На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


дипломная работа Роль комуникаций

Информация:

Тип работы: дипломная работа. Добавлен: 24.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 6. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Роль  коммуникаций и передачи информации в управлении 

Введение 
Глава 1. Информационное обеспечение управления
      Уровни и виды коммуникаций в управлении
      Управленческая информация и ее значение
      Каналы передачи и обработки управленческой информации
Глава 2. Анализ эффективности информационных потоков и коммуникаций на предприятии
2.1.Применение  информационных технологий на  предприятии 
2.2.Анализ эффективности  коммуникаций и обработки информации  на предприятии 
Глава 3. Пути повышения  эффективности коммуникаций и передачи информации на предприятии
3.1.Способы повышения  эффективности коммуникаций на  предприятии
3.2.Меры по  повышению эффективности передачи  и обработки управленческой информации 
Заключение 
Список литературы
Приложение 
 
 
 

Глава 1. Информационное обеспечение управления
      Уровни и виды коммуникаций в управлении
Для осуществления  своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен  информацией. Обмен информацией  встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим  процессом или коммуникацией.
Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может  осуществляться в явной форме (посредством  языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.). Исходя из определения можно подразделить коммуникацию на следующие виды:
• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.
Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:
     формальные или официальные. Данные  коммуникации определяются политикой,  правилами, должностными инструкциями  определенной организации и осуществляются
• по формальным каналам;
• неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.
Межличностные коммуникации делят также на:
• вербальные (словесные);
• невербальные,   призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.
Вербальные  и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают  друг друга. Как правило, интерпретация  получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.
Цели  коммуникаций:
•     Обеспечение эффективного обмена информацией  между субъектами и
объектами управления.
•     Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией.
•     Создание информационных каналов для  обмена информацией между отдельными
сотрудниками  и группами и координации их задач  и действий.
•     Регулирование и рационализация информационных потоков.
Отсутствие  эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.
Средствами  коммуникации является все, что позволяет  передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним  относятся: совещания, личные беседы, служебные  записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д.
Рассмотрим  коммуникационные процессы, имеющие место в организациях.
1. Коммуникации между организацией и ее средой
Организация функционирует во внешней среде, которая является изменчивой и неопределенной. Для успешной работы в таких условиях должны использоваться различные средства коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. Одной из основных задач является установление взаимосвязи с потребителями, существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь происходит через маркетинговые средства: реклама, PR (связь с общественностью), отчеты о деятельности компании в прессе, имидж организации, участие в выставках, а также через торговые организации. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций. Организация также поддерживает связи с представителями государственных и политических структур, используя лобби, поддерживая различные политические акции. Существует большое разнообразие и других форм коммуникации между организацией и ее внешней средой. 

2. Коммуникации  между уровнями управления и подразделениями
Такая коммуникация получила название межуровневой. К ней относятся:
    вертикальная коммуникация, или коммуникация по нисходящей и коммуникация по восходящей. Ее подвидами являются: коммуникация руководитель-подчиненный и коммуникация между руководителем и группой;
    горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.
Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень и это - вертикальная коммуникация. Она может идти сверху вниз и являться нисходящей. Примеры  такой коммуникации - распоряжения вышестоящего руководства, цели для подразделений, информация об изменениях в деятельности (например, будет производиться выход на новый рынок). При рассмотрении вертикальной коммуникации отдельно выделяют коммуникацию руководитель-подчиненный, так как эти личностные взаимоотношения во многом являются ядром коммуникации. Она зависит не только от формально закрепленных правил, он и от неформального стиля отношений в организации. Решение многих задач будет зависеть от того, сколько подчиненных смогут и захотят понять руководителя. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненными имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Коммуникация в этом случае будет зависеть не только от личностных характеристик, но и от лидерства в группе.
Кроме этого организация не может эффективно существовать без информации, идущей снизу, или восходящей коммуникации. В основном это оперативная информации о работе, ее сложностях, а также слухи. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок. Передача такой информации заметно влияет на производительность и всю атмосферу в целом.
3. Неформальные  коммуникации
Вся организация  состоит из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых способов распространения  информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией.
Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций:
предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.
Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:
    вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
    горизонтальные  между  различными  подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.
Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:
    восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;
    нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций  непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.
Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются
коммуникационными барьерами (преградами).
Различают коммуникационные барьеры макро  — и микроуровня.
Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.
К таким  барьерам относятся:
    перегрузка информационных сетей и искажение информации;
    потребность во всё более сложной информации;
    интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных
языков  и т.п.
Микробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним относятся:
    отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
    отношение адресата к источнику информации;
    восприятие получателем информации многозначных слов;
    отсутствие обратной связи.
Затрудняют  коммуникации также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного определенными условиями (стереотипы).
В результате искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного сообщения. 

      Управленческая  информация и ее значение
Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из главных инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Информация сегодня - важнейший  ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.
Исследования  показывают, чтo oт 50 дo 90% рабочего времени  современный менеджер тратит на обмен  информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов. Используя и передавая эту информацию, а, также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.
Управленческая  информация — это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию муниципально-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими "корнями" проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.
Как научная  категория информация в управленческих структурах характеризуется радом  признаков (свойств), к числу которых  относится:
- известная самостоятельность данных;
-  возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;
- пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;
- доступность математического анализа;
-  системность, коммуникативность.
Информация, циркулирующая в органах муниципального управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную  ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.
Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а так же природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать, прежде всего, в зависимости от степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.
Например, информацию разделяют на официальную  и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.
При разделении информации по объектам распределения  внутри органа управления на первое место  ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая  от них), на второе – для должностных  лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.
Информацию  в структурных подразделениях органа муниципального управления можно классифицировать по следующим основным признакам:
    функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;
    отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;
    типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ, органами государственной власти и т.д.;
    отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;
    логическому содержанию. Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях;
    физической форме представления (устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);
    процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные и т.д.);
    степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).
Информация  и ее потоки в муниципальном управлении могут разбиваться также в  зависимости от источников (население, муниципальные предприятия и организации, вышестоящие государственные органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).
Подобная  классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.
В целом  классификация позволяет получать ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях муниципального аппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы муниципального управления и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.
Источники и роль управленческой информации.
Информация  должна быть ориентирована, по крайней  мере, по следующим направлениям: во-первых, по месту и роли муниципального органа в системе частной и общественной жизнедеятельности людей и соответственно по компетенции конкретных муниципальных органов (объем и содержание управленческой информации призваны корригировать с компетенцией муниципальных органов); во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах (муниципальное управление во многом существует для исполнения законов на муниципальном уровне, и ему нужна информация, раскрывающая состояние данных отношений); в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия различных муниципальных органов, а также формируют специфические виды правоотношений.
Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:
а) нормы  законодательных и иных актов, управомочивающие муниципальные органы и муниципальных  служащих на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);
6) обращения  граждан в муниципальные органы  по реализации своих законных  интересов и субъективных прав (обслуживание и защита прав и свобод граждан);
в) обязательные указания вышестоящих (государственных) органов, подлежащие исполнению нижестоящими (муниципальными) и обеспечивающие реальность муниципального управления (директивная управленческая информация);
г) факты, отношения, выявляемые в процессах  контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах муниципального управления);
д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в  оперативном и активном сильном вмешательстве муниципальных органов и должностных лиц (управленческая информация о кризисных состояниях общественных процессов).
О последних  источниках надо сказать подробнее, поскольку они предполагают выработку  заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных муниципальных структур и должностных лиц.
Проблемная  ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна опираться) на первичные, факто логические сведения и данные, ибо каждый уровень обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается иначе, чем есть на самом деле. Отсюда "оттяжки" и некорректности в разрешении проблем.
Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении  противоречий, неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений, предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем.
В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла, и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.
Актуальность означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации.
Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.
Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.
Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.
Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации. 

1.3. Каналы передачи и обработки управленческой информации
Управленческая  деятельность имеет коммуникативный  межличностный характер. Коммуникативное  взаимодействие, осуществляется через  функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.
Обмен информацией охватывает разные части организации. Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
Структура коммуникации:
1. Отправитель.  Это создатель сообщения, лицо, которое сообщает информацию  и передает ее. Отправителем может  быть: организация, индивид, группа  индивидов.
2. Сообщение.  Это информация, которую отправитель  передает получателю. Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идей, факты, ценности, отношения и чувства. Идея, которую хочет отправитель передавать, кодируется, т.е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно использование как самого человека, так и технических средств.
3. Канал.  Это средство, с помощью которого  сообщение передается от источника  к получателю. Общеизвестные каналы  – передача речи и письменных  материалов, электронная почта, видеоленты и т.д. Важно правильно выбрать канал. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.
4. Получатель. Лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель. Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен. Эти действия есть обратная связь.
5. Обратная  связь. Эта реакция получателя  на сообщение отправителя. Это и учет источником реакции получателя на сообщение. Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее. Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был. Коммуникационный процесс можно разложить также на составляющие его взаимосвязанные этапы.
Они таковы:
1.Зарождение  идеи.
2.Кодирование  и выбор канала.
3.Передача.
Декодирование. Хотя весь процесс коммуникаций часто  завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его  этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы понять, какие проблемы могут возникнуть на разных этапах. Обмен информацией начинается с формулировки идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.