На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Засоби документування нформацї

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 12.07.2012. Сдан: 2011. Страниц: 10. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


ЗМІСТ

 
 
ВСТУП 4

Роздл 1. ІСТОРИКО – ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

 

1.1. Понятійний апарат дослідження («інформація», «документ», «документування», «засоби документування»)

7
1.2. Різновиди первісних засобів документування інформації 12

1.3. Класифікація сучасних засобів документування

16

1.4. Аналіз доцільності використання засобів документування інформації у сучасному документаційному процесі

23
ВИСНОВКИ 29
СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 32
 

      ВСТУП

     Люди  завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, для того щоб передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов’язаний із прогресом людства. Від наскельних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу.

     Спочатку  люди пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше  масове розмноження документів почали здійснювати в друкарнях. Однак  окремі документи ще довго виготовляли  рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з’явилися електричні друкарські машини, набагато зручніші та швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. Розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 р. Створено перший комп’ютер – ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. У світі налічувалося близько 30 000 комп’ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і „міні-комп’ютери” розміром як побутовий холодильник. Програми в них вводили за допомогою перфокарток.

       Робота з документами  завжди вимагала значних затрат праці, що було пов’язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення до нього змін чи виправлень. Із появою електронних друкарських машин, оснащених запам’ятовувальним пристроєм, цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп’ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому.

       Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування персональних комп’ютерів у сфері управлінської діяльності – це створення документів, тобто фіксація інформації.

       Коли документ надсилають адресатові комп’ютерними мережами, персональний комп’ютер стає засобом комунікації (для передавання документів у середині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань – другий напрям використання комп’ютера.

       І, нарешті, четвертий  напрям – це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики – все це досягається завдяки створенню електронного архіву..

       Актуальність  теми. Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування.

       У зв’язку з комп’ютеризацією управління виробництвом і переходом  до зберігання інформації на нетрадиційних  носіях сьогодні під документаційним  забезпеченням управління розуміють  створення документованої інформаційної  бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

       Організація управління за наших часів неможлива без  застосування комп’ютерних технологій. Практично всі працівники сфери  управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп’ютери. Це спрощує та прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.

       Метою дослідження є огляд та аналіз літератури, присвяченої питанню засобів документування інформації.

       Завданням дослідження є:

       - проаналізувати понятійний апарат дослідження;
       - вказати різновиди первісних засобів документування інформації;
       - зробити класифікацію сучасних засобів документування інформації;
       - проаналіз доцільності використання засобів документування інформації у сучасному документаційному процесі.

       Об’єктом  дослідження є засоби документування інформації.

       Предмет дослідження – особливості засобів документування інформації.

       Методологічною базою дослідження є загальна теорія з питання визначення засобів документування інформації. Ідеї та положення по темі «Засоби документування інформації» розглядали у свої публікаціях О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка, Г. В. Власова, О. Б. Виноградова, Н. А. Гайсинюк, Н. І. Гончарова, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, І. С. Морозюк, І. П. Прокопенко, В. В. Терно, Л. Я. Філіпова.
       Для більш ретельного дослідження було використано наступні наукові підходи: системний, інформаційний, структурний  та функціональнй.
       Під час дослідження були використані  такі дослідницькі методи, як:
      аналіз і синтез літератури та законодавчих документів;
      описовий метод;
      метод узагальнення матеріалу.
     Курсова робота складається зі вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 31 сторінку. Список використаних джерел налічує 22 найменування.
 

      Роздл 1. ІСТОРИКО – ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

      Понятійний  апарат дослідження («інформація», «документ», «документування», «засоби документування»)
     Поняття «інформація» має велику кількість значень, з яких найбільш широким є «відображення різноманіття». Наприклад С. Л. Кузнецов зазначав, що інформація — це зміст деякого повідомлення. Інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі або навколишньому середовищі             [12, с.39].
     Одну  й ту саму інформацію можна передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, різними мовами, засобом використання синонімів тощо. Передачу інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлення закодованим способом у вигляді знаків.
     Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих  рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.
     Документування, яке займає вагоме місце у процесі  здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими  правилами на паперових або магнітних  носіях управлінських дій, тобто  у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.
     Створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії називають документуванням.
     Метод документування — це прийом або  сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою  знакових систем.
     Обов'язковою  умовою документування інформації є  її кодування за допомогою спеціально створеної системи прийомів фіксування інформації, а основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі й часі.
     Мова  — це складна система знаків (символів), кожен з яких має певне значення. Знак — це символ, який означає певний предмет.  Код — це набір знаків, поставлених у певному порядку відповідно до тієї чи іншої мови для
передачі  інформації. Оскільки мова, знак, код  дозволяють представляти  інформацію у символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування, проблема співвідношення цих понять для документознавства є надзвичайно актуальною та важливою.
     Питання необхідності вивчення технологій документування інформації стоїть давно. Безліч вчених працювали над цим.
     Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.
     Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.
     Визначення  загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).
     За  тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.
     Діденко А.Н. у праці «Сучасне діловодство» розглядає поняття документованої інформації – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації [7, c.44].
     Автоматизація як наукова проблема і її «матеріалізація» в науково-технічній революції можуть бути охарактеризовані трьома видами автоматизації: технологічних процесів, процесів управління, проектування і наукових досліджень.
     Т. В. Кузнецова розглянула структуру технологій документування інформації. Сучасна технологія документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:
      комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;
      система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
      система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності [13, с.72].
     Засоби документування інформації, за визначенням Басаков М. И. – це сукупність методів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності [2, c.121].
     Стандартизація  та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання та оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа.
     Документи функціонують не ізольовано. Кожний з  них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції.
     У літературі розглянуті основні поняття, терміни в галузі технології документування інформації, на яких базується вивчення дисципліни „інформатика”.
     Інформація  – відчужене знання (відомості  про осіб, предмети, факти, явища, події  та процеси, незалежно від форми  їх подання), яке може бути записано на матеріальному носії для того, щоб бути доступним кому-небудь.
     Інформатизація  – організований соціально-економічний  та науково-технічний процес створення  оптимальних умов з метою задоволення  інформаційних вимог на основі формування та використання інформаційних ресурсів за допомогою сучасних інформаційних технологій та розвиненої інфраструктури. Інформатизація ведеться шляхом тісної взаємодії між собою процесів удосконалення створення документованої інформації, методів покращення порядку та технології її збору, накопичення і зберігання, процесів використання – обробки, пошуку та розповсюдження інформації; механізмів створення і розвитку засобів забезпечення (програмних, технічних, лінгвістичних, правових, організаційних з документування інформації, організаційних з виконання інформаційних процесів) [5, c.115].
     Технології  документування інформації (ТДІ) –  сукупність методів та програмно-технічних  засобів, об’єднаних у технологічний  ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. Пакети прикладних програм складають основу інформаційної технології. Взаємодія програм, підібраних у пакет, забезпечує розв’язання широкого кола користувальницьких задач. З певною часткою умовності усі пакети прикладних програм можна розділити на два види: функціональні та проблемні.
     Інформаційні  процеси – процеси збору, обробки, накопичення зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. Функціональні  технології збору, зберігання, обробки, відображення та транспортування відповідають основним стадіям технологічного процесу переробки первісного інформаційного ресурсу у придатну для використання корисну інформацію [12, c.72].
     Документована інформація – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.
     Інформаційні  ресурси – окремі документи та масиви документів, документи та масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах).
     Користувач  – суб’єкт, який звертається до власника за отриманням необхідних йому інформаційних технологій.
     Визначення  технології документування інформації.
     Технологія  при перекладі із грецької мови означає мистецтво, майстерність, уміння, а це не що інше, як процеси. Під процесом варто розуміти певну сукупність дій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Процес повинен визначатися обраною людиною стратегією й реалізуватися за допомогою сукупності різних засобів і методів.
     Під технологією матеріального виробництва розуміють процес, обумовлений сукупністю засобів і методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини або матеріалу. Технологія змінює якість або первісний стан матерії з метою одержання матеріального продукту.
     Інформація  є одним з найцінніших ресурсів суспільства поряд з такими традиційними матеріальними видами ресурсів, як нафта, газ, корисні копалини й ін., а виходить, процес її переробки  за аналогією із процесами переробки  матеріальних ресурсів можна сприймати як технологію. Тоді справедливо наступне визначення.
     Технологія  документування інформації – процес, що використовує сукупність засобів  і методів збору, обробки й  передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації нової  якості про стан об’єкта, процесу або явища (інформаційного продукту).
     Ціль  технології матеріального виробництва  – випуск продукції, що задовольняє  потреби людини або системи.
     Ціль  технології документування інформації – виробництво інформації для  її аналізу людиною й прийняття на його основі рішення з виконання якої-небудь дії.
     Таким чином, засоби документування інформації – сукупність методів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. 
 

     1.2. Різновиди первісних засобів документування інформації
     Кудряєв В. А. у підручнику „Организация работы с документами” вважає, що інформаційна технологія виникла на Землі кілька мільйонів років назад разом з першими прийомами спілкування (нечленороздільними звуками, мімікою, жестами, дотиками) наших далеких предків. При цьому забезпечувався тільки обмін інформацією між індивідами. Разом з виникненням мови (близько 100 тисяч років назад) виникла можливість накопичення інформації, поки що індивідуального, в пам’яті людини          [14, c.82].
     Наступний етап – виникнення писемності (5 – 6 тисячоліть до н.е.), що дав людству колективну (суспільну) пам’ять. Поява писемності дозволила реалізувати повний набір процесів циркуляції та переробки інформації: її збір, передачу, переробку, зберігання та доведення. Ці можливості відкрила фіксація інформації на матеріальних носіях [14, c.85].
     Новим етапом стало створення у X – IX ст. до н.е. фінікійського алфавіту. Революційний по суті та багато етапний за часом перехід до алфавітних систем закінчується у VIII ст. до н. е. створенням на основі фінікійського письма грецького алфавіту – основи всіх західних письмових систем. Зручність цієї інформаційної символіки сприяла розповсюдженню писемності у давньогрецькому світі. Удосконаленню алфавітної писемності послугувало введення у II – I ст. до н.е. в Олександрії початку пунктуації. Розвиток письмової символіки закінчується в Європі в XV ст. створенням пунктуації сучасного вигляду. Удосконаленню мови сприяла поява давньогрецьких термінів наукового характеру на основі розмовної мови, завдяки чому почалося усунення інформаційної надлишковості. У період Відродження давньогрецька та латинська мова слугували стрижневою основою для створення національних за формою та спеціальних за змістом термінологічних систем у різних галузях знань. У період технічної революції (кінець XIX ст.) термінологічні системи значно розширюються за об’ємом, упорядковуються за рахунок фундаментального переосмислення законів природи та суспільства, проходить дифузія термінів між галузями знань     [14, c.87].
     В. І. Куперштейн, в своїй роботі робить висновок розгляду еволюції системи подання інформації, відзначають загальну тенденцію до створення найбільш раціональних форм людської (наднаціональної) інформаційної символіки. У найбільш важкодоступній лінгвістичній галузі це реалізується запровадженням машинних мов. [15, c.76]
     Розвиток інформаційних технологій окрім системи подання інформації був пов’язаний з удосконаленням засобів інформаційних комунікацій. Вони виникли при появі людської мови, яка стала нематеріалізованою несучою інформацією. Початок цієї фази без сумніву можна вважати першим інформаційним вибухом в історії інформаційної технологічної цивілізації. Протягом наступної фази – допаперової – інформаційні вибухи характеризували перехід до все більш досконалих носіїв: запис на камінні дозволила вперше отримати ефект безособовості процесу передачі інформації, закріпленої назавжди у визначеному місці; перехід до записів на сирих глиняних табличках та дерев’яних дощечках з 4-го тисячоліття до н.е. надав інформаційним комунікаціям динамічний характер (камінь зберігає значення носія символічної монументальної інформації); винайдення папірусу (з 3-го тисячоліття до н.е.) значно підвищує одиничну місткість носія та його розподільну здатність завдяки великій площі свитка та можливості застосовувати фарби; поява пергаменту (ІІІ ст. до н.е.) завершує допаперову фазу новим інформаційним вибухом: з’являється оптимальний носій інформації – книга (ІV ст. до н.е.) [15, c.80].
     Новий етап у розвитку технологій документування інформації, пов’язаний з технічною  революцією кінця ХІХ ст., характеризується створенням поштового зв’язку як форми стабільних міжнародних комунікацій (Всезагальна поштова спілка з 1874 р. Та Всесвітня поштова конвенція з 1878 р.), фотографії (1839 р.), винайденням телеграфу (1832 р.), телефону (1876 р.), радіо (1895 р.), кінематографу (1895 р. ), а пізніше – безпровідної передачі зображення (1911 р.) та промислового телебачення (з кінця 20-х рр.). У розвитку інформаційних комунікацій настав період створення загальносвітової системи зосередження, зберігання та швидкодійної передачі інформації в найбільш зручній для користувача формі. Це перетворило інформацію в рухому силу технічного, соціального та економічного прогресу, визначило її провідну роль на етапі сучасної технологічної революції, яка надає інформаційним технологіям форму інтелектуальної індустрії. Завдяки цьому було розв’язано назрівше історичне протиріччя між накопиченням гігантського об’єму інформації в суспільстві та неможливістю ефективного її використання за допомогою традиційних немашинних методів.
     Інформація перетворюється на один з найбільш цінних за складом та масових за формою продуктів цивілізації, споживачем якої стає все людство. Етап інформаційної революції другої половини ХХ ст. ознаменовує початок безпаперової фази розвитку інформаційних технологій, коли на якісно новому рівні завершується найбільш крупний історичний оберт переходу до небаченої несучої інформації, причому швидкість її передачі (шляхом електронних хвиль) зростає в мільйони разів (порівняно з людською мовою). Машинна інтуїція (експертні системи перетворюється на виробничу силу, а штучний інтелект дозволяє розв’язувати якісно нові задачі технічного прогресу. Виняткове значення машинних динамічних інформаційних систем у житті сучасного суспільства висунуло на перший план проблеми створення все більш досконалих ЕОМ та пов’язаних з ними технологій. Історія розвитку механізму інформаційної взаємодії між людьми (а тепер і між людиною та машиною) дає підставу для розуміння інформаційних технологій як єдиної інтеграційної системи розвитку всіх галузей знань, етапи якої в основному збігаються з періодами становлення суспільствознавства з більш ранніми за часом періодами накопичення знань у суспільстві [28, c.92].
     Ілюшенко  М. П., Кузнєцова Т. І., Лівшиц Я. З. у своїх праці «Документоведение. Документ и системы документации» зазначають ,що винайдення друкарської машинки, телефону, диктофону, модернізація системи суспільної пошти – усе це слугувало базою для принципових змін у технології обробки інформації та, як наслідок, у продуктивності роботи. По суті «механічна» технологія проклала дорогу до формування організаційної структури існуючих закладів [9, c.34].
     40 – 60-ті рр. ХХ ст. характеризуються появою «електричної» технології, на широкому використанні електричних друкарських машинок зі зйомними елементами, копіювальних машин на звичайному папері, портативних диктофонів. Вони покращили закладну діяльність за рахунок підвищення якості, кількості та швидкості обробки документів. Багато із сучасних закладів базуються на «електричній» технології.
     Поява в другій половині 60-х рр. великих виробничих ЕОМ на периферії  закладної діяльності (в обчислювальних центрах) дозволило змістити акцент в інформаційній технології на обробку не форми, а змісту інформації. Це було початком формування «електронної», або «комп’ютерної» технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіших компоненти обробки інформації: облік, аналіз та прийняття рішень. Ці компоненти реалізуються у «в’язкому» середовищі – паперовому «морі» документів, яке з кожним роком стає все більш безмежним. 

    1.3. Класифікація сучасних засобів документування

     Козирєв А.А. у підручнику з інформатики вивчив сучасний стан технологій документування у США, країнах Західної Європи, Японії, який охарактеризував наступними тенденціями.
    Наявність великої кількості промислово функціонуючих баз даних великого об’єму, які містять інформацію практично з усіх видів діяльності товариства.
    Створення технологій, які забезпечують інтерактивний доступ масового користувача до цих інформаційних ресурсів. Технічною основою даної тенденції стали державні та приватні системи зв’язку та передачі даних загального призначення і спеціалізовані, об’єднані в національні, регіональні та глобальні інформаційно-обчислювальні мережі.
    Розширення функціональних можливостей інформаційних систем, які забезпечують паралельну одночасну обробку баз даних з різноманітною структурою даних, мультиоб’єктних документів, гіперсередовищ, у тому числі таких, що реалізують технології створення гіпертекстових баз даних. Створення локальних, багатофункціональних проблемно-орієнтованих інформаційних систем різного призначення на основі потужних персональних комп’ютерів і локальних обчислювальних мереж.
    и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.