На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Документационное обеспечение управления

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 24.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 14. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
Введение 

     Документационное  обеспечение управления - есть важнейшая  составляющая всех видов и уровней  управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
     В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства.
     Однако  происходящий процесс реализуется  противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера. Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документарное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
     Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.
     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.  
 

     Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
     Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства включает в себя:
- конституцию РФ. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации;
- другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;  
 

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;      
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов;
- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
     Все они должны учитываться при организации  кадрового делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Классификация и общая характеристика нормативно-методических документов. 

   Кадровое  делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Эффективное управление персоналом организации невозможно без системы нормативно-методического обеспечения работы с персоналом, начиная от поиска сотрудника до его увольнения.
   Правовое  регулирование всех правоотношений между сотрудниками организации и ее администрацией осуществляется на основе правовых норм централизованного и локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования: Закон о труде Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, акты Минтруда Российской Федерации.
   К актам локального характера относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации.
   В настоящее время разрабатывается  серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. Семейство международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.
   В России в 1997 году было принято постановление  Минтруда и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
   Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников службы кадров можно разделить на две группы:
   1) федеральные нормативные акты  и 
   2) документы конкретных организаций.
   К первой группе относятся: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабо- 

чих и  др. В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения, касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее работников: положения и должностные инструкции. Обязательность подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в уставе или положении об организации.
   В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный  орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает, утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе управленческой документации), и др.
   В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения, архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в практической работе по рационализации документации и делопроизводства по кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой документации.
   Казалось  бы, что при наличии такого большого количества разнообразных нормативных актов, регулирующих состав кадровой документации и делопроизводства по кадрам, проблем с юридической точки зрения с созданием и обработкой кадровых документов не должно быть. Однако многие виды и разновидности кадровых документов не имеют правовой поддержки и составляются “по традиции”. В такой ситуации состав и количество форм документов по кадрам постоянно увеличивает- 
 

ся; ввести какую-либо произвольную форму документа  по кадрам нетрудно, а отменить устаревшие или лишние формы сложно.
   В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы:
   1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы (“О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации”, “Об акционерных обществах” и др.), указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.;
   2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, каровой документации и др. К ним относятся:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
- Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;
- общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
- Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ);
- информации о населении (ОКИН);
- специальностей по образованию (ОКСО);
- управленческой документации (ОКУД);
- предприятий и организаций (ОКПО) и др.;  

- государственные стандарты: Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации; - Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- Требования к оформлению документов” с дополнением № 1;
- Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения”;
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); основные правила работы ведомственных архивов;
- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
     Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.
     3 группа – литература  по трудовому праву,  документационному  обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др. Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.). Нормативная база: ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, с изм. № 1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000 Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.:
Минтруд России, 2000 Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995.
     В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.  

     На  основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.
     Перечень  сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
     Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в  Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников. Выделяют 3 группы нормативно-методических материалов (см. табл. 1).
Таблица 1 Нормативно-методические документы системы управления персоналом.  

Группы  нормативно-методических документов Содержание  документов Примеры норм, нормативов и документов Наименование  документов
1 2 3 4
Нормативно-справочные документы Включают  нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства, управления. 1. Первичные  операционные нормы времени и расценки, нормы времени на выполнение управленческих процедур. Маршрутно-технологическая  карта. Операционно-технологическая карта. Технологическая карта управленческих процедур. Оперограмма.
2. Производственные  нормы и нормативы, полученные  на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции). Программа выпуска  деталей. Сменно-суточные задания.
3. Нормы,  установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда, размер подоходного налога с физических лиц). Инструкция  государственной налоговой службы РФ по применению закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц».
Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера. Регламентируют  задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. 1. Законодательные  акты по вопросам труда и кадров. Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон «О занятости населения РФ».
2. Указы  Президента РФ, постановления и  распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п. Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы», Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов».
3. Руководящие  документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда и других государственных органов. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих».
4. Приказы,  положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация. Инструкция  министерства машиностроения об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах.
5. Приказы,  положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п. Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Штатное расписание
Документы технического, технико-экономического и экономического характера. Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Нормы планировки помещения и рабочих мест, стандарты качества, часовая тарифная сетка, коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования. Временные санитарные нормы и правила работников, бизнес-план, смета затрат на производство, отчет о численности работников организации, система стандартов по технике безопасности.
 
     Внутренние  нормативно-методические документы  могут быть классифицированы на группы в зависимости от цели (см. табл. 2).
Таблица 2
Регламентация направлений деятельности, организационной структуры Устав, Положение, схема организационной структуры
Регламентация функций и задач структурных подразделений Положения о  структурных подразделениях
Регламентация разделения функциональных обязанностей между сотрудниками Штатное расписание, должностные инструкции
Регламентация качества персонала Внутрифирменные профессиональные стандарты
Регламентация кадровых технологий Регламент, Положения  о найме, адаптации, работе с резервом, аттестации и т.д.
 
     Кадровой  службе необходимы также Постановление  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.
     Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться  

всеми юридическими лицами, осуществляющими  деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
     Если  для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.
     Предприятие имеет право при необходимости  вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.). При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.
     Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы. 
    В практике налоговыми инспекторами допускается что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при
 

расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст.252 НКРФ).
     Кроме того, подробно составленные должностные  инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров. 
        Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

     Особое  внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.
     В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Основные нормативно-методические документы кадрового делопроизводства. 

     Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового  права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.
     Документы, которые ежедневно должны быть под  рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.
     В первую группу входят законодательные  и подзаконные акты, содержащие нормы  трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.
     Ко  второй группе относятся документы  методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.
     В блоке "Документы по трудовому  праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов.
     Первый  — Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.
     Второй  — Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников.
     Персональные  данные - любая информация, относящаяся  к определенному или определяемому  на основании такой информации физическому  лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и  

место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
     Обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
     Необходимо  обратить внимание на определение в законе терминов "использование персональных данных", "уничтожение персональных данных" и других, отсутствующих в Трудовом кодексе. В Трудовом кодексе даются лишь общие, принципиальные положения защиты персональных данных, обрабатываемых как традиционными, так и автоматизированными способами.
     Федеральный закон "О персональных данных" ориентирован главным образом на обработку персональных данных средствами автоматизации, однако статья 1 говорит о том, что законом регулируются отношения, "связанные с обработкой персональных данных... с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации". Поэтому многие положения Закона, детально прописывающие принципы обработки персональных данных, условия, категории персональных данных, меры по обеспечению безопасности и т. д., важны и при традиционных способах ведения персональных данных.
     Третий — Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.
     Коммерческая  тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.  

     Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:
     - обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;
     - предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.
     Должностные лица, государственные или муниципальные  служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных. целях. 
            Четвертый — Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны

труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.
     Пятый — Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции. Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы мето- 
 

дического характера по организации управленческого  труда и по работе с кадровыми документами.
     Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.
     Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа. 
   В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по

учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о  переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. 
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановле-

ния обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.  

     В-четвертых, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.
     В-пятых, это межотраслевые укрупненные Нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. Значительная их часть касается и работы управленческого аппарата как служб делопроизводства, так и работников бухгалтерии, составляющих и оформляющих бухгалтерскую документацию и службы кадров, оформляющей трудовые правоотношения. Нормативы времени содержат формулы для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации по организации рабочего места, распорядку рабочего дня.
     Типовые нормы времени предназначены  для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами на предприятиях и в организациях.
     Нормы определены для следующих видов  работ:
- оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы служащих;
- оформление и учет трудовых книжек;
- составление статистической отчетности по учету личного состава;
- составление справок;
- разработка планов;
- расчет численности и др.  
 
 

         Постановлениями Минтруда РФ утверждаются и постоянно дополняемый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он используется при составлении должностных инструкций.
     Порядок использования справочника также  утвержден постановлением Министерства труда и социалистического развития РФ "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" от 9 февраля 2004 г. №9.
     Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.
     Надо  следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного  характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.
     Важно знать, какие документы обязательны  для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
     Создавая  документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим:
1) вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т.д. применяется тот, который удобен для данной организации;
2) вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы.
3) храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы.
     В литературе по кадровому делопроизводству достаточно подробно освещены вопросы  подготовки положения о службе кадров и должностных инструкций его ра- 

ботников, приводятся перечни их разделов, раскрывается содержание разделов. Особое внимание при составлении положений и должностных инструкций следует уделять специфическим особенностям деятельности службы кадров и ее работников в данной организации.
     Многие  должностные инструкции являются точным воспроизведением примерных  должностных инструкций, помещенных в некоторых книгах и пособиях по кадровому делопроизводству. Это недопустимо. Каждая должность работника службы кадров в конкретной организации имеет свои специфические особенности по выполняемым обязанностям, правам, взаимоотношениям, связям, ответственности и т. д. Именно для этой конкретной должности и должна создаваться инструкция. Примерные должностные инструкции могут использоваться как базовые, на ос-
нове  которых разрабатываются собственные  должностные инструкции работников служб кадров. Это связано также  с тем, что в настоящее время  конкретная инструкция является одним из основных документов, который юридически защищает работника в процессе выполнения им служебных обязанностей.
     Существенный  недостаток многих должностных инструкций – неадекватное отражение в них  должностных обязанностей и прав. Как правило, подробно расписаны обязанности работников на основе квалификационного справочника, а в разделе о правах работников имеются минимальные сведения. Это приводит к тому, что выполняемые обязанности имеют слабую правовую поддержку.
     Очень редко в должностных инструкциях  подробно расписаны информационно-документационные взаимоотношения и связи работников службы кадров с другими должностными лицами организации.
     Как правило, в службах кадров не имеется  инструкций, пособий, рекомендаций по работе с документами. На наш взгляд, это существенное упущение, которое негативно сказывается на процессе кадрового делопроизводства. Поэтому службе кадров следует разрабатывать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами, по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации. 

      3 Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ.  

     Методические  документы по управленческому труду  и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.
     В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно- распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.
     Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.  

      3.1 Состав корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.  

     Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности  документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости норматив- 

ные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.
     В состав разрабатываемых корпоративных  документов, как правило, включаются:
- классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);
- табель и альбом форм документов;
- номенклатура дел компании;
- стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) (см. Приложение 2);
- положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
     Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
     Инструкция  по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
     Инструкция  состоит из нескольких основных разделов (см. Приложение 2) и может быть добавлена  разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работы с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости,   

можно отразить общий порядок организации  документационного обеспечения  управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между
управленческим  аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.
     Инструкция  должна содержать приложения, состоящие  из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.
     При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой  инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.