На бирже курсовых и дипломных проектов можно найти образцы готовых работ или получить помощь в написании уникальных курсовых работ, дипломов, лабораторных работ, контрольных работ, диссертаций, рефератов. Так же вы мажете самостоятельно повысить уникальность своей работы для прохождения проверки на плагиат всего за несколько минут.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ 

 

Здравствуйте гость!

 

Логин:

Пароль:

 

Запомнить

 

 

Забыли пароль? Регистрация

Повышение уникальности

Предлагаем нашим посетителям воспользоваться бесплатным программным обеспечением «StudentHelp», которое позволит вам всего за несколько минут, выполнить повышение уникальности любого файла в формате MS Word. После такого повышения уникальности, ваша работа легко пройдете проверку в системах антиплагиат вуз, antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru. Программа «StudentHelp» работает по уникальной технологии и при повышении уникальности не вставляет в текст скрытых символов, и даже если препод скопирует текст в блокнот – не увидит ни каких отличий от текста в Word файле.

Результат поиска


Наименование:


курсовая работа Технология работы с конфиденциальной документацией

Информация:

Тип работы: курсовая работа. Добавлен: 10.08.2012. Сдан: 2011. Страниц: 7. Уникальность по antiplagiat.ru: < 30%

Описание (план):


СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………….      3
Глава 1 Документирование конфиденциальной информации…………..      5
1.1. Этапы  изготовления конфиденциальных документов……………....      5
1.2. Носители конфиденциальной информации………………………….     9
Глава 2 Организация работы с конфиденциальными документами…......  12
2.1. Учет и исполнение конфиденциальных документов…………………  12
2.2. Подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение…………………………………………………........................  18
Заключение………………………………………………………………….    22
Список использованной литературы……….………………………………  24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      По  уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные  и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться  по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.
      Документы с ограниченным доступом относятся  к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная, профессиональная.
      Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организация работы с конфиденциальными документами и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификацию, систематизацию, подготовку для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверку наличия. 
      Конфиденциальное  делопроизводство в силу условий  работы с конфиденциальными документами  распространяется как на официальные  документы, так и на их проекты, различные  рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.
      Конфиденциальная  информация должна защищаться от утраты и утечки.
      К утрате конфиденциальной документированной  информации приводят хищение и потеря носителей информации или только отображенной в них информации, искажение или блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной.
      К утечке конфиденциальной документированной  информации приводит ее разглашение  или распространение, то есть несанкционированное  доведение ее до потребителей, не имеющих  права доступа к ней. Также к утечке могут привести потеря или хищение носителя конфиденциальной информации у его собственника.
      Защита  конфиденциальной документированной  информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.
      Цель  работы: описать технологию работы с конфиденциальными документами.
      Поставленная  цель определяет следующие задачи:
    выделить этапы изготовления конфиденциальных документов;
    охарактеризовать виды носителей конфиденциальной информации;
    проследить учет и исполнение конфиденциальных документов;
    рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.
      Конфиденциальное  делопроизводство необходимо для защиты информации с ограниченным доступом, так как утрата или утечка такой  информации наносит ущерб ее собственнику. 
 
 
 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 

      ЭТАПЫ ИЗГОТОВЛЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
      Документирование  конфиденциальной информации включает определение состава внутренних и отправленных документов и их изготовление.
      Конфиденциальные  документы должны создаваться только при действительной необходимости  в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.
      Определение состава издаваемых конфиденциальных  документов осуществляется на основе перечня конфиденциальных сведений организации, требований партнеров, перечня конфиденциальных документов организации.
      Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляют отдельно по каждому виду тайны, подписываются председателем  и всеми именами постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК) и утверждаются руководителем организации. С перечнями под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие документы.
      Итак, состав конфиденциальных документов определен,  рассмотрим этапы их создания.
      На  первом этапе работы с конфиденциальной информацией необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.
      На  втором этапе определяется, какая  из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.
      Третий  этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности – это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.
        Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.
      И.Н. Кузнецов и А.И. Алексенцев предлагают деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально» [1, стр. 34. 15, стр. 253]. Однако Законом «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна» (это конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду  силу ее неизвестности широкому кругу лиц). Это названо грифом коммерческой тайны, который свидетельствует лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне.
      Коммерческая  тайна является собственностью предприятия.
      Кроме коммерческой тайны в делопроизводстве используется служебная тайна.
      В. П. Козырева дает следующее определение  служебной тайне – это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами [13. № 11].
      Можно сказать, что служебная тайна -  это информация о деятельности государственных органов, муниципальной власти и подведомственных им предприятий, а также о государственных служащих.  В коммерческих структурах служебная тайна используется главным образом лишь при переписке с органами власти.
      На  документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или сокращенный вариант «ДСП».
      Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.
      Гриф  располагается в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном  листах документа, а также на обложке  дела (тома) в правом верхнем углу. На документах, записанных на машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.
        Ниже грифа могут обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.
      Наименование  грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.
      Четвертый  этап – определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.
      Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.
      Шестой  этап – изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.
      Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.
      При любом способе изготовления проекты  должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.
      В случае если документ печатается с  черновика, на первом листе черновика  должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта  документа и фамилия исполнителя.
      После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.
      Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от открытых только проставлением грифа конфиденциальности и номера экземпляра. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. 

1.2. НОСИТЕЛИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ  ИНФОРМАЦИИ
      Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.
      Машинные  носители:
    Жесткие магнитные диски;
    Гибкие магнитные диски (дискеты);
    Магнитные ленты;
    Магнитооптические диски;
    Оптические диски.
 
 
      Бумажные  носители:
      для текстовых документов – спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;
      для чертежно-графических документов – ватман, калька, миллиметровая бумага.
      Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой  сброшюрованные и пронумерованные  листы бумаги с линией отрыва и  контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) – для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной  информации, как правило, количественного характера.
      Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.
      На  обложках спецблокнотов сотрудник  подразделения конфиденциального  делопроизводства пишет или проставляет  штампом слово «Спецблокнот»  и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы  типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
      На  обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия  исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником  конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. 
        Объем и характер создаваемых документов влияют  на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.  
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ 

2.1. УЧЕТ И ИСПОЛНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
      Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать  не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров  и листов, но и любое движение и местонахождения  документа.
      Учет  конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.
      Учет  документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну.
      Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.
      Учет  конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших  документов, документов выделенного  хранения.
      Учет изданных документов, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способом или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними.
      Учет поступивших документов охватывает документы поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.
      Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставится документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.
      Независимо  от вида учета конфиденциальные документы  можно учитывать в журналах и карточках.
      Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.
      Носители  конфиденциальной информации также  учитываются в журналах или карточках.
      Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.
      Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых  конфиденциальных документов.  На бумажных носителях проставляется:
на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;
на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;
на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.
     ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются службой  безопасности предприятия.
     Магнитные и оптические носители, предназначенные  для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.
      На  самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).
      Учет  бумажных и магнитных носителей  производится по каждому виду тайны  раздельно.  
      Если  проект документа был напечатан  как открытый, а в процессе визирования  или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта  исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.
      В формах учета не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная надпись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.
      Если  содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться  гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.
      После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.
      Под исполнением конфиденциального  документа  понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач» [15. стр.250].
      В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.
      После рассмотрения и написания резолюции  на документах они передаются исполнителю под подпись в соответствующих учетных формах.
      При получении документов исполнитель  должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его  листов.
      Передача  документов между исполнителями  должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.
      Документы, требующие подготовки ответа или  принятия решения, подлежат контролю.
      Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.
      В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.
      При контроле документов, пункты которых  имеют самостоятельного исполнителя  и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).
      Из  карточек контроля документов формируется  контрольная картотека по срокам исполнения документов.
      При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.
  В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.
      После исполнения документа исполнитель  проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении  его в дело.
      Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.
      Если  конфиденциальный документ не требует  исполнения, а адресован лишь для  ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а  ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального  делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника  подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подпись об ознакомлении с документами с проставлением даты производится на самих документах.
      Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми или используется двойное пакетирование документов. В правом верхнем углу пакета проставляется гриф конфиденциальности, ниже при необходимости помета «Лично» и тому подобное.
      Гриф  конфиденциальности и иные отметки  могут ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при  необходимости прошивается. Внешний  конверт обрабатывается в соответствие с почтовыми правилами. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающую возможность «отпаривания» мест склейки.
        Если изданный конфиденциальный  документ подлежит отправлению  с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности.
      Таким образом, в конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе включает не только факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в документах информации.  

 
2.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЕ
и т.д.................


Перейти к полному тексту работы


Скачать работу с онлайн повышением уникальности до 90% по antiplagiat.ru, etxt.ru или advego.ru


Смотреть полный текст работы бесплатно


Смотреть похожие работы


* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.