На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Формирование и ведение личных дел

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 07.07.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


 
     Содержание 

     1. Понятие номенклатуры дел организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
      Для чего нужна номенклатура дел? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
     1.2.  Виды номенклатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
     1.3 . Порядок оформления номенклатуры  дел . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
    2. Порядок составления номенклатуры дел для кадровых служб . . .8
     2.1. Состав кадровой документации  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
    2.2 Типы документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
    3. Формирование и ведение личных дел. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
     3.1. Формирование личных дел работников . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
     3.2. Ведение личных дел работников . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
     3.3. Хранение и учет личных дел  работников . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
     Приложение  №1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     I. Понятие номенклатуры дел организации.
      Для чего нужна номенклатура дел?
     Ежедневно в организациях и учреждениях  разрабатывается и поступает  большое количество документов различных  видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким). В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства в организации разрабатывается номенклатура дел.
     Номенклатура  дел – систематизированный  перечень наименований дел, заводимых в  организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
     Каждое  структурное подразделение ежегодно составляет номенклатуру дел  структурного подразделения, на основе которых  затем  составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.
     Наличие номенклатуры дел обязательно для  всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.
     Номенклатура  дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и  дел и ведения справочной картотеки  документов. Она используется для  учета и обеспечения сохранности  дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).
     В номенклатуру дел включаются все  дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
     1.2. Виды номенклатуры..
     В делопроизводстве существуют следующие  основные признаки группировки документов в дела:
    по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;
    по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2003 г.»;
    по объектам, фирмам-контрагентам. Например: Документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.;
    по корреспондентам. Например: Переписка с АО «Звезда» за 2003 г.
    по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».
     Номенклатуры  дел подразделяются на:
    типовые;
    примерные;
    конкретного предприятия (индивидуальные).
      Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
      Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.
      Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
      Номенклатура  конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.
     1.3 . Порядок оформления номенклатуры дел
     Номенклатура  дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или  специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
     Номенклатура  дел подписывается ответственным  составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
     Номенклатура  дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
     После утверждения структурные подразделения  получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в работе.
     Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба  ДОУ»). Остальные структурные подразделения  располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).
     В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).
     Внутри  разделов располагаются заголовки  дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а  дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.
     В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.
     Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.
     Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных  в следующей последовательности:
    название вида документа. Например: «Приказы», «Договоры»;
    краткое содержание дела. Например: «Приказы по личному составу»;
    дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «Переписка с АО «Вихрь» за 2008 г.»;
    название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «Акты инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
    слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «Договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».
     В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово  «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.
     Срок  хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения»  со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
     Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.
     Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение.
     Первая  графа содержит индекс дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.
     Во  второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу, накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.
     Третья  графа заполняется в конце  года и содержит сведения о количестве томов.
     В четвертой графе указывается  срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.
     Пятая графа заполняется в течение  года. В примечаниях указываются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
     Количество  дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.
     Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается  и одобряется экспертной комиссией  предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в  государственный архив (если документы  поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия (Приложение №1).
     Если  организация не сдает документы  на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с  экспертной комиссией вышестоящей  организации. 
 
 

     II. Порядок составления номенклатуры дел для кадровых служб.
     2.1. Состав кадровой  документации 
     Единый  перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми  актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 ("Трудовые отношения", "Кадровое обеспечение") могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.
     Учет  труда и заработной платы в  организации ведется на основании  первичных документов, формируемых  в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.
     Соблюдение  норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).  

      Документирование  деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
   ? организация  труда работников;
   ? заключение трудового договора  и прием на работу;
   ? перевод  на другую работу;
   ? предоставление работникам отпусков;
   ? поощрение  работников;
   ? наложение  на работников дисциплинарных взысканий;
   ? аттестация работников;
   ? ведение  штатного расписания;
   ? учет использования рабочего времени;
   ? привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни;
   ? оформление служебных командировок;
   ? прекращение  трудового договора и увольнение с работы.
     2.2 Типы документов: 
           1. Локальные нормативные акты: 
          
1
. коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;

     2. правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
     3. должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.          
     2. Организационные  документы:
     1. журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись.
     2. журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках.
     3. журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;
     4. штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. 15 и 57 ТК РФ.
     5. график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;
     6. табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В статье 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (ред. от 03.07.2009);
     7. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
     8. журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". 
           3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

     1.  трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора.
     2. приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;
     3. документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях.
     4. личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;
     5. трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен постановлениями N 69 и N 225;
     6. прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).
     Конечно, это далеко не полный перечень. В  различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее, большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.
     При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов.
     Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), затем – заголовки дел с локальными нормативными актами организации, за ними заголовки дел, содержащие распорядительную документацию (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.д.). Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Далее по номенклатуре: переписка по различным вопросам, учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы. В самом конце помещаются описи переданных в архив дел структурного подразделения, выписка из сводной номенклатуры дел организации, резервные индексы.  
 

     III. Формирование и ведение личных дел
     3.1. Формирование личных  дел работников
     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование, последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.
     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии:
    личный листок по учету кадров или анкета;
    дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
    автобиография;
    копии документа об образовании;
    трудовой договор (второй экземпляр);
    договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
    характеристики (рекомендательные письма);
    заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
    выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
    выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
    выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
 
     В личное дело включаются и специфические виды документов: список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей); выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
     В дальнейшем в личное дело включаются документы: подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке); характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.
     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.
     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
    паспорт;
    трудовая книжка;
    военный билет;
    документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
    документы об имеющихся изобретениях.
 
     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
     Сведения  обо всех изменениях, происшедших  после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете). Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.