На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Контрольная работа по "Организации делопроизводства и персональный менеджмент"

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 23.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 13. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Федеральное агентство по образованию
филиал
Государственного  образовательного учреждения
высшего профессионального  образования
Всероссийский Заочный Финансово-Экономический  Институт
в г.Туле 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: Организация делопроизводства и персональный менеджмент
Вариант №10 
 
 
 

                 Выполнила: студентка 4го курса,                   
                                                                                   спец. Менеджмент организации,
                                                                                   дневная группа,
                                                                                   Логинова Ю.В.
                                                                                                                                                         
                                                               Проверил: Лукоянова А.В. 
 
 
 
 

Тула  – 2010 

Содержание 

1. Публичные выступления. Факторы  успеха публичных выступлений……2
2. Основные этапы подготовки документов  к архивному хранению………..9
3. Образец должностной инструкции…………………………..……………...18
4. Список литературы…………………………………………………………...27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Публичные выступления.
    Факторы успеха публичных  выступлений 
     

       Правильно организованное управленческое общение  является катализатором управленческой деятельности. Культура управления невозможна без культуры общения, т.е. коммуникативной  культуры. Отсутствие умений, навыков управленческого общения, недостаток коммуникативной культуры менеджера ставят под вопрос успешную работу и его самого, и его подчиненных.
       Овладеть  приемами, умениями и навыками публичного выступления, выработать в себе коммуникативную  культуру не менее важно, чем овладеть управленческими действиями. Публичные  выступления являются неотъемлемой частью управленческой деятельности любого менеджера, так как в его работе приходится сталкиваться с проведением  деловых бесед, дискуссии с целью  добиться желаемой реакций аудитории. 

     Этапы публичного выступления:
  1. Подготовка к выступлению.
       Наиболее ответственный этап. Общение нужно планировать, правильно выбирать его место и время, заранее определять для себя установки на результат общения.Здесь необходимо: во-первых, обдумать тему речи, его основные тезисы и структуру; во-вторых, прорепетировать дома перед родственниками или просто перед зеркалом, чтобы отточить все приемы будущей речи; в-третьих, желательно заранее узнать аудиторию, в которой предстоит выступать; в-четвертых, по возможности подготовить свою речь с учетом состава слушателей (национальность, религию, возраст и т.д.). Все это даст возможность оратору чувствовать себя более уверенно при непосредственном выступлении. 

    Вхождение в контакт.
       На  этом этапе важно почувствовать состояние, настроение аудитории, освоиться самому и дать возможность сориентироваться слушателям. Необходимо расположить слушателей к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта. Чтобы произвести на аудиторию максимально положительное впечатление, оратору необходимо создать образ уверенного в себе человека. Это можно сделать с помощью свободной походки, непринужденной, открытой позой, установления зрительно контакта, подбора соответствующей одежды. Кстати одежда оратора не должна отвлекать от выступления ни его самого, ни слушателей. Иначе все старания выступающего могут в один миг сойти на нет. 

    Концентрация  и поддержание внимания слушателей.
       Для того, чтобы поддерживать внимание аудитории на выступлении, оратор должен: говорить выразительно; периодически делать паузы; внимательно следить  за реакцией слушателей на его информацию; быть, конечно же, кратким и лаконичным. Он должен преподать речь максимально  интересно для слушателей, в противном  случае завоеванное вначале внимание будет быстро потеряно. К приемам поддержания внимания во время общения нужно обращаться неоднократно, чтобы не пропустить важнее моменты общения вербального и невербального характера. 

    Аргументация  и убеждение.
       При отстаивании своей точки зрения ни в коем случае нельзя давить на противника. Это лишь усугубит и без того накаленную ситуацию. Лучше искренне улыбнуться и показать тем самым свою уверенность  в себе и в своем мнении. Главное - это вежливость и толерантное  отношение к противоположному мнению.
    Завершение выступления.
       Это последний этап. Здесь важно подытожить все вышесказанное и повторить  основные мысли выступления. Так  же обязательно выразить аудитории  благодарность за внимание, готовность ответить на возникшие вопросы. Опять  же нельзя забывать о поддержании  зрительного контакта и искренней  улыбке.
       Первые  два этапа входят в докоммуникативную фазу, т.е. в фазу подготовки к самому выступлению, которая является не менее ответственным, чем последующие. А все остальные – коммуникативная фаза, иными словами, непосредственное взаимодействие выступающего с аудиторией. 

       Подробнее рассмотрим весь процесс публичного выступления: 

       Подготовка  к выступлению
       Подготовка  к выступлению – очень важное  и ответственное дело в деятельности оратора.Подготовка к конкретному выступлению определяется видом ораторской речи, зависит от темы выступления, целей и задач, стоящих перед выступающим, его индивидуальных особенностей, от состава аудитории, в которой предстоит выступать. 
       Тему  выступления следует тщательно  выбирать. Если есть возможность, то нужно  остановиться на том, что хорошо знакомо  и интересно лично выступающему. Тогда это, возможно, будет интересно  и значимо для других.
       Если  есть возможность, то необходимо подумать над будущей речью несколько  дней. За это время появится множество  новых идей. Выступление без предварительной  подготовки, особенно начинающего оратора, скорее всего, окажется провальным.
       Вначале следует сделать «каркас» будущего публичного выступления:
      определитьмотивацию слушания людьми выступления;
      выделить главную идею речи. Стержневая идея - это основной тезис, который необходимо ясно сформулировать с самого начала. Знание цели усиливает внимание. В речи может быть несколько стержневых идей, но не более трех;
      выделить подзаголовки, разделив идею на несколько составных частей;
      определить ключевые слова, которые необходимо будет повторить несколько раз, чтобы присутствуют лучше запомнили, о чем им рассказывают;
      тщательно продумать план и структуру будущей речи. Она должна включать введение, основную часть и выводы.
 
       Подготовив  «каркас», следует продумать еще  несколько аспектов:
      найти яркие примеры «из жизни», из истории, литературы, которые могут быть использованы в процессе выступления;
      подготовить необходимые схемы, иллюстрации, графики для зрительного закрепления информации;
      определить момент в ходе выступления, когда можно будет обратиться к аудитории с каким-то вопросом, с просьбой - это поможет присутствующим сконцентрировать свое внимание на обсуждении темы и значительно повысит эффективность восприяти материала;
      написать полный текст. Особое внимание необходимо уделить его началу и окончанию.
 
       Желательно узнать заранее, перед кем придется выступать: численность аудитории, ее интересы, взгляды, чего она ждет от оратора, какую реакцию необходимо получить от нее. Нужно находиться на одном культурном уровне с аудиторией, общаться на ее языке, только в этом случае можно рассчитывать на установление психологического контакта между оратором и слушателями. Не следует затрагивать темы, которые выходят за рамки понимания аудитории.
       Место выступления - очень важный фактор успешного  выступления. Для того чтобы чувствовать  себя уверенно, нужно заранее прийти в зал и освоиться. Если предполагается использование микрофона, то его  необходимо отрегулировать. 

       Вхождение в контакт
       Это следующий этап публичного выступления. Он предполагает установление психологического контакта оратора с аудиторией до начала произнесения речи. Данный период длится не долго, однако от его успешности зависит вся речь выступающего. Если отнестись к установлению контакта легкомысленно, то велика вероятность  полного провала выступления. 

       При этом очень значительную роль играет невербальные средства воздействия  на аудиторию. Это: жесты, мимика, взгляд, поза оратора, его внешний вид  и т.д. Чтобы произвести на аудиторию максимально положительное впечатление, оратору необходимо создать образ уверенного в себе человека. Это можно сделать с помощью свободной походки, непринужденной, открытой позой, установления зрительно контакта, подбора соответствующей одежды. 

       Концентрация  и удержание внимания
       Следующий этап заключается в непосредственном произнесении речи оратором. Здесь  важно учитывать невербальные, т.е. лексические факторы, и вербальные, связанные с голосом, мимикой, манерой  говорить. Оратор обязан знать основные риторические аспекты выступления.
       Выразительность, точность, лаконичность языка способствуют концентрации внимания слушателей. Яркость  и доступность речи, остроумие, использование  пословиц и поговорок обеспечивают оратору симпатии аудитории.
       Тем не менее, снижение внимания аудитории  к оратору психологически неизбежно. Во избежание потери внимания слушателей, оратору необходимо придерживаться следующих правил:
       1. Выступление не должно содержать  более семи основных идей, так  как больше никто не запомнит. Важна краткость выступления;
       2. Интонация также важна при  выступлении. Принято говорить о нежелательном с пониженной интонацией, а о желательном, положительном - с повышающейся;
       3. Очень важно контролировать скорость  речи: при быстрой речи аудитория  не воспринимает всего материала,  а при медленной - люди отвлекаются;
       4. Установлено, что короткие фразы  легче воспринимаются на слух, чем длинные. Необходимо избегать сложных предложений с причастными и деепричастными оборотами;
       5. Неоднократное повторение простых  выразительных фраз, ярких словосочетаний  способствует успеху публичного выступления;
       6. Известно, что обращение к аудитории  создает более доверительный  контекст взаимного контакта  выступающего и слушателей. Выступающий показывает, что слушатели интересны ему, а это самый простой путь достижения взаимопонимания;
       7. Крайне важно не демонстрировать превосходства или легкомысленности при общении с аудиторией;
       8. Если речь перерывается аплодисментами, необходимо дождаться их окончания  и только потом продолжать;
       9. Мимика лица должна совпадать с настроением речи оратора;
       10. Рекомендуется добавить всерьезную речь улыбку, разбавить ее шутками, рассказать забавную историю. Людям нужно периодически отдыхать;
       12. Периодически следует делать паузы в процессе выступления. 

       Аргументация  и убеждение
       К приемам аргументации следует прибегать  в том случае, если мнения слушателей и выступающего человека не сошлись. Поведение оратора в данной ситуации отражает его воспитанность и  знание основ этики. Даже если речь была яркой, интересной и выразительной, а сам оратор вызывал у публики  только положительные реакции, то при  возникновении конфликтной ситуации он может испортить все впечатление  о себе незнанием основных правил поведения с оппонентом.
       При отстаивании своей точки зрения ни в коем случае нельзя давить на оппонента. Следует аргументировать спокойно, оперируя в основном достоверными, доказанными фактами. Никогда нельзя повышать голос на оппонента. Наоборот, следует улыбнуться и датьпочувствовать оппоненту, что оратор уверен в себе, не боится критики и, главное, уважает мнение всех, даже тех, кто с ним не согласен. Не смотря на возможное чувство неприязни к оппоненту необходимо быть вежливым. В таких случаях уместна строгая, подчеркнуто вежливая форма общения. Также, не стоит применять «закрытые» позы при общении с оппонентом.  

       Завершение  выступления
       Это последний этап в публичном выступлении, так же требующий предварительной  подготовки. Заключение –это формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления.
       В заключении имеет смысл повторить  стержневую идею и, кроме того, вновь (в кратком виде) вернуться к  тем моментам основной части, которые  вызвали интерес слушателей. Удачность  конструкции последних фраз, усиленная  их эмоциональностью, выразительностью, не только вызовет аплодисменты слушателей, но и превратит их в сторонников оратора. Закончить выступление можно решительным заявлением, подводящим итог выступлению. Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основные этапы  подготовки документов  к архивному хранению 

       Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. 

       Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:
      экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
      оформление дел;
      описание документов постоянного и долговременного хранения;
      обеспечение их сохранности;
      передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.
 
       Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
       Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации  и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также  для контроля за правильностью отнесения  документов к различным делам  и оказания методической помощи в  проведении экспертизы ценности документа  создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается  положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
       На  экспертные комиссии кроме организации  ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых  разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  и по личному составу, актов о  выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению, о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения и  о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное  хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству и  т.п.
       Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.
       Экспертиза  ценности документов проводится на основе перечней — систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.
       Ежегодно  в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и  временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.
       Наиболее  полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы.
       В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного  хранения в государственных архивах;
2) временного  хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного  хранения (до 10 лет);
4) подлежащие  уничтожению в связи с истечением  срока хранения.  

       Общие требования к  хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 - 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ.
       Сроки хранения документа исчисляются с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение 4 лет. Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей  трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
       Перечнем  типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения отдельных первичных документов, в частности:
      лицевых счетов работников - 75 лет
      документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет.
      первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), - 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения
      документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет
      доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, - 5 лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - до вынесения окончательного решения
      документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно
      документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях - 5 лет.
       После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. 

       Порядок уничтожения дел с истекающими  сроками хранения с грифом «ДСП»  определяется специальными инструкциями. 

       Оформление  дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, а именно, проведение комплекса работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
       Оформление  дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости  от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному  оформлению подлежат дела постоянного,долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной  надписи.
       При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться  следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация  к документам дела (для дел постоянного  хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел  постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения.
       Следует отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
       При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие  требования: название учреждения пишут  полностью с указанием подчиненности  в именительном падеже или указывают  его официально принятое сокращенное  наименование;заголовок и номер  дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять  и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе  их хранения).
       В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
       В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.