На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Автоматизированные системы документоборота

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 12.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

       В настоящее время появилось большое  количество публикаций на тему автоматизации документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на первый план при анализе «что и как автоматизировать». Среди них можно выделить четыре основных блока:
    вопросы построения структуры организации и распределения служебных полномочий;
    организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц;
    организация порядка доступа и работы с документами;
    регламентация деловых процедур.
       Перечисленные аспекты приводят к тому, что систему  автоматизации работы с документами  нельзя рассматривать оторвано от структуры  предприятия. Иначе при внедрении это повлечет серьезные проблемы, вплоть до остановки деятельности предприятия.
       Вышеперечисленное показывает актуальность темы автоматизации  систем документооборота организаций, и, в частности, автоматизации регистрации документов. 
 
 
 
 
 

1. Цели автоматизации процессов документооборота 

       Управление  организациями и предприятиями  основано на следующих процессах:
    получение информации, ее обработка;
    анализ, подготовка, принятие решений;
    выполнение решений;
    учет и контроль принятых решений.
       Процессы  делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документальное обеспечение управления» (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
       Документационное  обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
    документирование и регистрация документов (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
    организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
    систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур)1.
       Делопроизводство  представляет собой комплекс мероприятий  по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:
    организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;
    организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
    организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
    обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
    создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;
    использование унифицированных форм представления и обработки документов;
    регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
    регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
    регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);
    списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;
    обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
    осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
    проверка правильности и своевременности исполнения документов;
    создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
    проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
    получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.
       Все перечисленные функции формализованы  и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
         Движение документов осуществляется  в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов.
       Создание  и внедрение системы автоматизации  делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
       1) в области обработки документов:
    обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
    создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
    создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
    обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
    исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
       2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
    обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
    обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
    сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
       3) в области организации доступа к информации:
    обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
       Внедрение программной системы автоматизации  делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
    единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
    объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
    использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;
    обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
       Исторически делопроизводство в разных странах  складывалось по-разному. В зависимости от менталитета и культуры того или иного народа, создавалась с годами и соответствующая система документоведения.
       На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть «отечественная» и «западная». Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:
    четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
    отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.
    современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
       Основная  проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
       Еще одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.
       Программные системы, реализующие отечественную  технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных  учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.
       К системам автоматизации данной технологии относятся: «ДЕЛО» (компания «Электронные офисные системы») и система «Золушка-WIN».
       Традиции  западного делопроизводства существенно  отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.
       К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
    характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
    отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
    регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.
       Программные системы этого направления ориентированы  на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
       Системы характеризуются активным вовлечением  в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.
       Основной  особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
       Как правило, система поставляется заказчику  не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.
       К системам данного направления относятся  следующие.
       Русифицированные  версии популярных западных систем:
    DocsOpen (PC DOCS);
    LinkWorks (DEC);
    Staffware (Staffware PLS);
    Lotus Notes (Lotus-IBM).
       Программные решения, созданные российскими  компаниями на основе западных систем:
    система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
    система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);
    комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
    система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
    решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);
    решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
    система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).
       Разработки  российских компаний:
    система LanDocs компании «Ланит»;
    система Effect Office компании «Гарант International»;
    система «Документ2000» компании Telcom Service;
    система «Крон» компании «Анкей»;
    система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.
       В следующем разделе будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов. 
 
 
 
 

2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ  СИСТЕМЫ документооборота 

       Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» (ЗАО «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи») предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
       Система обеспечивает выполнение следующих операций:
    Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
    Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.
    Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
    Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
    Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
    Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
    Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.
    Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
    Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
    Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
    Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
    Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
    Хранение электронных образов документов.
    Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
    Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
       В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.
       Система LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
       Основные  достоинства системы:
    высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);
    адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);
    соответствие стандартам;
    открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);
    доступность и легкость освоения конечными пользователями.
       Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать  в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:
    Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
    Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
    Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
    Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
    Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
    Поддержка нескольких версий одного документа.
    Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
    Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
    Организация архивирования документов.
    Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
    Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
       Программно-технологический  комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия» (НТЦ «Институт развития Москвы»). состоит из трех функциональных компонентов программных систем.
       «Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.
       «Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
       «Письма граждан» характеризуются тем, что связующим началом пакета писем является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
       Система «Служебная корреспонденция» предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:
    регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;
    регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;
    регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);
    контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
    выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
    подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
    поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);
    формирование истории движения документов;
    организацию доступа к электронным копиям документов;
    разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.
       Система управления документами «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies») позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:
    Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.
    Контроль исполнения документов.
    Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.
    Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.
    Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.
    Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
    Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).
       В настоящее время фирмой разработаны  и распространяются следующие версии системы:
    «Евфрат» – персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;
    «Евфрат@SOHO» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;
    «Евфрат» – система автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.
       Так до внедрения системы «Евфрат» в ИФНС по г. Волгограду все входящие документы проходили следующий маршрут (см. рис.):
 

       Весь  документооборот осуществлялся в бумажном виде. Учет документов велся при помощи соответствующих журналов входящих, выходящих документов, приказов, и т.д. Контроль исполнения осуществлялся работниками общего отдела при помощи журналов контроля.
       От  системы документооборота требовалось:
    Обеспечить учет и быстрый поиск документов.
    Автоматизировать контроль исполнения.
    Клиент не собирался уходить от оборота бумажных документов и, соответственно на систему налагалось требование поддержки «бумажного» документооборота.
    Возможность оптимизировать систему под структуру организации.
       После нескольких раундов консультаций, которые  провел заказчик, в качестве системы  документооборота был выбран «Евфрат». Причины, по которым выбор остановился именно на этом продукте, были следующие:
    система имеет клиент серверную структуру. Все данные хранятся в едином месте, на сервере, что облегчает вопросы резервного копирования;
    система позволяет быстро вводить документы с бумажных носителей, но при этом имеется возможность сохранить оборот бумажных документов и осуществить контроль за ним;
    система удовлетворяла требованиям заказчика;
    в системе имеются функции для программирования, т.е. можно писать разнообразные программы которые используют функции системы Евфрат;
    система имеет небольшую, по сравнению с аналогами, стоимость.
       Для автоматизации системы документооборота был приобретен Евфрат Document Server на 12 клиентов. Все лицензии были распределены по отделам. В каждом отделе был выделен сотрудник, имеющий право работать в системе Евфрат (раньше в обязанности этого сотрудника входило только регистрация документов и контроль исполнения).
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.