На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Анализ документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж»

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 05.07.2012. Сдан: 2010. Страниц: 12. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


  Содержание 
 
 

  Введение…………………………………………………………………………..3

  Глава 1. Организация  документооборота на предприятии 

  1.1.Понятие  документооборота. Экспедиционная  обработка документов, поступающих  в организацию………………………………………………………..5

  1.2. Предварительное  рассмотрение документов в службе документационного обеспечения…………………………………………………………………………...9

  1.3.Исполнение  документов……………………………………………………...12

  Глава 2. Анализ документооборота на примере  ОАО «Нефтьмонтаж»

  2.1. Краткая  характеристика  ОАО «Нефтьмонтаж»……………………………21

  2.2. Организация,  основные этапы  документооборта в ОАО «Нефтьмотаж»...24

  2.3.Регистрация  и контроль исполнения документов в ОАО «Нефтьмотаж»....26

  Заключение………………………………………………………………………..30

  Список  литературы……………………………………………………………….33

      Введение

 
 
  Актуальность  этой темы связана с важнейшей  ролью документооборта  в развитии и укреплении организации.
  Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документе, но и скорость этого движения.
  Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
  Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения.
  Установление  порядка движения документов, или  управление документацией организации  заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
  Цель  курсовой работы – исследовать организацию документооборота на предприятии.
  Объектом  исследования при написании данной работы послужила действующая практика в ОАО «Нефтьмонтаж».
  Предметом исследования стали особенности  и пути совершенствования документооборота на предприятии.
  Основные  задачи решаемые в данной работе следующие:
    Рассмотреть: понятие документооборота и экспедиционную обработку документов, поступающих в организацию;
    Исследовать порядок исполнения и движения документов;
    Проанализировать организацию  документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж».

  Глава 1. Организация  документооборота на предприятии 

  1.1. Понятие документооборота. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию 

  Соответственно  масштабам движения документов может  быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.
  Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, исходя из прагматических соображений рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов. По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
  Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы (вопросы регистрации документов выделены в самостоятельный раздел):
    экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
    предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
    организация рационального движения документов внутри организации;
    экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
  Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
  Более предпочтительной справедливо считается  централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.
  При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.
  Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциальная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку.
  При необходимости сотрудник, принимающий  информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения.
  В нерабочее время при наличии  дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.
  При получении корреспонденции прежде всего должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающихдокументов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.
  Не  вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, атакже корреспонденция, адресованная общественным организациям.
  При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:
  в полученных документах нет обратного  адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
  в документе не проставлена дата и  ее приходится устанавливать по почтовому  штемпелю1;
  получена  доплатная корреспонденция;
  полученный  документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.
  На  всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца.
  Для удобства и точности нумерации корреспонденции  применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов.
  Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.
  На  документах, подлежащих централизованному  хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.
  Если  документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.
  При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.
  Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
  Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.
  1.2.   Предварительное  рассмотрение документов  в службе документационного обеспечения
  Следующий этап прохождения поступающих в  организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
  Значительным  резервом сокращения сроков и инстанций  прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:
  для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
  не  требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.
  Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.
  При рассмотрении поступившего документа учитываются:
  важность  его содержания;
  сложность и новизна поставленных вопросов;
  авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  реальная  срочность исполнения документа;
  вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет  и др.
  В связи с нечетким разделением  функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.
  Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительней власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
  При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения:
  не  задерживать документы, а тем  более не оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение - на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время;
  не  принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций - документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации;
  служба  ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов);
  при необходимости использования документа  в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.
  Для информирования о содержании резолюций  руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.
  В учреждениях, в которых документы  рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию1.
  Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».
  После введения в информационно-поисковую  систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
  При внедрении автоматизированной системы  регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
  1.3.   Исполнение документов
  При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. работа с документами их непосредственных исполнителей.
  Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
  Исполнитель знакомится с документами вдень  их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.
  Если  исполнение документируется, исполнитель  готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель  должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов.
  Проект  документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
  После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.
  По  номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется вдело вместе с ответным документом.
  На  документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение (без указания «копия»).
  В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.
  Если  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.
  Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).
  Если  исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей (например, конфиденциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.
  В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.
  Исполнитель должен иметь в своем распоряжении ил и ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д.
  1.4.Порядок  движения документов
  Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.
  Однако  это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
  Проектирование  рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:
  исключение  или крайнее ограничение возвратного  движения документов;
  однократность пребывания документа в одном  структурном подразделении или у одного исполнителя;
  пребывание  документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
  параллельное  выполнение различных операций в  целях сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
  передача  учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;
  необходимость предусмотрения всех возможных вариантов движения документов.
  Вычленение  из системы документооборота конкретных технологических операций может осуществляться только на основе анализа его структуры. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, поскольку только в таком случае оно может получить реальное применение.
  Поскольку документная информация имеет ценность только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то
  информацию, существующую «сама по себе» и  не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом1.
  При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документе поток, документационный технологический процесс.
  В предыдущем разделе была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов прежде всего по направлениям документе потоков:
  документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;
  документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.
  Но  основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются:
  содержание  или функциональная принадлежность;
  структура;
  режим документопотока;
  направление документопотока и его объем.
  Содержание  документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
  Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
  Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
  Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой ДОУ контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
  Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.
  Решающими при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям.
  По  функционально-целевому назначению это  в основном информационные документы о состоянии объектов управления, плановая, распорядительная, финансовая документация. Безусловно, состав входящей документации значительно разнообразнее, сеточный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.
  Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления.
  К факторам, характеризующим режим  движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
  Вероятностный характер поступления документов в  организацию делает необходимым  и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.
  Необходимость такого деления вызвана тем, что  поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и т. д.) движутся в организациях по строго определенным
  направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе ДОУ групп документов, в состав которых обычно включают:
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.