На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Регистрация документов

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 11.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


    Негосударственное образовательное  учреждение
    высшего профессионального  образования
    «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»
           ВОЛГОГРАДСКИЙ ФИЛИАЛ 
 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
    ПО  ДИСЦИПЛИНЕ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» 
 
 

на  тему:   Регистрация документа (входящего, исходящего письма). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                Выполнила студент 1 курса
                Группы  ФК-1-2010
                Иванова Светлана Григорьевна 
                 

                                                  Проверил: Преподаватель
                                                        Исмагулов Виктор Куаншкиреевич 
 
 
 
 
 

Волгоград, 2011 
 

  ПЛАН:
                     Введение
    Понятие распоряжения и его особенности.
    Право издания распоряжений и право подписи.
      Этапы издания распоряжений и особенности  их оформления.
      Заключение.
                Список литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение.
  Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для  граждан и организаций, которым  оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
  Распоряжения  могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
    Понятие распоряжения и его особенности.
  Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.
  Особенностью  распоряжений является то, что они  издаются для решения оперативных  вопросов основной деятельности, и  это существенно сужает сферу  применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.
  Например, областные, районные и городские  исполнительные комитеты, администрации  районов в городах, являясь по своему статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей  деятельности решения. Совет Министров (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения оперативных вопросов основной деятельности руководители указанных коллегиальных органов (соответственно председатели исполкомов, главы администраций в городах) единолично издают распоряжения.
  Так как распоряжения издаются для решения  оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание  распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).
  Распоряжение  является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем  организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.
  Право издания распоряжений и право подписи.
  Правом  издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации  по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).
  Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами - в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).
  Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации  или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
  На средних и крупных предприятиях правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятия в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
  Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
    по основной деятельности;
    по личному составу;
    по административно-хозяйственным вопросам.

  Этапы издания распоряжений и особенности их оформления.

  В процедуре издания распоряжений можно выделить восемь этапов :
    Инициирование издания распоряжения.
    Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
    Подготовка проекта распоряжения.
    Согласование проекта документа.
    Доработка проекта распоряжения по замечаниям согласующих.
    Подписание распоряжения.
    Регистрация приказа или распоряжения.
    Доведение  распоряжения до исполнителей.
  Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
  Рассмотрим  эти этапы в отдельности.

    Инициирование издания распоряжения.

  Проекты распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
    на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
    по поручению руководства предприятия;
    по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
  Обоснование необходимости издания распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

  Сбор и анализ информации для подготовки проекта распоряжения.

  Данный  этап предусматривает прежде всего  сбор и анализ объективной, достаточной  и своевременной информации, необходимой  для выработки управленческого  решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом распоряжении.
  Источниками информации могут быть:
    законодательные акты и нормативная документация;
    текущая документация организации;
    документы, поступающие из других организаций;
    архивные документы;
    публикации в периодической печати;
    научные материалы и др.
  Итогом  сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что  в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

  Подготовка проекта распоряжения.

  Говоря  о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической  силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
  Проект  распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных  подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
  Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
  Заголовок распоряжения формулируется по тем же правилам, что и заголовок приказа, например:
  «Об обеспечении сохранности бланков  строгой отчетности»;
  «Об обеспечении выполнения плана выпуска  продукции в III квартале»;
  Итак, проекты распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 ? 297 мм. Обычно для распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
    Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
    наименование организации;
    наименование вида документа;
    место составления или издания документа;
    ограничительные отметки для реквизитов:
    дата документа;
    регистрационный номер документа;
    заголовок к тексту;
    текст документа;
    визы согласования документа; 
    подпись полностью;
  При постановке на контроль и исполнение ставится отметка о контроле (оформляется при постановке документа на контроль), при снятии с контроля и направления документа в дело ставится отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело).
  Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
    20 мм – левое;
    10 мм – правое;
    20 мм – верхнее;
    20 мм – нижнее.
  Левое поле используется для подшивки документа  в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм. 
  Особенности оформления распоряжений.
  Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
констатирующей (или преамбулы) и распорядительной.
  В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Если основанием для издания распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части излагаются факты или события, послужившие причиной издания распоряжения.
  Бывают  случаи, когда констатирующая часть  может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
  Констатирующая  часть отделяется от распорядительной словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой  строки от поля прописными буквами. В констатирующей части в основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:
  «В  соответствии с указаниями…»;
  «В  целях обеспечения сохранности  бланков строгой отчетности…»;
  «В  целях выполнения плана выпуска  продукции…».
  Если  распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:
  «Во исполнение Указа Президента России от … № … «О…»;
  «Основание: Указ Президента России от … № … «О…».
  Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.
  Пункты  и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.
  Текст любого организационно-распорядительного  документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
  У распоряжения могут быть разные приложения- положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
  Если  приложение носит справочный или  аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа  или распоряжения дается ссылка «согласно  приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
  Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
  Он  должен отвечать на вопрос «о чем (о  ком)?», например, «Об утверждении  инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».
  При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без  абзацного отступа) через одинарный  межстрочный интервал без кавычек  и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
  Когда проект распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц.
  Согласование  проекта документа подразумевает:
    внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
    внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко.
  На  предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов.
  Этапы подготовки проекта документа, его  согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
  При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
  В этом случае визы должностных лиц  проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
  Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителей  подразделений, которые выносят проект.
  Фрагмент  документа
  П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536   Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
  Если  в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
  Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
  Согласование  документов.
  Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом.
  Согласование  с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд  преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
    Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
    Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
    Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
    Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
    Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
    Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
    Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.
  Несмотря  на вышеуказанные, достаточно весомые  преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется  на небольшом количестве предприятий.

  Регистрация распоряжения

  Регистрация документа это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
  Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
    записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
    записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
    внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
  Стоит отметить, что в настоящее время  целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
    быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
    автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
    автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
    возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
  Причем  автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
  В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.
  Во  время регистрации документу  присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
  Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
  Теперь  приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
  Фрагмент  документа
  П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов   Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
  Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
  Доведение распоряжения до исполнителей.
  Доведение распорядительного  документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с  распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
  Если  при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
  Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ.  
  Некоторые приказы и распоряжения по личному  составу должны оформляться на основании  статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 
  ГОСТ  Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами. 
  Если  у коммерческой организации нет  эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется. 

  Образец распоряжения 

  ФЕДЕРАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)
  ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО В ГОРОДЕ МОСКВЕ
  МОСКОВСКИЙ КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ) 

  РАСПОРЯЖЕНИЕ
  15 января 2011 г.                                                                                       № 11-Р  

  Об  увольнении руководителя предприятия
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.