На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


реферат Архив внешней политики Российской Имерии

Информация:

Тип работы: реферат. Добавлен: 09.08.2012. Сдан: 2012. Страниц: 12. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 
 ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
УДМУРТСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНЕВЕРСИТ 

Институт  права, социального управления и  безопасности
Кафедра информационной безопасности в управлении
 
 
 
 

Отчет по практике
Муниципальное общеобразовательное учреждение
МОУ Балезинская  средняя общеобразовательная школа  № 1  

                                                                       

                                                                      Мироновой Вероники Нурисламовны
                                          студентки группы ЗС-350800-31(к)
                                          специальности «Документоведение  и 
                                          документационное  обеспечение 
                                          управления» 
 

                                          Научный руководитель
                                          Сапожникова Н.Я.  
 
 
 
 

                                             Ижевск 2011 

Оглавление
Глава 1. Изучение истории учреждения, его современных задач,
функции, структура……………………………………………………………………………3
Глава 2. Функции секретаря руководителя по документационному и бездокументационному обслуживанию……………………………………………………...7
Глава 3. Изучение функций и структуры делопроизводственной службы………………9
Глава 4. Выявление особенностей документирования деятельности учреждения………13
Глава 5. Анализ организации документооборота…………………………………………..17
Глава 6. Построение информационно-поисковой системы………………………………..20
Глава 7. Контроль исполнения документов…………………………………………………23
Глава 8. Классификация и систематизация документов, формирование дел……………..25
Глава 9. Подготовка документов к сдаче в архив…………………………………………...26
Заключение………….................................................................................................................31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Глава 1. Изучение истории учреждения, его современных задач, функции, структура
Краткая историческая справка  об учреждении
     29 октября по вновь построенной по указу Императора России Николая II железной дороге Пермь-Котлас прошел состав. Гудок паровоза возвестил о рождении новой станции – Балезино, которая была так названа в связи с расположением в нескольких километрах полостного центра Балезино Глазовского уезда.
      Первого сентября 1936 года – начало семидесятилетий истории Балезинской средней школы № 1 (ранее районной или, как значится в документах архива, РСШ). Двухэтажное здание встречало 450 учащихся, которые заполнили 13 классов. Трудностей было много: холод, отсутствие интерната для учащихся, живущих в деревне. Сессией поссовета было принято решение: к следующему новому учебному году решить все проблемы и дать возможность получать образование.
     В начале Великой Отечественной войны в Балезинской школе № 1 располагался госпиталь. Коллективу учителей и учащимся пришлось вновь перестраиваться. Обучение продолжалось в шести зданиях, не приспособленных для занятий.
     Из  воспоминаний учащихся: «Детство мое  прошло в труде. Зимой учились, летом от зари до зари работали в своем родном колхозе…..».
     После окончания войны учащиеся и педагоги снова вернулись в родные стены. Началась обычная будничная жизнь. Педагогический коллектив прилагал все усилия, чтобы создать хорошие  условия, поддержать желание учащихся получить прочные знания. Трудности были. В 1950-1960 в школе обучались дети из 12 деревень.
     В ноябре 1957 года  еще одно испытание  – пожар, который уничтожил все  накопления, выработанные за 20 с лишним  лет. Пожар уничтожил все документацию: журналы, личные дела, книги приказов, журналы выдачи аттестатов. Три года после пожара школа начала работать (как в военные годы) в шести зданиях.
     И вновь 1 сентября 1961 года Балезинская средняя школа № 1 открывает свои двери.
       Не все шло гладко. Было все: достижения и недостатки, однако в эти годы вышли из школы замечательные люди, которыми мы вправе гордится вдвойне. 
 
 
 
 

Задачи, стоящие перед  МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная  школа № 1»:
    создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе путем удовлетворения потребностей обучающихся в самообразовании и получение дополнительного образования, формирование общей культуры обучающихся на основе условий образования, минимума содержания общеобразовательных программ
Жизни в обществе;
    достижения обучающимся соответствующего образовательного уровня, воспитание гражданственности, трудолюбие, уважение к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, семье, Родине;
    создание основы для осознанного выбора  и последующего основания профсоюзных программ выпускниками школы;
    широкое вовлечение общественности в дело образования, создание механизмов ее взаимодействия с государственными органами.
 
Функции:
      1. Функции управления поддержания  стабильного функционирования образовательным учреждением;
     2.      Функции управления развитием школы и инновационными процессами;
     3.      Функции управления функционированием и саморазвитием внутришкольного управления включают в себя действия по отношению к самой системе управления образовательным учреждением. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Структура МОУ «Балезинской средней общеобразовательной  школы № 1»
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


Глав 2. Функции секретаря руководителя по документационному и бездокументационному обслуживанию
     Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке  труда. Без секретаря сегодня  не обходится ни одна организация. Секретарь  – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
     Секретарь руководителя – это профессия, которая  включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные  обязанности современного секретаря  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
- функции  по документационному обеспечению  управления;
- функции  по так называемому бездокументационному обслуживанию руководителя.
     Выполняя  функции по документационному обеспечению  управления, секретарь руководителя занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Вместе с тем рабочее место секретаря обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих обязанностей.
     К функциям секретаря  по бездокументационному обслуживанию относятся:
- организация  приема посетителей;
- телефонное  обслуживание;
- обеспечение  рабочего покоя шефа;
- контакты  с персоналом  учреждения;
- организация  встреч и переговоров, подготовка  командировок руководителя;
- организация  и участие в работе совещаний,
- контроль  исполнения поручений руководства;
- организация  и резервирование рабочего времени  руководителя;
- контроль  над исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.
     Особую  группу функциональных обязанностей секретаря  руководителя составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументационные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей, прежде всего, относятся:
- просмотр  специальной литературы и периодической  печати по профилю деятельности  фирмы;
- поиск  и обработка необходимой руководителю  информации;
- знание  книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.
     Объем референтских функций в разных организациях различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь руководителя. Он должен располагать всесторонней информацией о сотрудниках учреждения (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).
     Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего шефа в деловых ситуациях. Специфика и сложность секретарского труда обусловлены и тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


Глава 3. Изучение функций и структуры делопроизводственной службы.
      Цель  должностной инструкции — дать точное описание конкретного рабочего места, определить существенные элементы правового статуса сотрудника, выполняющего данную работу.
       Должностная инструкция  МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» включает в себя:
 Общие положения. Устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
      Функции. Определяются направления деятельности специалиста.
      Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
      Права. Определяет права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
      Ответственность. Устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
      Взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обеспечивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
      Должностная инструкция вводится в действие приказом по учреждению.
       Инструкция устанавливает порядок  ведения делопроизводства в   Балезинской средней школе № 1, в том числе основные правила приема, отправления, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
     Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так  и организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной  

техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
      В состав службы ДОУ в МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» входит только секретарь директора (руководителя), который занимается непосредственно всей работой, связанной с делопроизводством.
    К функциональным структурным подразделениям относятся:
    - секретариат (секретарь руководителя).
    Дирекция  включает:
    - заместитель директора по учебно-воспитательной  работе.
    - заместитель директора по воспитательной работе;
    - заместитель директора по охране труда;
    - заместитель директора по административно-хозяйственной  части;
    Заместитель директора по учебно-воспитательной работе осуществляет контроль учебно-воспитательного процесса.
    Заместитель директора по воспитательной работе предоставляет планы мероприятий, осуществляет контроль над их проведением. А также является прямым заместителем директора по учебно-воспитательной работе.
    Заместитель директора по административно-хозяйственной части осуществляет руководство, и контроль над обеспечением текущей хозяйственной деятельности учреждения.
    В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать работу несколько подразделений.
    В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками.
    Ну  а в данном учреждении МОУ «Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1» всю работу выполняет секретарь директора (руководителя).
    Значительное  место имеет степень автоматизации  делопроизводственных процессов. Эффективность труда секретаря   в значительной степени зависит от его квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой.
    Осуществление функций службы делопроизводства.
    Контрольные функции.
    Доставка документов в школу происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь (руководителя). Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.
    Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем (руководителя). Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции отдельно. В учреждении отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются секретарем. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом (10) Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.
    Ведение информационно-справочной работы по документам школы осуществляется секретарем руководителя, а также машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере). Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками учреждения.
    Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимаются секретарь руководителя, заместители директора и иные сотрудники учреждения.
    Организационные функции службы ДОУ:
    Подготовка  к докладу руководству поступающих  документов осуществляется секретарем руководителя и другими сотрудниками. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не всегда устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.
    Организацией работы архива занимаются, секретарь руководителя в части хранения личных дел сотрудников и иных документов согласно номенклатуре дел. Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь.
    Контрольные функции:
    Контроль над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (то есть исходящие и внутренние документы) осуществляют сами исполнители данных документов. Контроль над сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения, но если в письмах из вышестоящих органов указаны сроки исполнения документов, то секретарь прослеживает указанные сроки.
    Осуществление контроля над правильностью оформления и формирования дел в учреждении, подлежащих сдаче в архив осуществляют, секретарь руководителя. Обобщением сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическим информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности возложены секретаря руководителя.
    Методические  функции, выполняемые  службой ДОУ:
    Разработкой номенклатуры дел школы занимается секретарь руководителя. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архива учреждения».
     Структура и численный состав делопроизводственной службы.
    В Балезинской средней школе № 1 осуществляется совмещение нескольких функций в одном сотруднике. В данном учреждении всю работу ведет секретарь руководителя. 
 

 

Глава 4. Выявление особенностей документирования деятельности учреждения.
     Унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

     Удобно  использовать унифицированные формы  документов, такие как журнал регистрации входящей и исходящей документации. В МОУ Балезинская средняя общеобразовательная школа № 1 для составления внутренних документов использую чаще всего свои разработанные формы. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

       В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
     Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные  инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка).
     Распорядительные  документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
     Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
     Распоряжения  издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым». 
 
 

     Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

     Планы учреждения оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально". Таких документов бывает не много, и хранятся у директора.
     По  способу фиксации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.
     Школьные  документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производиться шариковой ручкой синего цвета или с применением компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью.
     Учебно-педагогическая документация школы состоит из:
· алфавитной книги записи учащихся,
· книга  движения;
· личное дело учащихся;
· классные журналы;
· журналы факультативных занятий;
· журналы  групп продленного дня;
· книга  учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
· книга  учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
· книга  учета выдачи золотых и серебряных медалей;
· книги  протоколов педагогического совета школы;
· книги  приказов;
· книги  учета личного состава педагогических работников;
· журнал пропущенных и замещенных уроков.
Документы оформляются по правилам, установленным ГОСТом       Р  6.30
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ "УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
 ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ"
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный  герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код  организации;
05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код  формы документа;
08 - наименование  организации;
09 - справочные  данные об организации;
10 - наименование  вида документа;
11 - дата  документа;
12 - регистрационный  номер документа;
13 - ссылка  на регистрационный номер и дату документа;
14 - место  составления или издания документа;
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.