На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Деловое совещание нормы и техника

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 24.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 18. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ 
РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение среднего профессионально образования 
УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ 
ИМ. И.И. ПОЛЗУНОВА 

     КП.080501.00.ПЗ 
 
 
 

     ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ: НОРМЫ И ТЕХНИКА
     Пояснительная записка 
 
 

Руководитель:                                                                                        Разработал:
___________  /______________/                      ____________ /Кадочников Д.А./
___.___.______                                                                                   ___.___.2011 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Екатеринбург 2011
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
2
КП.080501.00.ПЗ
 Разраб.
Кадочников Д.А
 Провер. 

 Консульт. 

 Н. Контр.
Ильиных Т.В.
 Утверд.
  Деловое совещание:
нормы и  техника
Лит.
Листов
31
УГК МД-228

СОДЕРЖАНИЕ 

     Введение………………………………………………………..…………..3
     1 Теоретические основы понятия «деловое совещание»……………….5
      Сущность понятия «деловое совещание» ………………..………….5
      Классификация совещаний……………………………………….…..9
      Технология проведения совещания………………………………….13
     2 Анализ делового совещания на  примере……………………………..20
      2.1 Основные приемы управления ходом делового совещания ………20
      2.2 Типология людей участвующих  в совещании………………………21
      2.3 Пример делового совещания…………………………………………23
     Заключение……………………………………………………………….28
     Список  использованных источников……………………………………30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

           
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
3
КП.080501.00.ПЗ

ВВЕДЕНИЕ 

     Одной из важнейших сторон корпоративной  культуры является корректное деловое  общение. Деловое общение - это искусство, позволяющее войти в контакт  с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь  желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению  коммерческих задач. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, априорное признание  существования того или иного "зерна  истины" в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.
     Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.
     В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы  организации и причастность сотрудников  к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации  трудовой деятельности. Проведение служебных  совещаний может рассматриваться  как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями  является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы курсового проекта.
     Объектом  исследования в работе является деловое (служебное) совещание. Предмет исследования: особенности подготовки, нормы и техника проведения служебного совещания.
     Цель  работы заключается в том, чтобы  рассмотреть правила подготовки и проведения служебных совещаний. В соответствии с указанной целью  при выполнении курсового проекта поставлены следующие задачи:
    дать общую характеристику деловых совещаний;
    охарактеризовать классификацию совещаний;
    рассмотреть особенности технологии проведения совещаний;
    проанализировать совещание на конкретном примере.
     Структура курсового проекта следующая: в первой главе представлена общая характеристика аспектов делового совещания, отмечаются особенности подготовки к служебному совещанию; во второй главе проанализировано деловое совещание на конкретном примере.
     В современной литературе проблема подготовки и проведения служебных совещаний  разрабатывается очень активно. В зависимости от жанра в большей  или меньшей степени прослеживаются стремления и приоритеты авторов. В  одних источниках - высокий уровень  абстракций и теоретические модели, что, как правило, влечет за собой  ограничения для практики. В других - описание житейского опыта, конкретных инструкций, правил и тактических  приемов. Эти работы претендуют на широкое  практическое применение, развитие возможности  добиваться успеха в бизнесе. В этих работах такими авторами как Курбатов В.И., Мокшанцев Р.И., Морозов А.В., Руденский Е.В., Семенов А.К., Шейнов В.П. и др. исследован обширный теоретический и практический материал по вопросам подготовки и эффективного проведения деловых (служебных) совещаний.
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
4
КП.080501.00.ПЗ
 
 
 
 
 
 

           
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
5
КП.080501.00.ПЗ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  ПОНЯТИЯ «ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ» 

     1.1 Сущность понятия «Деловое совещание»  

     Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
     Таким образом, деловое совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом [2, 196].
     К обязательным требованиям, позволяющим  сделать деловые совещания действенным  инструментом создания команды единомышленников, относятся:
      регулярность проведения;
      сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
      урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
     Руководителю  следует помнить, что совещание  оказывает огромное влияние на его  имидж и стиль деловых отношений.
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
6
КП.080501.00.ПЗ

В вопросе  организации деловых совещаний  следует остерегаться крайности - их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.
     Действенность совещания должна восприниматься в  качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом  внимания и уважительного отношения  к сотрудникам со стороны организаторов  совещания, которые, в свою очередь, должны:
     - четко определить целевую направленность  и предмет совещания; 
     - выбрать его оптимальный регламент  (причем в данном случае понятие  "регламент" можно трактовать  достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания  и ответственных за его проведение);
     - не сводить совещание к решению  частных вопросов, которые можно  решить "в рабочем порядке".
     При этом следует помнить, что служебное  совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие  совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или  иной проблемы [7, 160].
     Деловые совещания (заседания) – это важнейшее  совместное обсуждение производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов, обмена информацией, анализа  ситуации, а также способ выработки  и принятия управленческих решений. Они играют весьма важную роль в  процессе управленческой деятельности, отличаются значительным разнообразием  по целям и формам.
     Собрания  и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:
      кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
7
КП.080501.00.ПЗ

характером  обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях – более  общие, накопившиеся за определенный период времени);
      целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее) [9, с.112].
     Как свидетельствует опыт, деловые совещания  далеко не всегда приносят должный  эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.
     Деловое совещание - способ привлечения коллективного  разума к выработке оптимальных  решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в  этом отношении сводится к трем основным стадиям:
     1) сбор и переработка информации;
     2) координация деятельности всех  служб фирмы и всех сотрудников;
     3) принятие решения.
     Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание  решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, достигать компромиссов, приобретают  культуру общения и т.п.
     Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании  руководителю предоставляется возможность  показать свой талант менеджера [5, с.295-297].
     
Действенность совещания должна восприниматься в  качестве этической  нормы работы в  коллективе, существенным актом внимания и  уважительного отношения  к сотрудникам  со стороны организаторов  совещания, которые, в свою очередь, должны: - четко определить целевую Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
8
КП.080501.00.ПЗ

направленность  и предмет совещания; - выбрать  его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие "регламент" можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение); - не сводить совещание  к решению частных вопросов, которые  можно решить "в рабочем порядке". При этом следует помнить, что  служебное совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому  на него следует выносить вопросы, требующие  совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или  иной проблемы.
     Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых  совещаний [2]:
     в организационной деятельности нет  мелочей;
     техническая сторона организации (рабочие места  участников, материалы, техническое  обеспечение) должны быть безупречными;
     должен  быть подготовлен ведущий (предусмотрена  замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).
     Особенность подготовки внутреннего совещания - общение коллег по общим для  всего коллектива проблемам - это  часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых  данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.
     При установлении цели совещания следует  избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и  подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты  предполагаемого результата обсуждения вопросов.
     Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.
     Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются  между собой. При этом неизбежны  компромиссы.
     При авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания  руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует  свое мнение категорично, не допуская возражений.
     Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как  можно быстрее принять решение.
     Психологи утверждают, что оба стиля поведения - дипломатический и авторитарный - могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания  следует отнести к нежелательным  исключениям, особенно если с его  участниками придется работать и  дальше [3].
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
9
КП.080501.00.ПЗ
 

     1.2 Классификация совещаний 

     Прежде  всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь  с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о  чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид  совещания, которое он планирует  проводить.
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
10
КП.080501.00.ПЗ

По своей  общей целевой направленности совещания  могут быть инструктивными, оперативными и проблемными [4].
      Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.
      Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
      Проблемное  совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.
      
Таким образом, деловые (служебные) совещания являются одной из важнейших  форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени  в современном  бизнесе. Деловые  совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
11
КП.080501.00.ПЗ
 

      По  своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными 
      Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.
      Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
      Проблемное  совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации [5, 200].
      
Деловые совещания представляют собой особый вид  организации труда, действующей в  очень короткие сроки  и имеющей определенную Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
12
КП.080501.00.ПЗ

целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим  основным признакам.
      По  назначению:
    вырабатывающие и принимающие решения;
    разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
    подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
    оперативные (диспетчерские).
      По  периодичности (частоте) проведения:
    разовые;
    регулярные;
    периодические.
      По  количеству участников:
    узкий состав (до пяти человек);
    расширенные (до двадцати человек);
    представительные (свыше двадцати человек).
      По  степени стабильности состава участников совещания:
    с фиксированным составом;
    с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
    комбинированные.
      По  принадлежности:
    партийные (и других общественных организаций);
    административные;
    научные и научно-технические;
    объединенные [7, 160].
    В деловой сфере используются различные типы совещаний в зависимости от их назначения.
 

Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
13
КП.080501.00.ПЗ

Таблица 1 – Типы совещаний
Тип совещания Содержания  совещания
1.Совещание  по планированию Обсуждаются вопросы  стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые  для реализации планов.
2. Совещание по мотивации  труда Обсуждаются проблемы производительности и качества труда  коллектива, отдельных работников; рассматриваются проблемы удовлетворенности  персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное  и материальное стимулирование; вопросы  дисциплины, повышения включенности людей в дело, развитие у них  приверженности фирме, корпоративной  культуре
3. Совещание по внутрифирменной организации Обсуждаются вопросы  структурирования организации, координации  действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру  или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней  среде; вопросы ответственности
4. Совещание по контролю за деятельностью работников Обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижения поставленных целей, проблемы срывов, низкой производительности труда; рассматриваются  вопросы коррекции планов и задач  в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способы контроля
5. Совещание, специфические для фирмы (предприятия) Обсуждаются оперативные  вопросы управления в связи с  ситуацией в фирме; инновация  и возможности их внедрения; проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
      Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть  времени в современном бизнесе.  

      1.3 Технология проведения  совещания
             
Подготовка  совещания начинается с определения  необходимости и  целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
14
КП.080501.00.ПЗ

необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание  имеет смысл, если есть необходимость  в обмене информацией; выявлении  мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения  относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все  альтернативы проведения совещания: решение  высшего руководителя; возможность  решения вопроса по телефону; селекторное  совещание возможность объединения  с другими (плановыми) совещания. И  если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно  проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После  того, как принято решение о  необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.
     Во  время подготовки повестки дня необходимо определить:
     1) тему соответствующего совещания  и содержание обсуждаемых проблем; 
     2) условия, которые должен удовлетворять  конечный результат совещания; 
     3) кто и какую подготовительную  работу должен проводить (целесообразно  создать рабочую группу для  формирования повестки дня, проведение  предварительных совещаний в  подразделениях) [2, 196].
     При установлении темы совещания следует  избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и  подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты  предполагаемого результата обсуждения вопросов.
     Во  время решения вопроса о составе  участников необходимо особенно внимательно  подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
15
КП.080501.00.ПЗ

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать  в специально оборудованных для  этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.
     За  таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника  делового совещания.
     Подготовка  участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре  организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное  ознакомление всех участников с повесткой  дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и  задачи совещания.
     Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.
     Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются  между собой. При этом неизбежны  компромиссы.
     При авторитарном стиле руководства  некоторые участники стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания  руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
16
КП.080501.00.ПЗ

Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как  можно быстрее принять решение [3, 128].
     Завершающий этап организации - это принятие решения  и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается  всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания  удалось включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность. В формулировке решения  объясняется: кем и в какие  сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).
     Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники  совещания вносят свои коррективы и  принимают его по результатам  голосования;
     2) председатель собрания подводит  итоги обсуждения и формулирует  решение. После принятия решения  определяется лицо (группа лиц), которая  осуществляет его выполнение  и контроль за исполнением.
     Таким образом, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:
      в организационной деятельности нет мелочей;
    техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
    должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
17
КП.080501.00.ПЗ

Если  проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд  направлений, способствующих повышению  ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.
     Прежде  всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь  с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы
     (о  чем могут свидетельствовать  частые совещания), проявления руководителем  собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности  и т.д.). Четкая постановка цели  наполовину гарантирует успех  совещания [2, с.5-35].
     Порядок подготовки делового совещания рекомендуется  такой:
          Прежде всего, определяются четкие цели и важные задачи совещания.
          Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение обязанностей между ними.
          Составление сметы расходов на подготовку и проведения совещания.
          Определение даты и время проведения совещания.
          Выбор подходящего помещения, бронирование его.
          Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. Вопросы располагать в порядке из значимости и сложности.
          Составление списка участников совещания.
          Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию.
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
18
КП.080501.00.ПЗ

 Подготовка проекта решения совещания и направление его участникам.
          Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.
          Подготовка объявлений и указателей.
          Подготовка для участников совещания рабочих материалов, блокнотов, ручек и т.д.
          Бронирование мест в гостиницах для иногородних участников.
          Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.
          Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.
          Подготовка регистрации участников.
          Подготовка культурной программы для участников совещания.
     Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной  датой и часом, являются более  продуктивными, в связи с этим они предлагают при подготовки совещания учитывать «теорию работоспособности». Работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью кривой, изображенной на рис. 2 [10, с.231]. 

Время суток
8   9   10   11   12   13   14   15   16   17   18   19
Работоспособность

     Рис. 1. Среднестатистические колебания  работоспособности
     
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
19
КП.080501.00.ПЗ

Из рисунка  видно что:
    к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
    пик работоспособности приходится на первую половину дня, и поэтому задачи категории А следует выполнять в начале дня;
    после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи категории С), после чего следует приступить к задачам категории В.
     При этом рекомендуется планировать  совещания на первую половину дня. Внеплановые  совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.
     Независимо  от плановости проведения совещания  руководителем должно быть выполнено  основное правило по подготовке мероприятий  такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком  выступающих. Невыполнение этого правила  ведет к снижению эффективности  совещания, нарушению взаимоотношений  в коллективе.
     Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное
     условие любого служебного контакта. 

           
Изм.
Лист
№ докум.
Подпись
Дата
Лист
20
КП.080501.00.ПЗ

2 АНАЛИЗ СОВЕЩАНИЯ НА ПРИМЕРЕ 

     2.1 Основные приемы управления ходом делового совещания 

     Начинать  совещание нужно точно вовремя  и сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени  выступления или о порядке  принятия решения. На совещаниях строжайшим образом следует придерживаться регламента, следить за соблюдением  которого должен председательствующий. Если менеджер проводит совещание в  своем кабинете, то он не должен вести  в это время переговоры по телефону, принимать посетителей, вызывать своего секретаря. После начала совещания  следует одному из участников поручить ведение протокола.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.