На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Виды современных организаций и место офис-менеджера в них

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 03.07.2012. Сдан: 2011. Страниц: 8. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Министерство  Образования и науки Российской Федерации
ГОУ ВПО  «Иркутский Государственный университет»
филиал  в г. Братске
       Кафедра психологии и менеджмента 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

       ПО  ДИСЦИПЛИНЕ:  «Офис-менеджмент»
     На  тему: Виды современных организаций и место офис-менеджера в них. 
 
 
 
 
 
 

Выполнил
Студент   группы    Мз-08-4                                                Сивашенко А.А.
 
Проверил                                                                               Савинова И.А.
 
 

                                                  Братск  2011 

Оглавление
Введение…………………………………………………………………………...3
1. Понятие и виды организации………………………………………………….5
2. Офис-менеджер в организации………………………………………………12
2.1 Понятие  и обязанности офис-менеджера…………………………………12
2.2 Виды  организаций в повседневной жизни менеджера…………………..18
Заключение……………………………………………………………………….20
Список  использованной литературы…………………………………………..22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение
     В соответствии с содержанием офисной  деятельности и структурой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала инженерно-технический персонал информационного и документационного обеспечения организационный персонал. Деятельность офисного инженерно-технического персонала направлена на обеспечение эффективного функционирования технических средств офисных технологий, что и определяет его квалификационный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.
     Офисный персонал информационного и документационного  обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упорядочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его состав входят специалисты служб документационного обеспечения управления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а также работники, обеспечивающие функционирование автоматизированных информационных систем администраторы баз данных и систем, прикладные программисты, операторы ЭВМ . Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни ков информационного и документационного обеспечения секретари, помощники и референты руководства управленческих структур координаторы офисной деятельности. В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса.
     До  недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно. Для эффективной организации офисной работы требуются профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями. Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.
     Объектом  исследования является офис-менеджера.
     Предметом исследования функции и задачи офис-менеджера.
     Цель  сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике  его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.Понятие и виды организации
     Организация - составная часть управленческой деятельности, представляющая собой процесс, комбинирующий труд, выполняемые индивидуальными или группами людей, наделенных качествами, необходимыми для его выполнения, так, что обеспечиваются наилучшие условия эффективного, систематического, позитивного скоординированного приложения знаний работников.
     Однако  термин «организация» характеризует  и определенную структуру, в которую  объединяются люди для достижения своих  целей, т.е. объект менеджмента.
Некая группа должна отвечать нескольким обязательным требованием, чтобы считаться организацией. К ним относятся:
    Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.
    Наличие по крайне мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.
    Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. . «Основы менеджмента».
     Соединив  в одну эти существенные характеристики, мы получим важное определение.
     Организация-это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
     Общие характеристики организации.
     Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, они также имеют общие для всех сложных организационный характеристике.
     Эти общие черты, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.
     Цели  всякой организации включают преобразование ресурсов для достижение результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.
     Процесс преобразование ресурсов легче всего  увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и  некоммерческие организации также используют все виды этих ресурсов. 
     Задачи  многообразны и зависят от разнообразных  обстоятельств. Торговые организации  ставят своей целью реализацию товаров  и получение торговой прибыли; промышленные организации - производства необходимых  товаров, при этом решают задачи повышение производительности труда, достижение рентабельности и т.д.; государственные учебные заведения - подготовку специалистов для народного хозяйства и совсем не нацелены на получение прибыли, но в их задачи входят: оптимизации затрат на обучение, повышение его научного уровня и приобретение практических навыков учащимися и др. От цели организации зависит ее структура.
     Организации можно различать по ряду признаков.
     По  степени формализации различают  формальные и неформальные организации.
     Формальной считается организация, прошедшая государственную регистрацию в налоговых органах, внесенная в Единый государственный реестр юридических лиц и получившая соответствующее свидетельство. Такой порядок установлен с 2002 года, до этого регистрация проводилась в администрациях краев, областей, городов и районов.
     Таким образом формальная организация  это - группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижение общей цели или целей.
     Неформальная  организация такую регистрацию не проходит, и возникают закономерные вопросы: как она образуется и имеет ли право на жизнь? Предприниматель - одиночка регистрируется как индивидуальное предприятие без право образования юридического лица. Он может работать один, однако при успешном ведение дела может вовлечь в свое дело родственников, друзей, специалистов. Российское законодательство не запрещает предпринимателю привлекать наемный труд, многие этим и пользуются, при этом стараются выйти на более выгодные условия налогообложения. Именно по этой причине неформальной организации, достаточно распространены сейчас в России.
     И так неформальная организация - группа в составе формальной организации, которая возникает спонтанно  и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.
     По форме собственности организации делятся на государственные, муниципальные, частные и иные. В целом ряде случаев возникают организации на базе разных типов собственности. Это собственность на материально - вещественные и финансовые резервы и ресурсы. История развития организации людей прошла большой путь. Были сравнительно длительные периоды, когда организации существовали в виде рабовладельческих латифундий и эргастерий, средневековых цехов, коопераций ремесленников, собственников капитала - ростовщиков, организаций насильственно - репрессивного порядка (фискального, карательного и др.). Известны и формы организации феодальной собственности, общинной собственности, помещичьи владения с крепостническим и полукрепостническим трудом. Они разрушены временем и натиском новых, буржуазных отношений собственности. Рутинные, застойные виды организаций крепостнического порядка под напором времени были постепенно вытеснены и уничтожены. Вместо них возникли новые виды организаций с частной собственностью и наемным трудом.
     Видовая классификация организаций и  в настоящие время учитывает  отношения собственности в сфере  производства и финансов, информатики, в сфере распределения общественного  богатства, владения, распоряжения и  использования средств потребления и производства.
     Виды  организации различаются также  по организационному признаку - положению, роли значению отдельных личностей в организации, т.е. по статусу организации по отношению к своим членам.
     Принято считать, что в общественном производстве существуют первичные организации, определяющие основы деятельности ее членов и нормы, правила, методы воздействия с себе подобными и другими общественными, производственными, финансовыми, сбытовыми и другими структурами. Например, в государственных организациях государственная, общественная собственность обладает приоритетом в отношении других видов организации в силу естественных, правовых или экономических условий. Так, ели государственные финансы и вся сеть государственных предприятий терпят кризис, то и другие государственные и частные финансы организации вынуждены или прекращать свою деятельность или приспосабливаться к изменившихся условиям.
     Другим  видом являются политические, общественные, национальные, религиозные и другие организации, возникающие в зависимости от объективных социально - экономических условий, социального состояния и потребностей общества, уровня его развития и национальных, религиозных, этнических и прочих причин и обстоятельств.
     Так, например, в России возникли организации, не свойственные ее нравам и христианским обычаям, - общества «аум - сенрике», «кришнаитов», «вакхобитов» и другие виды организаций, которые не способствуют единой вере, развитию и процветанию общества в соответствии с его возможностями, религиозными верованиями и сформировавшимися взглядами на общественные ценности.
     В последнее время имеет место  возрождение таких видов организаций, которые в недалеком прошлом  нанесли человечеству неисчислимые бедствия и страдания. Фашистские и  профашистские, националистические организации, а также питающие их финансово-промышленные и торговые структуры сегодня заметно активизировали свою деятельность. Переходный период в экономике нашего государства возродил к жизни самые разнообразные и нежелательные архаичные виды организаций: консервативные - с их незыблемыми нормами, принципами и методами; ультрасовременные - с попранием всех общепринятых норм и правил; демократические - ориентированные только на принципы западной демократии и «свободного, нерегулируемого рынка».
     По  хозяйственному признаку виды организаций делятся на: прибыльные и неприбыльные, бюджетные и внебюджетные, торговые, посреднические, финансовые, инновационные, промышленные, сельскохозяйственные, строительные, транспортные и др. Например, в сфере добывающей промышленности это организации нефтедобывающей, угольной и газовой промышленности, добычи и переработки полезных ископаемых - руды разных металлов, алмазов, глиноземов и др. Хозяйственные организации бывают механистические и органические. Последние особенно привлекают творчески настроенных менеджеров своей подвижностью, быстротой изменений ситуаций, необходимостью творческого подхода к решению проблем, риском и непредсказуемостью ситуаций, последствиями решений вопросов НИОКР, внедрением и использованием новой техники и технологии.
     Условное  деление организаций на механистические  и органические позволяет классифицировать их на застойные, остановившиеся в своем развитии, и на перспективные, способные приспособиться к условиям конкуренции, неопределенности, нестабильности и другим катаклизмам общественного развития. Это особенно значимо для периодов реформирования новых отношений собственности.
     По  размеру организации делятся на малые, средние и крупные, при этом главным критерием выступает численность персонала. Это не совсем правильно, т. к. при высокой автоматизации производства на крупном предприятии может работать на большое количество людей.
     По  российскому законодательству в  различных отраслях хозяйства на малом предприятии может работать строго определенное число персонала.
     Самое большое разнообразие существует в  деление организаций по сферам деятельности. Можно назвать строительные, транспортные, сельскохозяйственные, научные, торговые, машиностроительные, и другие организации.
     Разделяют организации также и по секторам экономики. Организации подразделяются на четыре типа, в каждый из которых входит несколько отраслей, однородных по своему месту в технологическом цикле:
     Отрасли первичного цикла, занимающиеся добычей  сырья, - включают организации и предприятия  сельского, лесного и рыбного хозяйств, угольной промышленности и т.д.;
     Отрасли вторичного цикла, в состав которых  входят организации и предприятия  обрабатывающей промышленности, например машиностроения, металлообработки, автомобилестроения и т.д.;
     Отрасли третьего цикла, предприятия и организации которых оказывают услуги, необходимые для нормальной жизнедеятельности отрасли первых двух секторов. Это банки страховые компании, образовательные учреждения, туристические агентства, розничная торговля и др.;
     К четвертому сектору относятся все организации и институты, занимающееся такой прогрессивной и быстро развивающейся сферой человеческой деятельности, как информационная технология. Этот сектор сформировался сравнительно недавно, но его значение и потенциал растут с такой скоростью, с которой во всем мире увеличивается роль информации в управлении большими и сложными системами.
     По  отношению к прибыли организации делятся на коммерческие и не коммерческие. Целью любой коммерческой организации является получение прибыли, у некоммерческих организаций цели могут быть самыми различными: разведение аквариумных рыбок, сбор почтовых марок, распространение научных знаний, оказание образовательных услуг, даже завоевание власти в стране. Законодательство России не запрещает некоммерческим организациям заниматься и коммерческой деятельностью направляться на заявленные цели организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Офис-менеджер  в организации
2.1 Понятие  и обязанности офис-менеджера
     Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
     В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».
     Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
     Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
    построение организационной структуры офиса;
    планирование работы офиса;
    руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
    разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
    разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные  обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные  обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
     Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
     Надо  сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
     В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
     В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые  для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность  назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
     Синтез  обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует  структуру (зонирование) офиса,  исходя из поставленных вышестоящим  руководством задач и профиля  предприятия.
2. Выбирает  на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает  и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает  подготовку и организацию работы  офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует  обеспечение необходимыми для  работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет  порядок получения товарно-материальных  ценностей, организует платежи  за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует  работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает  хранение товарно-материальных ценностей  (канцтоваров, расходных материалов  и т.п.), необходимых для работы  офиса, организует учет и выдачу  предметов и средств труда работникам офиса.
10. Организует  работу по инвентаризации хозяйства  офиса.
11. Координирует  работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению  и хранению документации в  соответствии со стандартами  делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует  прием и рассылку деловой корреспонденции  (регистрацию и обработку входящей  и исходящей корреспонденции), ведет  в пределах своих полномочий  деловую переписку.
13. Организует:
    встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит  работниками офиса: распределяет  обязанности между ними; доводит  до сведения работников задания  и принятые в отношении их  решения; определяет степень ответственности  работников; разрабатывает стандарты  качества работы и критерии  оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует  работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению  телефонных переговоров (прием  входящих звонков, управление  исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет  контроль за трудовой дисциплиной  работников офиса (составляет  распорядок работы офиса, контролирует  его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает  работников, несущих материальную  ответственность за переданные  им для выполнения рабочих  заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
19. Обеспечивает  выполнение работниками корпоративных  правил и норм поведения.
20. Разрабатывает  и внедряет системы мотивации  и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.