На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


контрольная работа Робота з документами, що надходять у пдприємство

Информация:

Тип работы: контрольная работа. Добавлен: 06.07.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ДОНБАСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ БУДІВНИЦТВА  І АРХІТЕКТУРИ 

     Інститут  економіки, менеджменту і права  в будівництві
Кафедра менеджменту організацій 
 
 
 

КОНТРОЛЬНА  РОБОТА
з дисципліни «ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА» 

Тема  роботи «Робота з документами, що надходять у підприємство» 
 
 
 
 
 

                       Виконав: Просветов К.В.
                       студент групи ЗМО 43 „б”
Перевірив: доц. Кольцова Д.В. 
 
 
 
 
 
 

Макіївка, 2011р.
 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ДОНБАСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ БУДІВНИЦТВА  І АРХІТЕКТУРИ 

Інститут  економіки, менеджменту і права  в будівництві
Кафедра менеджменту організацій 
 
 
 

ЗАВДАННЯ
НА  ВИКОНАННЯ КОНТРОЛЬНОЇ  РОБОТИ
з дисципліни «ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА»
студента 5 курсу, групи ЗМО 43 „б” Просветова К.В. 
 
 

Тема 17. Робота з документами, що надходять у підприємство. 
 
 

Завдання виконувати відповідно до методичних вказівок з  дисципліни «Організація праці менеджера» 

Термін виконання контрольної роботи до 20.12.11 р. 
 
 

Завдання видав:         Завдання прийняв:
Викладач доц. Кольцова Д.В.      студент Просветов К.В.
 

      Зміст: 
 

Вступ________________________________________________________________4
1. Робота з документами, що надходять у підприємство______________________5
1.1. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП_________________10
2. Основні правила організації документообігу на ВАТ "ПiвдГЗК"____________13
2.1. Схема руху і технологія обробки вхідних
       документів на ВАТ "ПiвдГЗК"_______________________________________14
2.2. Загальні правила реєстрації
       вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК"________________________________15
2.3. Контроль виконання документів _____________________________________18
Висновки ____________________________________________________________19
Додаток 1 ____________________________________________________________22
Використана література ________________________________________________21 
 
 
 
 
 

 

    Вступ. 

     В основі всієї управлінської діяльності лежить робота з документацією, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління. Правильно організована робота з документацією істотно впливає на оперативність та якість прийнятих рішень.
     Перехід до економіки ринкового типу ставить  питання про створення відповідних  сучасним умовам єдиних норм та вимог  до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності.
     Встановлення  порядку руху документів, або управління документацією в організації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації і її швидкий пошук у встановлені терміни і з найменшими витратами. Таким чином, управління документацією включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
     Вирішальною мірою визначають успішність праці менеджера з документами такі фактори, як: розподіл праці та організація діловодства у підприємстві.
     У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити 3 групи документів:
    • що надходять (вхідні);
    • внутрішні;
    •що відправляються (вихідні).  

 

    1. Робота з документами, що надходять у підприємство.
     Раціональний  спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство, є таким: секретар отримує  пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає при необхідності пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції. Схема роботи з вхідними документами наведена на рис 1.

Рис 1. Схема роботи з вхідними документами.
     Так, первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів.
     Попередній  розгляд вхідних документів проводиться  секретарем-референтом з метою розподілу  на документи, що реєструються і документи, що не реєструються.
     Секретар-референт повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівникові.). Керівнику для розглядання і прийняття рішення (воно відбито у резолюції) слід передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20% загальної кількості документів, які надходять. Інші можуть бути передані заступникові керівника, у структурний підрозділ або відразу виконавцям. Окрім власне читання, опрацювання текстів включає такі дії: маркування тексту (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).
     З метою уникнення зазначених недоліків  і розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:
- розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і
  виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення
  апарату управління необхідною і достатньою інформацією; 

- визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків,
  посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та
  ін.; 

- перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не
  є його прерогативою; 

- визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає
  змогу: 

- вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а
  апарат управління - від документів, виконання яких не входить до його функцій; 

- скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям; 

- підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості
  роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і
  часу перебування в них; 

- зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих,
  зокрема; 

- поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають
  необхідну інформацію; 

- підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять; 

- об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи
  оперативність і якість запропонованих ними рішень; 

- підвищити технологічність обробки документів; 

- проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою її
раціоналізації  і скорочення;
     Сучасна організація управлінського процесу  передбачає, що основна маса (80-95%) документації апарату управління має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.
     Те, що значна частина документації надходить безпосередньо в аппарат управління, не знижує забезпеченість його керівників інформацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви робітників, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті або інші сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових питань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і потребують його рішення.
     Ефективність  попереднього розглядання документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об’єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар.
     Працівник, який виконує операції, пов’язані  з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов’язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.
     Попередній  розгляд документів в апараті  управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов’язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях робітників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів.
     Попередній  розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.
     При розгляданні документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них - не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління - зменшення кількостірівнів і ланок управління.
     У процесі попереднього розглядання  може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.
     Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити обробку їх в апараті управління.
     Як  виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.
     Керівник  підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації.
     Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням із секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.
     У деяких організаціях кореспонденцію передають  керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год., в інших-два рази на день - о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.
     Як  уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розглядання щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.
     Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (звичайно у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документу або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. У разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.
     Копії документів, витяги з них, вирізки  з періодичних видань, чорнові  тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.  

 

      1.1. Проблеми традиційних та електронних технологій ДОП
     Як  показує практика, в даний момент існує велика кількість організацій  як малого та середнього бізнесу, так  і великих підприємств, що мають  територіально-віддалені філії, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується лише на окремих етапах управлінської діяльності.
     Цілком  очевидно, що в століття новітніх інформаційних  технологій традиційна схема управління документообігом не здатна впоратися з тими обсягами роботи, які існують в даний час. В документаційній діяльності різних організацій при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми. Тому в багатьох організаціях вся робота з отриманою документацією ведеться з електронними образами документів.
     Після отримання документа офіс-менеджером він виробляє експедиційну обробку, розглядає документ на предмет адресата, реєструє в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого з заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. Якщо в організації знаходяться декілька різних за своїми функціями відділів, то для кожного з відділів можуть бути налаштовані власні правила нумерації для різних типів документів. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковими. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації, до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ компанії із зазначенням справи з довідника номенклатури. А з документами стандартних типів можуть бути асоційовані набори атрибутів, такі як тип документа, координати відправника і одержувача, дата, короткий зміст, та інші. Для заповнення окремих атрибутів картки використовуються різні довідники.
     Після реєстрації документ надсилається керівнику конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (має на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі та іншу інформацію. Завдання пов'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. У тому випадку, якщо при реєстрації завдання був вказаний ознака необхідності маршрутизації і зазначений формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення по електронній пошті або розміщує ярлик на завдання в персональній папці користувача.
     Якщо  у завдання не вказано дату початку  виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається в момент настання терміну  виконання завдання. У тому випадку, якщо завдання має кілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:
· Паралельний  спосіб маршрутизації увазі одночасну  розсилку завдання всім виконавцям;
· Послідовний - послідовну;
· Альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відкликанням завдання при прийнятті його першим виконавцем.
     При обробці завдання користувач може змінювати  його статус (взяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання буде автоматично фіксуватися  на сервері системи, що дозволяє в реальному часі відслідковувати процес виконання.
     Після виконання завдання документ міститься  в справу і відправляється автоматично  системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер.
     Хотілося  б особливу увагу звернути на організацію роботи з документами, отриманими за допомогою електронної пошти. В кожній організації повинно бути розроблено спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У цьому положенні повинні бути визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації та зберіганню в системі електронного документообігу:
- Повідомлення, на підставі яких приймаються  відповідальні ділові рішення; 
- Повідомлення, що містять важливу для компанії  інформацію або мають історичну цінність;
 -Повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилання) - для передачі слідчим органам;
- Всі  відправлені документи, оскільки  можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.
Важливим  етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них строків  зберігання. Зазвичай, термін зберігання отриманого повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються офіс-менеджером, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся отримана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки визначеному колу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (навмисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.
 

    2 .Основні правила організації документообігу на ВАТ "ПiвдГЗК". 

     Документообіг є важливою ланкою в організації  діловодства ВАТ "ПiвдГЗК", так  як він визначає не тільки направлення руху документів, але і швидкість руху документів на данному підприємстві.
     Основними правилами організації документообігу на ВАТ "ПiвдГЗК", є:
- Оперативне  проходження документа, з найменшими  затратами часу;
- Максимальне  скорочення інстанцій проходження  документа (кожне переміщення  документа має бути виправданим,  необхідно виключити або обмежити  поворотні переміщення документів);
- Порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
     Дотримання  цих правил дозволяє реалізувати  основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних  операцій.
     Всі документи (традиційні (на папері) та електронні) у комплексі на ВАТ "ПiвдГЗК",погоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
     Організація документообігу об'єднує всю послідовність  переміщень документів в апараті управління ВАТ "ПiвдГЗК", всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу.
     Порядок проходження документів та організація  всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з  діловодства у ВАТ "ПiвдГЗК" і табелем уніфікованих форм документів.
     У ВАТ "ПiвдГЗК" існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу.
     Вхідні  документи становлять одну з складових  централізованого документообігу. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.  

     2.1 Схема руху і  технологія обробки  вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК".
     Документи, що надійшли, у ВАТ "ПiвдГЗК" починають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділу загального відділу) (Додаток 1).
     Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи та документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. У ВАТ "ПiвдГЗК" обов'язково складається перелік нерегістріруемих документів, який щорічно переглядається.
     Реєстровані документи поділяються на два  потоки:
1. Документи  на ім'я керівника і без вказівки  конкретної адреси;
2.Документи  на адресу структурних підрозділів. 
     Всі вище зазначені документи надходять до канцелярії.
     Помічники керівника або працівник канцелярії провадять попередній розгляд документів, що надійшли. Метою попереднього розгляду документів, що надійшли є розподіл документів, що не вимагають обов'язкового розгляду керівництвом, встановлення підрозділу або особи, яким повинен бути спрямований цей документ. Звідси випливає, що при попередньому розгляді утворюється два документопотока: на адресу керівника ВАТ "ПiвдГЗК" і в структурні підрозділи організації.
     Керівництву ВАТ "ПiвдГЗК" передаються документи вищестоящих органів управління та документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності організації (установи). Інші документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям. Документи передаються керівництву або виконавцям в день надходження на ВАТ "ПiвдГЗК".  
 

     2.2. Загальні правила реєстрації вхідних документів на ВАТ "ПiвдГЗК".
     При реєстрація документу записуються облікові дані про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його одержання. Тобто документу присвоюеться індекс, який ставиться на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів.
     Основним  принципом реєстрації документів є  однократність. Кожен документ має  реєструватися тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження.
     Індекс вхідного документа, як правило, складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/196 вхідного документа включає:
- 06 - індекс  структурного підрозділу;
- 10 - номер  відповідної справи за номенклатурою;
- 196 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому при реєстрації.
     На  всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження  документа на ВАТ "ПiвдГЗК".
     У практичній діяльності, в залежності від обсягу документообігу у ВАТ "ПiвдГЗК" використовують три форми реєстрації документів: журнали і картки, і автоматизована електронна (Рис. 2).  
 
 


Рис.2 Форми реєстрації документів. 

     У структурних підрозділах ВАТ "ПiвдГЗК" застосовують журнали для реєстрації вхідних документів.( Таблиця 1.)
Індекс (номер) документа Дата надходження Вихідний номер Короткий зміст  документа (заголовок) Резолюція і  кому направлено документ Відмітка про  виконання
77 / 01-03 25.03.2009 05-16/100 Запрошення  до співпраці з редколегією журналу"Пра-вознавство" Петрову С.І. Підготувати  відповідь до 29.03.2009 Підготовлено  та надіслано лист від 28.03.2009
 
Таблиця 1. Журнал для реєстрації вхідних документів
     Для реєстрації вхідних документів карткова більш зручна форма реєстрації    ( Таблиця 2 ). Бланки реєстраційно-контрольної картки можуть бути виготовлені як друкарським способом, так і методом оперативної поліграфії на папері формату А5 (148х210 мм). Допускається колірна відмінність карток.
     Кількість примірників реєстраційної картки визначається числом довідкових і контрольних  карток у всіх структурних підрозділах  і ланках, в яких документ буде виконуватись і контролюватися.  

Реєстраційно-контрольна картка
лицьова сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Кореспондент
Індекс документа Дата надсилання документів Дата надходження документа Індекс (номер) документа
Заголовок документа
Резолюція і кому спрямований цей документ
Термін виконання
 
Зворотня сторона
Виконавець Дата Результат №
Кому № справи
Ким підписано
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.