На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Информационное обеспечение руководства

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 06.07.2012. Сдан: 2011. Страниц: 16. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


      содержание

 

       Введение

      Развитие  отечественной экономики в рыночных условиях требует коренной реформы  всего хозяйственного механизма. Новые  экономические отношения побуждают  менять привычные методы управления, требуют комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами. К основным внешним факторам следует отнести динамичность макроэкономической ситуации в России, усиление влияния на российскую экономику процессов, происходящих в международной финансово-экономической сфере, обострение внутренней конкурентной ситуации, а также неопределенность в правовой сфере управления предприятием.
      В российских условиях одним из основных внутренних факторов неопределенности в решении управленческих задач является неполная информация о текущем состоянии внутренней и внешней среды, перспективах развития предприятия, что является следствием неэффективной организации информационного обеспечения управления.
      В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.
      Наиболее  широко информационные системы и  технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения.
      Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций  использования их возможностей для  повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях.
      Большая практическая значимость проблемы, а  также недостаточная теоретическая  разработанность ряда важных вопросов, сдерживающих ее решение, предопределили основные направления исследования.
      В данной работе сделана попытка всесторонне  рассмотреть проблему совершенствования  информационного обеспечения руководства в организации.
      Проблема нашего исследования состоит в низком уровне информационного обеспечения руководства в организации.
      Актуальность  проблемы нашего исследования связана  с разрешением противоречия между  необходимостью совершенствования  информационного обеспечения руководства в организации и недостаточной разработанностью этого вопроса в практике организации.
      Цель  исследования - проанализировать современные документационно-информационные системы в управлении персоналом, а так же разработать проект совершенствования информационного обеспечения руководства в организации.
      Объект  исследования – ООО «Прокатэнергомонтаж-1».
     Предмет исследования – особенности совершенствования информационного обеспечения руководства в организации.
      В связи с поставленной целью выдвигаются  следующие задачи:
     1. Рассмотреть теоретические основы изучения информационного обеспечения руководства в организации;
     2. Провести анализ информационного обеспечения руководства в ООО  «Прокатэнергомонтаж-1»;
     3. Разработать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения руководства в ООО  «Прокатэнергомонтаж-1».
      Информационную базу исследования составляют источники различного профиля. Проводя обзор изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная литература Д.С. Аглицкого, В.В. Баронова, Ю.Н. Попова, Л. Зининой, Л. Ефремовой,  Л. Ерёминой.
      В методологическом отношении в работе использовались: метод наблюдения, обобщения и анализ функций существующей системы электронного документообеспечения в анализируемой организации.
      Практическая  значимость исследования состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения руководства в организации, которые могут быть применены в практике других предприятий.
 

Глава I. Теоретические основы изучения информационного обеспечения руководства

1.1. Нормативно-правовое обеспечение службы ДОУ

 
 
     Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ [26, с. 98].
     Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
     Рассмотрим  основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
     Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также  правовой статус и компетенцию должностных  лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ [28, с. 38].
     Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.
     Положение о службе ДОУ, как и положение  о структурном подразделении, имеет  обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
     Положение о службе ДОУ разрабатывает и  подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
     Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций [28, с. 69].
     Источниками для разработки должностных инструкций являются [39, с. 41]:
     1. Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
     2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.
     3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
     4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные  инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
     Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
     Должностная инструкция подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты [36, с. 147].
     Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными  словами, инструкция закрепляет систему  делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности [28, с. 98].
     Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
     В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все  технологические операции в их логической последовательности [26, с. 71].
     Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
     Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых  и достаточных для реализации документационного обеспечения  функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки [39, с. 41].
     Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность  неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
     Структура Табеля должна отражать наиболее удобную  для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.
     После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
     Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация  должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
     Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем [39, с. 42].
     Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.
     Таким образом, структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

1.2. Роль информации в процессе принятия управленческих решений руководством

 
      Информация (лат. information – разъяснение, изложение) – 1) сообщение о чём-либо; 2) сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи; 3) в математике и кибернетике – количественная мера устранения неопределённости (энтропии), мера организации системы; теория информации – раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором, кодированием, передачей и преобразованием информации [35, с. 272].
      Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений [18, с. 17].
      Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт  творчества коллектива, пытающегося  объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.
      В.Г. Афанасьев классифицирует информацию по ряду следующих позиций (Рисунок 1) [5, с. 24]:

Рис. 1. Классификация  информации 

      Информация  может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения [21].
      Важнейшим элементом при работе менеджера  с информацией является коммуникационный процесс. Коммуникационный процесс (коммуникации) – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений [8, с. 56].
      Исследования  показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. Это является жизненной необходимостью, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной [38, с. 8].
      Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит её отбор, который может  быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п. [14].
      На  втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.
      Считается, что при передаче информации не стоит  ограничиваться одним каналом, т.к. сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может погрязнуть в бюрократической волоките.
      На  третьем этапе происходит передача информации, её получение (восприятие получателем), декодирование (расшифровка), и осмысление.
      Отправитель любой информации всегда ждёт, что  получатель каким-то образом на неё  отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит  с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нём информации.
      В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнёром (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать
      Устойчивая  обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл.
      К помехам прежде всего относятся  стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают.
      Зачастую  информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес можно возбудить доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием [17].
      Препятствием  обмену информацией могут служить  и «технические неполадки». К ним  прежде всего относится разное понимание  символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в  образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.
      Часто вербальная (передаваемая с помощью слов) информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия). Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений [10, с. 395].
      Исходя  из вышесказанного, можно сделать вывод – что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации. Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.

1.3. Современные средства информационного обеспечения управленческой деятельности, их классификация

      Технические средства управления – аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС [27, с. 106].
      Современные средства компьютерной техники могут  быть классифицированы следующим образом  [30, с. 34]:
      персональные  компьютеры – это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника;
      корпоративные компьютеры (main frame) – это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем (биржевые, банковские системы);
      суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.
      Одной из наиболее часто встречаемых систем является автоматизированная система  управления (АСУ).
      Автоматизированные  системы управления – человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остаётся за человеком. Общая схема функционирования организации с использованием АСУ графически представлена на рисунке 2.
      
      АСУ состоит из двух основных частей: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть  представляет собой комплекс задач  и подсистем, созданных для оптимального управления объектом. Декомпозиция АСУ  на составляющие её подсистемы производится по функционально-организационному признаку с учётом действующей структуры и особенностей объекта управления (типа предприятия, характера производства, действующей системы управления) [21, с.64].
      Обеспечивающая  часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения. Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части АСУ является программное обеспечение, т.е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса технических средств [21, с. 65].
      Различают два основных типа систем управления [6, с. 42]:
      1. Системы управления технологическими  процессами в широком смысле  этого слова, предназначенные  для непосредственного управления  производственными процессами на  физическом уровне процесса;
      2. Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной  природы, предназначенные для  решения задач управления таких  объектов управления, как крупные  технические подразделения, военные,  строительные и иные объекты  разных рангов.
      Главное отличие между ними заключается  в характере объекта управления. В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором – прежде всего люди.
      Другое  отличие между указанными системами  заключается в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Чёткую границу между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов.
      Рассмотрим  рынок существующих программ с точки  зрения удовлетворения ими потребностей клиентов [20, с. 167]. Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес [22, с. 87].
      Большое распространение получили программы  фирмы 1С, поэтому они заслуживают  отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами.
      В работе менеджера в настоящее  время все чаще и чаще можно  встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов [22, с. 88].
      Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования  новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка [13, с. 33].
      Несмотря  на определённые трудности связанные  с вводом АСУ, её внедрение позволяет  увеличить прибыль, объём выпуска  продукции, фондоотдачу и снизить  трудоёмкость процесса управления. К  сожалению, основные трудности возникают  не при разработке программного обеспечения, а при подготовке персонала организации к режиму работы в условиях функционирования АСУ. Опыт показывает, что при внедрении новаций (АСУ, нового программного оснащения или новых ПЭВМ) у сотрудников возникает психологический барьер т.к. это ломает их старые методы работы. Но с другой стороны, внедрение ПЭВМ и новейшего программного обеспечения формирует новый тип руководителя которому доступно широкое информационное поле и качественно новые виды коммуникаций.

1.4. Организация процесса делопроизводства в организации

 
     Основным  законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
      Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности [1]:
     1) осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
     2) применение информационных технологий;
     3) обеспечение защиты информации.
      Закон следующим образом определяет понятия  «документальная информация» и  «информационные ресурсы» [1]:
      документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
      информационные  ресурсы – отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).
      Традиционно сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется делопроизводством. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [4].
      Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам [28, с. 54].
      Документирование  может осуществляться как на естественном языке так и на искусственных  языках с использованием новых носителей  информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые  документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора [6, с. 32].
      При документировании на искусственных  языках документы создаются на машинных носителях – документы, созданные  с использованием носителей и  способов записи, обеспечивающих обработку  информации ЭВМ.
      Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде [39, с. 44].
      В настоящий момент наиболее распространённым носителем информации является бумага, но технический прогресс способствует всё большему распространению магнитных  и электронных носителей, позволяющих  обрабатывать и хранить информацию с помощью ЭВМ.
      Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил записи информации, что придаёт  юридическую силу созданным документам. В соответствии с юридической  силой, свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления [11, с. 114].
      Юридическая сила документа обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер, гриф секретности, печать и т.д.). Требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах. Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе [4].
      В обществе документы являются основными  носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Документы – носители первичной  информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации.
      Любой документ является частью системы документации. Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [21, с. 64].
      Изначально  все документы делятся на документы  личного пользования и официальные. К документам личного пользования  относят документы созданные  человеком вне сферы его служебной  деятельности и выполнения общественных обязанностей (личная переписка, мемуары, дневники). Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и пр. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Основные системы таких документов показаны на рисунке 3 [5].
      Документы, составляющие одну систему документации характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности [26].
      Документационное  обеспечение предполагает не только создание документов, но и организацию  работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности [36].

      Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки [36, с. 187]. Все документы разделяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы и пр. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определённое целевое назначение в процессе документооборота [26].
      Характеристикой документооборота является его объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных ею в течение определённого периода времени (как правило, года) [38, с. 43].
      Одна  из важнейших функций в организации  работы с документами – учёт документов, который обеспечивается их регистрацией – записью учётных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов и вести их поиск.
      Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются: номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определённой последовательности с указанием сроков их хранения; дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в отдельную обложку [39, с. 44].
      В настоящее время (как в производстве, так и в документообороте предприятий) наблюдается значительное расширение круга задач охватываемых компьютерной техникой. Постоянно растёт объём, скорость, качество и сложность обрабатываемой информации, возникает потребность в новых видах её представления. Как показывает практика, большинство пользователей уже не представляет себе, выполнение своей работы, с которой прекрасно справлялись еще 5–10 лет назад, без помощи компьютера. Вот только некоторые из преимуществ использования вычислительной техники при работе, с какими-либо данными, документами:
      - возможность оперативного контроля  за достоверностью информации, уменьшается  число возможных ошибок, при генерировании  производных данных;
      - сразу после ввода, данные могут  участвовать в различных операциях;
      - возможность быстрого получения  необходимых отчётов;
      - необходимая информация может  быть быстро найдена (в том  числе с помощью контекстного  поиска), поиск которой в обычной  папке с документами затруднён; 
      - существенная экономия времени и людских ресурсов при выполнении операций, связанных с обработкой информации;
      - позволяет быстро и в наиболее  подходящем для конкретного человека  виде просмотреть данные, что  повышает их восприятие [11, с. 27].
      Таким образом, в настоящее время, в связи с развитием компьютерной техники и информационных технологий трудно представить себе организацию, документооборот которой функционирует без применения средств вычислительной техники. Это связано с тем, что передовые технологии в области создания, обработки и хранения документов значительно облегчают работу с ними, значительно сокращается время создания документа, ускоряют процесс передачи документов, облегчают их хранение и последующий поиск. Всё это значительно облегчает труд менеджера.  

 

Глава II. Исследования информационного обеспечения руководства в ООО «Прокатэнергомонтаж-1»

      2.1. Общая характеристика предприятия

      Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО  «Прокатэнергомонтаж-1».
      Место нахождения Общества: г. Магнитогорск, ул. Кирова, 104/Б.
      ООО «Прокатэнергомонтаж-1» создано с целью эффективной интеграции своего научно-технического, производственного, творческого и финансового потенциала; создания и иных направлений деятельности удовлетворяющих интересы социально-экономического развития предприятия. Общество осуществляет виды деятельности, представленные на рис. 4.
      Структура видов деятельности ООО «Прокатэнергомонтаж-1»  за 2009-2010 г. приведена на рис. 5.
      
 

      Рис. 4.  Виды деятельности ООО «Прокатэнергомонтаж-1» 

      
      
 
      Рис.5. Структура видов деятельности ООО «Прокатэнергомонтаж-1» за 2009-2010 г. 

      ООО «Прокатэнергомонтаж-1» характерна линейно-функциональная структура  управления. Достоинствами данной системы управления ООО «Прокатэнергомонтаж-1» являются: четкая система взаимных связей функций и подразделений; четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель; – ясно выраженная ответственность; быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
      При этом данной структуры присущи и  недостатки: отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
      Функции отделов ООО «Прокатэнергомонтаж-1» определяются соответствующими с действующими положениями. Структура управления ООО «Прокатэнергомонтаж-1» представлена на рис. 6.
      
 

      Рис. 6. Организационная структура ООО «Прокатэнергомонтаж-1» 

      Аппарат управления производством состоит  из ряда функциональных отделов, которые  помогают руководителю ООО «Прокатэнергомонтаж-1» решать вопросы технического оснащения производства, его подготовки, планировании, организации труда и заработной платы, материально-технического снабжения, сбыта продукции, ведению учета затрат. Все подразделения ООО «Прокатэнергомонтаж-1» подчиняются директору, который обращается к отдельным специалистам как напрямую, так и опосредованно, через руководителей отделов.
      Главный инженер является первым заместителем директора предприятия. Он обеспечивает внедрение достижений технического процесса в управлении.
      Отделы классифицируются в зависимости от конкретных задач. Так, финансово-экономическая служба включает в себя  отдела: бухгалтерия, договорной отдел, который регулирует правовые отношения с заказчиками при заключение договоров (договор инжиринга, лизинга, купли-продажи и т.д.), а также планово-экономический отдел. Отдельно созданы отдел снабжения, консалтинговый отдел и хозяйственный отдел.
      Отдел снабжения и сбыта осуществляет постоянный контроль качества поступающих материалов, топлива, полуфабрикатов и т.д. Также осуществляет постоянный контроль за выполнением заказчикам работ (услуг).
      Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку  документов, рациональное ведение бухгалтерских  записей в учётных регистрах  и на их основе – составление  отчётности.
      Отдел консалтинговых услуг занимается оптимизацией управленческих структур предприятий-заказчиков, помогают в решении кадровых вопросов, содействуют в организации сбыта.
      Важным  положением современной теории организации информационного обеспечения управления является признание содержанием процесса организации информационного обеспечения управления, несмотря на его специфику, выполнение общих функций управления - планирования, организации, координации, контроля и мотивации.
      В ООО «Прокатэнергомонтаж-1» всех работников подразделяют на две группы: промышленно-производственный и непромышленный персонал. В состав промышленно-производственного персонала входят рабочие, инженерно-технические работники и служащие, а также ученики. Предусматривается также подразделение работников этой категории на административно-управленческий и производственный персонал. К непромышленному персоналу относят работников, занятых в транспортном хозяйстве, жилищно-коммунальном обслуживании, сфере социального обеспечения и других непроизводственных подразделениях.
      Обеспеченность  предприятия трудовыми ресурсами  определяется путем сравнения фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных профессий.
      От  обеспеченности организации трудовыми  ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и как следствие – объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. В таблице 1 приведены данные о движении трудовых ресурсов ООО «Прокатэнергомонтаж-1» за 2009 , 2010 гг.
      Таблица 1
Данные  о движении трудовых ресурсов ООО «Прокатэнергомонтаж-1» (2009, 2010 гг.)
Показатель 2009 год 2010 год
Списочная численность ППП на начало года, чел 1001 1071
Приняты на работу, чел  154 107
Выбыли, чел 84 119
В том числе: по собственному желанию, чел 57 81
уволены за нарушение трудовой дисциплины, чел 27 38
Списочная численность персонала на конец  года, чел 1071 1043
Среднесписочная численность персонала, чел 1036 1057
      Источники информации – план по труду, статистическая отчетность «Отчет по труду», данные табельного учета и отдела кадров.
      В 2010 году среднесписочная численность работников ООО «Прокатэнергомонтаж-1» составила 1071 человек, на начало года списочная численность составляла 1001 человека, на конец – 1036 человек. Принято в 2009 году 154 человека, выбыли – 84 чел.
      В 2010 году численность на начало года составила 1071 человек, на конец – 1057 человек. Среднесписочная численность в 2010 году составила 1043 человек.
      Для характеристики движения трудовых ресурсов в ООО «Прокатэнергомонтаж-1» могут быть использованы следующие показатели:
      Коэффициент оборота по приему персонала (Кпр): 
                
                                       (1)

      Коэффициент оборота по выбытию (КВ):  
                
                              (2)

        Коэффициент постоянства состава  персонала организации (Кпс):    
                    
                 (3)

      На  основе данных, представленных в таблице 1 и с использованием формул 1–3 расчетным путем были получены следующие значения показателей движения работников ООО «Прокатэнергомонтаж-1» (Таблица 2).                              
      Таблица 2 - Показатели движения трудовых ресурсов ООО «Прокатэнергомонтаж-1» (2009, 2010 гг.)
Показатель 2009 год 2010 год
Коэффициент оборота по приему работников       0,14       0,10
Коэффициент оборота по выбытию работников       0,08       0,11
Коэффициент постоянства кадров       0,93       0,92
      В ООО «Прокатэнергомонтаж-1» коэффициент оборота по приему работников снизился в 2010 году по сравнению с 2009 годом на 0,04 и составил 0,10; коэффициент оборота по выбытию повысился по отношению к 2009 году с 0,08 до 0,11. Коэффициент постоянства кадров в 2010 году составил 0,93, а в 2010 году незначительно снизился до 0,92. Необходимо также проанализировать качественный состав персонала по уровню квалификации (Таблица 3).
      Таблица 3
      Состав  рабочих по уровню квалификации
Разряд  рабочих Тарифные Среднесписочная численность, чел.
      2009 год       2010 год
      1       2       3       4
      I       1,00       96       99
      II       1,30       112       109
      III       1,69       129       133
      IV       1,96       329       331
      V       2,27       219       229
      VI       2,63       151       156
      Итого               1036       1057
Средний тарифный разряд рабочих               3,97       4,07
Средний тарифный коэффициент   1,95 1,99
      Источники информации – план по труду, статистическая отчетность «Отчет по труду», данные табельного учета и отдела кадров.
      Судя  по среднему тарифному разряду и  среднему тарифному коэффициенту рабочих, квалификационный уровень работников за отчетный год несколько повысился за счет проведения в ООО «Прокатэнергомонтаж-1» мероприятий по повышению квалификации работников. Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования и т.д. Поэтому далее  представлены изменения в составе рабочих по этим признакам (Таблица 4).                                                                                                       
      Таблица 4
      Качественный  состав трудовых ресурсов организации
 
      Показатель
      Численность   рабочих на конец года, чел.       Удельный  вес, %
2009 год 2010 год 2009 год 2010 год
Группы  рабочих:        
По  возрасту, лет до 20 101 103 9,75 9,74
от 20 до 30 207 215 19,98 20,34
от 30 до 40 367 379 35,42 35,86
от 40 до 50 269 277 25,97 26,21
от 50 до 60 71 69 6,85 6,53
старше 60 21 14 2,03 1,32
Итого 1036 1057 100,00 100,00
По  образованию: начальное 5 2 0,48 0,19
незаконченное среднее 84 99 8,11 9,37
среднее, среднее специальное
770 773 74,32 73,13
высшее 177 183 17,08 17,31
Итого 1036 1057 100,00 100,00
По  трудовому стажу, лет: до 5 41 37 13,61 12,96
от 5 до 10 254 238 43,82 41,44
от 10 до 15 228 231 31,08 35,10
от 15 до 20 19 11 11,49 10,50
Итого 1036 1057 100,00 100,00
      Таким образом, в ООО «Прокатэнергомонтаж-1» по возрасту наибольший удельный вес занимают и в 2009 и в 2010 году работники в возрасте от 30 до 40 и от 40 до 50 лет. В этом возрасте, как правило, у работников есть семьи, дети, жилье, специальность/квалификация, опыт; они являются наиболее надежным трудовым ресурсом организации. Их удельный вес в общей численности составляет в 2009 году: сотрудников в возрасте от 30 до 40 лет – 35,86%  и от 40 до 50 лет - 26,21 % Работники в возрасте от 20 до 30 лет – молодые специалисты или лица без образования, специальности – и в том и в другом случае опыт имеют минимальный, но если организация хочет подготовить подходящие для себя кадры, с учетом специфики деятельности,  ей необходимо привлекать и обучать молодых людей, так как научить легче, чем переучивать, удельный вес в 2010 году составил 20,34% (от 20 до 30 лет) и 9,74% (до 20 лет) от среднесписочной численности.
      По  образованию наибольший удельный вес  и в 2009 и в 2010 гг. составили работники со средним и среднетехническим образованием – соответственно 74,32% и 73,13%. Количество  работников, имеющих высшее образование в 2010 году по сравнению с 2009 годом возросло на 6 человек и составило 183 человека. Общий удельный вес в среднесписочной численности составил в 2009 году 17,31%.
      Наибольший  удельный вес в среднесписочной  численности составляют работники  с трудовым стажем от 5 до 10 и от 10 до 15 лет – 41,44% и 35,10% соответственно.
     Возрастная структура  персонала представлена на рисунке 7, откуда можно отметить  тенденцию к омоложению персонала производственных цехов.   В ООО «Прокатэнергомонтаж-1» происходит устойчивое увеличение доли персонала в возрасте от 18 до 30 лет и сокращение персонала в возрасте старше 55 лет. Это несомненно положительная тенденция, которая отмечает благоприятные изменения возрастной структуры персонала ООО «Прокатэнергомонтаж-1».
    В результате за период 2008-2010 гг. средний  возраст персонала снизился с 39,5 - до 38,3 лет, то есть персонал производственных цехов омолодился на 1,2 года.
    Большую роль в работе играет стаж. Положительная  тенденция - сохранение устойчивой доли сотрудников с большим стажем работы.
    В связи с омоложением коллектива производственных цехов увеличивается доля персонала со стажем работы от 1 до 3 лет, но, несмотря на это, доля сотрудников со стажем работы более 10 лет находится на неизменном уровне – около 30%.

     Рис. 7. Возрастная структура персонала  цеха за 2008-2010 г.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.