На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти готовые бесплатные и платные работы или заказать написание уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов по самым низким ценам. Добавив заявку на написание требуемой для вас работы, вы узнаете реальную стоимость ее выполнения.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Быстрая помощь студентам

 

Результат поиска


Наименование:


реферат Информационно справочная работа

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 25.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 5. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
РЕФЕРАТ
по дисциплине  «Делопроизводство и корреспонденция  счетов»
на тему:«Информационно – справочная работа» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2011
Содержание 
 

1. Информационно  - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма....……………3
2 . Информационно-справочная  работа по документам…………………….….8
3.Отличительные  особенности информационно-поисковой  работы в автоматизированных  системах……………………………………………..…...10
Список  литературы……………………………………………………………………14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
     Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными.  
     Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
     Виды  информационно - справочных документов:
      акт;
      протокол;
      докладная записка;
      объяснительная записка;
      справка;
      письма;
      телеграмма, телефонограмма.
     1. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей                       
     Формуляр  акта состоит из реквизитов:  наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения;наименование вида документа;дата, номер;место издания;заголовок;текст;приложения;подписи (членов комиссии);гриф утверждения, согласования.
    2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. .
    Формуляр  протокола состоит  из реквизитов: наименование организации или ведомства (если есть);наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; дата заседания, номер (в течение календарного года); место составления (город); заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); текст вводной и основной части; подписи; гриф утверждения, согласования (если нужно).
    3. Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают:
    а) информационные;
    б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости  от адресата докладные записки бывают:
      внутренние;
      внешние.
     Внутренние  докладные записки оформляются  на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
    Формуляр  внутренней докладной  записки состоит  из реквизитов: наименование структурного подразделения(если есть); наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
    Формуляр  внешней докладной  записки состоит  из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа - докладная записка; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; приложения; подпись.
    4. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
    Объяснительные  записки, являющиеся приложением к  основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
    Формуляр  объяснительной записки  состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть); наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.
    5. Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
    Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о  котором сообщают сведения.
    Справки составляются для описания и подтверждения  фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки  состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом  для её написания; во второй - приводятся конкретные данные.
    Формуляр  справки состоит  из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);наименование вида документа; дата, номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись; печать.
    6. Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
    Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть - изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
    7. Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; наименование должности ;подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.
    8.Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
    Формуляр  телефонограммы состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства;название организации - отправителя;наименование вида документа;дата, номер;место составления;адресат;заголовок;текст;подпись;должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
    9. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
    Текст письма состоит из двух частей: вводной  и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
    Виды  служебных писем: письмо - просьба; письмо - предложение; письмо - претензия; письмо - запрос; письмо - извещение; информационное письмо; письмо - отказ; письмо - напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
    Формуляр  письма состоит из реквизитов: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование структурного подразделения (если есть);адрес организации (почтовый, телеграфный);номер телефона, факса, телетайпа; номер счета в банке; дата, номер; ссылка на индекс и дату входящего документа;адресат;заголовок;текст;приложения;подпись;печать;фамилия и телефон исполнителя; гриф ограничения доступа.
    10.Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
    Дополнительными данными, которые  проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц. 

     2 Информационно-справочная работа по документам 

     Одна  из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
    у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
    в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
     Владение  всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
     Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись:
    в традиционной форме (в основном с помощью картотеки);
    в автоматизированном режиме.
     Справочная  картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
     Говоря  об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
     Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.