Здесь можно найти учебные материалы, которые помогут вам в написании курсовых работ, дипломов, контрольных работ и рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Информационно справочная работа

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 25.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 5. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
РЕФЕРАТ
по дисциплине  «Делопроизводство и корреспонденция  счетов»
на тему:«Информационно – справочная работа» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2011
Содержание 
 

1. Информационно  - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма....……………3
2 . Информационно-справочная  работа по документам…………………….….8
3.Отличительные  особенности информационно-поисковой  работы в автоматизированных  системах……………………………………………..…...10
Список  литературы……………………………………………………………………14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
     Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными.  
     Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
     Виды  информационно - справочных документов:
      акт;
      протокол;
      докладная записка;
      объяснительная записка;
      справка;
      письма;
      телеграмма, телефонограмма.
     1. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей                       
     Формуляр  акта состоит из реквизитов:  наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения;наименование вида документа;дата, номер;место издания;заголовок;текст;приложения;подписи (членов комиссии);гриф утверждения, согласования.
    2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. .
    Формуляр  протокола состоит  из реквизитов: наименование организации или ведомства (если есть);наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; дата заседания, номер (в течение календарного года); место составления (город); заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); текст вводной и основной части; подписи; гриф утверждения, согласования (если нужно).
    3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:
    а) информационные;
    б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости  от адресата докладные записки бывают:
      внутренние;
      внешние.
     Внутренние  докладные записки оформляются  на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
    Формуляр  внутренней докладной  записки состоит  из реквизитов: наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
    Формуляр  внешней докладной  записки состоит  из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
    4. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
    Объяснительные  записки, являющиеся приложением к  основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
    Формуляр  объяснительной записки  состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
    5. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
    Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о  котором сообщают сведения.
    Справки составляются для описания и подтверждения  фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки  состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом  для её написания; во второй - приводятся конкретные данные.
    Формуляр  справки состоит  из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать.
    6. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
    Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
    7. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности ;подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
    8.Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
    Формуляр  телефонограммы состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства;название организации - отправителя;наименование вида документа;дата, номер;место составления;адресат;заголовок;текст;подпись;должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
    9. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
    Текст письма состоит из двух частей: вводной  и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
    Виды  служебных писем: письмо - просьба; письмо - предложение; письмо - претензия; письмо - запрос; письмо - извещение; информационное письмо; письмо - отказ; письмо - напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
    Формуляр  письма состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);адрес организации (почтовый, телеграфный);номер телефона, факса, телетайпа; номер счета в банке; дата, номер; ссылка на индекс и дату входящего документа;адресат;заголовок;текст;приложения;подпись;печать;фамилия и телефон исполнителя; гриф ограничения доступа.
    10.Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
    Дополнительными данными, которые  проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц. 

     2 Информационно-справочная работа по документам 

     Одна  из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
    у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
    в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
     Владение  всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
     Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись:
    в традиционной форме (в основном с помощью картотеки);
    в автоматизированном режиме.
     Справочная  картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
     Говоря  об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
     Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.