На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Анализ системы управления электронным документооборотом в органах государственной власти

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 18.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 

       ВВЕДЕНИЕ

      Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.
      Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При этом уменьшаются сроки подготовки и исполнения документов, создаются и автоматически поддерживаются базы (архивы) нормативных и распорядительных документов, уменьшается количество рутинных операций, работники получают возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления;
    повышается качество подготовки управленческих решений;
    уменьшается количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;
    процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии;
    появляется стимул и возможности для совершенствования структуры организации.
   Перевод потоков документов в электронную форму и интеграция их с Интернет-порталами позволит достичь следующих важных целей:
    появится возможность полно и объективно информировать граждан о том, какой объем услуг, сервисов и социального обеспечения им предоставляется;
    граждане и организации будут вовлечены в активную работу по выработке и реализации инициатив и программ законодательных органов и исполнительных органов власти разного уровня;
    обеспечится «прозрачное» и оперативное взаимодействие государственного органа с хозяйствующими субъектами;
    будет достигнута существенная экономия времени и средств (как бюджета, так и хозяйствующих субъектов).
   В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях. Во многих из них достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей для этого требуется набор современных программных решений.
   В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направления, что нашло отражение в федеральной целевой программе «Электронная Россия» в целом и в ряде ее конкретных мероприятий. Имеющиеся в настоящее время программные продукты обеспечивают все возможности построения основных типов решений по автоматизации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.
   Данный документ предназначен для того, чтобы помочь представителям органов государственного управления:
    осознать возможности, предоставляемые современными информационными технологиями;
    «найти общий язык» со специалистами в области информационных технологий;
    перевести вопросы автоматизации работы с документами и перехода к электронному документообороту в практическую плоскость.
   Целью данной курсовой работы является анализ системы управления  электронным документооборотом в органах государственной власти . В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:
    дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией;
    проанализировать организацию электронного управления документооборотом в органах государственной власти;
    проанализировать перспективные направления совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения.
 

ГЛАВА1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ  СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ.

      Вычислительная техника и средства связи прочно вошли в современную жизнь, и удивление вызывает уже не их наличие, а скорее, отсутствие или недостаточно эффективное использование. Уровень компьютеризации российских коммерческих структур и граждан пока ниже, чем в ряде ведущих стран Европы и США, но разрыв постепенно сокращается. А вот ситуация с освоением информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) органами государственного управления стала причиной обоснованного беспокойства российского общества.
      Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Можно временно отложить внедрение информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном секторе, ухудшения условий размещения государственных учреждений. Но это поставит под угрозу выполнение многих государственных функций и в конечном итоге нанесет существенный ущерб репутации и интересам государства.
      Объективных причин откладывать внедрение современных ИКТ в государственном секторе нет. Формальной констатацией этого факта со стороны государства стало создание федеральной целевой программы «Электронная Россия». Задачей российского бизнеса в связи с этим является помощь органам государственного управления в ее практической реализации.
      Составляющие эффективности системы государственного       управления
   Эффективность работы системы государственного управления определяется тремя составляющими:
    эффективностью взаимодействия с гражданами и предприятиями;
    эффективностью внутренней работы каждого учреждения в отдельности;
    эффективностью взаимодействия органов власти между собой.

Рис. 1. Структура составляющих эффективности
      Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности всех трех звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.
      Ожидаемые от внедрения информационных технологий результаты можно разделить на два класса – стратегические и тактические.
      Тактические результаты связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, насколько можно сократить штат (или, по крайней мере, избежать его роста), сколько времени сэкономят организации и граждане, взаимодействующие с органами власти, ит.д.
      Ожидаемые стратегические результаты – это улучшение качества принимаемых решений, повышение доверия граждан к власти, существенное снижение прямых и косвенных общественных издержек на содержание органов власти. На достижение этих целей и ориентирована программа «Электронная Россия».
        Эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом.
Повсеместно используемая в настоящее время «бумажная» технология работы с гражданами и предприятиями ведет к огромному количеству непроизводительных затрат времени и ресурсов как для граждан и хозяйствующих субъектов, так и для государственных органов.
Использование информационно-коммуникационных технологий позволяет существенно расширить каналы взаимодействия государства и его граждан, повысить качество этого взаимодействия и способствовать тем самым укреплению гражданского общества, построенного на взаимопонимании, учете интересов каждого и стремлении к общим созидательным целям.
      Поиск и получение информации. Удобное представление в сети Интернет полной, точной и актуальной информации обо всех органах государственной власти позволяет существенно упростить процесс поиска требуемой информации, экономить время чиновников, вынужденных отвечать на вопросы, а также уменьшить количество ошибок.
      Взаимодействие граждан и организаций с органом государственной власти. Данная функция обеспечивается набором сервисов, позволяющих гражданам и организациям запрашивать и получать по Интернету необходимые справки или разрешения и передавать в органы государственного управления предусмотренную законом отчетность. Кроме того, должна существовать возможность отслеживания состояния запросов.
      Принцип «единого окна» предполагает наличие одной точки входа для взаимодействия с органами власти всех уровней. Для этого необходима система, позволяющая автоматически направлять запросы и отчетность в уполномоченные органы государственной власти и тем самым рассматривать государство как единого «провайдера» услуг для граждан и бизнеса.
      Для постоянной публикации актуальных документов и отслеживания хода продвижения запросов нужна информация, которая может быть получена из систем автоматизации документооборота различных учреждений. Поэтому эта информация должна автоматически экспортироваться из них для публичного доступа.
      1.1.2.Эффективность взаимодействия между органами власти
      Принятый в настоящее время обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы.
      В случае функционирования в организации автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы.
      Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.
      Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации.
   Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между организациями. Создание такой системы позволит обеспечить:
    радикальное ускорение доставки документов;
    гарантию доставки;
    доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;
    снижение издержек.
   Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.
   Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.
   На пути разработки таких систем имеются объективные трудности:
    отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в целом ряде организаций;
    разнообразие систем и форматов, используемых в разных организациях;
    необходимость надежной аутентификации отправителей/получателей;
    защита информации от изменения в процессе доставки;
    необходимость защиты конфиденциальной информации.
   Современные программные средства, позволяют успешно решать все эти проблемы. И сегодня разработка и внедрение систем, автоматизирующих обмен электронными документами между организациями, является абсолютно реальной задачей.
   Эксплуатация этих систем возможна и организациями, не имеющими автоматизированной системы документооборота. Они могут принимать и передавать документы с помощью средств обмена электронной почтой, дополненных средствами работы с формами, электронной цифровой подписью (ЭЦП) и средствами защиты информации. Наибольшую пользу и заметное снижение трудоемкости получат организации, у которых документооборот полностью автоматизирован.
        Эффективность работы отдельных органов власти
      Основное содержание работы большинства органов государственной власти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации.
   В российских ведомствах повсеместно используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:
    длительные процедуры передачи документов внутри организации;
    возможность утери информации о местонахождении документов;
    отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;
    высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;
    высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.
   Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации.
   Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:
    повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства);
    переход к электронному документообороту.
   Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.
   Внедрение такой технологии позволяет:
    ускорить движение документов по организации;
    гарантировать своевременное рассмотрение документов;
    обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;
    повысить эффективность работы как отдельных чиновников, так и организации в целом;
    снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;
    при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.
   При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.
   Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.
   Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость.
   Для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.
   Важность внедрения таких систем определяется не только задачей повышения эффективности работы отдельных органов власти. Как следует из предыдущих разделов, без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна ни автоматизация межведомственного обмена документами, ни построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.
 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

    2.1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

   Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.
   В  данном документе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.
      Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.
      Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.
      Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

2.2. Российская модель делопроизводства

      В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
    контроль за документом начиная с момента его поступления;
    централизация контрольных функций;
    единые нормы документооборота.
   В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
   Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
   Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
   В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.
   Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.
   С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.
   Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

2.3. Цикл жизни документа

      С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.
      Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен на рис. 2.
      Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.
После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.
В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.
      Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.
      Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем. .
      Рис 2. Производственный цикл документооборота 

      Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.
      Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.
      Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

2.4. Выбор подхода к автоматизации документооборота

      Необходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.
   Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин.
    Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.