На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Автоматизация делопроизводства

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 25.06.2012. Сдан: 2011. Страниц: 9. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Оглавление
Введение - 4 -
1. Автоматизация документооборота - 7 -
1.1. Автоматизация задач  делопроизводства - 7 -
1.3. Документооборот  на предприятии - 9 -
2. Практическая часть - 11 -
2.1 Постановка цели - 11 -
2.2 Моделирование организации - 11 -
2.3 Внедрение СЭД  PayDox - 12 -
2.4 Расчет эффективности  внедрения СЭД 23
2.5 Анализ результатов 28
Заключение 32
Список  использованной литературы 35
 

Введение

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
     В последнее время все больше предприятий  сталкиваются с проблемой улучшения  управляемости компании: улучшение  контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач  является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время  попытка решения задачи внедрения  такой системы наталкивается  на существенные сложности.
     В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера  можно выделить следующие:
     Большое количество процессов, в которых  задействован руководитель, исполняющий  при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
     Огромное  количество документов, которые требуют  согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
     Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
     Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
     С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в  принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование  накопленной информации и предыдущего  опыта.
     Тема  автоматизации процессов документооборота становится в последнее время  все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости  формализации бизнес-процессов и  внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.
     На  рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.
     Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится  в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют  однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.
     Целью данной курсовой работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
     - исследование понятия информационных  технологий, видов, специфики и  способов их внедрения с целью  совершенствования ДОУ;
     - рассмотрение структуры рынка  программных продуктов в области  электронного управления документацией;
     - классификация, сравнение и характеристика  данных продуктов;
     - разработка основных критериев  выбора эффективной автоматизированной  системы управления документацией;
     - внедрение корпоративной системы  электронного управления документацией  (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;
     - анализ полученных результатов. 

 


1. Автоматизация документооборота

 
    Автоматизация документооборота предполагает использование  специального программного обеспечения  для работы с документами и  участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые  в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с  документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько  сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются  рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки  документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок  систем электронного документооборота активно развивается, объективной  основой этого процесса является широкое повсеместное использование  персональных компьютеров и постоянно  растущие требования к организации  бизнеса.

1.1. Автоматизация задач  делопроизводства

    Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход к безбумажным технологиям  является основой автоматизации  документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).
    В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
    Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
    Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
    Организация хранения документов.
    Составление и оформление документов должно производиться  по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения  управления предусмотрены унифицированные  формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные  для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным  стандартам. Все документы принято  классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.
    Если  функции документирования выполняются  автоматизированной системой, то процесс  создания и регистрации документов существенно упрощается:
    Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.
    При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.
    Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.
    Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.
    (По  материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) Автоматизация  делопроизводства переводит на  новый качественный уровень решение  задачи организации работы с  документами: 
    Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
    Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
    Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
    Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
    Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

1.3. Документооборот на предприятии

    Документы - это основные информационные ресурсы  предприятия, работа с которыми требует  правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с  отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.
    Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия.
    Упорядочивание  документооборота должно начинаться с  составления полного реестра  используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются  связи с документом-основанием и  дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами. 
 

 


2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

 
     Целью практической части является переход  предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно  выполнить следующие задачи.
     Во-первых, требуется модель организации. Структура  фирмы и все необходимые для  аналитической части данные будут  максимально приближены к реальным показателям крупного предприятия  Волгограда. Это необходимо для наглядности  результатов автоматизации документооборота, так как малый и средний  бизнес в нашем регионе недостаточно развит для перехода на СЭД.
     Во-вторых, следует подробнее рассмотреть  одну из систем, указанных в теоретической  части работы. В качестве примера  будет взята СЭД PayDox. При низкой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.
     В-третьих, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

2.2 Моделирование организации

 
     Базой для внедрения СЭД PayDox будет являться смоделированная коммерческая организация ОАО «Модель-Волгоград», которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: бухгалтерия, секретариат, юридический и аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их генеральный директор. 

     
     Рисунок 8 - Структура организации 

     Согласно  своим функциям, каждый отдел разрабатывает  соответствующие документы, которые  передает в другие отделы, а также  внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

2.3 Внедрение СЭД  PayDox

 
     2.3.1 Архитектура системы
     Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей. 

     
     Рис 1 – Архитектура системы 

     Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации. [19] 

     2.3.2 Структура электронного документа
     Документ  в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа – счет-фактура.
     Если  документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа  заводится отдельная карточка, соответствующая  его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского  документа. При просмотре карточки родительского документа система  выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов. 

     
     Рис 2 – Модель электронного документа 

     2.3.3 Настройка установки системы
     Для инсталляции выделим для PayDox отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести. Необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена (по умолчанию в MS Windows 2003 Server функциональность ASP отключена) (рис. 12). 


     Рисунок 3 – Активация ASP
 

     
     Можно отдельный IP-адрес для работы PayDox не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае PayDox можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.
     Перед установкой необходимо убедиться, запущен ли IIS (Internet Information Services) на нашем компьютере.
     Если IIS не запущен, то программа установки PayDox сообщит об ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first.
     Запускаем IIS следующим образом: Пуск (Start) -> Панель управления (Control Panel) -> Программы и компоненты (Programs and Features) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/Remove Windows Components)», далее отметьте флажками компоненты Службы IIS и нажмите кнопку OK. (рис. 4) 


     Рисунок 4 – Настройка IIS 

     Позже, при возникновении необходимости  подключать к PayDox пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла PayDox в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать PayDox пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу.
     База  данных инсталлируемой версии PayDox Personal системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.
     После того как мы решим использовать систему  для работы с реальными документами и справочниками, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.
     Для этого заменим файл базы данных системы \PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, переписав его из файла \PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb нашей инсталляции PayDox. Также необходимо удалить все демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin. 

     2.3.4 Создание сложных форм документов
     Необходимо  настроить системы на достаточно сложные формы документов. Будем  называть сложными документами те, для которых необходимо: вести  в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты  документ.
     Вот перечень настроек, которые необходимо сделать, чтобы вести в системе  всю информацию о таком сложном  документе:
     Определить  и создать структуру данных, соответствующую  уникальным реквизитам документа.
     Для счета-фактуры это может быть следующий набор реквизитов: Продавец, - Адрес продавца, - ИНН продавца, - Грузоотправитель, - Адрес грузоотправителя, - Грузополучатель, - Адрес грузополучателя, - Покупатель, - Адрес покупателя, - ИНН покупателя, - Руководитель организации (предприятия), - Главный бухгалтер, - Итоговая сумма.
     Информация  о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.
     Определить  формулы для расчетных реквизитов документа. 

     Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая ставка = 18; 

     Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая  ставка; Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб. 

     Создать печатную форму документа и определить данные для вывода.
     Для счета-фактуры пример файла в  формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc
     Создание структуры  данных
     Для счета-фактуры пример структуры  данных расположен в самой БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb
     Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты  и Счет-фактура – товары. В  карточке каждого документа необходимо хранить две группы информации –  информацию об основных реквизитах и  информацию о товарах/услугах, которая  является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура – товары.
     В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть  поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары присоединяются к PayDox как внешний источник данных. 

     Таблица 1 – Счет-фактура – товары
       

     Определение формул для расчетных реквизитов документа
     Формулы для расчетных реквизитов документа  могут быть определены в файле  программной настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу PayDox.
     Код примера, который расположен в этом файле для расчетных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1. Также в нем указаны комментарии к тексту программному кода.
     Для вывода в карточке документа необходимо также задать способ вычисления итоговых значений счета фактуры. Формулы  для итоговых значений реквизитов документа  могут быть определены в файле  программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для определения формул автоматического расчета пользовательских переменных в процессе вывода записей внешнего набора данных.
     Код примера, который расположен в этом файле для расчета суммарных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1.
     Рассчитанные  итоговые значения счета-фактуры необходимо вывести в карточке документа. Это  делается в файле программной  настройки UserASP\UserShowDocExtDataShowValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных.
     Рассчитанное  итоговое значения суммы и количества счета-фактуры необходимо автоматически  записать в поле суммы и количества карточки документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesDoc.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для автоматического расчета полей карточки документа.
     Код примера, который расположен в этом файле для автоматического расчета  полей карточки документа также  указан в Приложении 1.
     Вывод сформированного  документа в MS Word
     Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.
     Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника  данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных  настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:
     полям стандартной таблицы DOCS, формат имени  закладки DocField_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName>)
     расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника данных (формат имени закладки EXT_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> внешнего источника данных)
     полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> подчиненного документа)
     Использование в документе нескольких внешних  источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.
     Каждой  таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая  таблица в документе MS Word.
     Такая программная настройка делается в файле программной настройки  UserASP\UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Этот настроечный файл позволяет задать соответствие между закладками документа MS Word и используемыми внешними наборами данных.
     Код примера, который расположен в этом файле для вывода значений из внешних  наборов данных, связанных с карточкой  документа в пользовательские закладки документа в формате MS Word указан в Приложении 2. 

     2.3.5 Настройка связи с MS Word
     Если  настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документоов система будет выдавать ошибку вида: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Проверьте наличие MS Word/ MS Excel на сервере и настройте доступ с помощью DCOMCNFG.EXE. - 006~ASP 0177~Server.CreateObject Failed~8000401a.
     Запускаем программу DCOMCNFG.EXE 

     
     Рис 5 – Запуск программы Component Services 

     Выбираем Component Services -> Computers -> My Computer -> DCOM Config
     В настройках Microsoft Word Document укажите на вкладке Identity пользователя Administrator (и укажите его пароль):
     Добавьте  во всех 3-х пунктах вкладки Security пользователя everyone (все).
     Приведенный пример содержит настройки доступа, предоставляющие избыточные права  доступа к MS Word / MS Excel. При необходимости обеспечить большую безопасность можно уменьшить данные права доступа.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.