На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Автоматизированные системы контроля за исполнением

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 05.07.2012. Сдан: 2010. Страниц: 11. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


Содержание 

     ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………3
     1. Автоматизированные системы……………………………………….5
     1.1 АСКИД……………………………………………………………….7
     1.2 CompanyMedia……………………………………………………….9
     1.3 Documentum………………………………………………………...12
     1.4 LanDocs……………………………………………………………..13
     1.5 ДЕЛО………………………………………………………………..15
     1.6 АС-Архив…………………………………………………………...18
     1.7 Гран-Док………………………………………………………….....20
     1.8 ЕВФРАТ-Документооборот v.12………………………………….23
     1.9 БОСС-Референт…………………………………………………….29
     2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением…………………………………………....32
     ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..34
     ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………35
 

ВВЕДЕНИЕ

        Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.
       Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства.
         Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.
     В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.
     Существенный  путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.
     Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Интернет позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.
     Цель  данного исследования - изучить программное  обеспечение, предназначенное для  автоматизации процессов делопроизводства.
     Объект  исследования - автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.
     Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:
     - предлагаемые программные продукты  соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;
     - отечественные разработки более  удовлетворяют исторически сложившейся  специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного  обеспечения.
     Задачи  исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.
     В выборочную совокупность вошли журналы  «Делопроизводство» и «Секретарское  дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений  и учреждений начального и профессионального  образования.

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

     Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах [4, С.8].
     Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
     Сэкономить  время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.
     Хранение  документов любых форматов, наличие  удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.
     Документационное  обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:
     - документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
     - организация документооборота (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);
     - систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).
     Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:
     - после регистрации информационного  материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
     - документу устанавливается срок  хранения, соответствующий требованиям  законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
     - система должна защищать хранимые  в ней документы от каких-либо  изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ , в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
     Рассмотрим  подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения  задач делопроизводства.

1.1. АСКИД (Автоматизированная  система исполнения  документов и поручений) 1.0, разработчик - компания БИНИКОМ

     Программа контролирует исполнение документов в  положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность  автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».
     АСКИД предоставляет пользователям следующие  возможности:
     Руководителям:
     - создавать (регистрировать) новые  карточки документов,
     - создавать (регистрировать) новые  поручения,
     - отправлять сообщения о новых  поручениях на электронный почтовый  адрес исполнителей,
     - контролировать сводное состояние  текущих поручений по всем  исполнителям и статистику исполнительской  дисциплины,
     - контролировать ход исполнения  конкретных поручений по любому из исполнителей,
     - осуществлять текстовый обмен  информацией с исполнителями  по ходу выполнения поручений,
     - фиксировать факт выполнения  поручений (“закрывать” поручения),
     - осуществлять поиск поручений  по различным критериям,
     - просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
     - выводить на печать, экспортировать  в MS Word и MS Excel отдельное поручение,
     - выводить на печать, экспортировать  в MS Word и MS Excel списки поручений  по различным критериям,
     - просматривать отчетно-аналитическую  информацию о ходе выполнения поручений.
     Исполнителям:
     - получать новые поручения от  руководства,
     - контролировать сводное состояние  своих текущих поручений,
     - осуществлять текстовый обмен  информацией с руководством и  соисполнителями по ходу выполнения  поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
     - фиксировать факт выполнения  поручений (для ответственного  исполнителя),
     - осуществлять поиск своих поручений  по различным критериям,
     - просматривать архив выполненных  поручений,
     - выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
     - выводить на печать, экспортировать  в Word и Excel списки поручений  по различным критериям.
     Преимущества  АСКИД:
     1. Многоуровневая вертикальная система  сквозного контроля: поручения могут  выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства.
     2. Легкость внедрения: система проста  в освоении и не требует  специального обучения пользователей.  При развертывании АСКИД не  требует установки программ на  рабочих местах. На компьютере  пользователя необходим только Internet Explorer.
     3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или  менеджера могут быть определены  свои виды документов и категории  поручений
     4. Обмен информацией: система позволяет  вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов.

1.2. CompanyMedia, разработчик - компания  IT

     Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных  продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:
     - подготовка документов по личным  и общим шаблонам, созданным пользователем,  согласование и передача документов  на регистрацию;
     - регистрация всех видов документов  компании, в том числе входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров, организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;
     - планирование, подготовка и проведение  заседаний, а также контроль  исполнения принятых решений;
     - создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
     - автоматическая доставка электронных  документов исполнителям;
     - постоянный контроль исполнения  документов и резолюций, осуществление  обратной связи между инициатором  задания и исполнителем;
     - подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального  реестра;
     - создание списка штатных сотрудников,  анкет и личных дел, комплексное  управление персоналом;
     - сканирование большого числа  документов, создание и ведение  электронных архивов документов.
     Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в  организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко  проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].
     CompanyMedia в основном предназначена для  крупных и средних государственных  учреждений и коммерческих организаций.  Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.
     Необходимо  отметить, что CompanyMedia создавалась компанией  «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
     CompanyMedia имеет четыре сертификата качества  Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».
     Преимущества  организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с  традиционным документооборотом очевидны:
     - сотрудники пользуются едиными  базами данных, что позволяет  быстро получать документ, созданный  коллегами;
     - с помощью системы электронного  документооборота удобно контролировать  исполнение документа;
     - руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;
     - система вовремя сообщает о  сроках исполнения документа/поручения,  автоматически создавая документ-напоминание. 
 

1.3. Documentum, разработчик - компания Documentum Servicies

     Система Documentum [15] по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.
     Documentum обладает следующими возможностями:
     - масштабируемость и работа в  территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
     - уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;
     - поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;
     - сервисы генерации аудиторского  следа (т.е. наблюдения за действиями  пользователей);
     - управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
     - управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
     - печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
     - потоковый ввод документов через сканер и распознавание.
     Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система  документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой, она ориентирована на очень крупные внедрения.

1.4. LanDocs, разработчик - компания Ланит

     Система LanDocs [15, 29] предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
     Основные  параметры системы:
     1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
     2) настройка на конкретные условия  с помощью модификации CASE-модели.
     Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
     1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.
     2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
     3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями  в виде текстов, таблиц, изображений,  звука).
     4. Контроль за прохождением и  исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
     5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
     6. Поддержку нескольких версий одного документа.
     7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
     8. Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
     9. LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука.
     10. При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.
     11. Организацию архивирования документов.
     12. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
     13. Возможность доступа к информации  через сеть Internet.
     Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:
     - входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
     - исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
     - на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.
     Следовательно, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
     Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ [4]. Компания Ланит имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

1.5 ДЕЛО, разработчик - компания Электронные Офисные системы

     Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
     Первая  версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций  России и стран СНГ, а общее  число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
     «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и  многолетний опыт специалистов ЭОС  гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.
     Преимущества  системы:
     Для руководителей различных уровней:
     - быстрый поиск документов;
     - отслеживание движения документа  на всех этапах его жизненного  цикла;
     - эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
     - сокращение сроков подготовки  и согласования документов;
     - удобная работа над проектами  документов;
     - получение сводных отчетов и  журналов;
     - возможность делегирования полномочий.
     - Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
     - быстрая и удобная регистрация  документов с помощью развернутой  системы различных справочников;
     - отслеживание хода исполнения  резолюций;
     - удобный и быстрый поиск по  любым реквизитам регистрационной  карточки (РК) как документов, так и их проектов;
     - журнал передачи документов, внутренние  и внешние реестры отправки;
     - формирование отчетности.
     Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в  настройке, легко адаптируется к  специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). [11, С.13]
     Автоматизированная  система «ДЕЛО»:
     1. Обеспечивает защищенный электронный  документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
     2. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
     3. Поддерживает полный цикл работы  с проектами документов, в том  числе их маршрутизацию и версионность.
     4. Позволяет работать с документами, как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
     5. Имеет открытую архитектуру и  предоставляет возможность интеграции  с другими программными средствами, как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
     Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью  гибкой системы справочников легко  может быть установлена и настроена специалистами заказчика.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.