На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Информационное обеспечение работы менеджера

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 12.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  сельского хозяйства Российской Федерации
Департамент научно-технологической политики и  образования
Федеральное государственное образовательное  учреждение
профессионального высшего образования
Красноярский  государственный аграрный университет 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат
на тему:
«Информационное обеспечение работы менеджера» 
 
 
 
 

     Выполнил:
     студент гр. МД-11
     Лигачева  А.О 
     Проверил:
     Каменская Н.В 
 
 
 
 
 
 
 

Красноярск 2011
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение.
Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение  управления
1.1 Управленческая  деятельность
1.2 Информационное  обеспечение управленческой деятельности
1.3 Организация  информационного обеспечения
Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя
2.1 Системы документации
2.1.1 Организационно-правовая  документация
2.1.2 Распорядительная  документация
2.1.3 Справочно-информационная  документация
2.2 Порядок движения  документов в организации
2.2.1 Экспедиционная  обработка поступающих документов
2.2.2 Предварительное  рассмотрение документов в службе  ДОУ
2.2.3 Организация  рационального движения документов  внутри организации
2.3 Организация  секретарской деятельности
Глава 3 Программное  обеспечение управленческой деятельности
Глава 4 Системы  управления базами данных
4.1 Понятие и  классификация современных систем  управления баз данных
4.2 Основные функции  систем управления базами данных
4.3 Типовая организация  современных СУБД
Заключение
Список использованной литературы 

 

Введение 

     В окружающем нас мире имеется много  предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью  и имеющих различный юридический  статус и форму собственности. Появление  подобных производственных и экономических  объектов определяется их назначением  удовлетворять те или иные потребности  общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.
     Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место  занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм  специалистов, занятых управленческой деятельностью.
     Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и  развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные  аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки  сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и  оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют  учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным  специалистам получать в нужное время  и в полном объеме необходимую  информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. 

 

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления 

1.1 Управленческая деятельность 

     Управление  в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой  ориентируются некоторые подразделения  организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций  можно определить как управленческую деятельность.
     В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как  система управления.
     Органы  управления оказывают на управляемый  процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое  состояние управляемого процесса с  требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого  необходимо получать информацию об управляемом  процессе. Другими словами, управляющая  и управляемая части взаимодействуют  друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру. 

     Система управления
       

     
     Информация  об       Управляющие
      управляемом процессе        воздействия 
 

Схема 1 Информационный контур в системе управления 

Информационный  контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может  основываться на бумажных носителях. В  любой автоматизированной информационной системе можно выделить:
    персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
    пользователей информационной системы – потребителей информации;
    техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;
    программное обеспечение;
    информационные ресурсы организации.
     Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом  для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются  на информацию. Ее свойства:
      достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;
      адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;
      полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;
      краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;
      своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.
     
Недокументированная информация   Документированная информация – комплекс взаимосвязанных  документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления
 
 
          Схема 2   Информационные ресурсы организации 

       В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.). 

     Документ  – информационное сообщение в  бумажном или электронном виде, оформленное  по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение  документов и работа с ними в организации  – ее документооборот. Документооборот  – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а  также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа. 

1.2 Информационное обеспечение  управленческой деятельности 

     Существенная  часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:
     1. по наименованию:
     - письма;
     - телеграммы, телефонограммы; 
     - заявления;
     - предписания;
     - характеристики;
     - справки;
     - инструкции;
     - удостоверения;
     - приказы, распоряжения, решения,  указания, поручения, протоколы и  т.п.;
     2. по типу материального носителя:
     - бумажные (письменные, графические  и т.д.)
     - фото-, кино- и видеодокументы;
     - электронные документы;
     3. по принадлежности к системе  документации определенного вида  деятельности:
     - система управленческой документации;
     - система обеспечивающей документации;
     - система документации по основной  деятельности и т.п.
     Система управленческой документации:
     1) распорядительная документация, состоящая  из документов, фиксирующих управленческие  решения (постановление, решение,  приказ, распоряжение, указание, поручение);
     2) документация по планированию;
     3) информационно-справочная и аналитическая  документации.
     Система обеспечивающей документации:
    документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
    документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.
     Система документации по основной деятельности:
    документация по материально-техническому обеспечению;
    производственно-технологическая документация.
 
     1.3 Организация информационного  обеспечения 

     Информация  позволяет управлять. Но и информацией  нужно управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными  ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в  рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и  т.п.
     Информационное  обеспечение предполагает решение  задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.
     Цели  и задачи информационного обеспечения  управленческой деятельности можно  определить следующим образом:
    удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
    формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
    создание и развитие систем обработки и передачи информации;
    развитие системы информационного обеспечения.
     Информационное  обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные  и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических  средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:
      законодательные акты РФ;
      указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
    правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
    правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
    методические материалы по работе с документами;
    государственные стандарты на документацию;
    унифицированные системы документации.
     Любая организация существует в некоторой  внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными  объединениями и отношениями  между ними. Эта же организация  порождает свою внутреннюю среду.
     Внутренняя  среда формируется совокупностью  структурных подразделений предприятия  и работающих там людей и отношениями  между ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.
     Информация  внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное  состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:
     - законодательные и регулирующие  органы;
     - клиенты и партнеры предприятия;
     - информационные агентства;
     - конкуренты;
     - органы статистического учета.
     Информация  из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет  вероятностный характер.
     Удовлетворение  информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа  информации. Эти действия совершаются  как в плановом порядке, так и  в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
    простые и сложные запросы;
    формализованные и неформализованные запросы.
     Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.
     В результате обработки информации формируются  документы и отчеты с недокументированной  информацией, которые предоставляются  органам управления.
     Возможны  две основные формы организации  информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и  частично или полностью децентрализованная.
     Централизованное  информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений  организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и  информационными технологиями.
     Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах  непосредственно на рабочих местах.
     Достоинства и недостатки обеих технологий привели  к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода  – организации информационного  обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для  организации информации, в которых  располагаются соответствующие  базы данных, общие для любых функциональных подсистем. 

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя 

2.1 Системы документации 

2.1.1 Организационно-правовая  документация
     Одна  из основных управленческих функций, реализуемых  в деятельности организаций –  организация системы и процессов  управления, т.е.:
    создание организации;
    регистрация организации;
    установление ее структуры;
    определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;
    регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
    установление режима работы и системы охраны;
    организация труда работников оценка труда работников.
     Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационно-правовых документах. К ним относятся:
      учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;
      устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;
      положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
      регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;
     Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения  уполномоченным на это органом –  вышестоящей организацией, руководителем  данной организации, коллегиальным  органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным.
     Разрабатывает эти документы учреждения или  подразделения с привлечением юристов  и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы  в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми  заинтересованными подразделениями  и лицами, юристом, заместителями  руководителя организации. 

2.1.2 Распорядительная  документация
     Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и  координация деятельности.
     Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления  основной деятельности, обеспечения  организации финансовыми, трудовыми  и иными ресурсами. В юридическом  плане такие документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.
     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
    правовые акты федерального уровня;
    правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
    правовые акты организаций, предприятий.
     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. С  точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся  на:
      документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
      документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).
     Постановление – это правовой акт, принимаемый  органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными  органами субъектов РФ в целях  разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными  органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в  целях разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед организацией. 

2.1.3 Справочно-информационная  документация
     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел  в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные  записки, переписка и др. Эти документы  не содержат поручений, не обязывают  выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать  определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
     В состав информационно–справочных документов входят:
    докладная записка это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
    служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
    объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;
    предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
    заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
    служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
    электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;
    справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
    отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
 
2.2 Порядок движения  документов в организации 

     Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить  на следующие этапы:
      экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
      предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
      организация рационального движения документов внутри организации;
      экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
 
2.2.1 Экспедиционная обработка  поступающих документов
     Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, – это позволяет  повысить производительность, более  точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации  дела корреспонденция принимается  и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого  этапа – зафиксировать сам  факт поступления документов.
     Если  на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. При получении  корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется  регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости  количество листов. 

2.2.2 Предварительное  рассмотрение документов  в службе ДОУ
     Этот  этап зависит от всей постановки документационного  обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
     Значительным  резервом сокращения сроков и инстанций  прохождения документов является предварительное  рассмотрение документов в службе ДОУ  и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:
     а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
     б) не требующие резолюции руководства  и направляемые сразу в структурные  подразделения исполнителям.
     Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных органов, органов  представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных  должностных лиц.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.