На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Нормативно-правовая база электронного документооборота

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 12.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 15. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования 

     РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

УЛЬЯНОВСКИЙ ФИЛИАЛ
 
 
 
КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления» 

на тему: «Нормативно-правовая база электронного документооборота» 
 
 
 
 
 

                Выполнил:
                Студент 4 курса, ГМУвз-431 группы,
                заочной формы обучения,
                специальности  080504.65
                Беркутов А.Е.
                Руководитель:
                __________________
 
 
 
 
 
 
 
 
Ульяновск  2011
 

Содержание 

Введение 3
Глава 1. Понятие электронного документа и документооборота, его особенности 5
1.1. История электронного документа 5
1.2. Определение электронного документа 12
1.3. Особенности, преимущества и недостатки электронных документов 16
Глава 2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 23
2.1. Первые законодательные акты в области электронного документооборота 23
2.2. Действующие законы в области электронных документов 39
2.3. Основные проблемы электронного документооборота 45
Заключение 52
Библиографический список 56
 

Введение

    Проблема  использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно  многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное  внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов.
    Вместе  с тем существует достаточно большой  комплекс вопросов организационного и  методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
    Актуальность  темы объясняется тем, что в настоящее  время вопросы использования  электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели  очень большое значение. Вокруг них  ведутся многочисленные споры.
    С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий  круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует  отнести издания, содержащие общегосударственную  нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.
    Первая  категория – это стандарты  в области документоведения и  делопроизводства:
    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
    ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
    Государственная система документационного обеспечения управления.
    Вторая  категория - законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
    Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
    При написании курсовой работы были изучены  труды специалистов в области  документоведения: Ларина М.В., Ларькова Н.С., Бобылевой М.П., Храмцовской Н.А. и других.
    Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское  дело».
    Целью данной курсовой работы является изучение нормативно-правовой базы электронного документооборота.
    Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:
    Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»;
    Сравнить электронный документооборот с традиционным;
    Рассмотреть основные особенности нормативно-правовой базы электронного документооборота;
    Определить проблемные вопросы нормативно-правовой базы электронного документооборота.
    Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам. 
 

 

Глава 1. Понятие электронного документа и документооборота, его особенности

      История электронного документа
    Приступая к анализу Российского законодательства в области электронных документов, необходимо в первую очередь кратко осветить историю создания электронных  документов.
    Первыми носителями информации были матричные  носители. Их появление относят к  концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на специальных таблицах - матрицах (программирующих различные физические состояния - пробивки, магнитные импульсы). Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.
    К матричным носителям информации относятся:
    1) Перфокарта - карточка из плотной  бумаги, на которой проставляются  отверстия. Перфокарты хранились  временно и, по мере выполнения  хозяйственных задач, уничтожались. В 1897 году появились первые  машинные перфокарты. Они применялись  для обработки анкет первой  Всероссийской переписи населения.  Массив из 122 миллионов карт (по  числу переписанного населения)  обрабатывали 110 электрических счетных  агрегатов американской фирмы  "Холлерит".1 Несмотря на то, что результатов переписи пришлось ждать восемь лет, они являются очень ценным и весьма достоверным источником.
    2) Перфоленты. Их стали использовать  еще с XVIII века для управления  ткацким процессом в типографских  наборных машинах, а во второй  половине XIX века - для передачи сообщений  по телефону.
    Таким образом, с помощью отверстий  на бумаге или ленте выражали все  содержание архивных документов. Этот процесс был очень длительным, трудоемким и включал множество  этапов.
    В 1920 годы - появились первые ручные перфокартотеки - средства малой механизации. Поиск в простейших системах осуществлялся путем пропускания металлической спицы через отверстие, соответствовавшее нужному понятию сквозь массив перфокарт.
    К средствам большой механизации  относились счетно-перфорационные машины.
    Механизация до 1950-х годов касалась в основном делопроизводства и ведомственных  архивов. Применение средств малой  механизации было эпизодическим  и ограничивалось использованием матричных  носителей информации и ручных перфокартотек, счетно-перфорационных устройств.
    Одним из первых хранилищ машиночитаемых документов стал архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии. Институт был создан в 1943 году как Центральный  Научно-исследовательский гидрометеорологический архив (ЦНИГМА) с целью механизации  обработки данных метеорологических  наблюдений, которые собирались в  виде полевых книжек, таблиц, синоптических  карт в технических архивах территориальных  управлений гидрометеорологической службы (УГМС). При институте была создана  машинно-счетная фабрика.
    В 60-е годы происходит дальнейшее развитие матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов применяются  совмещенные карты. Был поставлен  вопрос о возможности создания полнотекстовых баз данных - поисковых систем, которые  позволяли бы получать доступ сразу  к тексту документа, а не к его  поисковым данным.
    Для информационных поисков начинают применять  пленочные и оптические носители информации - микрокарта и рулонная микропленка. Они представляли собой  микрофишу или микрофильм, на котором  вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования. Для хранения пленки требовалось в 200-250 раз меньше объема, чем для хранения перфокартотеки.
    В этот период происходит эволюция носителей. Магнитные носители - носители, в  которых информация фиксируется  намагничиванием специальных дисков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков системы  электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.
    С эволюцией технического обеспечения  связано распространение электронно-перфорационных машин, применение ЭВМ. Серийное производство ЭВМ началось еще в 1950 годы. Первые советские ЭВМ - МЭСМ (1953); БЭСМ (1953); "Стрела" (1953). Американские - "Унивак" (1951); IBM-701 (1953). 2 В период с 1950 по 1970 годы сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от ламповых машин до машин с микросхемами.
    В 1950-1970 годы происходит повсеместное создание АСУ (автоматизированные системы управления) на уровне предприятия, республиканском  и отраслевом уровне. К 1975 году общегосударственные  отраслевые АСУ охватили все союзные  и союзно-республиканские министерства и ведомства.
    Создание  и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов документирования, стимулировало разработку единой государственной  системы делопроизводства - ЕГСД (1966-73 гг.), унифицированных систем документации, стандартов по терминологии, привело  к созданию автоматизированных банков данных, что в свою очередь вызвало  лавинообразный рост количества машиночитаемых документов. Формируется сеть архивов машиночитаемых данных. Эти архивы создавались в рамках ведомственных систем: вычислительные центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах. Отделы ВЦ, хранившие машиночитаемые документы (МЧД) назывались по разному: технический архив, магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-информационный фонд. Создавались архива МЧД в области метеорологии и аэроклиматологии, медицинской диагностики, патентные фонды. Большое количество машиночитаемых документов образовалось в сфере органов научно-технической информации (НТИ).
    Во  второй половине 70-х - первой половине 80-х годов преобладают магнитные  носители информации и ЕС ЭВМ, создаются  межархивные АИПС (автоматизированные информационно-поисковые системы), а также формируются теоретические основы архивоведения машиночитаемых документов. Были намечены основы классификации, экспертизы ценности, системы научно-справочного аппарата машиночитаемых документов. Изучались труды зарубежных архивистов - Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара и др.
    Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом  в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение  типа текстовых процессоров и  электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга  пользователей. Появились комбинированные, географические, информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в  которых одновременно можно было осуществлять вычисления, проводить  обработку текстовой или графической  информации3. Документы, созданные в таких программах, являлись результатом сложной взаимосвязи записей разных форматов и первоочередной задачей здесь является обеспечение сохранности данных документов.
    Однако  если на Западе осознали необходимость  приема на постоянное (долговременное) хранение электронных документов, то в России по этому вопросу не было единства мнений среди архивистов и  документоведов. Западная практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение должны принимать при создании документов. Но в России к электронным документам подходили с теми же мерками, что и к бумажной документации. При этом не учитывалась принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.
    С конца 1980-х гг. возникла проблема определения  правового статуса электронного документа. Некоторыми архивистами  было заявлено, что машиночитаемые записи 1960-х - начала 1980-х гг. не обладают юридической силой, так как они  не имеют общепринятых атрибутов  документов: печатей, подписей или других форм установления подлинности.
    Микрокомпьютерная революция оказалась столь стремительной, что многие разрабатываемые методики устаревали еще до опубликования. Наука  следовала за компьютерными технологиями, став их заложницей. Опыт хранения данных, полученных на «больших машинах» (типа БЭСМ), оказался неприменим в новых условиях. И сейчас можно говорить о том, что значительная часть статистических, народнохозяйственных и научно-технических данных на магнитных носителях, отложившихся в ведомственных архивах в 1970-1980-е гг., навсегда потеряна, так как они не были вовремя переведены на новые технологические платформы4. Если упустить время, та же судьба ожидает электронные документы, созданные в 1990-е гг.
    Таким образом, конец 1980-х гг. отмечен новым  кризисом электронных архивов, который  привел к пересмотру многих положений  архивной практики.
    В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный  государственный архив научно-технической  документации (РГАНТД), разработка концепции  централизованного хранения МЧД  была возложена на Центральный архив  народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В настоящее время существует два федеральных государственных архива для хранения машиночитаемых документов:
    Российский государственный архив кинофотодокументов в Красногорске (Московская область);
    Российский государственный архив фонодокументов в Москве.
    На региональном уровне это:
    Центральный государственный архив аудиовизуальных документов г. Москвы;
    Центральный государственный архив кинофотодокументов в Санкт-Петербурге.
    Также, существуют хранилища электронных  документов и в субъектах Федерации:
    Кинофотоархив в Татарстане;
    Государственный архив аудиовизуальной документации республики Марий-Эл;
    Государственное национальное хранилище Республики Саха (Якутия);
    Центр электронной документации Чувашской республики г. Чебоксары;
    Центр электронной документации Республики Калмыкия.
    В последние десятилетия при внедрении  новой техники одним из главных  является вопрос о совместимости  электронных данных и преемственности  стандартов. Как показывает анализ поступающих в Россию программных  продуктов, до 30% из них построены  на «закрытых» форматах5. Использование такого программного обеспечения может привести уже в ближайшем будущем к экономическим потерям в сотни миллионов рублей. Лучше обстоит дело с базами данных, находящихся в постоянной эксплуатации. Владельцы заботятся о поддержании их рабочего состояния, преобразуя данные в современные форматы. Но и в этом случае существует опасность потери «ненужной» информации при переходе на современные технологии. Существующие правила не оговаривают специально вопросы экспертизы и приема на хранение оперативных баз данных и работа в этом направлении практически не ведется. Хотя именно оперативные базы данных образуют информационные ресурсы страны и имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение. 

 

      Определение электронного документа
    В современном обществе, где преобладают  компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют  электронные документы.
    С электронными документами намного  проще работать: нет бумажной волокиты, значительно упрощается поиск документов благодаря использованию электронной  базы данных.
    Кроме того, как мне кажется, электронный  документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным – возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.
    Но  для того чтобы понять, что представляет из себя электронный документ, нужно, в первую очередь, определиться с самим понятием «документ».
    К сожалению, до настоящего времени среди  специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения  нет единства в понимании термина  «документ», несмотря на наличие ряда определений, закреплённых в законодательных  актах и ГОСТах.
    Документоведение  рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
    Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.
    В первом Государственном стандарте  такого рода документ определялся как  «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
    После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт, в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».
    Таким образом, в результате эволюции, понятие  документа приходит к его современному официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»
    Существует  также широкая трактовка понятия  «документ»: объект взаимодействия в  социальной среде, предназначенный  для формального выражения социальных отношений между другими объектами  этой среды.
    Но  в Национальном стандарте РФ появляется ещё одна трактовка понятия «документ»: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении  правовых обязательств или деловой  деятельности.
    Сопоставив  различные понятия, содержащиеся в  научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем  определении понятия документа, которое в наибольшей степени  отвечает целям и задачам документоведческой науки: документ — это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени.
    Исходя  из всего вышесказанного, можно сделать  вывод, что документ – это и  информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.
    Но  в отличие от бумажного документа  для электронного документа материальный носитель не играет определяющую роль. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переносится с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.
    Исследователю М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ – это зафиксированная  на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью  технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными  машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать».
    Согласно  Федеральному закону «Об электронной  цифровой подписи» электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
    В соответствии с редакцией 2000 г. Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
    Также электронный документ может определяться как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических  средств, зафиксированная на магнитном  диске, магнитной ленте, лазерном диске  и ином электронном материальном носителе.
 

     Информация, зафиксированная на электронном  материальном носителе, признается электронным  документом, если она:
    создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
    подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
    может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
    если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
    Электронный документ также можно определить как информацию, представленную в  форме набора состояний элементов  электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая  может быть преобразованной в  форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая  атрибуты для идентификации документа. 

 

      Особенности, преимущества и недостатки электронных документов
    Можно выделить следующие характерные  особенности электронных документов:
    Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;
    Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;
    Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание – одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;
    Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;
    Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа;
    Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;
    Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.
    Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные  с носителем. Рассмотрим их более  подробно.
    Время транспортировки  документа
    Несомненно, электронные документы имеют  здесь неоспоримое преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют  передавать сообщения за секунды.
    Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам  документа и по содержанию)
    При отсутствии оптимальной системы  классификации документов и информации эта задача может оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.
    Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается  по времени благодаря использованию  ссылок, позволяющих найти не только один документ, но и другие, связанные  с ним тематически или по формальным признакам.
    Требования  к оформлению документов
    Требования  к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое  разнообразие в оформлении, не затрагивающее  реквизитов, определяющих юридическую  силу документа.
    А требования к оформлению электронных  документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более  жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам  связи при наличии различных систем и программно-технических средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
    Придание  документу юридической  силы
    Для бумажных документов решены практически  все вопросы, связанные с приданием  им юридической силы.
      Для электронных документов особое  значение имеет Федеральный закон  «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия  использования ЭЦП:
    - срок действия сертификата ключа,  относящегося к этой ЭЦП;
    - подтверждение подлинности ЭЦП;
    - использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое  значение.
    При соблюдении данных условий ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого  закона предполагает издание соответствующих  подзаконных актов, создание специальных  удостоверяющих центров, выдающих сертификаты  ключей ЭЦП.
    Удобство  восприятия информации
    Это качество в большей мере выражено у бумажных документов.
    По  восприятию электронные документы  сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его  файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем  при чтении с листа бумаги.
    Возможность работать с несколькими  документами одновременно
    При работе с документами и печатными  изданиями, сопоставляя информацию из них, нередко обнаруживаются особенности  и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре документов.
    «Многооконная»  работа с файлами также даёт возможность  одновременно работать с несколькими  документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно  логический характер, и не всегда возникает  целостный взгляд на документ.
    Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с документами
    Такую возможность дают и бумажный, и  электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.
    А при работе с электронным документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем это  выделение убрать. При этом следов на документе не останется.
    Возможность сделать копию  документа
    На  бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и  оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке  копии могут быть получены с помощью  фотографирования и микрофильмирования. Электронную копию бумажного  документа получают путём сканирования.
    В случае с электронным документом трудоёмкость и затраты времени  получения копии значительно  меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.
 


    Утомляемость  при работе с документами (без  учёта характера  и содержания информации)
    С бумажными документами можно  работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано  не только зрение, но и осязание, а  иногда даже обоняние.
    Утомляемость  же при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными  документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв  в работе.
    Специально  оборудованное рабочее  место для восприятия информации
    Для восприятия информации бумажного документа  достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких специальных условий  не требуется.
    Для работы с электронными документами  необходим компьютер, а при необходимости  их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование  портативных компьютеров и мобильных  средств связи снимает часть проблем.
    Информационная  безопасность и защита информации
    Защитить  бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его  физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных  формах (передача под расписку) и  другими организационными мерами.
    Для электронных документов эта задача решается путём использования средств  регламентации доступа пользователей  к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.
    Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком
    Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что  зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.
    В случае с электронным документом нужно учитывать, что жизненный  цикл программных средств и носителей  записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый  срок хранения документа. Возникает  проблема перезаписи информации на другой носитель и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую  силу). Иногда предлагают сохранять  соответствующие технические и  программные средства для воспроизведения  информации (и соответственно обучать  персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные  документы на бумаге и заверять сделанные  копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для  обеспечения сохранности и повышения  устойчивости компьютерной системы  можно выполнять резервное копирование  информации.
    Сфера применения (бытовая) документов
    Бумажные  документы применяются повсеместно.
    Электронные документы используются теми участниками  коммуникаций (организациями и физическими  лицами), которые имеют соответствующую  компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно  расширяется по мере развития технической  оснащённости, накопления опыта и  создания нормативной базы.
    Можно сделать вывод, что электронные  документы хоть и имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск  документа в базе), они также  обладают существенными недостатками – проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.
    Придание  юридической значимости, относящееся  к использованию традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования  электронного документа. 
 

 

Глава 2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота

      Первые  законодательные  акты в области  электронного документооборота
    Электронные документы в настоящее время  обозначают по разному: машиночитаемые документы (МЧД), документы на магнитных носителях (ДНМ), технотронные документы, виртуальные документы.
    Несмотря  на то, что проблемы работы архивистов с электронными документами имеют  уже более чем 30-летнюю историю, в  России их законодательному регулированию  стало уделяться внимание только в последние годы. Однако соответствующий  законотворческий процесс проходил бессистемно, не имел под собой разработки концепции регулирования соответствующих  общественных отношений, которая бы учитывала российские и международные  реалии, а также обосновывала бы иерархию соответствующих правовых проблем, предлагала бы механизмы их решения.
    Только  в 70 - е годы XX века с развитием  электронных систем хранения, обработки  и доступа к информации стали  звучать призывы к необходимости  правового регулирования общественных отношений, связанных с хранением, использованием и передачей информации о личности в электронном виде.
    В 70-80-е годы проходили дискуссии, на которых поднимались спорные  вопросы, касающиеся электронных документов:
    Как обеспечить сохранность машиночитаемой информации?
    В чем состоит отличие электронных документов от традиционных?
    Как определить электронный документ?
    Нужны ли вообще архивы электронных документов или они могут храниться в тех организациях, где были созданы (так называемые "распределенные архивы")?
    Как проводить экспертизу ценности и отбор электронных документов на хранение?
    Как обеспечить сохранность "виртуальных" документов?
    В чем состоят особенности жизненного цикла электронных документов?
    Что считать оригиналом, а что копией электронного документа?
    Насколько важно сохранение юридически-правового контекста при создании электронных документов?
    Как обеспечить аутентичность электронных документов?
    Правовые вопросы: авторское право, право собственности, взаимоотношения с источниками комплектования и т.п.
    Решение данных вопросов невозможно без законодательного определения электронных документов, обеспечения доступа к информации, сохранности носителей информации.
    В нашей стране вопрос о хранении МЧД  был поставлен на нормативную  основу в 1980 году. Постановление Совета Министров СССР №274 от 4 апреля 1980 года утвердило «Положение о Государственном архивном фонде СССР», где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение.6
    В 1981 году Главное архивное управление СССР возложило на ЦГАНХ СССР задачу по разработке концепции постоянного  хранения документов на магнитных носителях. Источниками комплектования ЦГАНХ  СССР являлись 80 министерств, государственных  комитетов и ведомств СССР; на учете  архива находилось 70 вычислительных центров, обеспечивавших функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ. В перспективе именно ЦГАНХ должен был первым начать прием на хранение машиночитаемой документации.
    В результате проведенных исследований было подготовлено ряд положений  и инструкций, среди которых на первое место выходит «Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники» (1983). В процессе разработки данного положения был использован передовой опыт западных архивов машиночитаемых данных. Положение определяло источники комплектования, порядок и критерии экспертизы ценности, устанавливало правила и порядок подготовки доступа и передачи на постоянное хранение МЧД. На стадии ведомственного хранения они должны были концентрироваться в архиве ВЦ, а на стадии государственного хранения (через 5 лет) - в государственном архиве. Предполагалось создать единый специализированный архив.
    При отборе МЧД предпочтение отдавалось первичной информации; учитывались  интенсивность обращения пользователей  к данным, состав пользователей, наличие  в файле данных, необходимых для  неоднократных анализов и пересмотров  итоговых результатов и др.
    Подготовка  документов к передаче на государственное  хранение должна была заключаться в  перезаписи документов на новые магнитные  ленты в комплекте из двух экземпляров, в формате определенном Главархивом, а также в проверке технического состояния документов и в подготовке сопроводительной документации. В дальнейшем методика приема МЧД в других инструкциях не изменялась.
    В марте 1982 года в ЦГАНХ было создано  специализированное архивохранилище  МЧД. В 1983 году сотрудниками архива был  провиден экспериментальный отбор  МЧД, использовавшихся в двух ведомствах: в Главном информационно-вычислительном центре Государственного комитета СССР по внешнеэкономическим связям и в Министерстве приборостроения средств автоматизации и систем управления.7
    В отличие от европейских стран  состав МЧД в СССР носил социально-экономический  или научно-технический характер. Это были в основном статистические данные. Идея о приеме на государственное  хранение текстовых документов, записанных на машинных носителях, не была реализована. И одной из причин этого послужил кризис архивов машиночитаемых данных, который охватил западные архивы с середины 1970-х годов (быстрый  темп развития информационных технологий, смена технологических парадигм и др.).
    В СССР, процесс формирования государственных  электронных архивов был приостановлен. Работы, проводившиеся в ЦГАНХ, остались незавершенными. Только архивы некоторых ведомств продолжали пополняться МЧД. Их деятельность определялась «Примерным положением об архиве документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия», принятым в 1990 году.
    В 70-80-годы в связи с переходом  к безбумажному документообороту были приняты первые нормативные документы  по вопросу юридической силы МЧД. Большое значение имело принятие ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». ГОСТ 6.10.4-84 был введен Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549, срок введения установлен с 01.07.87.
    В соответствии с новым стандартом документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77-ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 19767-74, ГОСТ 19768-74, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов.8 Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
    Новый ГОСТ разграничил понятие подлинника, копии и дубликата применительно  к МЧД и устанавливал обязательные реквизиты, удостоверяющие юридическую  силу МЧД.
    Документ  на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:
    наименование организации-создателя документа;
    местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;
    наименование документа;
    дата изготовления документа;
    код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограмме или, как правило, код лица, утвердившего документ.
    Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа  на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
 


    Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.
    Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа  на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
    Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.
    Копиями документа на машинном носителе или  машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
    Ряд пунктов ГОСТ 6.10.4-84 вызывает вопросы  или явно не соответствует задаче приема Электронных документов на постоянное хранение. В первую очередь это  п.4.1. В соответствии с ним организация-создатель может вносить изменения в подлинники документов. По сути, практическое применение данного положения может привести к исчезновению архивов как таковых, превращению их в лучшем случае в оперативные центры постоянно меняющейся информации. Пункт 2.6 не может быть реализован на практике, так как не все виды документов унифицированы, и отсутствие соответствующего кода создаст трудности при индексировании документов. То же с п.3.4, определяющим создание копий электронных документов. В соответствии с п.3.4 архив будет хранить только копии электронных документов. Однако этот ГОСТ не только не отменен, но и принял в настоящее время статус межгосударственного стандарта стран СНГ. 9
    Порядок оформления МЧД закрепил ГОСТ 28 388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения».
    Определенным  тормозом для распространения и  использования электронных документов являлось законодательство. Долгое время  нормативное определение электронного документа не было закреплено. Необходимо отметить, что специфика электронного документа состоит в том, что  у него нет жесткой связи с  материальным носителем. Электронный  документ существует в двух формах: пассивной - хранение; активной - передача и обработка. Особенностью электронного документа является также и то, что зафиксированную в нем информацию, ее наличие и местоположение невозможно непосредственно и однозначно воспринимать органами чувств человека и тем более, ее собственноручно подписывать или идентифицировать без соответствующих программно-аппаратных средств.10
    В делопроизводстве достаточно длительное время существовало определение  документа как материального  объекта с закрепленной (способом, созданным человеком) на нем информацией, предназначенной для передачи во времени и пространстве.11 В соответствии с этим определением электронным документом можно было признать весь жесткий диск компьютера, но никак, например, не документы, хранящиеся на нем. С другой стороны определение электронного документа как документа, пригодного для автоматического считывания содержащейся в нем информации, также не соответствует современным делопроизводственным реалиям. Любой бумажный документ по этому определению можно считать «электронным», так как он пригоден для автоматического считывания информации с помощью сканера.
    В 90-е годы подход изменился. Это связано  с принятием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года №28. ГОСТ Р 51141-98 дает следующие основные определения:
    документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать;
    машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
    документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронной вычислительной машиной (ЭВМ).12
    ЭВМ обрабатывает исключительно компьютерную информацию – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, зафиксированные на машинном носителе в форме, доступной восприятию ЭВМ. Таким образом, документом на машинном носителе можно считать компьютерную информацию, которая имеет реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. Машинный носитель информации - это любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации.13 Наиболее распространенными являются следующие виды машинных носителей информации:
    внутренний накопитель на жестком магнитном диске (винчестер);
    внешний накопитель на жестком магнитном диске (ЗИП-дисковод);
    внешнее устройство накопления информации (стриммер);
    накопитель на магнитной ленте или специальной металлической нити (в кассетах или бобинах);
    гибкий магнитный диск (дискета);
    оптический или магнитооптический диск;
    бумага, полимерная (пластиковая пленка или тонколистовой металл в виде карты или ленты);
    интегральная микросхема памяти - микроэлектронное изделие окончательной или промежуточной формы, предназначенное для выполнения функций электронной схемы памяти ЭВМ и других компьютерных устройств;
    физическое поле - материальный носитель физических взаимодействий искусственного происхождения.
    Компьютерная  информация может содержаться на машинном носителе в следующих формах, доступных восприятию ЭВМ:
    Электромагнитные  сигналы - средства переноса компьютерной информации в пространстве и во времени  с помощью электромагнитных колебаний. Из всех видов электромагнитных сигналов для фиксации и переноса документальных сообщений в основном используются радиосигналы, инфракрасные световые сигналы;
    Электрические сигналы - средства переноса компьютерной информации по проводникам с помощью  упорядоченного движения заряженных частиц;
    Магнитные метки - способ записи информации на машинный магнитный носитель (диск, ленту, карту), путем создания на нем участков с  различной степенью напряженности  магнитного поля;
    Оптические  метки - питы. Пита представляет собой  ямку, пузырек, сквозное отверстие, точечно  сплавленное образование различных  геометрических размеров, полученное с помощью луча лазера на поверхности или в объеме пластика, из которого изготовлен оптический носитель информации;
    Штрих-код - параллельные черно-белые графические  линии одинаковой высоты, но разной ширины. Их наносят с помощью печатающих устройств, например принтеров;
    Сквозные  отверстия, имеющие круглую, овальную форму. С их помощью компьютерная информация записывается на перфоленту или перфокарту.
    В последние 50 лет в России большое  значение придавалось развитию методологии  экспертизы ценности. На эту тему проводилось  множество конференций, семинаров, круглых столов, были написаны сотни  статей, поднимавшиеся вопросы нашли  отражение в десятках книг и диссертаций. Среди них: Правила экспертизы научной  и практической ценности документальных материалов в государственных архивах. М., 1957; Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектование государственных архивов СССР. Труды  ВНИИДАД.М., 1974; Методические рекомендации по провидению целевой комплексной  экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М. 1988; Теория и практика архивного дела в СССР.М., 1980; Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986; Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984 и др.14 Основной побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев экспертизы ценности документов стал нарастающий год от года "бумажный поток", который захлестнул советские учреждения и грозил "затопить" государственные архивы.
    Однако  в связи с минимальным уровнем  информатизации советских учреждений и организаций, в том числе  и архивов, до конца прошлого века, проблемы экспертизы ценности электронных  документов практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах. При этом критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, существенно ничем не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации.
    Основными проблемами оценки и отбора электронных  документов на хранение являлись:
    совершенствование правового обеспечения отбора (устранение положений, противоречащих идее постоянного хранения документов, включение в правовые и нормативные документы положений, гарантирующих сохранения электронных документов, признанных ценными);
    уточнение определения "источник комплектования" электронных документов, форм приема на хранение и критериев оценки электронных документов;
    совершенствование методики отбора ЭД на хранение;
    разработка системы нормативно-методических пособий по отбору электронных документов.
    Первоначальная  нормативная база для экспертизы ценности электронных документов - это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 год). Оно устанавливало пятилетний срок временного хранения документов на машинных носителях. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г) определял, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях».15 Однако эти положения требуют пересмотра и доработки.
    Западные  архивисты уже давно рассматривают  электронный документ, как совокупность содержания, метаданных и контекста. Поэтому описанию электронной документации там уделяется особое внимание. Ни одна система электронного документооборота не может быть внедрена в государственном  или муниципальном учреждении, если она не прошла экспертизу в национальной архивной службе. В России Инструкция "Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники. Основные положения" (1996) содержала рекомендации по описанию документов на этапе их поступления  в архив (т. н. «ретроспективная оценка»), уделяла главное внимание метаданным и носителям информации. Контекст создания и бытования электронных документов практически не учитывался. Что впоследствии поставило под сомнение их аутентичность и достоверность.16
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.