Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Унификация и стандартизация управленческих документов

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 27.05.2012. Сдан: 2011. Страниц: 9. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


"Унификация и  стандартизация управленческих  документов"

Содержание 

      Унификация и стандартизация  управленческих документов            3 
 

   Приказ  об  итогах  работы  с  документами   в   2001г.   В   ОАО”Родина”
   15 
 

   Список                     использованной                      литературы
   16 
 
 

    1.  Унификация  и стандартизация управленческих  документов. 
 

    Унификация  документов   заключается   в    установлении    единообразия
состава  и  форм  управленческих  документов,  фиксирующих     осуществление
однотипных управленческих функций и задач.
    Стандартизация   документов    -    форма    юридического    закрепления
проведенной  унификации  и    уровня    ее    обязательности.    Установлены
следующие категории  стандартов:
. государственные стандарты (ГОСТ).
. отраслевые стандарты  (ОСТ);
. республиканские  стандарты (РСТ).
         Унификация документов  проводится  в  целях  сокращения  количества
применяемых  документов,   типизации   их    форм,    повышения    качества,
снижения   трудоемкости     их    обработки,    достижения    информационной
совместимости  различных   систем    документации    по    одноименным     и
смежным   функциям     управления,    более    эффективного    использования
вычислительной  техники.
    Работа по унификации включает:
.  разработку   УСД,    которая     осуществляется     министерствами     и
   ведомствами,  ответственными       за       соответствующие       системы
   документации;
.   внедрение   межотраслевых        (межведомственных)        УСД        в
   республиканских  и отраслевых УСД:
. внедрение разработанных  ОКТЭИ;
.  ведение   УСД   и   ОКТЭИ   с     целью     поддержания     достоверности
   информации  и их дальнейшее развитие;
.   разработку   комплексов      отраслевых      унифицированных       форм
   документов, отражающих  специфику   отрасли   и  не  вошедших  в  УСД,   а
   также их  государственную регистрацию;
.   разработку    отраслевых      классификаторов     технико-экономической
   информации, отражающих специфику отрасли.
    Организационное    и   методическое    руководство    унификацией      и
стандартизацией    документов,    координацию     работ      и      контроль
осуществляет  головная    организация    по    координации    внедрения    и
ведения УСД и ОКТЭИ в республике.  На отраслевом уровне эту  работу    ведет
головная  организация  по  внедрению и ведению УСД  и ОКТЭИ в   отрасли.
          Унификацию  и  стандартизацию  управленческих  документов  следует
рассматривать   как   один   из   факторов   повышения    производительности
управленческого  труда.  Унификация  документов  -  это  выбор  рациональных
структур  их  построения,  приведение  документов  единообразию  на   основе
установления рационального  количества их форм  и  типизация  их  построения.
Она применяется  не  только  к  управленческим  документам,  но  и  к  новым
системам. Например, унифицированы проездные, авиационные  и  железнодорожные
билеты. 

          Основными принципами унификации  документов являются: 

- унификация от  общего  к  частному.  Заключается  в  построении  формуляра-
образца документов для конкретной системы  документации  и  установлении  на
его основе состава  реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных
видов документов, конкретного документа и т. д.; 

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления,
оформления. Обеспечивается путем  максимальной  типизации  и  трафаретизации
документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки
технологий и  условных сокращений; 

- комплексность  унификации. При ее проведении  должны  предусматриваться  все
требования к  документу на всех стадиях его  создания,  заполнения,  обработки
и хранения. Кроме  того, должны учитываться психофизиологические  возможности
человека и параметры технических средств; 

- информативность.  Означает включение в  документы   только  тех  реквизитов,
которые нужны  для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения
юридической силы документа; 

- сокращение числа  видов документов. Достигается за  счет  совершенствования
методов  управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения
оргтехники; 

- стабильность  требований  к  документам  (установлены  государственными  и
отраслевыми стандартами); 

- сопряжение с  действующими системами классификации и  кодирования  технико-
экономической информации; 

- экономичность.  Достигается за счет обоснованного   включения  документов  в
систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки
форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. 

         Существует  3  способа  унификации  текстов:  трафарет,  анкета   и
таблица. 

Трафарет- это  способ  фиксации  постоянной  информации  в  виде  связанного
текста с пробелами  для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются
ряд приказов, заявлений. 

Анкета-  способ   представления   унифицированного   текста,   при   котором
постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная
вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В
унифицированной системе  документации  на  организационно-  распорядительные
документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу,
увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет:
упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются
предпосылки для  копирования информации. 

         Таблица  -  разорванный  текст,  расположенный   по   определенному
принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике,  а
переменная - на пересечении  соответствующих граф и строк.  Обладает  большой
информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать
информацию, легко  суммировать данные. Однако он более  сложен  в  машинописи.
В табличной форме  в УСД по  ОРД  представлены:  штатное  расписание,  график
отпусков, кадровые приказы. 

Эффект от  унификации  и  стандартизации  управленческих  документов  бывает
косвенным  (  повышение  качества  управления,  эффективности  использования
оргтехники,  ускорении  оборачиваемости  финансовых  средств)  и  прямым   (
снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на  заработную  плату)  при
работе с  документами,  расхода  материалов  на  их  изготовление,  удельных
капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). 

         Стандартизация – это деятельность  по установлению норм, правил  и
характеристик в  целях обеспечения:
    - безопасности  продукции, работ и услуг; жизни  и здоровья
    - технической  и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой
      продукцией
    - экономии  всех видов ресурсов.
          Все ГОСТы, действующие на территории  нашей страны обьединены в
единую государственную  систему стандартизацию – иерархически организованную
систему классификации и самих ГОСТов.
      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения
документов, типизации  их формы, снижения трудовых, временных  и материальных
затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости
автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по
унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). 

      УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа,
обеспечивающих  документированное представление данных в определенных видах
хозяйственной деятельности.
      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление
единообразия состава  и форм управленческих документов создаваемых  при
решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются
классификаторы  технико-экономической с социальной информации,
обеспечивающих  интегративную автоматизированную обработку данных.
      Государственная система документированного  обеспечения управления
(ГСДОУ) – это  совокупность принципов и правил устанавливающих единые
требования в  документации управленческой деятельности и организации работы
с документами  в органах государственного управления на предприятиях.
      Основная цель ГСДОУ упорядочивание  документа оборота организации
сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее
благоприятных условий  для применения технических средств  и современных
технологий сбора., обработки и анализа информации.
      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования
управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации
и автоматизации  работы с документами.
      Различают следующие виды документов:
    - По  назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и
      средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
    - По  происхождению (служебные и личные  документы).
    - По  форме (индивидуальные, типовые,  трафаретные).
    - По  срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,
      временные).
    - По  месту составления (внутренние и внешние).
    - По  наименованию (проказы, указы, отчеты).
    - По  стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
      При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:
      01 – герб РФ
      02 – герб субъекта РФ
      03 – эмблема организации или товарный знак
      04 – код организации
      05 – код формы документа
      06 – наименование организации
      07 – справочные данные об организации
      08 – наименование вида документа
      09 – дата документа
      10 – регистрационный номер документа
      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа
      12 – место составления или  издания документа
      13 – гриф ограничения доступа  к документу
      14 – адресат
      15 – гриф утверждения документа
      16 – резолюция
      17 – заголовок к тексту
      18 – отметка о контроле
      19 – текст документа
      20 – отметка о наличии приложения
      21 – подпись
      22 – гриф согласования документа
      23 – визы согласования документа
      24 – печать
     25 – отметка о замирении копии
      26 – отметка об исполнителе
      27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело
      28 – отметка о поступлении  документа в организацию
      29 – отметка для автоматического  поиска документа. 

    1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о
       государственном гербе РФ.
    2. –  помешают на бланках документа  в соответствии с правовыми  актами
       субъектов РФ.
    3. –  эмблему организации или товарный  знак помещают на бланках
       организаций в соответствии с  уставом (Положение об организации)  если
       на бланке уже есть герб  РФ или герб субъекта РФ, то  эмблему не
       воспроизводят.
    4. –  код организации расставляют  по общероссийскому классификатору
       предприятий.
    5. –  код формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору
       управления документации.
    6. –  наименование организации должно  соответствовать наименованию,
       закрепленному учредительному документу.  Наименование на иностранном
       языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено  в уставе и
       располагают ниже наименования  на русском языке. Пример:           ООО
       «СИГМА»
                                            “SIGMA” Ltd
    7. –  справочные данные об организации  включают: почтовый адрес,
                                                         номер телефона и
       другие сведения по решению  организации (номера            факсов,
       счетов в банке, адрес электронной  почты, web – страница в
                                      интернете). Пример:     352290
       Краснодарский край
                                 Отрадненский р-н
                                  Ул. Мира
                                  АО «ОГОНЕК»
                                  Р/с 20012345627744121235
                                  Тел.:
                                  Факс:
    8. –  наименование вида документа  составляемого или изданного  в
       организации регламентируется уставом  и должно соответствовать видам
       документов предусмотренной в  УРД. Этот реквизит оформляется
       заглавными буквами и пишется  на всех документах кроме писем.
    9. –  датой документа является дата  его подписания или утверждения.
       Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:
       день, месяц, год.
   10. – регистрационный  номер документа состоит из  его порядкового номера,
       который можно дополнять.
   11. – ссылка  на регистрационный номер включает  регистрационный номер и
       дату, на который дается ответ.
   12. – указывают  в том случае если затруднено  его определение по
       реквизитам.
   13. – гриф  ограничения доступа для служебного  пользования (СЕКРЕТНО),
       конфиденциально (коммерческая тайна)  расставляется без кавычек в
       правом углу.
   14. – адресат  при адресовании в организацию  ее название указывают в
       именительном падеже, должность  в дательном падеже.
   15. – гриф  утверждения документа расставляется  в правом верхнем углу
       документа. Документ может утверждаться должестным лицом или
       специальным создавшим документом. При утверждении документа
       должестным лицом расставляется  гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,
       наименование должности лица  утверждающего документ, личная подпись и
       её расшифровка, ее дата.
   Пример:                          УТВЕРЖДАЮ
                                             Гениральный директор
                                          ЗАО «ГРАНД»
                                         Личная подпись расшифровка подписи
   16. – резолюция   пишется руководителем непосредственно  на документе и
   включает:
    - фамилию  исполнителя (кому поручается)
    - содержание  поручения (конкретные действия)
    - срок  исполнения
    - подпись  руководителя и дата подписания.
Пример:  Соловьеву  А.В. подготовить проект приказа
            К 18.09.01 личная подпись  18.08.01
17. – заголовок  к тексту включает краткое  содержание документа. Заголовок
согласуется наименованием  вида документа и может отвечать на вопросы: о
чем, о ком или  кого, чего.
Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)
               2). АКТ
                    списания продукции.
18. – отметка  о контроле ставится должным  лицом или подразделением,
осуществляющим  контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на
поле документа  рядом с заголовком буквой «К»  или словом на штампе
«контроль».
19. – текст документа  обычно состоит из двух частей. В первой части
указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй
выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание
документа не нуждается  в пояснении текст содержит одну заключительную
часть.
20. – если в  приложении не употреблялось  в тексте то указывается его
наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких
приложений то они нумеруются.
Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.
                        2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17
экз.
      Приложение к распорядительным  документам должно оформляться в правом
верхнем углу и  должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия
распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.
Пример:                                    Приложение 1
                                           К приказу директора ОАО «ЭРА»
                                           От 01.04.2001 №12
21. – подпись  включает наименование должности  лица подписавшего документ (с
указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись
и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22. – гриф согласования  документа состоит из слова  «СОГЛАСОВАННО»,
должности лица, с  которым согласовывается документ (включает наименование
организации, подписи  и ее расшифровки и даты согласования).
Пример: СОГЛАСОВАНО
             Начальник Департамента образования
             Подпись ее расшифровка
             18.09.01
23. – визы согласования  документа включает подпись визирующего,  ее
расшифровки, дату, при необходимости должность  визирующего.
Пример: Юрист консулат
             Подпись ее расшифровка
             18.09.2001
24. – печать  заверяет подлинность подписи  должестного лица на документах
предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право
лица, фиксирующих  факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25. – отметка  о замирении копии необходима  при заверении соответствия копии
документа подлиннику. Отметка содержит за верительную  надпись «Верно»,
должность лица заверившего  подпись, подпись и ее расшифровка, дата
замирения.
Пример: Верно
             Менеджер по персоналу     подпись ее расшифровка
             18.09.2001
      Для замирения более важных  документов расставляется печать.
26. – отметка  об исполнителе включает фамилию  исполнителя документа и номер
его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  стороне или при
отсутствии места  на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем
углу.
27. – отметка  об исполнении документа и  направление его в дело включает
следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий  об исполнении или при наличии  такого документа
ссылку на его  дату и номер документа.
28. – отметка  о поступлении документа в  организацию содержит порядковый
номер и дату поступления  документа. Отметку о поступлении документа в
организацию проставляют  в виде штампа. Автоматическим нумератором  или иным
способом у нижнего  поля первого листа документа.
29. – отметка  для автоматического поиска может  включать имя файла и другие
данные о документе. 

      При печатании документов используют 8 стандартных положений
табулятора:
   0. – от  границы левого поля для печатании  реквизитов «Заголовок к
      тексту», «Текст», «Отметка о  наличии приложения», «Отметка  об
      исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в
      дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.