На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Документационное обеспечение управления в С/К сервисе и туризме

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 05.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


СОДЕРЖАНИЕ 
 

     Документ  и его функции...................................................................3
    Правила работы с внутренними документами................................8
    Документооборот на предприятиях С/культурной сферы............10
    Письма-отказы, претензии, жалобы................................................15
    Оформление дел, составление описи..............................................19
    Система распорядительной документации.....................................22
    Список литературы..................................................................................23 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    01.Документ и его функции 
     

      Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
     Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
      На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
      В документоведении применяется  следующее определение документа: "Документ - это материальный объект  с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее  передачи во времени и пространстве".
     Согласно Федеральному закону "Об  информации, информатизации и защите  информации" документ - это зафиксированная  на материальном носителе информация  с реквизитами, позволяющими ее  идентифицировать.
     Названные в определениях признаки  документа предполагают:
   - наличие информации, смыслового  содержания;
   - стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую           долговременное использование и  хранение документа; 
   - функциональную предназначенность  для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.
     Документ специально создается  с целью хранения и передачи  социальной информации в пространстве  и времени. Именно поэтому его  рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.
     Слово документ (лат. documentum - образец,  доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.
     По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.
     Как и всякая система, документ  создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.  Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:
а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;  

б) общие  функции документа характерны для  всех документов, независимо от их типа и вида:
1. информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них;
2. коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
3. кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;
в) специальные  функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:
1. управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.;
2. правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
3. функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);
4. познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
5. общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
6. мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
7. гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).
     К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
     Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).
     Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.
      Знание функций документа позволяет:
- определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
- правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
- осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
определить  наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
- разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.
     Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве. 

02. Правила работы с внутренними документами 

     Правила работы с внутренними документами предприятия включает следующие
основные  этапы:
1) получение  распоряжения на подготовку (разработку  и оформление) документа;
2) изучение  материалов, относящихся к вопросу,  освещаемому в документе;
3) составление  проекта (чернового и уточненного)  документа (набор текста и печать.);
4) согласование  проекта документа (при необходимости  — корректировка по
результатам согласования.);
5) представление  документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование. );
7) передача  документа должностным лицам  (структурным подразделениям)
предприятия для руководства в повседневной работе;
8) помещение  в дело.
      Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.
     При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:
1) нормативно-правовые  акты и организационно-распорядительные документы по
данному вопросу;
2) документы  служебной переписки;
3) справочные  документы (служебные записки,  акты, отчеты и пр.).
В необходимых  случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется.
Уточненный  вариант черновика документа  оформляется в соответствии с
установленными  на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.
     Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем
надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование.
     Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в "Листе согласования" (если проект подлежит согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями).
     По результатам согласования в проект документа вносятся дополнительные уточнения.
     Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись (утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат).
     Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа "Инв. № " и внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование.
     Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.
     Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке. 

    Документооборот на предприятиях С/культурной сферы
         Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами.
     Рассмотрим основные особенности документооборота: документы при формировании турпродукта, документооборот между туроператором и турагентом, турагентом и туристом.
Документы при формировании турпродукта.
     Туроператор формирует турпродукт исходя из конъюнктуры рынка или по заданию туриста (иного заказчика). При этом для бронирования у поставщиков услуг, входящих в турпродукт, обычно используется заявка на бронирование. Она составляется в произвольной форме, но, как правило, в ней указываются: 
— наименование турфирмы и ее данные; 
— наименование поставщика услуг и его данные; 
— наименование документа (заявка на бронирование), его дата и номер; 
— вид бронируемой услуги, сроки ее оказания и условия, класс обслуживания, количество человек в группе и личные данные каждого туриста, дополнительные условия.

Заявка заверяется подписью уполномоченного лица турфирмы и печатью. 

Документооборот между туроператором и турагентом 
     Если туроператор реализует путевки через турагентов, он заключает с ними договоры. Как указано в законе о туризме, турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, — от своего имени. Такая формулировка, приведенная в законе, соответствует природе посреднических договоров.

В договоре, заключаемом  между туроператором и турагентом, должны содержаться: 
    - условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта; 
    - полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора; 
    - условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров; 
    - порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта; 
    - условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам и (или) иным заказчикам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом; 
    - взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом и (или) иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

     Обязательным условием для посреднических договоров является обязанность посредника представить отчет (ст. 999, 1008 Гражданского кодекса РФ). Таким образом, реализовав турпродукт, турагент должен представить туроператору отчет. Он составляется в произвольной форме. На практике форму такого отчета разрабатывают сами турагенты. В общем случае отчет должен содержать информацию о реализованных услугах, их стоимости и величине вознаграждения, причитающегося посреднику. Также отчет может содержать сведения о расходах турагента, возмещаемых за счет туроператора, если такое условие предусмотрено договором. Отчет оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.
     Также турагент должен передать туроператору акт и счет-фактуру на сумму своего вознаграждения. Эти документы являются для туроператора основанием для признания в учете расходов на выплату посреднику вознаграждения, а счет-фактура — основанием для возмещения «входного» НДС с вознаграждения.
     Посредники, применяющие упрощенную систему налогообложения, счет-фактуру не выставляют.  
     На основании отчета посредника туроператор должен оформить на полную продажную стоимость тура акт и счет-фактуру (если он платит налог). Один экземпляр этих документов остается у туроператора, второй — передается агенту. Счет-фактура туроператора регистрируется турагентом в журнале полученных счетов-фактур, но не включается в книгу покупок. 

Документооборот мужду турагентом и туристом 
Турагент при реализации путевки туристу подписывает с ним договор о реализации туристского продукта. К существенным (обязательным) условиям такого договора относятся (ст. 10, 10.1 закона о туризме): 
— полное и сокращенное наименования, адрес (местонахождения и почтовый) и реестровый номер туроператора; 
— полное и сокращенное наименования, адрес (местонахождения и почтовый) турагента; 
— информация о том, что лицом (исполнителем), оказывающим туристу (иному заказчику) услуги по договору, является туроператор; 
— размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (местонахождения и почтовый) организации, предоставившей финансовое обеспечение; 
— сведения о туристе, а также об ином заказчике туристского продукта и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта; 
— общая цена турпродукта в рублях; 
— информация о потребительских свойствах (качестве) туристского продукта — программе пребывания, маршруте и условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, условиях проживания (местонахождении средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке потребителя в стране (месте) временного пребывания, наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика и инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах; 
— права, обязанности и ответственность сторон; 
— условия изменения и расторжения договора о реализации туристского продукта; 
— сведения о порядке и сроках предъявления потребителем претензий к исполнителю в случае нарушения исполнителем условий договора о реализации туристского продукта; 
— сведения о порядке и сроках предъявления потребителем требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и банковской гарантии; 
— информация о возможности туриста в случае возникновения определенных обстоятельств обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.  

Иные условия  договора, в том числе срок оказания входящих в турпродукт услуг (дата и  время начала и окончания путешествия, его продолжительность), определяются по соглашению сторон. 
Договор составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.
Обязательной  и неотъемлемой частью договора является туристская путевка — документ, в котором содержатся условия  путешествия и который подтверждает факт передачи турпродукта, его оплату туристом.
Еще один документ, не поименованный в законе, однако довольно часто применяемый на практике, — туристский ваучер. Он гарантирует, что турист имеет право получить во время поездки все услуги, указанные в нем. В ваучере обычно отражают: 
— наименование турфирмы и ее данные; 
— наименование документа (туристский ваучер); 
— дату и номер ваучера; 
— информацию об отеле, оплаченных туристом услугах, сроках поездки и т. д.

Туристу также  может быть выдан информационный листок (памятка), который является гарантией того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре. Он оформляется в двух экземплярах и содержит общую информацию о стране или курорте, на который направляется турист, сведения о транспорте, которым можно добраться до места отдыха, краткие правила пересечения границы, правила перелета и провоза багажа, возможные угрозы жизни и здоровью и т. д. 

04. Письма-отказы, претензии, жалобы 
 

Письма-отказы 

     Письмо-отказ оформляется на фирменном бланке компании, на котором, как правило, указаны все реквизиты, включая номера телефонов, и призвано, несмотря на содержащийся в нем отказ, донести до получателя информацию в корректной форме, чтобы не испортить отношения с постоянными или потенциальными клиентами. 
     Письмо-отказ является деловым документом, поэтому, как и вся деловая переписка, в обязательном порядке регистрируется в журнале исходящей документации и один экземпляр сохраняется в специальной папке на бумажном носителе, даже в том случае, когда отказ направляется адресату в электронном варианте.

     При написании письма-отказа обязательно придерживаться основных общепринятых принципов оформления деловых писем. Прежде всего, язык письма должен быть простым и понятным адресату, не стоит употреблять в тексте специальную и тем более узкоспециальную лексику, сокращения и аббревиатуры.
     Не следует начинать письмо конкретно с отказа. Лучше постепенно, используя нейтральный подход, объяснить причину или причины, по которым та или иная просьба получателя письма не может быть удовлетворена. 
     Иногда, преследуя цель каким-то образом смягчить ситуацию, в письме-отказе используется прием обещания, указывающий на возможность удовлетворения просьбы. Этого ни в коем случае делать нельзя, иначе может возникнуть некоторое недопонимание со стороны адресата, поскольку письмо не будет расценено как отказ и вероятность получить новое обращение или просьбу значительно возрастет. 
     Совсем необязательно давать пространные объяснения причин отказа, достаточно просто перечислить их. При написании письма-отказа лучше избегать общих фраз и ссылок, краткое изложение конкретных фактов вызывает гораздо больше доверия. 
     Концовка письма-отказа должна быть позитивной, может содержать совет обратиться в другую компанию, где более выгодные условия и менее жесткие требования, но, в то же время, в письме должно быть указание на возможное продолжение сотрудничества. 
И еще одно важнейшее требование к составлению деловой переписки – письмо должно быть написано стилистически и грамматически правильно. 

Претензия

     Претензия - это требование к контрагенту о выполнении определенных обязательств: уплате долга, возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи или выполненной работы.
     Претензия может быть составлена в произвольной форме. На практике применяются претензия передаваемая напрямую, претензионное письмо и лист притензий. В претензии должны обязательно фигурировать следующие пункты:
     В тексте претензии должны присутствовать следующие данные:
- на  чем основаны отношения Сторон (адресатов претензии): например, договор (поставки …) с реквизитами, Заявка Покупателя на поставку товара, товарные и транспортные накладные, др. документы (письма, Счет, Счет-фактура, Акт приемки-передачи, Акт сверки взаимных расчетов т.п.), иные обязательства;
- что  конкретно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;
- ссылки  на конкретные условия обязательств (указать пункты Договора), нарушение  которых вызвало претензионное  требование;
- сумма  требований с расчетом (если расчет  претензионных требований достаточно  большой по объему, его можно оформить отдельным документом и указать как приложение к претензии);
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.