам, оформляемым  машинописным способом, установлены  в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.
       Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование[4, С. 32].
       ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания  документов используют восемь стандартных  положений табулятора: 0 - граница  левого поля; 1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля; 2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля; 3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля; 4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля; 5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля; 6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля; 7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.
       Стандартом  установлено, что от 0-го положения  табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или  предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите «подпись», гриф согласования, заверительную надпись «верно» дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
       Если  в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, то слова  «примечание» и «основание» также  печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов «приложение» и «основание», «примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора[25, С. 30].
       Основные  правила при оформлении документов:
       - текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;
       - первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;
       - реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
       - реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;
       - расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;
       - если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;
       - точку в конце заголовка не ставят;
       - в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;
       - номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
       В текстах документов не следует употреблять  таких слов и словосочетаний, как  безотлагательно (немедленно); благоволите  сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.
       Не  рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо «настоящим предлагается...» следует писать «предлагаем...»; вместо «настоящий акт составлен…» - «акт составлен...»; вместо «при сем направляем...» - «направляем...».
       Необходимо  избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации)[5, С. 61]. 

1.4. Подготовка и оформление  основных видов  документов 

       Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.
       Организационными  документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
       Организационными  документами являются:
       - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.
       Распорядительные  документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу[23, С. 77].
       Распорядительными документами являются:
       - приказ, распоряжение, указание, инструкция.
       Приказ  по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.
       Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
       Информационно - справочными документами являются:
       - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
       В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Здесь указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.
       Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора учреждения.
       Должностной и численный состав учреждения с  указанием фонда заработной платы  закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения[6, С. 20].
       Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения
         Распорядительная деятельность  организации документируется в  основном посредством издания  приказов руководителем организации.  По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
       Процессы  коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются  с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами[22, С. 23]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  ОРГАНИЗАЦИИ НА  ПРИМЕРЕ ООО ТД  «ВЛАД» 

       Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО ТД «Влад».
       Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства ООО ТД «Влад» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
       Основными правилами организации документооборота в ООО ТД «Влад» являются:
       - оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени;
       - максимальное сокращение инстанций  прохождения документа (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
       - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.
       Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
       Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ООО ТД «Влад» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
       Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми должно происходить  движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО ТД «Влад», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО ТД «Влад».
       Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО ТД «Влад» и табелем унифицированных форм документов.
       Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
       Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
       В ООО ТД «Влад» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.
       Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
       Входящие. Входящий документ - документ, поступивший  в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
       Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
       Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы ООО ТД «Влад», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
       Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО ТД «Влад» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2.1. Краткая характеристика  компании и основные  виды ее деятельности ООО ТД «Влад»

       ООО ТД «Влад» (сеть магазинов) является супермаркетом  универсального типа и предлагает более 35 тысяч наименований: товары для  дома и канцелярские товары‚ сувениры‚ подарки‚ косметика‚ парфюмерия‚ аксессуары. Регулярно обновляется сезонный ассортимент (подарки к праздникам‚ садово-огородный инвентарь‚ школьные принадлежности).
       Контактная информация:
       - юридический адрес и фактическое расположение: 392000, г. Тамбов, Советская ул., 85; г. Тамбов, ул. Коммунальная, 21а; г. Тамбов, ул. Державинская, 13; г. Тамбов, ул. Пятницкая, д. 11;
       - телефон: +7(4752) 79-70-28; +7(4752) 72-25-09; +7(4752) 72-41-02
       - факс: 71-03-94; 72-41-02;
       - организация имеет идентификационный номер; идентификатор: tovar_255721.
       Во главе ООО ТД «Влад» стоит руководитель, генеральный директор Закопырин Михаил Владимирович. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности, без особой на то доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.
       Сфера деятельности: косметика, парфюмерия, бытовая химия.
       Продажа декоративной косметики Lancome и Christian Dior и парфюмерии. В ООО «Торговый  магазин Влад» так же огромный выбор косметических товаров немецких и израильских фирм.
       В своей деятельности Общество руководствуется  Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «об обществах  с ограниченной ответственностью», учредительным договором и настоящим  Уставом.
       В соответствии с Уставом Общество создано для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его продукции, товарах, работах, услугах и реализации на основе полученной прибыли экономических интересов участников и членов трудового коллектива Общества.
       Организационно-правовая форма: Общества с ограниченной ответственностью.
       Вид собственности: Частная собственность.
       Тип компании: Организации, учрежденные гражданами.
       Для реализации целей и задач Общество осуществляет следующие виды деятельности:
       1. Торгово-закупочная деятельность, в  том числе оптовая торговля  товарами народного потребления,  продуктами питания, продукцией  производственно-технического назначения;
       2. Внешнеэкономическая деятельность;
       3. Организация пунктов общественного  питания (кафе, баров, ресторанов);
       4. Производство и реализация продовольственных  товаров, товаров народного потребления;
       5. Производство и реализация канцелярских  товаров и предметов интерьера;
       6. Организация сервисных центров  по обслуживанию продаваемого  товара;
       7. Производство медицинской техники  и изделий медицинского назначения, лекарственных средств, реализация  лекарственных препаратов, сырья;
       8. Посредническая, дилерская, дистрибьюторская;
       9. Проведение строительных, ремонтно-строительных, монтажных, пусконаладочных работ, изготовление стройматериалов;
       10. Полиграфическая деятельность, тиражирование  и реализация печатной продукции;
       11. Оптовая, розничная и комиссионная  торговля;
       12. Бытовые услуги;
       13. Организация выставок, ярмарок, аукционов.
       Высшим  органом управления является один Учредитель, доля которого в уставном капитале составляет 100 %. Все решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания Участников Общества, принимаются Учредителем Общества единолично и оформляются в письменном виде.
       Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, который  назначается Учредителем на срок до 5 лет и подотчетен Учредителю Общества.
       Трудовые  отношения работников Общества строятся на контрактной основе. Трудовые доходы каждого работника определяются его личным вкладом с учетом конечных результатов работы Общества, регулируются налогами и максимальными размерами не ограничиваются.
       Минимальный размер оплаты труда работников Общества устанавливается законодательными актами РФ[7, С. 81].
       Форма, система и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников устанавливаются Обществом самостоятельно, в зависимости от профессии, квалификации работников, сложности и условий выполняемой работы.
       Работники, работающие по контракту, могут получать вознаграждения, как в форме заработной платы, так и в форме доли прибыли  при наличии взаимной договоренности между работником и Обществом.
       Работники Общества подлежат социальному, медицинскому страхованию, социальному обеспечению  в порядке и на условиях, установленных  для рабочих, служащих государственных  предприятий РФ.
       Общество  обеспечивает работникам безопасные условия труда и несет ответственность в установленном законе порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности. Работник несет ответственность за причиненный Обществу ущерб, в случае нарушения работником правил технической безопасности.
       Трудовые  отношения работников Общества, включая  их социальное и пенсионное обеспечение, а также вопросы социального  развития Общества, определяются во внутренних документах Общества, включая коллективный договор.
       Структура ООО «ТД «Влад» имеет линейно-функциональный принцип построения, основанный на единоначалии (см. Приложение 1). Численность персонала 300 человек.
       Отдел кадров представлен Директором по персоналу, Менеджером по развитию персонала, Менеджером по подбору персонала, Специалистом по кадровому делопроизводству.
       Директор  по персоналу является руководителем  Отдела кадров и осуществляет следующие  функции[21, С. 47]:
       1. Обеспечение конкурентных преимуществ  компании за счет создания  эффективной кадровой политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов;
       2. Разработка и внедрение кадровой  политики организации;
       3. Разработка стандартов и регламентов  по подбору, адаптации, расстановке,  закреплению персонала;
       4. Координация внедрения технологий  в области HR всеми сотрудниками Отдела;
       5. Постановка целей и организация  практики исполнения задач в  области управления человеческих  ресурсов во всех подразделениях;
       6. Повышение профессионального уровня  сотрудников;
       7. Мотивация персонала;
       8. Обеспечение эффективного использования персонала;
       9. Постановка и контроль системы  учета движения персонала;
       10. Обеспечение здоровых и безопасных  условий труда;
       11. Обеспечение соблюдения норм  трудового законодательства.
       Менеджер  по развитию персонала:
       1. Проводит фокус-группы с персоналом компании по вопросам определения потребности в обучающих программах;
       2. Разрабатывает специальные тренинги  для персонала;
       3. Планирует, сопровождает и контролирует  специальные курсы;
       4. Изучает, оценивает и отбирает  программы сторонних разработчиков;
       5. Осуществляет руководство при  разработке и поставке программ;
       6. Совершенствует учебные пособия  и ресурсы;
       7. Осуществляет руководство ведением  документов, касающихся обучения  служащих;
       8. Исполняет типовые обязанности  руководителя при планировании, оценке, организации, подведении итогов и контроле;
       9. Также может нести ответственность  по надзору за кадровым обеспечением, проведением оценки производительности  труда, обучением и профессиональным  развитием подчиненных, продвижением  по службе, увеличением заработной платы, увольнениями, дисциплинарными мерами и т.п.
       Менеджер  по подбору персонала[8, С. 98]:
       1. Определяет потребность предприятия  в кадрах;
       2. Изучает состояние рынка труда,  уровень заработной платы, социальные  программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала;
       3. Разрабатывает карточки вакансий  и свободных рабочих мест;
       4. Составляет план-график поиска  работников, необходимых предприятию;
       5. Определяет источники поиска  кадров;
       6. Знакомится с резюме соискателей; встречается с соискателями; проводит собеседование с лицами, подавшими заявление; организует профессиональное, психологическое анкетирование и тестирование соискателей; изучает деловые и профессиональные качества соискателей; проверяет рекомендации соискателей; изучает характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей;
       7. Оценивает результаты собеседований  и тестирования соискателей, производит  отбор соискателей, соответствующих  требованиям предприятия.
       8. Ведет статистику набора персонала.
       Специалист по кадровому делопроизводству осуществляет функции:
       1. Учет личного состава организации,  ее подразделений;
       2. Оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии  с трудовым законодательством,  положениями и приказами руководителя  организации;
       3. Ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные  с трудовой деятельностью;
       4. Заполнение, учет и хранение трудовых  книжек;
       5. Учет предоставления отпусков  работникам;
       6. Оформление документов по пенсионному  страхованию и их представление в органы социального обеспечения;
       7. Составление установленной отчетности;
       8. Ведение табельного учета[20, С. 88]. 

2.2. Схема движения и технология обработки документов в ООО ТД «Влад» 

       Входящие  документы:
       Документы, поступившие, в ООО ТД «Влад» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (см. Приложение 2). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ООО ТД «Влад» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
       Регистрируемые  документы делятся на два потока:
       1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного адреса;
       2. Документы в адрес структурных  подразделений.
       Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные  подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.
       Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО ТД «Влад» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО ТД «Влад» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.
       Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в ООО ТД «Влад».
       Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям  ООО ТД «Влад» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
       Исходящие документы
       Проект  исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет  секретарь. Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (см. Приложение 3).
       В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».
       Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых он готовился.
       К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.
       Целесообразно в ООО ТД «Влад» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель ООО ТД «Влад», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.
       При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.
       Руководитель  ООО ТД «Влад» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
       После подписания руководителем двух экземпляров  исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» (см. Приложение 4). После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ООО ТД «Влад» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.
       Отправка  исходящих документов происходит в  тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр  факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
       Внутренние  документы.
       Внутренние  документы готовятся, оформляются  в пределах ООО ТД «Влад».
       Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.
       Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.
       Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за определенный период времени.
       Учет  объема документооборота организуется для установления:
       - загрузки ООО ТД «Влад», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
       - потребности ООО ТД «Влад» организационной и электронно-вычислительной технике.
       При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются  все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются  машинописные копии и копии, изготовленные  средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий[9, С. 40]. 

2.3. Регистрация документов ООО ТД «Влад» 

       Общие правила регистрации документов в ООО ТД «Влад».
       Регистрация документа - запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления  или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его  на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.