На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Информационное обеспечение управления

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 18.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Содержание

Введение…………………………………………………….……………………3

1. Анализ  информационного обеспечения управления  предприятием………4

1.1 Общая  характеристика объекта исследования  ……………………………4

1.2.Технико-экономические  показатели……………………………………….10

1.3. Анализ  системы документооборота………………………………………..11

Заключение……………………………………………………………………….19

Список  литературы……………………………………………………..………..21

Введение

 
       Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного  развития рыночной экономики предприятию  требуется целесообразная система  информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую  ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний  день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог  успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.
       Информационное  обеспечение управления – это  связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может  рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию  и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические  моменты, присущие информационному  обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время  его общие свойства, что позволяет  направить исследования вглубь.
       В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
       Информация  нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

1. Анализ информационного  обеспечения управления  предприятием

1.1 Общая характеристика  объекта исследования

 
 
       ФГОУ  СПО «Оренбургский аграрный колледж». 460511 село П. Покровка Оренбургского  района Оренбургской области.
       ФГОУ  СПО «Оренбургский аграрный колледж» действует на основании Устава.
       Он  был организован в 1991 году на базе совхоза-техникума «Оренбургский», который, в свою очередь, организовался  на базе Чкаловского Оренбургского  техникума. Чкаловский Оренбургский техникум свою деятельность начал с 1933 года.
       ИНН 5638005552
       Форма собственности – государственная.
       ОКПО 664942; ОКВЭД 80.22; 01.21; 01.23; ОКПФ 81 и др.
       Руководитель  Турков Александр Иванович, гл. бухгалтер  Квалова Надежда Николаевна.
         ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный  колледж» зарегистрировано в  Межрайонной ИМНС №18 Оренбургского  района по Оренбургской области.
       Землепользование  агроколледжа расположено во втором агроклиматическом районе области. Основные черты климата: холодная суровая  зима, жаркое сухое лето, быстрый  переход от зимы к лету, неустойчивость и недостаточность атмосферных  осадков, интенсивность процесса испарения.
       Землепользование  Оренбургского агроколледжа расположено  в центральной части Оренбургского  района, Оренбургской области.                                                                                                                                  В настоящее время землепользование агроколледжа представлено одним земельным  массивом, протяженностью с севера на юг 9 км, с запада на восток 12 км. Центральная  усадьба колледжа находится в  селе Подгородняя Покровка, расположенном  в 12 км. от областного районного центра – города Оренбурга.
       Общая земельная площадь 3243 га., в т.ч. сельхозугодий  – 3078 га, из них 2924 га. пашни, долгосрочного пользования в агроколледже нет.
       Основным  пунктом сдачи сельскохозяйственной продукции является Оренбургский ХПП, Оренбургский мясомолочный комбинат, Оренбургский молокозавод.
       Базой снабжения является Оренбургское отделение  «Техническое предприятие РТП», находящееся  в 20 км.
       Направление агроколледжа молочно-мясное, дополнительный вид деятельности – производство зерна. Хозяйство имеет: 2 механизированных тока для уборки зерна; свою АЗС – для обеспечения тракторов и автомобилей ГСМ; машинный двор; крытый ангар для хранения сельскохозяйственной техники; учебно-производственные мастерские для ремонта сельскохозяйственной техники и прохождения производственной практики. Также имеется механизированный ток для обработки зерна. Для хранения грубых кормов имеется сеновал.
       Функции управления производством осуществляются руководителем и специалистами  предприятия и внутрихозяйственных  подразделений, образующими аппарат  управления.
       Структура управления – упорядоченная система, определяющая и фиксирующая соподчиненность  и полномочия работников аппарата управления на подготовку, принятие и реализацию решений.                                                                                                                                  
       Общество  состоит из различных подразделений, функционирующих на хозрасчётной основе. Ниже представлена структура ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж», которая определяется видами его деятельности. В состав общества входят следующие подразделения:
    Центр довузовской подготовки (Школа абитуриентов, Подготовительные курсы, Центр технологий тестирования);
    Подразделения среднего образования (Классический Лицей, Открытый Лицей, Школа индивидуальной подготовки);
    Институт современных технологий и экономики
    Дополнительное профессиональное образование (Компьютер-колледж, Отдел языковой подготовки, Отдел мультимедийных технологий, Отдел международного образования);
    Производственно-коммерческие подразделения (Управление информатизации, Управление электронной техники, Управление сетевых технологий, Рекламно-издательский центр;
    Сервисные подразделения (Унитех-Общепит-Сервис, Унитех-Отель-Сервис);
    Подразделения управления (Бухгалтерия, Управление эксплуатации, Управление региональной политики, Управление юридического и кадрового обеспечения).
       Основной  доход ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» получает за счёт своих как бы трёх китов: Лицей, Школа абитуриента и Подготовительные курсы. Эти подразделения обеспечивают основной доход ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж», что составляет примерно 70-80% от общего дохода. Поэтому ниже более подробнее эти подразделения представлены.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1. Структурная схема ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» 

       Все подразделения в такой структуре  являются независимыми и если даже происходит кооперация для достижения общих целей, то она происходит на взаимовыгодных условиях. Структурная схема организации несколько отличается от организационной структуры управления за счёт того, что Проректора по направления могут управлять несколькими подразделениями. Проректора по направлениям совместно с ректором на ректорате планируют свою работу, подводят итоги и корректируют планы работ, решают многие спорные вопросы, которые часто возникают между подразделениями. Ниже  представлена организационная структура управления ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       рисунок  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2. Организационная структура управления ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж»
       На  рисунке, где была представлена структурная  схема ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» подразделения были сгруппированы по функциональным признакам, а на следующем рисунке, где представлена организационная структура управления ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж».
       Из  представленных структур видно, что  структура ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» не совпадает с организационной структурой управления.
       Из  рисунков  видно, что в организации  используется линейная структура управления. Эта форма управления имеет определённые преимущества и недостатки.
     Термин "организационная структура" сразу  же вызывает в нашем воображении  двумерную древовидную схему, состоящую  из прямоугольников и соединяющих  их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное  положение прямоугольников и  соединяющие их линии показывают степень подчинения. Рассмотренные  соотношения ограничены двумя измерениями : вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.
       В самой же организационной структуре  не содержится ничего такого, что ограничивало бы нас в этом отношении. Кроме  того, эти ограничения на структуру  организации часто вызывают серьезные  и дорогостоящие последствия. Вот  только четыре из них:
    Во-первых, между отдельными частями организаций такого рода возникает не сотрудничество, а конкуренция. Внутри организаций существует более сильная конкуренция, чем между организациями, и эта внутренняя конкуренция приобретает значительно менее этичные формы.
    Во-вторых, обычный способ представления структуры организаций серьезно затрудняет определение задач отдельных подразделений и измерение соответствующих показателей качества работы вследствие большой взаимозависимости подразделений, объединенных подобным образом.
    В-третьих, это способствует созданию организаций, сопротивляющихся изменениям, особенно изменениям их структуры; поэтому они перерождаются в бюрократические структуры, не поддающиеся адаптации. Большинство таких организаций обучается крайне медленно, если обучается вообще.
    В-четвертых, представление организационной структуры в виде двумерного дерева ограничивает число и характер возможных вариантов решения возникающих проблем. При наличии такого ограничения невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям, но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое равновесие.
       Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна иметь достаточно гибкую структуру. (Хотя гибкость не гарантирует  приспособляемости, тем не менее она необходима для достижения последней).
     Основы  линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого  процесса по функциональным подсистемам  организации. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и  задач. Соответственно строится и система  мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность  и качество работы организации в  целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все  службы в той или иной мере работают на его получение.
     Преимущества  организационной структуры ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж»:
    четкая система взаимных связей функций и подразделений;
    четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
    ясно выраженная ответственность;
    быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
     Недостатки  организационной структуры ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж»:
    отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
    тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
    малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
    критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
    тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
    большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
    перегрузка управленцев верхнего уровня;
    повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
     Вывод: в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества.
     В схеме отсутствует отдел маркетинга, так как полагаются на опыт и знания руководителей подразделений, а  это приводит к тому, что подразделения  становятся неконкурентоспособными. 

1.2.Технико-экономические показатели

 
       Для анализа технико-экономических показателей  используется годовая бухгалтерская  отчётность за несколько лет. (таблица ).
       Данные  в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей.  Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки  от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности  персонала, особенно численность руководителей. 

Таблица 1
Технико-экономические  показатели
 
Показатели
 
2006
 
2007
 
2008
Тр, %
Тр, %
1. Выручка  (нетто) от реализации продукции,  работ, услуг,  тыс. р. 5109 7543 10088 147,6 133,7
2. Себестоимость  реализации товаров, продукции,  работ, тыс.р. 3972 5950 7945 149,8 133,5
3. Коммерческие  расходы, тыс.р. 35 59 142 168,3 239,2
4. Управленческие  расходы, тыс.р. 1067 1233 1619 115,6 131,3
5. Прибыль  от реализации, тыс.р. 35 300 382 865,4 127,3
6.Прибыль  от финансово-хозяйственной деятельности, тыс.р. 170 278 232 163,4 83,4
7. Прибыль  отчётного периода, тыс.р. 187 295 278 157,3 94,2
8. Численность  работающих,чел в том числе:
руководителей
служащих
специалистов
239 
 
37
108
94
296 
 
42
131
123
371 
 
48
152
171
123,8 
 
113,5
121,3
130,9
125,3 
 
114,3
116,0
139,0
9. Среднегодовая  стоимость основных производственных фондов, тыс.р. 679,08 719,82 568 106,0 78,9
10. Среднегодовая  стоимость оборотных средств,  тыс.р. 1308 1548,2 2768 118,4 178,8
11. Выработка  на одного работающего,  в том числе  на одного руководителя
21,38 
138,1
25,48 
179,6
27,19 
210,2
119,2 
130,1
106,7 
117,0
12. Фондоотдача,  р/р 7,52 10,48 17,76 139,3 169,5
13. Фондоёмкость, р/р 0,13 0,10 0,06 71,8 59,0
14. Затраты  на 1 р. товарной продукции, р/р 0,777 0,789 0,788 101,5 99,8
15. Рентабельность, %           общая
          продукции
 
4,7 0,9
 
5,0 5,0
 
3,5 4,8
 
105,0 577,6
 
70,6 95,4
 
     Анализируя  данные таблицы, можно заключить, что  из года в год технико-экономические  показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста  были в 2007 году, чем в 2008 году. Это связано с тем, что в 2007 году в ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:
    Модернизация персональных компьютеров
    Создание локальной сети
    Подключение к глобальной сети Интернет
    Создание отделом программирования автоматизированных систем, облегчающих работу руководителей

1.3. Анализ системы документооборота

 
       Сегодня уже многие пришли к мысли, что  культура работы с документами - это  часть производственной культуры, а  та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в  условиях рынка. Поэтому система  документооборота - такая же часть  производственной инфраструктуры, абсолютно  равноправная и необходимая, как  и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени  от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности  быстро найти нужный документ.
 Все документы,  которые обращаются в системе  документооборота, в ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» разделяют следующим образом:
    Входящие
    Исходящие
    Приказы
      по основной деятельности
      по командировкам
      по личному составу
    Внутренние
      финансовые
      служебные
       Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время  на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени  на составление документов зависят  от сложности документа, от наличия  уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие  современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа  состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения  и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может  существенно возрастать. Поэтому  проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим  их основные потоки.
       Секретарями организации ведётся регистрация  всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система  контроля поручений в электронном  виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть  динамику изменения потока документов, после внедрения в организации  с 2007 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 2008 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.
       Ниже  на рисунке представлена структура  подчинённости Административного  отдела  ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж». На схеме видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.
Разграничение функций секторов Административного  отдела происходит следующим образом.
       Функции сектора делопроизводства:
    Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
    Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
    Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.
    Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.
    Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.
    Доведение резолюций ректора до исполнителей.
    Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
    Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.
    Формирование дел и сдача их в архив.
    Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.
         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3. Структура подчинённости Административного отдела 

     Функции организационного сектора:
    Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.
    Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
    Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
    Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.
    Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
    Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
    Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
    Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.
    Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
    Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов.
    Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.
     Фактически  в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять  все эти функции и поэтому  систему электронного контроля поручений  не используют по назначению. В эту  систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе.
     В ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота. 

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 4. Документооборот в ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» 

       В результате просмотра журнала регистрации  в приёмной организации у секретаря  и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица ). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 2
Анализ  структуры документооборота 

 
Наименование  
документа
Количество  документов Темпы роста, %
2006 2007 2008 в 2007 к 2006
в 2008 к 2007
Входящие 124 203 240 164 118
Исходящие 384 402 358 105 89
Приказы в том числе:
- по основной  деятельности
- по командировкам
- по личному  составу
870 
157
215
498
648 
116
178
354
894 
156
222
516
74 
74
83
71
138 
134
125
146
Внутренние в том числе:
- финансовые
- служебные
3841 
1492
2349
2597 
973
1624
1972 
1272
700
68 
65
69
76 
131
43
Итого в год: 5219 3850 3464 74 90
В среднем  за день 18 13 12 72 92
Выручка от реализации, тыс.р. 7663 11315 15132 148 134
 
       Из  таблицы, где представлены технико-экономические  показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год  на 148 и на 134 процента (таблица ), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года.
       При более подробном рассмотрении последней  таблицы, где анализируется структура  документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и  исходящих документов.
       Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной  почты. Это как раз примерно в  два раза сокращало количество служебных  записок из года в год. Возросла деловая  активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих  сообщений резко сократилось  за счёт использование глобальной сети Интернет.
       Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:
      какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя
      есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения
       В ФГОУ СПО «Оренбургский аграрный колледж» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
        Бухгалтерия;
        Административный отдел;
        и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.