На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Электронный документооборот

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 05.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 6. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ ПРАВОСУДИЯ 

ФАКУЛЬТЕТ ПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ СУДЕБНОЙ СИСТЕМЫ  НА БАЗЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКОГО ПРОФИЛЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по  дисциплине: «Правовая  информатика» 

«Электронный  документооборот» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:
студентка 3 курса
заочной (классической) формы  обучения
Картышова Алина Эльчиновна 
 
 
 

Преподаватель:
Ниесов  Владимир Александрович 

Дата  представления работы
«       »                            2009г. 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение…………………………………………………………………………..3
    Общие сведения о системах электронного

документооборота………………………………………………………………...5

    Системы управления электронным документооборотом………………..…9
    Электронная цифровая подпись в электронном

документообороте  ………………………………………………………………14

Заключение……………………………………………………………………...16
Литература……………………………………………………………………....18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

В современном  мире трудно представить нашу жизнь  без документов: гражданина – без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.
Основной  целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, систем – это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.          
С развитием  информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С  появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения. Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.
    Документ  является основным способом представления  информации на любом современном  предприятии. Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.1
    Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется  активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная работа.
     Для достижения поставленной цели передо мной возникают следующие задачи:
    Общие сведения о системах электронного документооборота;
    Системы управления электронным документооборотом;
    Электронная цифровая подпись в электронном  документообороте.
    Объектом моего исследования является электронный документооборот.
    Предметом изучения – общественные отношения, связанные с электронным документооборотом.
    Данная  работа состоит из введения, пяти глав, заключения и списка используемой литературы. 

    Общие сведения о системах электронного документооборота.
    Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует  адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная. 
    Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это  же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:
    1.     Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
    2.     Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
    3.     Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).2
    Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
    Под управлением электронным документооборотом  в общем случае принято понимать организацию движения документов между  подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.
      Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.
      Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.
      Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
      В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной  системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.3
       
Форма документа

Документопоток

входящей  информации внутренних  документов исходящей информации
Электронные документы Сообщения электронной почты  
Факсимильная  информация
Сообщения в  корпоративной  сети   
 
      Факсы
Ответы  и письма по электронной  почте  
Факсимильная  информация
Бумажные  документы Письма Договоры
контракты 

Законодательные акты 

Нормативные документы 

Периодические издания  

      Книги
      Реклама
      Анкеты
Приказы Инструкции.
Отчеты
Служебные записки
Командировочные документы
Бухгалтерские документы
Письма Договоры  и контракты
Пресс – релизы
      
 
      Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.
      Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
      Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
      Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешние и внутренние.
      Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов. Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом.
2. Системы управления  электронным документооборотом.
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих  целей:
    интеграции процесс;
    повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
    уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
    уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
    интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;
    создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
    СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.4
    СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для  автоматизации процессов документационного  обеспечения управления предприятием, включая:
    1. процессы  подготовки, ввода, хранения, поиска  и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
    2. процессы  подготовки, ввода, хранения, поиска  и вывода стандартных форм  документов (подсистема «Ввод стандартных  форм документов»);
    3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
    Объектом  автоматизации являются процессы:
    создание документов;
    подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
    работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
   Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.
СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,
параметров, адресатов передачи документов и  т.п. в зависимости от изменения  регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).
Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов на русском и основных европейских  языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.5
Подсистема  «Электронный архив» предназначена  для следующих целей:
    оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);
    оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
    передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
    реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
    хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов;
    адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
    поиска и извлечения документов из электронного архива;
    вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
    связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;
    Подсистема  «Ввод стандартных форм документов»  обеспечивает:
    проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
    потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
    Подсистема  «Делопроизводство» обеспечивает:
    создание электронных документов средствами подсистемы;
    ведение версий (редакций) документов и их авторства;
    защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
    электронное визирование документов (электронная подпись);
    связывание документов в логические группы;
    организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
    допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
    протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
    управление маршрутами движения документов;
    контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;
    передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
    Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных  на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:
      средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
      средства для создания электронных документов;
      средства для организации и работы с электронным архивом;
      технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
      технологические средства, ориентированные на управление документами;
      инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные  на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на предприятии.
Инструментальные  средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались  в программную среду управления документами и документооборотом. Существует несколько видов систем электронного документооборота:6
    средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
    систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
    специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).
    Важным  свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность  решения большого числа задач  управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней. 

3. Электронная цифровая  подпись в электронном  документообороте.
Что такое  электронная цифровая подпись (ЭЦП)? Известно, что содержимое любого документа (файла) представлено в компьютере как  последовательность байтов и потому может быть однозначно описано определенным (очень длинным) числом или последовательностью нескольких более коротких чисел. Чтобы «укоротить» эту последовательность, не потеряв ее уникальности, применяют специальные математические алгоритмы, такие как контрольная сумма (control total) или хеш-функция (hash function).7 Если каждый байт файла умножить на его номер (позицию) в файле и полученные результаты суммировать, то получится более короткое, по сравнению с длиной файла, число. Изменение любого байта в исходном файле меняет итоговое число. На практике используются более сложные алгоритмы, исключающие возможность введения такой комбинации искажений, при которой итоговое число осталось бы неизменным. Хеш-функция определяется как уникальное число, полученное из исходного файла путем его «обсчета» с помощью сложного, но известного (открытого) алгоритма. Один из этих алгоритмов закреплен в ГОСТе Р 34.11-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования».
Теперь  рассмотрим, как получается электронная подпись. Здесь требуется небольшое отступление. С древних времен известен криптографический метод, позднее названный шифрованием с помощью симметричного ключа, при использовании которого для зашифровки и расшифровки служит один и тот же ключ (шифр, способ). Главной проблемой симметричного шифрования является конфиденциальность передачи ключа от отправителя к получателю. Раскрытие ключа в процессе передачи равносильно раскрытию документа и предоставлению злоумышленнику возможности его подделать. В 70-х гг. был изобретен алгоритм асимметричного шифрования. Суть его состоит в том, что зашифровывается документ одним ключом, а расшифровывается другим, причем по первому из них практически невозможно вычислить второй, и наоборот. Поэтому если отправитель зашифрует документ секретным ключом, а публичный, или открытый, ключ предоставит адресатам, то они смогут расшифровать документ, зашифрованный отправителем, и только им. Отправитель, вычислив хеш-функцию документа, зашифровывает ее значение своим секретным ключом и передает результат вместе с текстом документа. Получатель по тому же алгоритму вычисляет хеш-функцию документа, потом с помощью предоставленного ему отправителем открытого ключа расшифровывает переданное значение хеш-функции и сравнивает вычисленное и расшифрованное значения. Если получатель смог расшифровать значение хеш-функции, используя открытый ключ отправителя, то зашифровал это значение именно отправитель. Чужой или искаженный ключ ничего не расшифрует. Если вычисленное и расшифрованное значения хеш-функции совпадают, то документ не был изменен. Любое искажение (умышленное или неумышленное) документа в процессе передачи даст новое значение вычисляемой получателем хеш-функции, и программа проверки подписи сообщит, что подпись под документом неверна.
Таким образом, в отличие от собственноручной подписи, ЭЦП неразрывно связана  не с определенным лицом, а с документом и секретным ключом. Если дискетой с вашим секретным ключом завладеет  кто-то другой, то он, естественно, сможет ставить подписи за вас. Однако вашу ЭЦП нельзя перенести с одного документа на какой-либо другой, ее невозможно скопировать, подделать — под каждым документом она уникальна. Процедуры хранения, использования, обновления и уничтожения ключей достаточно подробно расписаны в различных методических рекомендациях к системам ЭЦП.  
 

Заключение 
В своей  работе я рассмотрела такие вопросы  как:
    Общие сведения о системах электронного документооборота;
    Системы управления электронным документооборотом;
    Электронная цифровая подпись в электронном документообороте.
         Я считаю, что в своей работе  наиболее полно раскрыла поставленные  передо мной вопросы.
    Итак, как уже было ранее мной отмечено, документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии. По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.
    В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).
    Тем не менее, по оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература 

Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2001.
Карминский  А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997.
Куперштейн  В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб. и др.: БХВ, 1999.
Милославская  Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet,   защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000
Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. – практ. пособие/ А.И. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2000.
Электронные документы  и архивы: теория и практика / Юмин И.Ф. // Оте. арх. – 1999.
Электронные документы  в корпоративных сетях. / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В.М. Кущ, Ю. Л. Гагутин .- М. : Анкей : Экотрендз, 1999.
Специальная информатика: Учеб. пособие/ С. В. Симонович, Г. А. Евсеев,            А. Г. Алексеев.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.