На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент»

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 31.05.2012. Сдан: 2010. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  образования и науки РФ

филиал
Государственного  образовательного  учреждения
высшего  профессионального  образования-
Всероссийского  заочного финансово-экономического института
 в  г.Туле 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА
по  дисциплине  «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»
Вариант 1
         
 
 

                                            Выполнил: студент  4 курса
                                                    факультета  МиМ
                                                    специальности  МО
                                                    группы дневной
                                                    Ануфриев В.А.
                                                     № л.д. 07 ммд 13057
                                           Проверил: Лукоянова А.В 
 
 
 
 

Тула, 2010
Содержание 

1. Понятие «Персональный  менеджмент». Организация рабочего  места руководителя 

2. Оперативное  хранение документов 

3. Схема работы  с входящими документами 

Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Понятие «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя
 
 
     Персональный  менеджмент – это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.
     Очевидные преимущества персонального менеджмента:
      снижение нагрузки,
      уменьшение числа возможных ошибок,
      сокращение затрат времени и усилий при выполнении работы,
      уменьшение числа стрессов,
      получение большего удовлетворения от работы,
      достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
     Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
     Правильная  организация рабочего места предполагает:
      соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;
      цветовую композицию рабочего помещения;
      правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;
      оснащение техническими средствами.
     1 – по медицинским заключениям  при сидячей работе необходим  приток свежего воздуха около 30 кубических метров в час (разрешается применение кондиционеров и вентиляционных установок). Благоприятно наличие зеленых растений, не только улучшающих воздух, но и снижающих зрительное и нервное переутомление. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках и шкафах. Также не следует курить на рабочем месте. Действующие нормы температурного режима – 18-20 С, относительная влажность воздуха в зимний период от 45 до 50%, в летний – от 50 до 55%. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии человека расходуется на поддержание температуры тела, следовательно, снижается работоспособность.
     2 – цветовая композиция рабочего  помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определенного цветового климата рабочего помещения основывается на установленной наукой закономерности, которая проявляется во влиянии цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека.
     Цвет  существенно влияет на психоинтеллектуальное  состояние человека, обращаясь к  чувствам, а не к логике человека. Между цветовым решением объекта  и естественным восприятием человека существует определенная зависимость, и любой цвет в той или иной степени вызывает подсознательные ассоциации и вполне определенные эмоции. Цвет может нравиться или не нравится, но характер его влияния, специфика его воздействия на психику остаются неизменными, вне зависимости от состояния организма в момент воздействия. Если суммировать достаточно похожие друг на друга многочисленные данные относительно корреляции цветовой палитры с эмоциональным состоянием и прочими параметрами жизнедеятельности организма, признанными экспертами в области комплексного исследования природы цвета, то получается следующая интегральная картина.1
     Красный – теплый, живой, беспокойный и  раздражающий, символ опасности и  запрета, показывает волевой настрой  и создает чрезмерную напряженность, активизирует сердечно-сосудистую систему  и ускоряет ритм дыхания.
     Пурпурный – изысканный, претенциозный.
     Пастельные  цвета лилового оттенка – замкнутость  и изолированность.
     Багровый  – полнота и насыщенность.
     Оранжевый – жизнеутверждающий, теплый и уютный. С точки зрения восприятия считается  самым запоминающимся. Физиологически действует в том же направлении, что и красный, но слабее: ускоряет пульсацию крови, улучшает пищеварение, тонизирует.
     Розовый – женственный, мягкий, привносит  ощущение слабости и пустоты, часто  слащавости.
     Желтый  – лучезарный, стимулирует зрение и нервную систему, головной мозг. Сохраняется в памяти дольше других цветов. Считается физиологически оптимальным и наименее утомляющим.
     Теплый  желтый (яичного желтка) воспринимается как дружеский и приятный.
     Светло-желтый (лимонный) вызывает чувство незначительности и бесцветности.
     Золотистый  – олицетворяет стремление к власти и демонстрацию своего превосходства, передает уверенность, солидность, высокую  стоимость (также как и серебряный, темно-серый, черный и бордовый относится  к «престижным»).
     Зеленый – успокаивает, снимает боль, усталость, олицетворяет свежесть и естественность.
     Абсолютно зеленый – самый спокойный  цвет, в чистом виде создает вялую  атмосферу. Уменьшает кровяное давление и расширяет сосуды, является символом здоровья и эффективной работоспособности.
     Светло-зеленый  – придает объекту холодности.
     Оливковый тон – вызывает успокаивающий, смягчающий эффект.
     Голубой – относится к успокаивающим, снимает мускульное напряжение, уменьшает  кровяное давление, замедляет учащенный  пульс и ритм дыхания.
     Синий – создает внутреннюю силу и гармонию, его свежесть в сочетании с  успокоительным влиянием позволяет  отнести его к числу физиологически желательных цветов благодаря антистрессорному действию, ему присуще релаксирующее  воздействие на нервную систему, при длительном использовании вызывает спад работоспособности.
     Фиолетовый  – считается тяжелым и производящим впечатление таинственности, угнетающе  влияет на нервную систему, при длительном воздействии вызывает спад жизненной  активности.
     Коричневый – вызывает ощущение стабильности и реалистического настроения, выбор консервативных людей, считается «мужским» цветом, ассоциируется с землей, теплом и комфортом, устраняет повышенную нервозность и снижает возбудимость.
     Черный  – в чистом виде при длительном воздействии может влиять на человека как нечто без возможностей, подчеркивает престижность, элегантность.
     Белый – символизирует чистоту и  успокоение, гасит избыточное  раздражение, лучше использовать в сочетании  с другими цветами.
     Серый – подчеркнутая уравновешенность (черного и белого), рассматривается как атрибут солидности, умеренности.
     Во  многом выбор удачного визуального  образа зависит от скоординированного и точно рассчитанного соответствия цветов.
     Психологическая ассоциативность  сочетаний достаточно стереотипна.
     Синий + зеленый = чувство неуверенности  и беспокойства.
     Желтый + синий = создает сильную напряженность.
     Черный + белый = связывается с таинственностью  и загадочностью.
     Черный + красный = опасность и подавление.
     Черный + оранжевый = воспринимается как насилие.
     Желтый + красный = радостная теплота.
     Белый + зеленый = характерное впечатление  чистоты и яркости.
     Зеленый + желтый = обновление, раскрепощение, радость.
     Розовый + белый = наивность и беззащитность.
     Синий + красный = ощущение отталкивания, резкой силы и волнения.
     Часто мы судим о цвете по его визуальной весомости. Если на какой-либо поверхности  внизу даны темные цвета, а вверху светлые, то такое решение производит впечатление стабильности. Наоборот – впечатление неустойчивости.
     Психофизиологическое воздействие цвета зависит не только от освещенности (цвета выглядят по-разному в разное время суток), большей или меньшей насыщенности или размера цветового пятна, но и от расстояния и направления воздействия цвета. Цвет, расположенный по вертикали, воспринимается легким, по диагонали – динамичным, а по горизонтали – устойчивым.
     Помещения, окрашенные в светлые тона, кажутся шире, создается зрительное впечатление большого объема. Рациональное цветовое оформление рабочего кабинета руководителя снижает напряжение, повышает производительность труда при наименьших затратах на искусственное освещение. Большое значение имеет декоративное оформление рабочего места (шторы, цветы, светильники, расстановка мебели).
     3 – организация рабочего места  руководителя включает его выбор правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают:
      удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления;
      непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации;
      рациональное использование рабочего времени;
      комфортность условий труда, и как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.
     Под рабочее место руководителя отводится  отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: личной работы, коллегиальной деятельности и дружеского общения.
     Зона  личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета, оснащается рабочим столом, столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием. Рабочий стол должен быть удобным и вместительным (руководитель работает с большим количеством документов). На столе не должно быть папок, документов и других предметов, не нужных для выполнения работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой – исполненные. На столе должны находиться только предметы, необходимые для оперативной работы (лампа, календарь-еженедельник, письменные принадлежности, блокнот для записи). Текущие документы, с которыми ведется работа в течение дня раскладываются на многоярусных лотках. Все, что постоянно требуется во время работы должно находиться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен лежать на установленном месте.
     Зона  коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Также необходимы: карандаши, ручки, листы чистой бумаги, вода и стаканы. Может использоваться техника.
     Зона  дружеского общения комплектуется журнальным столиком, 2-3-мя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Зона находится в стороне от двух других зон. Ее оформление призвано предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.
     4 – рабочее место руководителя  должно быть оснащено средствами  связи и автоматизированной системой  информации (коммутатор, телефоны, переговорное  устройство, компьютер и т.п.)
     Всевозможные заболевания сотрудников офиса (остеохондроз, сколиоз, ревматизм, варикоз) возникают не только из-за гиподинамии, плохого климата в помещении и т. д., но и из-за неудобства мебели, которой пользуются офисные служащие. Неустойчивый стул или слишком высокий стол — причина не только плохого настроения работника и его раздражительности…2
     Поэтому от того, какую мебель выбирают для  своего офиса современные фирмы, зависит физическое состояние и, конечно, производительность туда сотрудников.
     Основное  содержание современного офиса —  письменные (либо компьютерные) столы, стеллажи, офисные кресла и офисные стулья.
     Как считают врачи-специалисты, самая  «вредная» для сотрудников мебель — стулья и кресла, так как  от сидячего, чаще всего неправильного, положения тела в течение длительного  времени страдает опорно-двигательный аппарат. При выборе офисного стула или кресла важно учитывать возможность регулирования высоты сиденья для людей разного роста и комплекции. Стул или кресло обязательно должны быть оснащены прочными подлокотниками и спинкой (иногда с подголовником). Идеальный вариант для работников — мебель, которая имитирует положение «сползающего человека», в таком случае спинка должна быть подвижной, отклоняться назад, а сиденье — выдвигаться вперед. Оптимальная величина угла между сиденьем и спинкой стула — чуть больше 90 градусов — позволяет работнику иногда откидываться назад. Спинка — не только поддержка для спины, она также распределяет нагрузку и вес, дает возможность сидеть «динамично», меняя положение. Поэтому хорошо, когда стул или кресло работника имеет спинку, высота которой может регулироваться.
     Особое  внимание необходимо уделить подлокотникам. Их главная функция — снижать  утомляемость плеч, шеи и верхней  части торса, а также поддерживать предплечья. Подлокотники помогают человеку садиться и вставать со стула, но если они неудобны и создают дискомфорт — они теряют свою практичность. Подлокотники должны слегка касаться нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Задача подлокотников состоит не в том, чтобы поднимать локти работника, и, если они мешают, их лучше демонтировать.
     Офисный стул (или кресло) должен быть функциональным, а потому ему совсем не помешают колесики и шарниры, которые позволяют  свободно перемещаться по комнате, придают  больше «мобильности» сотрудника, но при этом они не должны снижать его устойчивости.
     Не  менее важен и край сиденья  — обязательно с мягкой и скругленной  внизу формой, которая не нарушает циркуляцию крови в ногах. Лучший стул или кресло для офиса тот, который может регулироваться по высоте сиденья в пределах 40-55 см., по углу наклона сиденья — до 15° вперед и до 5° назад, по углу наклона спинки — в пределах 30° от прямого положения, а также по расстоянию спинки от переднего края сиденья — в пределах 35-50 см. Оптимальные требования к подлокотникам (желательно, чтобы они были съемными, а не стационарными): длина — не менее 25 см., ширина 5-7 см., регулировка по высоте над сиденьем — от 23 до 26 см. и по внутреннему расстоянию между ними — от 35 до 50 см.
     Чтобы проверить, правильно ли подобрано  кресло или стул, нужно сесть в него и постараться занять «правильное» положение: бедра находятся под прямым углом к туловищу, колени — под прямым углом к бедрам, ноги твердо стоят на полу либо на подставке (если человек невысокого роста), зазор между передней частью стула и икрами составляет 5 см. Конечно, при подборе оптимальных вариантов посадки необходимо учитывать и высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.
     При выборе стула или кресла для офиса  велика возможность пасть жертвой  модного дизайна или дешевизны в ущерб здоровью сотрудников. Нужно учитывать, что итальянские производители — короли дизайна, а польские, китайские и российские стулья не могут похвастаться выгодным соотношением цены и качества. Самыми «безвредными» по отношению к потребителю считаются офисные стулья и кресла немецких фирм.
     Существуют  особые требования и для офисных столов. На смену простым прямоугольным приходят треугольные, трапециевидные эргономичные формы со сглаженными углами. Оптимальная форма комбинированного стола — криволинейная угловая с особой тумбой, удлиняющей одну из половинок, предназначенную для письма (короткая половинка предназначена для компьютера). Стол, окружающий работника с трех сторон позволяет использовать максимум площади столешницы.
     При выборе офисного стола любой формы  необходимо следовать нескольким «золотым»  правила: глубина рабочей поверхности  — не менее 60-80 см., ширина — не менее 120-160 см. Лучшая модель имеет такие  параметры — площадь — не менее одного квадратного метра (на столе должно быть достаточно свободного места, чтобы было удобно работать, не отрываясь по пустякам), а высота — около 74 см.
     Проверить, подходит стол по высоте или нет, можно  прямо в магазине: при посадке  край его должен быть на уровне груди, ноги должны стоять под прямым углом, а колени — не касаться внутренней части столешницы. Идеальный вариант — когда стол имеет регулируемую по высоте рабочую поверхность.
     Еще один важный аспект — устойчивость. Массивный, тяжелый стол снижает вибрации, вредные для техники и человеческого организма.
     Самый распространенный и недорогой материал для офисного стола — ДСП и  другие древесные плиты. Сочетаясь  с прочными покрытиями, ламинатом  и меламином, такая основа дает отличный результат.
     На  сегодня наиболее популярными становятся стеклянные столы, которые создают  визуальное впечатление свободного пространства и отлично сочетаются с дизайном офисной оргтехники.
     Для оборудования офиса используются также  стеллажи и шкафы, которые комплексно решают вопрос хранения документов. Часто они являются модульной мебелью, гибко расширяются и модифицируются, способствую максимальной функциональности офиса.
     Главное при выборе шкафов и стеллажей в свой офис учитывать их размеры, т. к. если шкафы для документов слишком малы, то бумаги, файлы и папки постепенно скапливаются на столах сотрудников и мешают работе.
     Но  в идеале такая мебель не должна и загромождать пространство, поэтому  для офиса лучше выбрать легкие конструкции из стекла, пластика и  алюминия.
     Также должны быть предусмотрены дополнительные элементы мебели, например, полочки на столах, функциональные офисные перегородки. Такие «мелочи» помогают создать ощущение нескольких офисов в одном, выделить личное пространство каждого сотрудника, защитить сидящего напротив коллегу от вредных электромагнитных излучений компьютера.
     Цвет  мебели в офисе может быть разнообразным  — от черного до молочного, но следует  помнить, что светлые тона успокаивают, снижают раздражительность. Хорошо воздействует на сотрудников и округлая форма всех предметов меблировки. Отказ от острых углов создает оптимальные условия для работы людей, а также поддерживает в коллективе дух сотрудничества.
     Для создания удобного места размещения стендов и книжных полок можно  установить стол напротив стены, в офисах с открытой планировкой такое размещение стола помогает исключить случайные помехи и снижает отвлекаемость.
     Размещать столы лучше у окна, так, чтобы  свет падал слева, а не в глаза, в противном случае — завешивать окна плотными шторами. Учитывая всевозможные «мебельные аспекты», нельзя забывать и о «человеческом факторе», так как «правильная» мебель — это еще не залог здоровья и успешной работы сотрудников офиса. У работника в течение рабочего дня должна быть возможность чаще менять позу, вставать из-за стола, прогуливаться по лестнице или хотя бы по коридору. Необходимо пользоваться любым случаем, чтобы пройтись, размяться, а если есть возможность — сделать и минизарядку. 

2.Автоматизированное  рабочее место  руководителя (АРМ). Средства автоматизации.
     АРМ – это совокупность инструментальных средств конечного пользователя, включающая техническое, программное, информационное и организационно-методическое обеспечение решения задач профессиональной деятельности с помощью компьютерной техники, установленной на рабочем месте и действующей в локальной и (или) глобальной вычислительной сети. В зависимости от реализуемых функций выделяют 3 класса АРМ: руководителя, специалиста, технического и вспомогательного персонала.
     К АРМ руководителя предъявляются следующие требования:
      наличие распределенных баз данных и сведений, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;
      возможность доступа к отдельным базам данных и их ограниченного круга лиц, а к отдельным элементам – только руководителя;
      наглядность представления информации в форме, адаптированной к психологическим характеристикам руководителя;
      обеспечение оперативного поиска информации;
      наличие программного обеспечения принятия управленческих решений;
      простота работы;
      обеспечение накопления опыта в выработке управленческих решений;
      обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры объекта управления.
     Задачи  персонального менеджмента руководитель решает совместно со своим секретарем. Руководителю необходимы функции калькулятора, записной книжки, рабочего календаря, телефонного справочника и электронной почты. Минимальный набор средств персонального менеджмента реализуется операционной системой Windows.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оперативное хранение  документов
Оперативное хранение документов подразумевает  хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи  в архив. Все документы имеют  разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с  указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Основные  принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.
Одна  из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого  составляется план архива. Также для  удобства поиска дела нужно устанавливать  корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.
Условия хранения документов.
Необходимо  создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный  и влажностный режим (17-19 °C и относительная  влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.
Размещение документов в архиве.
Юридическая ценность документов, хранящихся в  архиве организации, неодинакова. А  поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.
Уничтожение документов
Как уже  было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично.
Сдача документов в архив
Окончанием  оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.
Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.3 
 
 

    Схема работы с входящими  документами
 
     Входящие  документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все концерты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).
     Конверты  уничтожаются, за исключением тех  случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработки документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.
     

     Затем входящие документы сортируются  на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.